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國際演講會分會幹部手冊—教育副會長手冊當你是教育副會長時(WhenyouaretheVicePresidentEducation)有效率的分會領導指南2004-2005JamesLin林義雄譯July28,2004當你是教育副會長時(國際演講會教育副會長手冊)第1頁周國芳(GloriaChou)譯1演講會的使命(TheMissionoftheClub)演講會的使命，是在提供一個能相互支持以及良好的學習環境，讓每位會員有機會去發展與學習溝通與領導的技巧，並且從中培養自信與個人成長的能力。國際演講會的使命(ThemissionofToastmastersInternational)國際演講會是首先將高效率的演講推廣成為全球化運動的社團。國際演講會經過它的會員分會，幫助每個男女學習演講、傾聽及思考的藝術，而這些重要的技巧，都能增加自我實現、加強領導能力、培養人類互信、並且有助於人類生活的改善。國際演講會的主要使命是在不斷的擴展它的全球化分會網路，讓更多的會友能夠有機會從它的學習節目中得到好處。當你是教育副會長時(國際演講會教育副會長手冊)第2頁周國芳(GloriaChou)譯2每位演講會會員，都必須要具有超乎只對自我發展的承諾，每位參加的會員，同時也要對各分會、它的會友、及整個組織作一個承諾或宣誓。演講會會員的誓詞(AToastmaster’sPromise)做為國際演講會及本分會的一員，本人宣誓：z要正常出席本會的會議。z按照溝通與領導課程手冊或高級溝通與領導課程手冊的訓練目標，用我最佳的能力，準備所有的演講。z充分準備及達成會議所指定的任務。z提供會友最有助益及建設性的講評。z幫助本會維持一個正面與友善的氣分，以便會友學習與成長。z在被提名後，以幹部身份服務本會。z以尊敬及禮貌態度，對待本會會員及來賓。z介紹來賓參加本會的會議，以便他們瞭解演講會會員所提供的好處。z遵循演講協會教育與認證節目的規則與綱領。z在主持本會所有的活動節目時，須維持誠實及道德標準。當你是教育副會長時(國際演講會教育副會長手冊)第3頁周國芳(GloriaChou)譯3目錄4第一章你是教育副會長(YouAretheVicePresidentEducation)6第二章成功的準則(StandardsforSuccess)6參加分會幹部訓練(AttendClubOfficerTraining)7計劃分會例會(PlanClubMeeting)8鼓勵參與教育計劃(PromoteParticipationintheEducationalProgram)19新會員的環境介紹了(OrientNewMembers)20為每位新會員指派一名輔導員(Mentor)(AssignaMentorforEachNewMember)22出席會務委員會會議(AttendExecutiveCommitteemeeting)22出席分區及地區總會的委員會會議並進行投票(AttendandVoteatAreaandDistrictCouncilMeeting)22出席區域及國際事務會議並進行投票(AttendandVoteatRegionalandInternationalBusinessMeetings)23安排候補人(ArrangeforaReplacement)23幫助繼任者準備接任職位(Prepareyoursuccessorforoffice)24第三章優良分會計劃／分會成功計劃(DistinguishedClubProgram/ClubSuccessPlan)27第四章29第五章你的領導機會YourLeadershipOpportunity)行事曆/工作清單(Calendar/Checklist)35第六章附錄35成功的工具37訂購單37美國以外運送費用37CTM申請表37ATM申請表37Leadership/DTM申請表38第七章進階溝通與領導計劃(AdvancedCommunication&leadershipProgram)40第八章Success/Communication與Success/Leadership計劃43第九章例會任務時間表範本44第十章例會議程範本49第十一章節目設計的建議51第十二章分會幹部準則(ClubOfficerStandards)53第十三章演講協會組織54第十四章國際演講協會世界總會當你是教育副會長時(國際演講會教育副會長手冊)第4頁周國芳(GloriaChou)譯4第一章當你是教育副會長時(WhenYouAretheVicePresidentEducation)教育副會長是演講會的關鍵職務。演講會的教育計劃是我們組織的核心，經由教育副會長的工作，才能完成演講會的使命。身為教育副會長，你負責提供和維持正面的環境及計劃，會員藉此發展其溝通技巧。運用學習的機會、活潑的會議節目、以及友善的氣氛，你的演講會將能夠滿足會員且繼續成長。你的努力也會幫助演講會成為傑出分會，這應該列入年度目標。這份職務包含了許多責任，但也會獲得許多回饋。身為教育委員會主席以及會務委員會(ExecutiveCommittee)的一員，你有機會發揮及鍛鍊領導技巧。你會學習設定目標、計劃、發展策略、指派、教導、和認同他人的努力。這些技巧稍後再進一步探討。當你計劃任期、活動、和目標時，切記演講會乃是一個自發性的組織。就如同任何其他的義工組織，經費有限，志願擔任會務工作的會員在任期內所負擔的許多費用，包括但不只限於電話、油資等，可能無法得到補助。任何需要補助的支出必須事先得到分會同意，並出具收據或其他證明文件。這本手冊是你任期當中的無價之寶，然而，它不該是你唯一的資源。你可以參考這本手冊及索引中提到的其他有用素材，也可以在國際演講協會網站找到有幫助的資料。待會談到由地萉總會舉辦的幹部訓練計劃，也是非常寶貴的。當你是教育副會長時(國際演講會教育副會長手冊)第5頁周國芳(GloriaChou)譯5第二章成功的準則(StandardsforSuccess)每位領導幹部必須符合行為表現的標準。這些標準引導幹部們在協助會員辨認他們所期盼的幹部所表現的行為時，同時也能了解自身的角色。以下是你擔任教育副會長的概括標準，接下來手冊的其他部份則說明如何達到標準。在分會例會以外時z參加地這地區總會贊助的幹部訓練。z計劃分會例會，至少三週前排定工作表及任務分配，五至七天前確認每項安排。z鼓勵大家參與教育計劃。取得會員爭取下個階段成就的承諾，並追蹤他們的進展。z在新會員入會後的二次例會中，對他們作演講會節目的簡介。z為每位新會員指派輔導員(Mentor)。z參加分會會務委員會(ExecutiveCommittee)會議，會長缺席時擔任主席。z參加地區總會會議，並投出分會的委託選票。z在區域及國際總會事務會議中投票。z無法出席分會或會務委員會(ExecutiveCommittee)的會議時，安排人替代。z幫助繼位人做好準備以接任其職位。在分會例會當中z安排每位新會員在入會後第一次與會時參與即席演講，在第三次與會之前扮演會議角色，在第四次與會之前提出手冊計劃中的IceBreaker。z確保至少每年一次，請一位會員主持“成功會務系列”節目，如激勵性講評(Evaluatetomotivate)、關鍵時刻(Themomentsoftruth)、新會員指導(Mentoring)與尋找新會員(FindingNewmembersforyourclub)與會長合作，監督分會每季的表現。z在演講者的分派工作記錄表上簽名，確認合格的會員填具獎勵申請表。z於會長缺席時擔任會議主席。你的分會會員的教育成長端賴於演講會計劃。你有責任執行這計劃，並提供會員發展溝通與領導技巧的適當環境。附錄包含了其它有助益的工具和資源。教育副會長月曆表/工作清單特別實用，它按月列出你應該著手的活動和事件。國際演講協會供應品目錄（目錄編號當你是教育副會長時(國際演講會教育副會長手冊)第6頁周國芳(GloriaChou)譯61205）和網站（）也是很棒的資料來源。既然你已經熟悉你的標準，讓我們進一步研讀吧！參加分會幹部訓練你的總會在每年的六、七、八月及十二、一、二月舉辦幹部訓練。這些計劃包括檢視每個幹部的職責及完成職責的訣竅。這些計劃讓你見到其他分會的幹部，有機會分享想法，並跟上目前的資訊。你應該設法參加，連絡總會的教育訓練副總會長，詢問下次的訓練計劃。計劃分會例會例會是演講會經驗中最重要的部份。歡樂、活潑、進行順利的例會使會員感興趣、有活力，然後他們再吸引新的會員進來。單調、無聊、進行不當的例會只會趕走會員。促成成功例會的因素是甚麼？z例會準時召開與結束。z所有與會者準時抵達並做好準備。z會員與來賓到達時得到接待及歡迎。z節目進行的節奏快、有趣、歡樂的。z單元之間的銜接順暢。z所有出席的會員都有機會參與。z講評有助益、具建設性，可促進會員的個人成長與改進。z會員的成就得到認可。z會員展現熱誠，樂在其中。例會小秘方你的分會例會應該就像個玻璃櫥窗的展示，妥善計劃、進行、又不忘變化。對例會節目的建議請見附錄，也可以查閱演講會的PatternsinProgramming手冊（目錄編號1314）。你一上任就開始為任期內的每次節目做規劃，這會使你有足夠的時間準備。至少四週前就排定例會任務分配，所有會員輪流擔任不同角色。可使用QuarterlyAssignmentSchedule（目錄編號1502）或附錄裡的工作表範本。在會前五至七天確認每項安排。確定所有參加者，尤其是新會員，知道並了解他們的職掌，如此才能在會前做好準備。將演講會出版的AToastmasterWearsManyHats（目錄編號1167-D）交給每位會員，其中檢視了每個例會參加者的職掌。當你是教育副會長時(國際演講會教育副會長手冊)第7頁周國芳(GloriaChou)譯7將類似例會總主持人或總講評人的角色分派給較資深的會員（擔任總主持人者應該至少完成三篇有備演講）；將類似計時員或贅語記錄員的角色指派給較資淺的會員。試著在每次例會中至少安排三個有備演講，可混合著從基礎至進階手冊的演講。每次例會安排候補者；一旦預定的參加者無法出席，這些人應該準備好補位。［有些分會指派一人擔任“HotSeat＂。此人必須準備好遞補任何角色（包括總主持人、即席演講主持人、演講人等等）］。發出ProgramAssignmentnotices（目錄編號990）或寫電子郵件給參加者，提醒他們的職掌。鼓勵即席演講的主題發揮創意。欲知更多想法，請參閱即席演講手冊ThinkFast!（目錄編號1315）、“StandUpandSpeak!TableTopicsGame＂（目錄編號1316）以及“StandUpandSpeak!TableTopicsGameII＂（目錄編號1317）。定期安排演講會員感興趣的教育主題，例如聲音變化、手勢、視覺輔助等等。舉辦Success/Communication或Success/Leadership計劃之一（稍後詳談），或展示TheBetterSpeakerSeries、TheLeadershipExcellenceSeries、或TheSuccessfulClubSeries（見後）其中的一個單元。準備書面的議程表發給所有會員。書面議程是任何成功的、有價值的例會所必備的。議程內容使整個分會定位、定時。議程可由你自行準備，或將此工作指派給例會總主持人。議程範本在附錄中。在國際演講協會的會議中可選擇性舉行祈禱儀式，分會的例會亦然。國際演講協會既不鼓勵也不反對使用禱告詞，僅認為這是個公開演說的機會，也許可以藉此拓展會員的經驗。如果要進行，祈禱者應該顧慮到聽眾的不同文化及宗教。向會旗宣誓或向主辦國致敬在國際演講協會及分會例會中也是可選擇性舉行的，不強迫每個人遵行。TheBetterSpeakerSeries”精進演講者”系列教材此系列中每一單元針對特定演講技巧提供改進的訣竅及技巧。大部份的單元需時5到10分鐘。每個單元