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BusinessEnglishWriting商务文稿格式要点：•商务书信的基本要求（Basicrequirements）•商务书信格式(layout)安排•商务书信文体（writingstyle）•商务书信语气（ToneinBusinessWriting）•商业询价信（Enquiries）I.商务文书的写作目的英文商务信函写作是为了：1.提供业务信息资料（giveinformation）2.开展业务交易（processtransactions）3.为客户解决业务难题（solveproblems）4.建立良好的业务关系（buildsoundbusinessrelations）I.商务文书的总体要求英文商务信函写作应遵循七个基本原则：1.清楚（clarity）2.简洁（conciseness）3.准确（correctness）4.具体（concreteness）5.礼貌（courtesy）6.体谅（consideration）7.完整（completeness）1.清楚（Clarity）:令收信人清楚明白，一目了然；为此,写信时目的明确，注意用词适当，句子表达正确达意。2.简洁（Conciseness）：用最精炼的语言将信息传递给收信人。写作不拖泥带水，不陈词滥调。3.准确（Correctness）：表达准确，不言过其实。撰写商务信函的7个基本原则4.具体（Concreteness）：避免抽象空洞或笼统的表达与用词，尽力将信函内容表达得详细细致。5.礼貌（Courtesy）：避免使用口语化的表达方式，（比如：避免：thanksalot的表达!而应当采用：Wewouldappreciateitif…的正式英语句型来表述），做到商务社交场合彬彬有礼，给收信人留下专业干练的形象，有利于双方进一步合作。撰写商务信函的7个基本原则6.体谅（Consideration）：写信时，应该多从收信人角度来考录，多为对方着想。因为：从对方角度思考问题，可以将双方对同一问题的不同看法缩小到最小，易于达成交易，同时这样的措辞和信函内容更易于为对方所接受。7.完整（Completeness）：应注意五个“W”（who,what,when,where,why）和一个“H”（how）,囊括商务活动所有必要的细节和信息材料。撰写商务信函的7个基本原则注意：简洁和良好业务关系建立并不彼此矛盾。例：a.Thisyeartheinvoiceisbeingsentwiththefirstreminder.b.Thisyearyouarereceivingfromustheinvoicewiththefirstreminder.（Afriendlytouchundoubtedlyhelpsbuildpersonalizedrelationshipovertimeandencouragesafavorableresponsefromtherecipient.）撰写商务信函的7个基本原则II.商务书信格式(layout)商务书信的组成部分共计14项，最常用有7项。其他7项可按照具体情况灵活取舍。1.信头（letterhead）2.编号（Reference）3.日期（Date）4.封内地址（InsideAddress）5.经办人（AttentionLine）II.商务书信格式(layout)商务书信的组成部分共计14项，最常用有7项。其他7项可按照具体情况灵活取舍。6.称呼（Salutation）7.事由（Subjectline/RE）8.正文（Body）9.结尾敬语（Complementaryclose）10.签名（Signature）II.商务书信格式(layout)商务书信的组成部分共计14项，最常用有7项。其他7项可按照具体情况灵活取舍。11.承办人代号（Initials）12.附件（Enclosures/Encl.）13.抄送（CarbonCopy/CC）14.附言（Postscript/P.S.）II.商务书信格式(layout)商务书信的五种格式：1.全齐头式（Full-blocked）2.齐头式（Blocked）3.半齐头式(Semi-blocked）4.方齐头式（Square-blocked）5.简化式（Simplified）III.商业书信的语气•商业书信语气总体要求：恭敬有礼，积极合作。1）对于上司：恭敬有礼，语气委婉；2）对于下属：适度威严；3）对于同事：友好合作；III.商业书信的语气•商业书信语气总体要求：恭敬有礼，积极合作。•积极的语气V.S.中性的语气(P39)；•积极的语气V.S.消极的语气；•以你为先V.S.以我为先(P41)；III.实用文体写作（一）询价，又称询盘，是指：买方或者卖方为了洽购或者销售某项产品，而向对方提出关于交易条件的询问。询价通常由买方向卖方提出，以了解拟订购的货物的情况。1.询价及回复（Enquiries&Replies）III.实用文体写作（一）询价信所包含的内容：1.相关货物的价格(price)；2.相关交易的条件（如：付款方式---termsofpayment）；3.要求对方提供商品目录（catalogue）或样品（sample）;4.所需货物的数量，质量，规格，包装形式，交货日期等；1.询价及回复（Enquiries&Replies）III.实用文体写作（一）1.询价及回复（Enquiries&Replies）SpecimenLetter1DearSir/Madam,WelearnfromyourChamberofCommercethatyouareproducinghand-madeleatherglovesandintendtoextendyourexportbusinesstoourmarket.YouwillbepleasedtonotethatweareoneoftheleadingimportersoflightindustrialproductsinChina,andourmarketsurveyshowsthatthereisasteadyconsiderabledemandforglovesofhighqualityatmoderatepriceshere.III.实用文体写作（一）SpecimenLetter1Weshallbegladifyouwillkindlysendusacopyofyourcatalogue,ourlatestpricelistsandtermsofpayment.Ifpossible,pleasealsosendussomesamplesofthegloves,whichwillbehelpfultoourdecisionmaking.Foryourinformation,weusuallypayforourimportsbysightL/Cwhich,wefeelsure,willbeagreeabletoyou.Wewouldappreciateyourearlyreply.1.询价及回复（Enquiries&Replies）III.实用文体写作（一）SpecimenLetter2DearMr.Grayson,Thankyouforyourenquiryof20June,inwhichyouexpressedaninterestinourhand-madeleathergloves.Enclosedyouwillfindourcatalogueandthelatestpricelistsyouaskedfor.Wealsosendyousomesamplesbothforadultsandkidsunderseparatecover.1.询价及回复（Enquiries&Replies）III.实用文体写作（一）SpecimenLetter2Weareconfidentthatyouwillagreethatthegoodsarebothexcellentinqualityandreasonableinprice.YourpaymenttermsbyL/Catsightareacceptabletous.Inordertoensurepunctureshipmentofthegoodstobeordered,pleaseseethatthecoveringL/Creachesusatleast30daysbeforethestipulatedtimeofshipment.Welookforwardtoreceivingyourorderssoon.1.询价及回复（Enquiries&Replies）企业宣传资料写作目的：通过较为生动的语言，对公司或企业的现状，历史，组成，业务范围，业务特色的基本介绍，唤起读者对企业的好感，从而树立良好的企业公司形象，达到宣传的目的。IV.实用文体写作（四）4.公司简介（CompanyProfile）企业宣传资料基本组成：•简单介绍企业的概况，远景和使命；•着重介绍企业的实力，比如：–业务范围覆盖的地区；–特别的权限和经营范围；–丰富的业务经验；–客户名称列举；•详细介绍企业从事的业务类型；•致意并期待合作；IV.实用文体写作（四）4.公司简介（CompanyProfile）例1:MetrostavisoneofthethrivingleadersamongCentralEuropeanconstructioncompanies,characterizedbysustainablegrowthofproductionperformanceandmarketvalue,withmanagementlevelsmeetingEUstandards.IV.实用文体写作（四）4.公司简介（CompanyProfile）Metrostav公司是中欧建筑公司中势头迅猛的龙头企业，其生产业绩和市值持续增长，管理水平符合欧盟标准。例2:Reliability,securityandcustomerproximityisincludedinthephilosophyofPostBusSwitzerland.IV.实用文体写作（四）4.公司简介（CompanyProfile）瑞士邮政巴士旅游局的理念是可靠，安全和亲近顾客。例3:ThecompanywillcontinuetofunctioninallthefieldsofbuildingindustryintheCzechRepublic(捷克共和国),withacenterinPrague(布拉格).IV.实用文体写作（四）4.公司简介（CompanyProfile）该公司将继续在捷克建筑行业各领域发挥作用，总部设在布拉格。例4:ThekeystrategicobjectiveofMetrostavistocontinueintensifyingeffectiveutilizationofallavailableresourcesforsecuringthepositionofathrivingtopEuropeanconstructionfirmwithasteadilygrowingmarketvalue.IV.实用文体写作（四）4.公司简介（CompanyProfile）Metrostav公司的主要战略目标是,继续加强可用资源的有效利用，保证其作为欧洲蓬勃发展的顶级建筑公司的地位，促进其市场价值的稳步上升。例5:Aworldleaderinmobilecommunications,Nokiahasestablisheditselfastheleadingmanufacturerinthewholemobileindustry.Backbyitsexperience,innovation,user-friendlinessandsecuresolutions,Nokiaistheworld’sleadingsupplierofmobilephones,fixedbroadba