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陕西省园林商会成立庆典运营方案陕西省园林商会成立庆典活动策划方案执行文案一、庆典时间：2013年9月12日（周四）二、庆典地点：西安皇冠假日酒店2F第三会议厅三、活动主题：和谐、共赢、发展策划方案四、活动格调：热烈、喜庆、庄重、大气五、参与群体：出席会议的领导、来宾、会员等六、日程安排：（一）成立庆典当天下午：嘉宾及会员报到；（二）选举大会；（三）揭牌仪式；（四）庆祝晚宴。七、成立庆典筹备工作的组织结构：（一）筹备工作领导小组名单：组长：薛力子副组长：葛慧莉、曹德宏、刘秀、康雪峰、宁海坤、刘晓玲庆典活动总指挥：万钧现场副总指挥：刘晓玲、张刚宜秘书组：张鹏华、张金娥（二）筹备工作领导小组职责：1、全面负责商会成立庆典活动的组织、策划、准备和实施工作；2、全面负责庆典活动的总体指挥工作；3、全面负责庆典活动与政府部门、社会团体等的协调工作；4、负责督促各工作组按本方案实施并完成本职工作；5、及时（以当日为限）对工作组的请示做出指导性意见。（三）筹备工作领导小组下设机构：A、事务组：（组长：薛力子成员：褚建华、王鑫、薛梅）1、负责广告媒体（报纸、电视台、电台、庆典公司）的选择及确定（合同）；2、负责庆典活动广告宣传的制作和发布（可与庆典公司合作）；3、负责成立庆典的各个活动区域的场景布置（外场拱门、导视牌等；场内的主席台布景、横幅、发言席等，可与广告或礼仪公司合作），制作出布置程控表及实施方案，与相关具体执行人进行技术交底，并强调重点注意事项；4、负责成立庆典的各个活动区域的音响、音像和麦克风（调试）、道具等的准备；5、负责按社交礼仪规范排好主席台座位，并摆放好两边均有名字的席卡；6、各个活动区域布置完毕后，派专人随时维护、检查现场布置的相关情况；陕西省园林商会成立庆典运营方案7、负责提前催场；8、按议程需要落实好相关人员（主持人、民间组织管理局和商工商联宣读文件的领导、揭牌领导、授牌领导、致辞嘉宾等），并按议程需要提前做好沟通协调工作；9、负责安排礼仪小姐做好领导发言等活动的引导工作；10、负责安排礼仪小姐按议程准备物件，并根据主持人的示意向主席台展示牌匾礼品等，并做好展示后的保管收存工作；11、根据需要负责请庆典专门人才和队伍（主持人、演艺公司、军乐队、威风锣鼓队等），并做好协调工作；12、协助宣传组做好庆典活动的集体合影工作（地方、前排座次及名字提示、准备工作的人员安排）；13、负责庆典后的清场收拾工作。B、宣传组：（组长：刘晓玲成员：张西霞、肖柯）1、负责提供会议资料。2、负责庆典活动策划方案执行计划、明确各部门及成员的工作职责；3、负责庆典活动广告宣传的定位和设计审定；4、负责庆典活动宣传资料的编辑、整理、印刷及派发；5、视情况需要制作各项展板、模型等；6、负责庆典活动所需的稿件（议程、发言稿等文字资料）；7、负责商会会刊（创刊号）的编辑、出版；8、负责对参加庆典活动的媒体的邀请和协调；9、负责庆典活动的摄像、摄影（新闻摄影，集体合影：地方、前排座次及名字提示、准备工作的人员安排）；10、负责领导题词的准备工作（庆典之前、庆典当日）11、负责庆典活动专题采访的整个策划和安排；11、负责会议记录；C、联络接待组：（组长：褚建华成员：王鑫、薛梅、党磊、胡蓓、李双）1、根据领导小组拟定的名单负责邀请领导和嘉宾及通知会员（到场的时间不同）；2、将出席庆典的人员情况分门别类进行统计并及时报告。尤其是对领导和贵宾的情况要随时提醒领导小组和其他工作组；3、对领导和贵宾制订专门的接待方案（含日程安排及落实贵宾休息室等），专人负责与领导和贵宾的联系。并做好迎送、休息、食宿等接待工作；4、负责与酒店等服务承接单位的工作衔接；5、负责报到区（签到簿、笔、胸花、记者采访证、庆典出席证、礼品券、庆典资料包、矿泉水等）、领导题词区、会员代表大会区、成立庆典区、宴会区、文艺联欢区、礼品区等的接待服务工作。分别作出接待服务细则。尤其要做好各区域的人员安排；6、做好庆典礼品的接收、保管和派发工作，并做好文字记录（商会顾问的礼品由安排奉赠）；陕西省园林商会成立庆典运营方案7、根据需要向礼仪庆典公司遴选公关小姐，并对其进行必要的培训和工作安排；8、负责来宾礼品的登记和存放。9、协助宣传组做好庆典活动的集体合影工作（地方、前排座次及名字提示、准备工作的人员安排）；10、负责庆典后的清场收拾工作。D、财务组：（组长：薛力子成员：七常委）1、负责收存参加庆典的会员临时缴纳的会费；2、负责收存参加庆典的有关人士和组织捐赠的款项；3、负责成立庆典所需开支经费的支付；4、负责庆典专请人员（主持人、民政局和商务局宣读文件的领导、揭牌领导、授牌领导、致辞嘉宾等）的礼物（含红包及其礼金）跟随专门负责接待的领导由其奉赠；5、及时以报表形式向领导小组汇报资金使用情况。E、安全保卫组：（组长：王鑫成员：长安园林员工）1、负责成立庆典安全方案的制订和报批；2、负责与公安等政府有关安防部门进行协调，争取得到其最大的支持；3、负责成立庆典的现场消防安全检查；4、负责成立庆典的每项活动现场的秩序维护；5、负责来宾车辆的指引和调度；6、保证展示品、来宾礼品的安全；7、负责处理突发事件，是处理突发事件的直接执行者。8、负责庆典后的清场收拾工作。F、后勤组：（组长：薛梅成员：长安园林员工）1、根据各工作组的请购计划负责庆典物资（含用品、设备等）的购置和保管（制物资进出表）。对应备物资实行核查制。按计划请购清单逐一细致检查物资的准备情况，以保证各类庆典用品及时到位；2、负责庆典场地、酒店以及停车场的落实（以合同形式）并与接待组对接；3、负责成立庆典午宴用品的准备和摆设（烟酒专人负责打开并派发）；4、与接待饭店餐饮部等部门接洽，保证餐饮卫生安全；5、与接待饭店工程部等部门接洽，保证庆典时正常的供水（洗手间）、供电；6、负责成立庆典各工作组人员的餐饮（包含工作期间的饮水等）；7、负责庆典后的清场收拾工作。G、协调组：（组长：薛力子成员：各工作组负责人）1、明确领导小组对本次活动的绝对领导，听从领导小组的统一指挥；2、在各工作组之间，在各工作组与领导小组之间建立良好的沟通桥梁；3、以“先执行、后申诉”为原则。以集中指令为主，以民主建议为辅；4、积极协调各工作组之间、各工作组与领导小组之间的工作衔接。确保活动有条不紊地进行。陕西省园林商会成立庆典运营方案5、各司其职，互相提醒，团结协作，共享辉煌。H、突发事件处理组：（组长：褚建华成员：方案具体细节执行人）1、拟订突发事件处理办法，以便临场调节；2、保证通讯通畅，随时保持联系，了解现场的每一个细节；3、坚持“以人为本，及时报告，群策群力，冷静处理”为原则处理突发事件；4、督促安全保卫组作好现场秩序的维护；5、现场出现突发事件时，现场工作人员须保持清醒的头脑。如能处理，则当机立断进行处理；如不能处理，须第一时间报告领导小组（时间、地点、事件发展状态、拟采取什么措施、需要哪些支持）。并按指令全力以赴处理事件。八、成立庆典区域分布：为让本次成立庆典达到科学分工、合理布局、高效执行的目的，保证本次活动顺利进行及圆满成功，在执行过程当中领导小组把庆典场所分为几个功能区域，具体内容如下：（一）报到区1、地点：接待大堂；2、功能：来宾登记处，资料领取处，参会证领取处3、配备：礼仪小姐、接待人员、签到用具、会议宣传资料、摄影摄像、接待烟茶、礼品票据。（军乐队、威风锣鼓队等）（二）住宿区1、地点：接待饭店楼；2、功能：合理安排，来宾称心。3、配备：酒店服务人员、接待人员、嘉宾住宿房号登记簿。（三）外景区1、地点：接待饭店大门外、周边2、功能：利于宣传、营造庆典的热烈气氛。3、配备：拱门、导视牌等（四）成立大会典礼区地点：接待酒店会议中心*新闻发布厅；（五）题字题词区1、地点：大厅主席台左侧2、功能：利于出席的领导、嘉宾现场挥毫泼墨题字、题诗3、配备：高级徽宣若干、大、中、小羊毫、狼毫各一套、砚台、香墨一套、盒A、主席台区：1、功能：有主持席；发言席；贵宾席（工商联领导，民间组织管理局领导，商会会长、秘书长，常务副会长等）利于典礼举行；2、配备：地毯、音响设备、国歌音像、鲜花、饮料、相关文件、商会红绸牌匾、会员单位牌匾，贺信、题词条幅、名主持、礼仪小姐、警卫人员、服务人员。陕西省园林商会成立庆典运营方案B、来宾及代表席区：1、功能：利于典礼举行；2、配备：服务人员、会议记录人员、饮料、相关文件C、现场总控台：1、地点：会场一侧；2、功能：监控现场情况、协调现场工作、指挥活动进程；3、配备：桌椅、饮水、对讲机及其他通讯设备。（五）贵宾休息区1、地点：接待酒店会议中心*贵宾休息室；2、功能：利于领导会前休息、交流；3、配备：轻音乐、水果、鲜花、烟茶、礼仪小姐（六）宴会区1、地点：接待饭店贵宾宴会厅；2、功能：利于举办成立庆典晚宴；3、配备：音响设备、轻快喜悦的音像、酒店服务员A、观礼区：1、地点：舞台正前方；2、功能：到场领导、嘉宾观看区域；3、配备：礼仪小姐、警卫人员、饮料等。B、现场总控台：1、地点：舞台一侧；2、功能：监控现场情况、协调现场工作、指挥活动进程；3、配备：桌椅、饮水、对讲机及其他通讯设备。（八）礼品发放区1、地点：接待饭店大堂2、功能：发放礼品；3、配备：工作人员、礼品等。（九）来宾停车区1、地点：停车场；2、功能：参与活动的所有车辆的临时停放点；3、配备：标志牌、警卫人员。九、成立庆典筹备工作倒计时（一）庆典前一天，现场布置结束，召开庆典接待工作动员大会（9月11日）：1、在接待饭店大堂做好远方来宾接待工作，安排好来宾的食宿。并对来宾住宿房号做好登记，以便拜访；(联络接待组)2、负责检查庆典活动宣传资料、摄影摄像器材及所有材料的准备情况；（宣传组）3、专人负责与领导和贵宾的联系。并做好迎送、休息、食宿等接待工作；(联络接待组)陕西省园林商会成立庆典运营方案4、负责成立庆典的各个活动区域的场景布置（场外横幅、拱门、导视牌等；场内的主席台、舞台布景、横幅、发言席鲜花等，可与广告或礼仪公司合作），制作出布置程控表，配以文字资料，与相关具体执行人进行技术交底，并强调重点注意事项；（事务组）5、负责成立庆典的各个活动区域的音响、音像和麦克风（调试）、道具等的准备；（事务组）6、按社交礼仪规范排好主席台座位，并摆放好两边均有名字的席卡；（事务组）7、各个活动区域布置完毕后，派专人随时维护、检查现场布置的相关情况；（安全保卫组）8、负责成立庆典的现场消防安全检查（第一次）；（安全保卫组）9、与接待饭店餐饮部等部门接洽，保证餐饮卫生安全；（后勤组）10、与接待饭店工程部等部门接洽，保证正常的供水（洗手间）、供电；（后勤组）11、负责成立庆典各工作组人员的餐饮（包含工作期间的饮水等）；（后勤组）12、为成立庆典造势及预热活动。（事务组）13、负责检查庆典活动宣传资料的装袋情况；（宣传组）14、对相关工作进行检查，并及时整改。(领导小组)15、除临时项目外，其余项目要求全部到位；(领导小组)16、召开庆典接待工作动员大会；(领导小组)（二）成立庆典当天，各司其职，全力以赴（9月12日）。1、督促各工作组全部到岗，全力以赴做好庆典接待工作；(领导小组)2、负责报到区（签到簿、笔、胸花、记者采访证、庆典出席证、礼品、庆典资料包、矿泉水等）、住宿区、会员代表大会区、成立庆典区、宴会区、文艺联欢区、礼品区等的接待服务工作。分别作出接待服务细则。尤其要做好各区域的人员安排；（联络接待组）3、负责来宾礼品的登记和存放。（联络接待组）4、负责收存参加庆典的会员临时缴纳的会费；（财务组）5、负责收存参加庆典的有关人士和组织捐赠的款项；（财务组）6、负责提前催场；（事务组）7、按议程需要落实好相关人员（主持人、民政厅宣读文件的领导、揭牌领导、致辞嘉宾等），并按议程提前做好协调工作；（事务组）8、负责安排礼仪小姐按议程准备物件，并根据主持人的示意向主席台展示牌匾礼品等，并做好展示后的保管收存工作；（事务组）9、负责庆典专请人员（主持人、民政厅和商务厅宣读文件的领导、揭牌领导、授牌领