公司车辆管理制度(新)

美东（集团）有限公司行政管理制度生效日期2014年6月修订日期2014年6月28日.第1次制度名称车辆管理制度制度编号MD-XZ-0206制定部门人力资源中心车辆管理制度第一节总则1、目的：为了统一管理公司的所有车辆，有效使用各种车辆，确保行车安全，提高办事效率，减少经费支出，特制订本制度。2、本制度所说公司车辆是指公司的专车、及公务用车辆。专车系指公司为部分特定人员或部门特配车辆。公务车系指除上述专车以外的所有车辆。所有车辆由行政部统一负责管理。3、本制度不包含物流部车辆。第二节车辆管理1、行政部负责所有车辆管理工作，包括车辆调派，维修保养，费用预算、核准、车辆年检及证照管理，投保、续保与出险索赔及司机管理。2、公司根据实际工作需要及其它特定原因对认定人员根据协议配备工作用专车，实行月费用包干，额度内凭票据报销，超过部分个人自理。公司认定特配部门使用的专车费用由公司稽核报销。3、其他部门及人员原则上均不配置专用车辆，确需配置，须由其部门主管或个人以书面报告形式报公司行政部，由公司董事长、战略委员会审批，经批准同意后方可配置，并严格执行费用预算，超出预算的费用需经总经理审批后方可报销，但超出额度不能超出规定额度的20%，特殊情况需提前报备行政部并记录公里数，拍照备案，如远程接送所超出的预算等。4、公司所有车辆原则上必须由公司专职司机（不含专车）驾驶，公司其它持有驾照人员驾驶公司车辆公出或私用必须按规定填写《车辆使用申请单》（附件1），经批准后方可使用。无驾照人员严禁驾驶公司车辆。专职司机应每周定期对公司车辆进行检查和保养，确保行车安全。5、车辆行驶证，属专车的日常由专车使用人负责保管，保险单由行政部统一保管，按车建立资料、费用档案。董事长指定人员不在此范围内。非专车的所有证件含行驶证、车辆钥匙统一由行政部保管，使用时将手续一并发放给使用人，并由使用人填写登记表，返回时必须一并交回行政部，并填写登记表，表明返回时间、公里数；美东（集团）有限公司行政管理制度生效日期2014年6月修订日期2014年6月28日.第1次制度名称车辆管理制度制度编号MD-XZ-0206制定部门人力资源中心6、每车设置《车辆行驶记录表》（附件3），使用人使用前应核对车辆里程表与记录表是否相符，与前一次用车记录是否相符，使用后应记载行驶里程、时间、地点、用途、费用明细等，对发生的票据编号整理，以备报销时核对。7、车辆每日使用完毕和节假日应停放在公司指定场所，并将车门锁好，将钥匙交回给行政部保管。每车设置《车辆加油记录表》（附件5），经手驾驶员在发现车辆油量不够需加油时，凭公司统一发放的针对每辆车配置的加油卡加油，同时在《车辆加油记录表》上作好记录以备查。8、行政部人员每月不定期抽查多次，如发现记载不清、不全或者未记载的情况，应通报司机并对相关责任人提出批评，不听劝告、屡教屡犯者应给与处分，并停止其使用资格。第三节车辆使用1、车辆使用范围：1.1公司员工在本地或短途外出办事、联系业务、接送；1.2接送公司宾客。1.3专车专用。2、车辆使用程序2.1车辆使用实行派车制度：2.1.1属个人使用的专车由使用人自行驾驶，一般不纳入调派，如遇特殊情况特殊对待；属部门使用的专车使用实行报备制度，只需填写《车辆使用申请单》，由部门领导签字确认，出车前交行政部备案。公务车由行政部统一调派；2.1.2公务用车，使用人向行政部提出申请并填写《车辆使用申请单》，说明用车事由、地点、时间等，部门经理签字后交行政部负责人审批调派。行政部负责人依重要性顺序派车，各部门用车不得直接与司机或非车辆管理人联系，不按规定办理申请者，不得派车。车辆使用申请尽量作到当班用车1小时前申请，下午用车上午申请，次日用车当日申请，夜间用车下班前申请，集体活动用车2天前申请，以便统一安排；2.1.3由行政部将《车辆调派单》（见附件2）交与司机，司机根据《车辆调派单》予以出车；2.1.4遇紧急情况或突发事件可随时派车。事后一天内由使用人补办手续；美东（集团）有限公司行政管理制度生效日期2014年6月修订日期2014年6月28日.第1次制度名称车辆管理制度制度编号MD-XZ-0206制定部门人力资源中心2.1.5任何人均依上述程序申请派车，否则不予派车，任何人不可擅自出车，擅自出车一次罚款200元。2.2司机按用车人员的目的地行车。行车前需选择好最佳路线。对同一方向、同一时间段的派车要求尽量合用，减少派车次数和车辆使用成本。2.3用车完毕，使用人填写用车实际情况记录。并在《车辆行驶记录本》上签字确认。3、车辆驾驶人员必须持有驾照，熟悉并严格遵守交通法规。4、驾驶人员于驾驶车辆前，应对车辆做基本的检查（如水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、外观等）。如发现故障、配件失窃等现象，应立即报告，隐瞒不报而由此引发的后果由驾驶人员负责。5、驾驶员不得擅自将公用车开回家，或做私用，违者受罚，经公司特别批准的除外。6、车辆应停放于指定位置、停车场或者适当的合法位置。任意放置车辆造成违犯交规、损毁、失窃，由驾驶人员赔偿损失，并予以处分。7、驾驶人员应爱护车辆，保证机件、外观良好，使用后应将车辆清洗干净。第四节维修保养1、本公司的车辆的维修保养，原则上按照车辆技术手册执行各种维修保养，并须按照预算执行。2、车辆维修、保养、加油程序：2.1行政部或使用人发现车辆故障或者需要保养时，应先填写《车辆维修保养申请单》（附件4）向行政部最高负责人提交车辆保养维修申请、申报维修保养的项目及费用预算，行政部会同相关人员进行确认核实后，送指定维修厂检修。2.2维修结束提车时，送修人应对维修车辆进行技术鉴定，检验合格，收回更换的旧部件，并核定维修费用的合理、准确性后，方可在维修厂家的单据上签字。送修人对费用的真实性负责。2.3车辆的维修保养应在指定厂家完成，否则维修保养费用一律由送修人承担。2.4特殊情况必须自行维修者，可提前申报行政部最高负责人后予以执行，特殊情况（如车辆于行驶过程中发生故障急需修理时）不能提前报备的，可电话报告至行政部最高负责人同意后执行，事后补交申请后可报销购买材料和零件的费用。美东（集团）有限公司行政管理制度生效日期2014年6月修订日期2014年6月28日.第1次制度名称车辆管理制度制度编号MD-XZ-0206制定部门人力资源中心2.5由于使用人使用不当或者疏于保养造成车辆损坏或机件故障（含异况事故），所需费用视情节轻重，由公司和司机按照比例共同负担。2.6行政部每月负责统一购买汽油，并分配到各车辆油卡上。一律采用油卡加油，非特殊情况严禁现金加油。特殊情况（加油卡损坏、加油点网络中断等）下需现金加油者，向行政部说明原因，得到允许后方可加油。每次加油时，需填写《车辆加油记录本》（见附件5），以备报销时核对。特殊异况不能填写《车辆加油记录本》的，需电话至行政部负责人同意后执行，事后补写《车辆加油记录本》。实行定额报销的专车，也必须遵从本章规定使用油卡加油，行政部需另立《专用车辆加油记录本》，每月记录并按照限定加油额度执行即可（专车用油额度超出部分由个人承担，但低于本额度的，不予补给，也不予累计次月）。3、行政部对车辆进行不定期的检查，内容包括：本制度执行情况、车内外卫生、一般保养状况等。检查不合格者，对相关责任人处50～200元不同程度的罚款，情节严重者取消驾驶资格。4、行政部油卡充值后需带回充值发票给予财务部审核签字、报销；车辆使用人加油后需带回加油小票交于行政部，并于登记表登记。5、每月1日—10日由行政部统计上月用油量并与油票、加油小票一一核准，交于财务部审核签字确认；如有遗失，由加油当事人、行政部共同承担责任及费用。第五节车辆保险1、公司通过商定，确定承险保险公司。2、公司所有车辆的保险，统一由公司支付分担。3、公司车辆投保险种以及标准按照相关规定执行，不得私自增加或减少投保险种，也不得私自提高和降低额度。4、一旦出现车辆保险索赔事件，行政部应在第一时间与保险公司取得联系，并保存好索赔资料。事故处理完毕后，办理索赔手续。第六节违规与事故处理1、在下列情形之一的情况下，违犯交通规则或发生事故后果，由驾驶人全部承担，并予以记过或免职处分。1.1无照驾驶；美东（集团）有限公司行政管理制度生效日期2014年6月修订日期2014年6月28日.第1次制度名称车辆管理制度制度编号MD-XZ-0206制定部门人力资源中心1.2未经许可将车借给他人使用；1.3酒后驾车。2、违反交通规则，其罚款由个人（含非专职司机）和公司各自承担50%，涉及驾照扣分的由当事人负担。行政部负责每周在网上查询维章记录一次，并查询行车记录追究至当事人，并做好沟通及处理。3、各种车辆在运行过程中遇到不可抗拒的因素发生，应先急救伤患人员，向附近公安交通管理部门报案，并主动与公司取得联系协助处理。如属小事故，可自行处理后向公司报告。4、意外事故造成车辆损坏，在扣除保险金额后，再视情况由当事人与公司按比例承担。5、发生重大交通事故后，如需向受害当事人赔偿，在扣除保险金额后，再视差额由司机与公司按比例承担。第七节费用报销1、车辆维修保养及过境/过路费用按凭证实报实销。行政部于每月5日前将上月车辆高速费、过桥费及停车费等票据贴好，连同该车辆行驶记录本、车辆加油记录本交行政部最高负责人审核签字后，交财务负责人审核签字，最后报总经理/董事长签字后，方可报销。2、私车公用。2.1公司原则上不支持私车公用，在外出办公时，需使用公司车辆。在公司车辆调配不开时，可乘坐公交车至目的地，并索要车票，公司将全额报销乘车费用。月底前需将报销车票按照财务制度黏贴后交由部门主管、财务部、人力资源部签字后于第一个发薪日发放。2.2如公司公车调配不开，且在去往远郊区县等不方便乘坐公交车、出租车返回公司的情况下，可根据部门的实际情况驾驶私家车出行办事，但需申请经行政部审核同意，并记录公里数后，按照1公里1.5元标准月度报销，程序同公务车申请相同，行政部需另立《个人车辆使用申请单》记录备案，月底统计并由行政部、财务部、人力资源部签字确认后于第一个发薪日发放。2.3私车公用产生的费用按照行政部地图查询后认可的行驶路线报销燃油费用（费用标准见上条2.2），其间产生的过路费、过桥费、停车费用凭实证报销。其间，相关人员须在月底报销时应缴纳此行的加油发票，发票的额度须和实际行程产生的费用大致一致，否则将不予认可。美东（集团）有限公司行政管理制度生效日期2014年6月修订日期2014年6月28日.第1次制度名称车辆管理制度制度编号MD-XZ-0206制定部门人力资源中心2.4私车经常性公用的，可按照一定标准按月予以补贴。但享受月度定额补贴的车辆，在申请外出并记录公里数时，行政人员审核时遇到两种情况不予准允，第一当事人无主管领导签字的/第二车程与回家路线大致相同的或不超过5公里的。2.5私车享受月度定额补贴的，每月车辆报道天数不低于20天。否则只享受公里数报销。第八节附则1、销售部人员专配车辆使用同样使用定额费用标准，除第三节日常使用不纳入行政部程序外，第四节、第五节、第六节需遵守本制度及程序。否则所需费用由其自行承担，行政部负责监督和检查，并有权做出管理、处罚规定。2、采购车辆因用车频繁，用车时只需填写《车辆行驶记录表》即可，月底由行政部、财务部审核其费用及车辆情况。3、主任级（不含）以下人员不得使用公司车辆。特殊车辆由董事长同意并签字方可准允。主管签字：附件1：《车辆使用申请单》附件2：《车辆调派单》附件3：《车辆行驶记录表》附件4：《车辆维修保养申请单》附件5：《车辆加油记录表》附件6：《车辆情况一览表》美东（集团）有限公司行政管理制度生效日期2014年6月修订日期2014年6月28日.第1次制度名称车辆管理制度制度编号MD-XZ-0206制定部门人力资源中心附件1车辆使用申请单年月日申请人车牌号目的地□市内申请部门随行人数□外省市计划用车时间月日时至月日时用车事由备注部门主管行政部审批此联由申请人填写，交行政部留存附件2：车辆调派单年月日用车人车牌号目的地□市内部门随行人数□外省市用车时