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行政机关公文格式标准及公文处理工作前言：《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》，是全国各级各单位公文处理工作的基本依据。另外，人大机关、政协机关、军队系统也有各自的公文处理规范标准。对国家行政机关而言：——2000年8月24日由国务院以国发〔2000〕23号文件印发的《国家行政机关公文处理办法》，对国家行政机关公文的定义、公文种类、公文格式、行文规则、收发文、公文归档、公文管理等各方面都作了规定，是我们公文写作、收发和管理的一个最基本的、也是最权威的文件，也是我们办理公文的尚方宝剑。《国家行政机关公文处理办法》规定了行政机关公文的定义和作用：行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。——1999年12月27日由国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999），对公文的格式做出了明确的规定。——2001年1月1日由国务院办公厅以国办函〔2001〕1号文件印发的《关于实施国家行政机关公文处理办法涉及的几个具体问题的处理意见》，就意见文种的使用、函的效力等11个问题做了补充说明。以上3个文件，是行政机关文秘人员必须熟练掌握的基本知识。第一章公文格式标准一、公文的种类—2—共13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要其中：下行文8个：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要；上行文2个：报告、请示；平行文2个：函、议案；上行、下行、平行文均可使用的1个：意见。二、公文的字体采用方正GBK字库中的方正仿宋、方正小标宋、方正黑体、方正楷体等字体。我区从05年6月以合川府办〔2005〕213号发文明确，具体规定：（一）标题用方正小标宋二号字体。（二）文中标题第一层次一、二、三用方正黑体三号字体；第二层次为加括号的（一）（二）（三），用方正楷体三号字体；（注意：不加粗。）第三层次为1.2.3.，用方正仿宋三号字体。（三）正文用方正仿宋三号字体。（四）主题词“主题词”这三个字用方正黑体三号字体，各词目之间空1字距离用方正小标宋三号字体。三、公文用纸幅面及版面尺寸（一）幅面尺寸：公文用纸采用A4型纸，其尺寸为：210mm×297mm。—3—（二）公文页边与版心尺寸：1.公文版心尺寸为：156mm×225mm。2.公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm；下白边为：35mm±1mm；3.公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm；右白边为：26mm±1mm。（看附图一、演示如何具体操作）四、排版规格和装订要求（一）排版规格：一般每页排22行（行间距28.95磅），每行排28个字（跨度15.8磅）。注：此为一般情况而言，特殊情况（出现空白页时）可以调整。（二）装订要求：公文应左侧装订，不掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各l／4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm一5mm。五、公文格式分类依照发文机关标识的不同，公文格式主要分为“命令式”、“文件式”、“信函式”、“电报式”、“会议纪要式”五种。以我区为例，介绍公文格式分类（一）“命令式”发文机关标识为：“重庆市合川区人民政府令”。（二）“文件式”发文机关标识为：“重庆市合川区人民政府文件”、“重庆市合川区人民政府办公室文件”。发文机关代字有“合川府发”、“合川府文”。（三）“信函式”发文机关标识为：“重庆市合川区人民政府”、重庆市合川区人民政府办公室”。发文机关代字有“合川府”、“合川府函”、“合川府办”等。（四）“会议纪要式”发文机关标识分为“区政府全体会议纪要”、“区政府—4—常务会议纪要”、“区长办公会议纪要”、“区长工作例会纪要”、“区政府专题会议纪要”等。注：1.还有“工作通报”等一些结合实际制定的格式分类。2.“电报式”由于目前合川事实上没有使用，在《关于印发合川区人民政府公文格式标准的通知》合川府办〔2009〕48号就没有将其纳入，今后如确有需要可另行发文。六、公文中各要素标识规则、页码、表格（一）“文件式”格式中各要素标识规则公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。即公文的头、身、脚。其中置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。——眉首：1.公文份数序号：用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。2.秘密等级和保密期限：分“绝密”、“机密”和“秘密”3类。注：凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密事项三十年、机密级事项二十年、秘密级事项十年认定。3.紧急程度：如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。注：如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。4.发文机关标识：（1）包括“重庆市合川区人民政府文件”、“重庆市合川区人民政府办公室文件”两种。发文机关标识上边缘距版心上边缘为25mm。对于上报的公文（请示、报告），发文机关标识上边缘距版心上边缘为80mm。（2）发文机关标识原则上使用小标宋体字，一般用红色套印。字号以—5—醒目美观为原则确定，但应小于22mm×15mm（高×宽）。（3）行政机关联合行文，主办机关应排列在前；行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。5.发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。6.签发人：上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号方正仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号方正楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第l行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。（附图说明）——主体1.公文标题：红色反线下空2行，用2号方正小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题一般应标明发文机关名称、公文主要内容和公文文种。标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。2.主送机关：指公文的主要受理机关。置于标题之下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍须顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。标识主送机关应使用主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。所谓同类型机关的统称，如“各镇人民政府、街道办事处”。—6—3.公文正文：主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。用阿拉伯数码标识的数字和年份不能回行。4.附件：（1）有附件的公文，应在正文之下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后用全角冒名和名称，或在正文相关处用括注标明“见附件”等字样。（2）附件如有序号，使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。（3）公文标题中已标明所批转、转发、印发、报送、转报、公布的文件的，不加附件说明，也不标注“见附件”等字样。（4）附件应在用印页之后另起一页，并尽可能与正文装订在一起。不能装订在一起的，应在附件首页的左上角注明文件的发文字号。5.成文日期：用汉字将年、月、日标全；成文日期的标识位置见“公文生效标识”的说明。成文日期以领导同志签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。注：如二○○九年中的“○”，不是0、O、零。6.公文生效标识：公文生效标识是证明公文效力的表现形式，包括发文机关印章或签署人姓名（也可用签署人签名章）。（1）单一发文印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。（2）联合行文印章。——行政机关联合上报的公文，由主办机关加盖印章即可。——联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。（3）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。—7—7.附注：（1）一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件可见报”等，不是对公文的内容作出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。（2）“请示”、作为上行文的“意见”、“函”应当在附注处注明联系人的姓名和电话，用圆括号括入。——版记1.主题词置于文件末页左下端、抄送栏之上，按类别词、类属词、文种的顺序排列，除类别词外，词目数量不超过5个。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。主题词的索引规则：一份行政文件，除类别词外，最多不超过5个类属词；先标类别词，再标类属词。标类属词时，先标反映文件内容的词，再标文件形式的词。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“水利”，再标类属词“水土保持”，最后标文种《通知》一份文件如有两个以上主题内容，先标第1个主题的类别词、类属词，再标第2个主题的类别词、类属词，最后标文种。根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。如《国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定》，可标“科技、体制、改革、决定”。（这是我们平常使用得最多的方式）当找不到准确的类属词时，可以在类别中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词后面，并在该词后面加△符合以示区别。2.抄送机关公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行—8—时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。注意：是“抄送”，对上不再用抄报，对下不再用抄发。3.印发机关和印发日期：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发机关统称“重庆市合川区人民政府办公室”。印发日期一般为公文送往印刷厂付印的日期，用阿拉伯数码标识。4.版记中的反线版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。5.版记的位置版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。确定版记的位置在实际操作中会遇到以下情况：（1）公文主体之后的空白容不下版记的位置，需另起一页标识版记，此时版记要放在最后一面。（2）公文的篇幅如果在一个折页（即有四面）以上，这时公文的页数一般应是4的倍数，此时版记也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少（一般不会超过3面）。两页以内的放在第2页。（3）公文有附件。如果附件最后的空白能够容下版记，而该页又正是4的倍数，此时版记应置于该空白处，以免造成不必要的浪费。如果附件是被转发的文件，该文件后面也有版记，则删除该版记，只标识转发文件自己的版记。（4）转发或翻印文件，不标识被转发或翻印文件的版记，只标识翻印文件的版记。除此之外，——页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm（即距页边28mm）。单页码居右空1字，双页码居左空1字（即外侧）。页码只标识到公文主体部分结束的那页，空白页和空白页以后的页不标识页码。—9———公文中的表格公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页