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Office2007软件实用技巧第一部分Excel2007应用技巧第一章功能区介绍1、“开始”选项卡包含“剪贴板”“字体”“对齐方式”“数字”“样式”“单元格”“编辑”多项功能区剪贴板：粘贴“Ctrl+V”剪切“Ctrl+X”复制“Ctrl+C”格式刷“字体：对齐方式：数字：样式：1、条件格式：设置单元格条件格式，定义规则==》一般样品组检验员做检验报告时经常用到，限制检验尺寸是否合格，自动显示条件样式2、套用表格格式：直接选择套用已经设计好的表格格式，如：整理人员数据库或排课程表等可以直接套用。单元格：可直接通过此选项卡插入、删除单元格，也可右击选择插入或删除单元格。点击“格式”可直接调整单元格行高、列宽等，也可重命名工作表，保护工作表编辑：自动求值（求和、求平均值、最大值、最小值等及其它的函数使用填充，将前一行或列的数值向上、向下、向左、向右等填充取代原单元格数值清除，清除单元格内容或设置的格式等排序和筛选，将数据进行排序或筛选查找和选择，可按条件查找和选择单元格内容2、“插入”选项卡包含“表”“插图”“图表”“链接”“文本”“特殊符号”表：数据透视表和表用的较少。插图：可以在工作表中插入图片、剪贴画、不同的形状通过SmartArt选项可以直接在工作表中插入组织结构图、流程图等多种不同的构架图，直接引用填写图表：处理数据时使用较多，插入不同的图表。文本：插入页眉页角、艺术字、文本框、符号等，还可以插入其它文档对象。部分工具使用时，会同时出现设计选项卡进行详细设置。3、“页面布局”选项卡可对编辑区进行页面格式设置，达到想要的效果4、“公式”选项卡主要是一些计算的函数，财务报表制作等，对单元格数据计算，设置单元格计算格式。5、“数据”选项卡对单元格数据进行按条件要求排序及筛选，及其它功能6、“审阅”选项卡可对编辑内容进行简体和繁体字转换，编辑相应批注，设置保护工作表内容。7、“视图”选项卡调整页面布局，视图显示方式，显示比例，窗口冻结等8、“开发工具”选项卡插入控件，如复选框、单选框等等。第二章操作技巧1、显示及调整快速访问工具栏依次点击office按钮——Excel选项，在Excel选项对话框中，依次点击“自定义”—将“在功能区下方显示快速工具访问栏”前边打勾，就可调出快速访问栏。在快速访问栏预设了常用的一些操作，如新建、保存等一些常用操作，只需将它双击添加至快速访问工具栏，就可出现在快速访问栏，可以通过右边下拉选项“其他命令”来根据需要增加删减，如下图2、显示“开发工具”依次点击office按钮——Excel选项，在Excel选项对话框中，依次点击“常用”—将“在功能区下方显示开发工具”前边打勾，3、使用快捷键在Office2007中，只要一按下Alt键，菜单栏之上的按钮或菜单项就会显示各自的快捷方式像“开始”、“插入”、“页面布局”、“公式”、“数据”、“审阅”、“视图”等还有分支(项)的，可以根据图示按下对应的字母或字母+数字键显示相应的快捷键。比如想要显示“开始”菜单下各分支的快捷键，先后按下Alt、H及数字1键即可，之后再根据需要选择相应的按键。其它项可以依此类推,如下图4、快速启动MicrosoftOffice2007组件程序其实只要按下Win+R键，输入:winword(或excel、infopath、outlook、powerpnt)可分别快速启动对应的Word(Excel、InfoPath、Outlook、PowerPoint)。5、自定制用户界面打开“Excel选项→个性化设置”窗口，在“配色方案”下拉列表框中手工指定Office2007所使用的配色方案即可，当然你也可以在其他组件中进行类似的设置，一次设置即可在所有组件中生效。6、保持兼容性以Excel2007为例，切换到“Excel选项一保存”标签页，在“将文件保存为此格式”下拉列表框中选择“Excel97-2003模板”即可，其他组件例如Word、PowerPoint可以进行类似的设置。点击Office按钮---“另存为”可以将2007文档格式转换存为2003格式。7、专业的条件格式化Excel2007新增加了功能更强大的条件性格式化功能(，在“条件格式”下拉菜单中增加了“图标集”的功能，在这里可以找到许多非常形象化的图标，例如将某些不符合条件的单元格设置为红灯或小红旗，看起来分外醒目。/8、保护Excel表格的隐藏单元格数据不被删除如果Excel表格中含有隐藏行或者隐藏列，我们简单用全选所有单元格再按“Del”键删除数据的时候，会发现隐藏单元格的数据也跟着被删除了。今天我们介绍一个Excel中的数据删除小技巧——在批量删除数据时保护隐藏单元格的数据不被删除。比如下图的Excel表格，有五列数据。现在我们隐藏C列和D列的数据（用鼠标右键点击C，从菜单中选择“隐藏”）。如果我们只是简单地全选所有数据，按下“Del”键，当我们展开隐藏列时，会发现所有的数据都被删除了。展开隐藏列方法：Excel2007中，在“开始”选项卡中选择“格式－隐藏和取消隐藏－取消隐藏列”，或者按快捷键“Ctrl+Shift_)”。其他Excel版本，点击菜单“格式－列－取消隐藏”。现在我们想保留隐藏列中的数据，只删除其他的数据，该怎么办呢？在隐藏列的状态下按“F5”键，调出“定位”对话框。点击“点位条件”按钮，在弹出的定位条件对话框中选择“可见单元格”，按“确定”按钮返回。现在，再全选所有数据范围，按下“Del”键删除数据。展开隐藏列，原来的数据还好好地呆在里面呢！充分利用这个技巧，可以帮助我们在Excel中游选择地删除数据。9、Excel2007中数字格式与文本格式的互转本文介绍在Exce2007中如何采用不同的方法完成数字格式和文本格式的转换。数字格式转文本格式数字格式转文本格式的操作大家比较熟悉：选择单元格，点鼠标右键，从菜单中选择“设置单元格格式”。从弹出菜单中的“数字”选项卡中选择“文本”即可。或者在数字前面添加一个半角的单引号“'”。文本格式转为数字格式针对上述两种不同的转换方式，自然也有不同的逆转方法。对于采用“设置单元格格式”方式设置的数字文本，我们一样采用选择单元格，点鼠标右键，从菜单中选择“设置单元格格式”，再从弹出菜单中的“数字”选项卡中选择“数值”即可。对于采用添加半角引号方法数值的数字文本，我们可以这样操作：选择单元格，单元格右边会出现黄色的“！”号提醒标志，提醒“此单元格中的数字为文本格式，或者是前面有撇号”，点击“！”号右边的小三角按钮。从下拉菜单中选择“转换为数字”即可。10、冻结或锁定Excel2007表格的行和列您可以通过冻结或拆分窗格来查看工作表的两个区域和锁定一个区域中的行或列。当冻结窗格时，您可以选择在工作表中滚动时仍可见的特定行或列。例如，您可以冻结窗格以便在滚动时保持行标签和列标签可见，如以下示例中所示。第1行被冻结的工作表窗口当拆分窗格时，您会创建可在其中滚动的单独工作表区域，同时保持非滚动区域中的行或列依然可见。冻结窗格以锁定特定行或列1、在工作表中，执行下列操作之一：要锁定行，请选择其下方要出现拆分的行。要锁定列，请选择其右侧要出现拆分的列。要同时锁定行和列，请单击其下方和右侧要出现拆分的单元格。提示要取消选择的单元格区域，请单击工作表中的任意单元格。2、在“视图”选项卡上的“窗口”组中，单击“冻结窗格”，然后单击所需的选项。注释当冻结窗格时，“冻结窗格”选项更改为“取消冻结窗格”，以便您可以取消对行或列的锁定。拆分窗格以锁定单独工作表区域中的行或列1、要拆分窗格，请指向垂直滚动条顶端或水平滚动条右端的拆分框。2、当指针变为拆分指针或时，将拆分框向下或向左拖至所需的位置。2、要取消拆分，请双击分割窗格的拆分条的任何部分。11、Excel表中标题栏隐藏任意选择一个单元格，点击“视图”---“标题”即可隐藏标题栏，如下图：隐藏前：隐藏后：12、快速选定不连续单元格按下组合键“Shi+F8”，激活“添加选定”模式，此时工作簿下方的状态栏中会显示出“添加”字样，以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定，而不必按住Ctrl键不放。13、回车键的粘贴功能回车键也有粘贴功能，当复制的区域还有闪动的复制边框标记时(虚线框)，按下回车键可以实现粘贴功能。注意:不要在有闪动的复制边框标记时使用回车键在选定区域内的单元格间进行切换，此时你应该使用Tab键或方向键进行单元格切换。14、绘制斜线表头一般情况下在Excel中制作表头，都把表格的第一行作为表头，然后输入文字。不过，这样的表头比较简单，更谈不上斜线表头了。能不能在Excel中可以实现斜线表头，下面就是具体的方法:由于作为斜线表头的单元格都要比其他单元格大，所以首先将表格中第一个单元大小调整好。然后单击选中单元格，单击“格式→单元格”命令，弹出“单元格格式”窗口，选择“对齐”标签，将垂直对齐的方式选择为“靠上”，将“文本控制”下面的“自动换行”复选框选中()，再选择“边框”标签，按下“外边框”按钮，使表头外框有线，接着再按下面的“斜线”按钮，为此单元格添加一格对角线()，设置好后，单击“确定”按钮，这时Excel的第一个单元格中将多出一个对角线。现在双击第一单元格，进入编辑状态，并输入文字，如“项目”、“月份”，接着将光标放在“项”字前面，连续按空格键，使这4个字向后移动(因为我们在单元格属性中已经将文本控制设置为“自动换行”，所以当“月份”两字超过单元格时，将自动换到下一行)。现在单击表格中任何一处，退出第一单元格看看，一个漂亮的斜线表头就完成了。15、禁止复制隐藏行或列中的数据如果你复制了包含隐藏列(或行)的一个数据区域，然后把它粘贴到一个新的工作表，那么Excel把隐藏列也粘贴过来了。要想避免这种情况，可以选取你要复制的数据区域，然后选择“编辑→定位”命令，单击“定位条件”按钮，出现“定位条件”对话框，选中“可见单元格”选项，再复制和粘贴这个选定区域就会得到你所希望的结果。16、在一个单元格内输入多个值我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按回车键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不便。其实可以采用以下方法:单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格，此时，单元格周围将出现实线框，再输入数据，敲回车键就不会移动了。17、奇特的F4键Excel中有一个快捷键的作用极其突出，那就是F4键。作为“重复”键，F4键可以重复前一次操作，在很多情况下起作用，比如在工作表内加入或删除一行，然后移动插入点并按下F4键以加入或删除另一行，根本不需要使用菜单。18、功能区最小化Office2007功能区占据空间较大，可通过将功能区最小化的方式拓宽页面显示，“自定义快速访问工具栏”下拉菜单中“能区最小化”选项设定。19、从Word表格文本中引入数据2.1.1请问可以将Word表格的文本内容引入到Excel工作表中吗？具体如何实现？答：可以通过“选择性粘贴”命令来实现。具体操作如下：先利用“复制”命令将Word表格文本内容添加到系统剪贴板中，然后在Excel工作表中定位到对应位置,单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，再选择“方式”下的“文本”项，最后单击“确定”按钮即可。20、分数的输入如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。21、序列“001”的输入如果直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1，解决办法是：首先输入“'”（西文单引号），然后输入“001”。22、日期的输入如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+；”键。23、填充条纹如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功能。先在一单元格内填入“*”或“~”等符号，然后单击此单元格，向右拖动鼠标，选中横向若干单元格，单击“格式”菜单，选中“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”菜单中，选择“对齐