商务英语写作课程复习课

1《商务英语写作》课程复习课直播课堂授课者:李艺倩2“商务英语写作”课程简介是教育部“中央广播电视大学人才培养模式改革和开放教育试点”专科英语专业（商务倾向）第一学年的选修课程之一。本课程以介绍商务交往中的应用问题写作为主要内容，通过对各种应用文的结构、布局以及写作原则、规范要求等方面的说明，学习者在掌握有关部门的商务文体写作方法的同时，获得商务交往的“实习”过程，从而达到有效地进行商务交往的目的。3一、考试性质为了科学、公平、准确、规范地测试考生的商务英语写作运用能力，以及逻辑思维能力。4二、考试内容和形式要求学生应掌握商务英语的基本语法和常用词汇，具有一定的语言运用能力，并能够用英语写商务信函：要求学生能根据命题要求，在一个半小时内完成包括通知、介绍信、备忘录、商务信函在内的四则短文，要求作文内容切题、完整，条理清楚，语句连贯通顺，语法基本正确。5考试形式闭卷、笔试。考试时间为1.5小时。共分为三部分：6第一、应用文（30分）Writealetteraccordingtothefollowingsituation.包括：Introduction,Notice,Appointment,7评分标准说明：格式、版面5分内容20分（清楚、合理）拼法及其它5分8Introduction（介绍信）介绍信是介绍本来互不相识的两个人（或公司）相互了解认识的信函，是在商业和社交活动中常见的书信形式。一般地，私人性的介绍信可以是熟人或朋友之间的介绍认识；而另一些正式的介绍函则可以用于商业公司以及商业伙伴之间的引见。9介绍信比口头介绍要正式得多，要求对方接待被介绍人并提供必要的帮助，所以对方一般不会回绝。但要注意的是，在写信前，一定要确信对方会欣然同意。介绍信通常比较短小精悍，要写明被介绍人的姓名、来历、职业以及要求相间的目的和原因，还应写明写信人与之的关系以及被介绍人或公司的能力和可靠性等。在恳求对方被介绍人或公司提供必要的便利后，应对方表示感谢。10Thestart:Wearepleasedtointroduce---Thisistointroduce---Theend:Weshallbemostgratefulif+that从句---Weshallappreciateanyhelp+that从句---11Example写一封介绍信：特此介绍本公司新任出口部经理大卫·李先生，他将拜访本公司在波士顿的顾客。他将介绍本公司的最新产品，并乐意提供所需的任何技术资料。12DearSirs,WearepleasedtointroduceMr.DavidLee,ournewexportmanager,whoisvisitingourcustomersinBoston.Hewilltellyouaboutourlatestproductsandwillbegladtohelpyouwithanytechnicalinformationyoumayrequire.Yoursfaithfully----被介绍人的姓名、来历、职业被介绍人的要求相见的目的和原因13Notice(通知,通告)英文中Notice有通知和启事两种含义。多见于布告栏等公共场所，有时也出现在报刊上。在商务活动中，经常需要写通告。通告可以是对内的（以本公司职员为对象），也可以是对外的（以非本公司人员为对象）。14Notice-Layout格式FiveParts:Heading（全部大写，置中）Body(无称呼语,不要使用略语）Name（发布人姓名，在左或右）Position（发布人头衔，在左或右）Date（日期不要缩写,在左或右）15WritingTips撰写通告时的方法和策略usesimpleandconcisewordsmaketheheadingimpressiveusecompletesentencesforthebodyleavespacesbetweenheadingsandseparatepartswherenecessary,usestylessuchascapitals,bold(黑体字)，italicsorunderlyingtoemphasize16Example财务部于2003年1月4日发出通知，要求财务部所有职员请于一月七日星期二下午四点整在会议室开会讨论去年的财务报表，并请务必出席。17NOTICEAllthestaffofAccountsDepartmentarerequestedtomeetintheconferenceroomonTuesday,January7at4:00pm.todiscussthefinancialstatementoflastyear.Pleasemakesurebethereontime.AccountsDept.January4,2003headingbodydatename18第二、备忘录(30分)备忘录是一种非正式公文，用于提醒或通告对方某一件事情。在公司内部为了联系工作所采用的备忘录全称为officeMemorandum，是由主管某项工作的个人写给主管另项工作的个人或相关人员的。19评分标准说明：格式、版面5分内容20分（清楚、合理）拼写及其它5分20LayoutofMemo格式2parts:memoheadandbodyMEMODate:To:From:Subject:PLSremindMr.Robertgotomeetingat--------Thankyouforyourhelp.HeadBody21WritingTipsMEMO(orMEMORANDUM):必须大写To(TO):收件人姓名，头衔或部门（CC：抄送carboncopy）From(FROM):发件人姓名，头衔或部门Date(DATE):日期Subject(SUBJECT):关于内容(第一个字母大写)通常无签名（如有，在左下方）22备忘录多用信纸书写，现在许多公司有已印有本公司地址及电话号码的信纸，十分方便，书写时，可在信纸中间写上”MEMO”，在右上端写上日期，左上端写上收件人和发件人的姓名。Memo的Head可以任意排列,以书面美观为目的。但subject一般在最后。23WritingTipsSimpleandconcise(简明)Usecompletesentences(使用整句)LeavespacesbetweenHeadandBody(正文和标题要有间隔)Wherenecessary,usecapitals,bold,italics,underlying24第三、商务信函（40分）两封信件，每封信件20分。包括Offer&Counter-offer报盘和还盘Inquiry&Reply询盘和答复Claims&Compensation索赔和理赔25评分标准说明：内容：10分（明确、清楚、全面）称呼：1分句子及语法：5分结束语：1分拼写及其它：3分26报价、询价信件需要简洁扼要，一般要写明货品名称价格、规格、数量、单价以及交货期限等，还可以附带一些商务信息、计划、状况或提议等。在最后，写上“Wehopetohaveyouorder/replyshortly”等诸如此类的句子更能表现对对方的关注。27Offer(报盘)=offeraquotationWritingTips(写作要点)Thankthereceiverforhisinterestinyourproducts.Tellthereceiverquotation(报价),specifications(产品规格),etc.Highlight(突出)yourdeliveryschedule,paymentterms,etc.Offeradditionalinformationifrequired.28Counter-offer(还盘)WritingTips(写作要点)Thankforwhattheproviderhasdone.Stateyourreasonfornon-acceptance.Makeacounter-offerorsuggestadesiredoffer.Evenifnohopetodothebusiness,expressyourhopetodoitwhenopportunitiescome.Closetheletterpositivelyandcourteously.29Inquiry询盘WritingTips(写作要点)reasonablespecificbriefandconcisecourtesy30Claims&Compensation(索赔与赔偿)ClaimsaretobemadeingoodmannersTomakesurethatallthenecessarydetails(Order,contract,invoice,B/L,certificate,photos,sample)Tobespecific,polite,clear31索赔信函的目的是为了获取更好的服务，对已出现的问题求得尽快的、妥善的解决。它通常是买方由于对受到的货物不满而书写的。如：货物未按时到达；货物岁抵达，但与订单所载不同；货物有损毁现象；货物数量短缺或多余；货物质量与样品不符；服务不合理以及收费过高等，这些都是抱怨、索赔的正当理由。32书写索赔信件的时候，不妨开门见山提出原先双方同意的条件，然后列举事实以表示有何不满，以及为什么不满，最后提出解决的方法。内容应明确、清楚、有理，语气要简洁、坚决。避免使用愤怒和使对方过于难堪的措辞33Compensation(赔偿)SupportwithfactsorevidenceSupportbyreferringtoterms(条款)intheagreementSpecifywhatkindofcompensationoradjustmentAskforapromptresponse34Sample写一封商务信件，内容如下：我方从贵方订购的家具应于一星期收到。不用说，发货的延迟给我方带来了很大的不便。因此，贵方必须立即发货。否则我们将被迫取消订单，到另处定货。请紧急处理此事，并尽快告知结果。35DearSirs,Thefurnitureweorderedfromyoushouldhavereachedusaweekago.Needlesstosay,thedelayindeliveryhasputustogreatinconvenience.Itisthereforeimperativethatyoudispatchthemimmediately.Otherwiseweshallbeobligedtocanceltheorderandobtainthegoodselsewhere.Pleaselookintothematterasoneofurgencyandletushaveyourreplyassoonaspossible.Yoursfaithfully,---36商业信商业信件函的7个“C”原则CompletenessClearnessConcretenessConcisenessCorrectnessCourtesyConsideration完整的清楚的具体的简明扼要的正确的有礼貌的考虑周详的37Howtocontactme?Myname:LiYiqianWednesdayMorningTel:[phone]MyE-mail:[e-mail]38Goodlucktoyou!