机关公文写作基本要求暨常用文种写作

机关公文写作基本要求暨常用文种写作张勇2011年7月公文写作涉及面广，情况复杂，要从理论和实践的结合上讲清这方面的问题，并不容易。下面，分七个问题来说。一、什么是公文二、制作公文的基本要求三、公文的种类四、公文的格式五、行文规则六、撰写公文的方法步骤七、常用文种写作注意事项一、什么是公文公文，就是公务文书。行政机关的公文(包括电报，下同)，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。《办法》第二条的定义从涵义来说，公文是法定机关和组织╱按照特定格式并经过一定处理程序制发的╱用以传达意图、沟通情况、解决问题、记录事项的文字载体。二、制作公文的基本要求首先是要求做到“规范化、制度化、科学化”，这是对公文制作和处理过程的总体要求。其次是要求“公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全”。再次是要求“公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密安全”。三、公文的种类公文的种类，通常称“文种”。不同的机关、团体、单位，由于工作性质、工作职权、工作内容、行文对象等有所不同，使用的文种也不同。行政机关的公文种类有：《办法》第二章把行政机关的公文分为13种：一、命令（令）；二、决定；三、公告；四、通告；五、通知；六、通报；七、议案；八、报告；九、请示；十、批复；十一、意见；十二、函；十三、会议纪要。公文的种类(一)命令(令)适用于县级以上人民政府依照有关法律、法规公布规章和实施法律、法规、规章的行政措施；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。地方各级人民政府工作部门不使用此文种。(二)决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。公文的种类(三)公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。(四)通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。(五)通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，印发本机关和重要规范性公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。公文的种类(六)通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。(七)议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。(八)报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。公文的种类(九)请示适用于向上级机关请求指示、批准。(十)批复适用于答复下级机关的请示事项。(十一)意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。(十二)函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。公文的种类(十三)会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议决定事项如涉及机构设置、人员编制、人员任免、经费划拨以及政策性强、涉及面广的重大事项等，应以其他文种专项行文。四、公文的格式《办法》第三章第十条规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部分组成”。公文的格式按照《国家行政机关公文格式》标准定义：（一）眉首：份数序号，秘密等级和保密期限，紧急程度，发文机关标识，发文字号，签发人共6个要素。（二）主体：公文标题，主送机关，公文正文，附件，成文日期，公文生效标识，附注共7个要素。（三）版记：主题词，抄送，印发机关和印发时间共3个要素。公文的格式上行文格式：天头(上白边)37ｍｍ±1ｍｍ发文机关标识上边缘至版心上边缘为80ｍｍ3号黑体3号黑体0000001机密★××年订口(左白边)28ｍｍ±1ｍｍ特急发文机关标识字号：14ｍｍ×21ｍｍ陕西省人民政府文件3号仿宋3号仿宋：3号楷体陕政字〔2007〕××号签发人：袁纯清________________________________________________________________2号小标宋陕西省人民政府关于×××××××的请示3号仿宋国务院：《格式》规定：用纸采用国际标准A4型纸，成品尺寸（210ｍｍ×297ｍｍ）公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：37ｍｍ±1ｍｍ公文用纸订口（左白边）为：28ｍｍ±1ｍｍ版心尺寸为：156ｍｍ×225ｍｍ（不含页码）排版规格正文用3号仿宋字，文中如有小标题可用3号小标宋或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。×××××××××××××××××××××××××××××××××××××。二○○七年四月二十九日(联系人：×××联系电话：87654321)3号仿宋3号小标宋主题词：行政事务土地陕西请示_________________________________________抄送：国土资源部。3号仿宋_________________________________________陕西省人民政府办公厅2007年4月29日印发_________________________________________4号仿宋共印30份公文的格式下发文格式：发文机关标识上边缘至版心上边缘为25ｍｍ3号黑体3号黑体0000001机密★××年订口(左白边)28ｍｍ±1ｍｍ特急字体小标宋发文机关标识字号：14ｍｍ×21ｍｍ陕西省人民政府文件3号仿宋陕政发〔2007〕××号(字号下4㎜反红线)______________________________________________________________________________________2号小标宋陕西省人民政府关于×××××××的通知3号仿宋各设区市人民政府：《格式》规定：用纸采用国际标准A4型纸，成品尺寸（210ｍｍ×297ｍｍ）公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：37ｍｍ±1ｍｍ公文用纸订口（左白边）为：28ｍｍ±1ｍｍ版心尺寸为：156ｍｍ×225ｍｍ（不含页码）排版规格正文用3号仿宋字，文中如有小标题可用3号小标宋或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。×××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：⒈×××××××⒉×××××××二○○七年四月二十九日3号仿宋3号小标宋主题词：行政事务土地陕西请示_________________________________________抄送：国土资源部。3号仿宋_________________________________________陕西省人民政府办公厅2007年4月29日印发_________________________________________4号仿宋共印30份公文的格式信函式格式发文机关名称上边缘距上页边的距离为30㎜陕西省人民政府办公厅秘密3号黑体字3号仿宋字陕政办函〔2007〕××号2号小标宋字体陕西省人民政府办公厅关于×××××××××的函省委办公厅：3号仿宋字体××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××首页上边为武文线(上粗下细)，距下页边20㎜处为一条文武线(上细下粗)两条线均长为170㎜五、行文规则任何一个法定的机关或组织，为履行其法定职责，都需要行文。行文，必须按照一定的规则进行，才能维持正常的行文秩序，提高办事效率。行文规则就是为了维护正常的行文秩序而应当遵循的各种规定的总和。(一)行文关系。(二)行文方向。(三)行文方式。(四)行文规则。行文规则(一)行文关系。是指发文机关与收文机关之间的公文往来授受关系。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。(二)行文方向。是指公文按照行文关系，向不同层次的机关、单位运行的去向。公文按行文方向分为上行文、下行文、平行文。不同的行文方向，使用的公文种类有一定的区别。(三)行文方式。包括横向行文和纵向行文。横向行文一要正确确定发文机关资格，二要正确确定收文机关。纵向行文一般分逐级行文、多级行文、直接行文、公开行文、越级行文。行文规则(四)行文规则。行文必须坚持确有必要、注重效用的原则。1．隶属和非隶属机关之间行文规则。上行文坚持上行一级、下行文坚持直接隶属，平行文坚持直接行文。2．主管(职能)部门行文规则。(1)政府各部门除以函的形式与下一级政府商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。(2)确需向下一级政府正式行文的应报经本级政府同意并在文中注明。(3)部门内设机构除办公厅（室）外，不得向本机关以外的机关和本系统正式行文，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项。行文规则3．越级行文规则。各级机关应该按照隶属关系向直接上级机关请示或报告，一般不得越级请示或报告。4．联合行文规则。同级机关既可联合向下行文，也可联合向上行文，联合行文单位不宜过多，并应当明确主办部门。行文规则5．抄送公文规则。(1)向下级机关的重要行文，应同时抄送直接上级机关。(2)请示需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。(3)公文内容涉及有关机关的职权范围需其予以配合时，可向该机关抄送。(4)受双重领导机关向上行文，应写明主送机关和抄送机关，不得并报。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应同时抄送其另一上级机关。(5)抄送机关应当确有必要，凡与办理公文无关的机关一律不予抄送，防止乱抄、滥抄。行文规则6．报送公文规则。一般上行文“请示”、“报告”、“意见”。“请示”应当坚持一文一事，不要一文数事。“请示”和“报告”要分开，“报告”中不得夹带“请示”事项。“请示”一般只写一个主送机关，不得多头主送，或向主送机关的领导和内设机构多头分送。如需同时送其他相关机关的，应用抄送形式，但不得抄送下级机关。一般情况下，不得直接送上级机关负责人个人。行文规则办公厅近期发出的《关于进一步规范公文处理工作的通知》(陕政办字〔2007〕7号)又明确和重申了五条规则：(1)未经省政府批准，省政府各工作部门、各直属机构不得向市级人民政府正式行文。(2)严格按照隶属关系和职权范围报送公文。(3)确需向多位省政府领导同志个人报送公文时，要注明分送情况。(4)严格按照规范体式报送公文。(5)实事求是标注公文的缓急程度。六、撰写公文的方法步骤公文作为法定文书，既要合乎规定的规范体式和行文规则，同时还必须注意内容精炼、结构严谨、词语通顺。(一)关于公文的写作特点。(二)关于公文的写作步骤。(三)关于公文的布局结构。(四)关于公文的表达方式。(五)关于公文的语言文字。(六)关于提高公文写作水平的途径。撰写公文的方法步骤(一)关于公文的写作特点。(1)被动写作，遵命性强。(2)对象明确，针对性强。(3)集思广益，群体性强。(4)决策之作，政策性强。(5)急迫之作，时限性强。(6)讲究格式，规范性强。撰写公文的方法步骤(二)关于公文的写作步骤。(1)弄清起因，领会意图。(2)收集情况，选择材料。(3)明确主旨，理顺思路。(4)拟订提纲，构设框架。(5)执笔撰写，修饰文字。(6)征求意见，校正送审。撰写公文的方法步骤(三)关于公文的布局结构。(1)直叙式(一段式)。(2)列条式(并列式)。(3)总分式。(4)纲目式。(5)多层式。撰写公文的方法步骤(四)关于公文的表达方式。公文的表达方式是综合运用叙述、议论和说明，以叙述为基础，以议论为手段，以说明为目的。公文的内容制约了表达方式的采用。以反映情况为主要内容的公文，其表达方式侧重于叙述；以阐明道理为主要内容的公文，其表达方式侧重于议论；以提出要求为主要内容的公文，表达方式侧重于说明。公文中的叙述是概括性的叙述，围绕主旨，直述本质，抓住精要；公文中的议论是有直接目的的议论，不偏离目的，不旁及与主旨无关的内容，更不得放言空论；公文中的说明是重要表达方式，几乎每篇公文都有完整