金算盘软件操作手册 第二章销售管理

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32第二章销售管理第二章销售管理销售管理是金算盘购销存管理中的又一个重要部分,其主要的功能有销售业务管理及销售核算。本模块既适用于商业企业的物品销售管理和核算,也适用于工业企业的产成品销售管理和核算。在进行销售管理时,用户可在经营计划中拟订销售计划,并在经营过程中合理配置资金和人力资源,实时监控计划的执行情况;同时,用户可对销售渠道、客户、销售价格、优惠条件等进行管理,选择优秀的合作伙伴,提高企业市场竞争能力;当然,用户也可对业务部门及业务人员进行业绩考评。销售管理本质上是为了合理地利用资金和人力资源,以优质的产品和服务不断满足用户日益增长的需求。销售核算是本模块的基础,也是系统最重要的功能之一。因此,我们将尽可能详细地描述它的作用以及使用方法。第一节业务流程在总控购销存管理中,单击销售管理,进入销售管理系统。销售管理主要处理物品的出售业务,通过销售单据来记载销售过程发生的经济业务,并根据这些销售单据形成对客户单位的应收账款。同时,可管理和核算分期收款发出物品、委托代销物品等。系统还提供直运销售业务核算,以及生成销售记账凭证,查询及打印各种账表。一旦输入单据,用户就可以通过快捷“账表”查询相关的账表。第二节销售订单一、关于销售订单的应用销售订单主要处理业务部门与客户签定的物品销售合同信息,它是统计物品销售合同执行第二章销售管理33情况的依据。选择销售订单可生成销售单、分期发出单、委托代销出库单以及它们的退货单据等,监督发货情况,随时了解订单的执行情况。1、何时使用销售订单当您需要记录销货合同(或订单),安排销售计划,或需要查询订单明细及发货信息时,需要使用销售订单。2、销售订单登记的账册由于销售订单反映的是合同信息,因此,销售订单不记任何库存账,系统提供订单汇总及明细表供查询,同时,可查询订单的执行情况,即物品的发货信息。选择总控中的“销售订单”,进入销售订单列表,在列表中双击所选订单,可直接查询订单的详细内容。3、与销售订单相关的功能通过已审批的销售订单,才可制作销售单、委托代销出库单、分期发出单,红字销售订单,也可制作相应的退货单据。当然,这些单据也可不通过销售订单而直接填制。二、关于销售订单的操作从总控中单击“销售订单”,即可出现销售订单窗口。选择单位。所选单位必须具有“客户”、“供销”或“其它”等性质,且往来单位属性中必须指定应收账款科目。若为新单位,可在此动态增加。选择模板。系统自动默认为“销售订单”模板,您可根据需要选择自己设计的模板,例如:选择要显示和打印的项目,修改其显示和打印时的名称等。填制单据头:选择销售部门及业务员,业务员信息是在职员设置中具有“销售”业务范围的职员。这些信息是可以动态增加的;输入日期、单据号。日期、单据号均由系统自动编制。当然,也可根据需要改动。特别地,34第二章销售管理单据号可根据分类的需要加前缀(数字或字符)。单据号总长十位,前缀为六位;选择收发地址。若在单位信息中没有定义收发地址,可在此动态增加;选择付款条件。系统根据付款条件中的优惠日和折扣率自动计算折扣金额,并根据付款条件和开票日期自动计算后填列“到期日”。填制单据体:选择物品劳务,自动填列物品卡片中销售计量单位,对于新物品劳务和新计量单位可进行动态增加;选择BOM类型和BOM编号,录入的物品来源为“自制”或“委托加工”时,可以选择BOM类型,录入物品对应的BOM编号或即时新增BOM,此时该栏不能为空;输入订货数量、单价、金额。其中,只需输入任意两项,可自动计算出另一项。需要提醒的是,当物品没有设置辅助计量单位,单据中的辅助计量单位、换算率、辅助数量都不能录入。当物品设置有辅助计量单位时,这时系统将根据卡片中的换算率以及单据中的主计量单位和辅助计量单位自动算出单据中的换算率,以及辅助数量。换算率、辅助数量可以修改,修改换算率后将自动计算辅助数量,但修改辅助数量后,不改变主计量单位的数量,而重新计算换算率;输入备注信息,对该张销售订单进行说明或详细注释。关闭。关闭分为两种情况。一种是关闭订单,所谓关闭订单是指暂时不使用该订单;一种是关闭订单中的某一具体物品,即该种物品在订单中暂时不使用。单击“确认”按钮,存盘并退出订单。三、销售订单的相关操作1、订单执行情况对已经执行的订单,可查询其执行情况;单击“执行情况”按钮,出现“订单执行情况”窗口,见图2-1第二章销售管理35图2-1在此可查询订单具体的执行情况,单击“关联”可查询对应的销售单据。2、贴息折扣计算底稿使用了折扣管理时,可查询物品贴息折扣的计算底稿,该底稿信息与物品销售单中的信息是一致的,具体资料可参阅“系统初始化”一章中的“物品”一节和本章中的“物品销售”一节。3、申请审批在单据中点击申请审批后,如果已设审批流程,在单据右下方处“未审批”状态将变为“审批中”,待审批人员审批后,单据可查询审批结果,若为“已审批”,则表示已经通过审批;若为“错误”,则说明单据填制有错误,点击该栏按钮,出现错误信息对话框,此错误信息为审批人员录入。当修改单据后,可点击错误信息对话框中的“清除”按钮,重新申请审批。如果没有设审批流程,则申请审批后系统直接将审批状态变为已审批。4、BOM配置BOM配置用于根据客户要求重新定义BOM结构。BOM配置根据超级BOM定义的可选件资料,由客户根据个性化要求配置成的BOM。具体操作详见客户BOM配置。36第二章销售管理第三节物品销售一、关于物品销售单的应用物品销售单主要记载销货过程中发生的经济业务,是产生库存账、收入成本账和应收账款的依据。1、何时使用物品销售单当您销售出库一批货物时,无论是否开销售发票,都要填制物品销售单进行出库处理;若为钱货两清,可在销售单中直接进行收款、开票处理。销售货物同时开具发票,在填制销售单时作上开票标志,然后在“现金结算”中进行收款,也可在“收款资料”中收款;只开了发票,货物还未出库时,直接填制销售发票,当物品发出时再填制销售单出库;需要注意的是,系统将根据出库单确定成本,若只开了票,还没有提货,系统将不会计算销售成本,在“物品销售”账表中提供已开票未销售物品汇总表、已开票未销售明细表供查询。销售货物未开票,可根据与客户约定的价格填制销售单,待开票时,在销售发票中填制发票即可。系统在“物品销售”账表中提供已销售未开票物品汇总表、已销售未开票物品明细表供查询。2、何时使用物品销售退货物品销售退货,主要是解决销售物品因某种原因退回入库时直接填制的单据,记载退货过程中发生的经济业务,是自动增加库存账以及冲减应收账款的依据。方便用户在销售退货时,直接录入物品退货数量,区别于物品销售单的冲销单据和直接录入红字销售单据,便于在列表以及报表中直接查看退货业务。3、物品销售单登记的账册物品销售单保存后,系统登记物品“物品销售收入”账、对客户的“应收账款”,收款后,登记“银行存款”或“现金”账;如果采用的是现金结算,则直接生成现金/银行账;进行成本计算后,根据销售及销售登记成本账。第二章销售管理37如果销售单和销售发票分别填制,系统自动登记已销售未开票和已开票未销售报表。4、与物品销售单相关的功能物品销售单可通过销售订单生成,也可直接填制;该张销售单生成凭证后,在物品销售单中可直接关联凭证;对于先开发票后提货的情况,在填制物品销售单时,可进行发票核销;采用了折扣的物品,还可查询折扣的计算底稿。对于收款业务,可分为几种情况:若为钱货两清,可在填制销售单后,直接作上开票标志,录入相应的发票类型、发票号。然后作上现金结算标志,进入现款结算对话框,录入收款信息,系统将会根据录入的收款信息自动生成相应的收款和折扣单据;若金额只收了一部份,可点击单据中收款资料,进入应收回款单进行部份收款操作。对于未收款的款项,才挂在应收账款中;若本次未收款,不必填制应收回款单据,待下次收到款项时,才填制应收回款单据,并在应收回款单中去核销相应销售单;对于先已收款,后出货的情况,先已填制了应收回款单,当销售出货时,填制销售单后进入往来核销去核销即可。具体操作可见“应收管理”一章中“往来核销”。二、关于物品销售单的操作1、物品销售单的操作在总控中购销存管理模块中找到“销售管理-日常业务-物品销售”;选择单位。所选单位必须具有“客户”、“供销”或“其它”等性质,且单位属性中必须指定应收账款栏目的科目内容。若为新单位,可在此动态增加。选择模板。系统自动默认为“物品销售”模板,您可根据需要自行设计。单据的显示及打印格式随模板设计的不同而有所不同。填制单据头:选择销售部门及业务员,业务员信息是在职员设置中具有“销售”业务范围的职员。这些信息是可以动态增加的;输入日期、单据号。日期、单据号均可由系统自动编制。也可进行修改。特别地,单据号38第二章销售管理可根据分类的需要加前缀(数字或字符)。单据号总长十位,前缀为六位;选择收发地址。若在单位信息中没有定义收发地址,可在此动态增加;选择付款条件。系统根据付款条件中的优惠日和折扣率自动计算折扣金额,并根据付款条件和开票日期自动计算后填列“到期日”。填制单据体:选择物品劳务、计量单位。对于新物品劳务和计量单位可进行动态增加;此处可供录入的物品劳务,其范围是同时符合单位、部门和职员范围内的物品劳务。当选取的物品为“虚拟件”时,将自动弹出组件对话框,可以选择适合的BOM实现配比功能。输入销售数量、单价、金额;选择订单号,在填制销售单时可选择销售订单,订单号也可为空,即不通过销售订单,直接出库;选择货位,即销售物品的存放地点,必须输入,系统由此生成有关货位情况的账表;输入自定项目和其它单据体相关项目。用户可以根据需要重新设置模板显示或打印相关的单据体内容。自定项目0-5:一旦物品卡片中启用,就必须录入;客户物品编码、客户物品名称:根据客户商品管理中的设置取值,不可在单据中录入。输入备注信息,对该张销售单进行说明或详细注释。在生成凭证时,备注栏的信息可作为摘要内容。单击“确认”按钮,完成并存盘退出销售单。2、销售退货单的操作销售退货单的操作类似于物品销售单。销售退货单据中,录入正数表示退货(即销售减少),录入负数表示对退货的冲销(即销售增加);物品销售单据中,录入正数表示销售增加,录入负数表示对销售的冲销(即销售减少)。第二章销售管理39三、物品销售单的相关操作1、开票标志主要反映该张物品销售单是否已开发票。已开票的销售单,在填制物品销售单时可作上开票标志,有开票标志的销售单比没有开票标志的销售单多了“发票类型”和“发票号”两栏,表示在填制物品销售单的同时也填制了销售发票。销货未开票,在填制物品销售单时不作开票标志,待开发票时,再在“销售发票”中填制。2、现金结算同物品采购相同,只有在物品销售单中选择了开票标志,该功能才可见。现金结算不再登记应收账,也不必进行往来核销。在销售单中作了开票标志后,才能对现金结算作上标志,作上标志后,直接进入现款结算窗口,选择收款单据模板,系统提供应收回款、复币式应收回款两种模板供选,可根据需要进行增、删、改;当有折扣时,还需要选择折扣单据模板,并指定折扣科目。输入收款日期、现金/银行科目、收款方式、票据号以及金额等内容,收款单据号由系统自动编制,单击“确定”按钮返回销售单窗口。此时“应收管理”中的应收回款单据将反映该笔业务。需要注意的是,本币收款金额与本币折扣金额之和应等于本币金额(原币同样遵循该原理),否则,系统将给出提示,不允许存盘。3、收款资料输入一张物品销售单后,就可查询收款资料,单击“收款资料”按钮,单击“关联”按钮,可查询光标所在收款单据的具体内容。单击“收款”按钮,可直接填制应收回款单,系统将自动核销应收账款。收款单通过应收核销后,即可在收款信息中反映出来。4、选择发票销售货物时,如果先开发票后提货,在填制物品销售单时,需指定该张销售单对应的销售40第二章销售管理发票,否则,系统将作为已销售未开票处理。单击“选择发票”按钮,系统提供该单位的所有销售发票供选,可以确定本次核销数量,如果本次核销数量等于未核销数量(即全部核销完毕)“关闭”处将自动作上选择标志,单击“确定”后,返回销售单窗口。需要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