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用ＷＯＲＤ合併列印技巧，快速製作教師聘書的方法Pemis2K人事管理資訊系統除提供教師聘期管制之功能外，亦可列印教師聘書，惟步驟甚為繁瑣，並不容易使用。本文件特結合Pemis2K彈性選員子系統及ＷＯＲＤ合併列印功能之運用技巧，快速完成教師聘書之製作，謹提供人事同仁參考。要運用ＷＯＲＤ合併列印技巧快速製作教師聘書，首先必須準備兩個檔案如下：（一）待發聘書之教師基本資料檔：（如下圖）包括姓名、身分證字號、聘別、聘期、聘期起日、聘期迄日…..，視各校聘書內容而定，可用WORD、ACCESS、EXCEL等軟體建檔，一般而言，以EXCEL軟體建檔較為簡易且能靈活運用。如尚未建立教師聘期管理檔案者，可參考本文章，利用Pemis2K快速建立教師聘期資料檔。（二）以ＷＯＲＤ軟體製作聘書內容格式：可建立單純的純文字格式，再以套印方式，列印到空白聘書紙上；或製作包含邊框、校徽及文字等的聘書格式後，直接列印聘書。（如下圖範例）二、操作步驟說明：（一）製作待發聘書之教師基本資料檔：利用Pemis２k人事資訊管理系統可快速建立教師聘期資料檔，簡易說明步驟如下：（有關Pemis２k彈性選員之詳細說明，請參閱文件編號A015「Pemis２k資料庫終極運用－無所不能的彈性選員」之介紹）Ａ、進入Pemis２k人事資訊管理系統之「彈性選員」，將出現以下畫面，請依順序鍵入以下選項：註：本項選員目的，係將人員區分碼為「教育人員」且職稱為「教師」者，將渠等「姓名」、「身分證號」等基本資料，以ＷＯＲＤ檔案格式產出（如圖一至圖三），再轉為ＥＸＣＥＬ檔，以供利用。圖一：圖二：１２３４２３１４數字隨便填，比左側之查詢結果所顯示之筆數大即可可視各校聘書內容需要，增添其他選項圖三：（產生ＷＯＲＤ）Ａ、將產製出之ＷＯＲＤ格式檔，轉化為ＥＸＣＥＬ檔，以供進一步利用，步驟如下：（Ａ）將上圖之ＷＯＲＤ格式檔內容全部反白，按右鍵選取複製。（Ｂ）開啟ＥＸＣＥＬ軟體，將滑鼠點於Ａ１位置上後，按右鍵將上述複製資料全部貼上。（Ｃ）點選英文字「Ａ」處，將Ａ欄全部反白，再點選ＥＸＣＥＬ軟體上方工具列之「資料」－「資料剖析」，將出現下圖畫面，再依下圖之編號順序，將檔案內容分欄位切割開來：（注意：逗點及空格二選項，均必須選取）２４３５１（Ｄ）下圖即為轉換完成，並已將資料分欄切割完畢之ＥＸＣＥＬ檔案內容畫面：Ｂ、按聘書欄位需要，自行於ＥＸＣＥＬ檔案中，增加欄位及建立相關聘期資料（如下圖方框內之資料）：非本年度聘期屆滿者，可暫時保持空白，俟全部人員聘期資料建置完成後，再予以一次刪除，如下圖；惟亦可利用此一機會，順勢建立本單位全體教師之聘期管制資料檔，以利未來控管。Ｃ、ＥＸＣＥＬ聘期資料檔建置妥後，可以排序方式將凌亂的資料，依聘別、聘期予以重新彙整排列：點選ＥＸＣＥＬ軟體上方工具列之「資料」－「排序」，將出現下圖畫面，再依圖示編號順序操作：Ｄ、排序妥後，依下圖順序，將不須印製聘書之教師（包括聘期資料空白未填者）以滑鼠圈選後全部刪除之１２３４１以滑鼠拖曳反白２即”聘別”即”聘期”欲排序範圍如包括第一列之欄位名稱，則此處要點選，反之，請點選”沒有標題列”Ｄ、刪除後，將檔案儲存，即完成待發聘書之教師基本資料檔如下，本範例儲存檔名為data-list.xls：注意：如欲保留原所建置之全部教師聘期資料者，在刪除不須印製聘書之教師資料後，應以另存新檔之方式儲存檔案，以免資料遺失。（二）以ＷＯＲＤ軟體製作聘書內容格式：Ａ、製作範例如下圖，本範例係製作含邊框、校徽之聘書格式，亦可僅列文字內容，端視各校需要自行調整；惟必須注意的是，欲套印的聘書欄位（粗黑體字部分）必須與前述ＥＸＣＥＬ基本資料檔之欄位相符合。Ｂ、聘書格式製作妥後，將欲套印的欄位（粗黑體字部分）予以全部刪除（不保留空格），如下圖，再將檔案予以儲存，以備日後需要列印聘書時，可隨時取用：（三）利用ＷＯＲＤ合併列印技巧，快速製作教師聘書：Ａ、取出上述製作完妥之ＷＯＲＤ聘書格式檔，檢視ＷＯＲＤ軟體上方工具列中，有否出現「合併列印」之工具列圖示（即標示１）。如未出現，請以滑鼠點選上方工具列之任何空白處，按右鍵，將「合併列印」選項打勾，即可出現「合併列印」工具列圖示：1、此即合併列印工具列點選工具列上任何空白處Ｂ、執行合併列印：（一）選取「開啟資料來源」小圖示，選擇原先儲存的發聘教師基本資料檔（data-list.xls）：註：如無法確認圖示，請把滑鼠停在任何小圖示上，約一秒後，該圖示將出現中文之功能說明（二）再依下列方式執行合併欄位之插入：Ａ、將滑鼠停留在聘書格式中之「姓名」預定出現處。Ｂ、點選工具列中之「插入合併欄位」小圖示。Ｃ、選取「中文姓名」，按「插入」，ＯＫ！完成「姓名」之合併欄位插入。Ｄ、重覆上述步驟，依序完成「身分證號」、「聘別」、「聘期」……等合併欄位之插入。１２３２４３按開啟檔案後，在接續出現的小視窗中，連續按確定即可，直至小視窗消失１（二）完成全部合併欄位插入之圖例如下：（三）點選工具列上之「合併列印收件者」小圖示，將出現下圖之視窗，請直接按「確定」：１２（四）點選工具列上之「檢視合併資料」小圖示，將出現第一位教師之完整聘書內容；如欲於瑩幕上瀏覽其餘教師之聘書內容，可繼續點選標示２之三角形符號或直接鍵入資料筆數：（三）繼續點選工具列上之「合併列印到印表機」小圖示，可執行完成合併欄位後之正式聘書列印：（如下操作）１２３２點選此處可預覽下一張聘書１亦可選擇只列印本頁（即”目前的紀錄”）或部分頁次(從０頁到０頁)（三）在出現的列印視窗中，選取「印表機」及「份數」，再按確定，已合併完成的全部教師聘書，即可源源不斷的自動列印出來了，如能搭配雷射印表機，更將使聘書列印工作輕鬆愉快了：結語﹕礙於文字表達不易﹐以上僅能以簡易範例﹐說明聘書列印的應用技巧﹐如有相關指教﹐請洽新莊區集中辦公中心同榮國小派駐點高明賢29009619轉101。１２