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XX家具有限公司智能协同办公平台方案书1概述1.1简介IntelligentOffice是建立在结构化数据管理基础上的、基于的办公自动化系统平台。它提供的主要功能包括：组织机构管理、电子邮件系统、协同工作系统、信息发布服务、工作流管理系统、资源设备管理系统、人力资源管理系统、数据集成中心等。作为产品化软件，这些功能模块成熟、可靠，只需根据用户的个性化需求进行定制，就可快速投入使用。IntelligentOffice不仅提供了完备的功能模块，而且提供了二次开发接口，用户可以借助已有的大量软件组件，进行个性化的软件开发和实施。这不仅可以帮助用户在开发自己的应用系统时节省时间和人力，而且有助于建立整合的、一体化的应用系统。1.2设计理念“办公自动化”是一个不断延伸的概念。随着信息技术的发展和用户需求的深入，它不断被赋与新的定义。传统的“办公自动化”系统，通常是指建立在电子邮件基础上的、为满足企业内部信息交流的需要而建立的软件系统。使用LotusDomino/Notes和MicrosoftExchangeServer，能够比较方便地建立起企业内部的电子邮件系统和简单的协同工作应用（如日历、任务等）。随着信息系统的普遍应用，企业管理者对“办公自动化”提出了更高的要求。面对愈加复杂的组织机构、业务数据、管理流程，企业管理者需要通过“办公自动化”系统，获得对企业内部各种信息、动态、运营过程和结果进行迅速和透彻的了解，并进一步为决策提供依据。这就要求“办公自动化系统”具备灵活的工作流控制的能力，具有与业务系统进行数据交互的能力。然而，由于传统的“办公自动化系统”使用基于“文档”的数据管理，它认为所有的数据（如表单、日程、文件）都是一份份“文档”，而无法深入了解到数据的内部构造，无法实现这种灵活的工作流控制，更难以与基于“关系表”的业务系统进行数据沟通。传统“办公自动化系统”的这种局限，使它们无法进一步满足企业用户在决策支持、流程管理和过程控制等方面的要求。使用先进的分布式组件技术，现在的办公自动化系统已经能够摆脱传统技术手段的局限，发挥更重要的作用。它不仅能够满足传统的办公管理需要，而且具有更强的交互性能，能够与不同的系统连接和交互数据，并能够发掘信息中潜在的价值，体现知识管理和决策支持的作用。21.3产品特点一体化的办公应用作为新一代“办公自动化”软件平台，IntelligentOffice能够满足不断深入的用户需要。一方面，IntelligentOffice集成了传统“办公自动化”的基本功能，满足信息交流和快速沟通的需要，能够加强团队和企业内部的协作；另一方面，IntelligentOffice集成了特定的业务功能，能够处理各种办公和业务流程，对数据进行结构化的处理，为决策支持提供条件。要达到上述目的，IntelligentOffice已经完全就绪，无需再进行耗时费力的程序开发和测试工作。灵活的流程管理在IntelligentOffice中，用户可以快速建立起面向公文处理、人力资源管理……的一系列工作流程和数据模板，从而使各项管理流程得以立即开展。集成不同应用和数据IntelligentOffice不仅仅是办公自动化系统，它提供的软件组件构成了开放的平台，能够将不同应用软件集成在一起，使这些软件共享安全管理、组织机构数据、权限分配、流程控制，从而大大增强企业系统的处理能力和发展潜力，降低系统扩展和管理维护的成本。为决策服务提供支持IntelligentOffice具有独一无二的与业务系统连接的能力。通过简单的定制，企业管理人员就能够在一个统一的办公平台上，看到企业的各项运营状态和统计报表，避免数据分散各处、难以集中、缺少分析结果的状况，为管理决策和企业发展赢得保贵的时间。1.4独特的优势相比于传统的采用LotusDomino/Notes或MicrosoftExchangeServer的办公自动化解决方案，本方案具有十分明显的优势。过去的“无纸办公”公文往来电子邮件信息沟通……今日的“智能办公”信息仓库统计分析决策支持企业智囊3效益更高IntelligentOffice不仅仅提供了完备的办公自动化系统，而且提供开放的平台和组件，服务于用户的其它应用软件，具有不断重用的价值。LotusDomino/Notes或ExchangeServer仅能够满足局限的办公应用，其封闭的系统架构难以为用户的其它应用软件提供服务。购买费用更低IntelligentOffice的购买价格中，已经包括了应用平台及所有的应用模块；用户不需要再付任何其它费用，就可以使办公自动化系统投入运行。LotusDomino/Notes或ExchangeServer是群件产品，只提供基本的电子邮件等功能，绝大多数办公自动化功能仍需要另外单独购买或二次开发。群件产品和办公自动化系统要分别付费。维护成本更低IntelligentOffice是基于开放平台的软件产品，采用方式运行；所有的系统维护只限于服务器端即可；系统免费升级。LotusDomino/Notes或ExchangeServer的维护和升级将涉及所有客户端软件的调整或重新安装；系统升级要向厂商购买升级版本。2功能结构2．1办公自动化系统架构基于IntelligentOffice的办公自动化系统具有面向未来的系统架构。内容服务工作流服务安全认证服务统一通讯服务数据集成服务数据存贮和管理服务应用架构平台公文管理行政事务管理财务管理人力资源管理个人协同办公协同应用模块知识管理客户关系管理邮件系统档案管理管理定制工具工作流管理工具应用数据集成工具组织机构管理内容管理工具统一登录个人桌面统一消息脱机处理内部信息门户信息发布内容搜索消息集成个性化定制消息集成Web服务+业务应用组件（多层）42．1．1内部信息门户内部信息门户为每位用户提供个性化的信息集成界面。它的功能包括：1）统一登录：提供了自动调用其它B/S或C/S应用程序，并传递登录信息的手段，能够自动化地实现与多种应用系统的身份集成，使用户无需重复登录，就可用统一的身份进入不同的应用系统。2）个人桌面：每位用户都拥有一个个性化的“办公桌面”，集成显示各种最新的信息，用允许用户快速点击进入、快速查看和处理。用户可以根据自己的工作特点和喜好，定制桌面的内容和风格。3）统一消息：使用各种通讯手段，将信息送达用户。这些通讯手段包括：电子邮件、手机短信、即时消息。无论是待办事宜、日程安排、计划任务、会议通知、定时提醒......都可以通过用户偏好的通讯方式进行消息的传达。IntelligentOffice还可以为其它已有的应用系统提供统一消息服务，将其它系统的最新信息采集过来并送达给用户。4）内容搜索：要在IntelligentOffice的浩繁数据中查找某一个邮件、某一份文档、某一项任务，怎么办？很简单，IntelligentOffice提供了结构化搜索、全文检索等方式，可以快速地从所有数据中进行目标查找。5）个性化定制：每位用户都可以方便地定制自己所偏好的界面颜色、布局和内容；系统管理员可以预先为不同类型的用户制订方案，使每位用户都拥有最贴身、最实用、最舒服的软件界面。2．1．2协同应用模块协同应用模块解决各种办公自动化应用功能。1）邮件系统：通过IntelligentOffice内置的邮件服务器软件，可以建立起企业级的邮件系统，并可以支持多个物理服务器分布和负载均衡，满足用户不断扩展的需要。IntelligentOffice邮件服务器可与多种防病毒软件集成，为用户提供安全可靠的邮件解决方案。2）公文管理：针对政府机关、大型企业的办公特点，提供基于工作流程的收文、发文管理，流程可灵活定制，支持文件的会签、串签、修改留痕、手迹批示、手写签名、与Word集成、公文套印。可根据公文的各项信息进行公文检索。公文与档案系统紧密集成，公文签发后，自动传送至档案管理员，并可自动导入档案系统。3）档案管理：根据国家档案管理规范开发的通用档案管理系统，提供了强大的档案库定制功能，可灵活地设置各级档案类别及属性字段，并可根据各个字段进行灵活的档案查询、检索、排序。支持对案卷的管理，包括组卷、拆卷、合卷、移卷等。支持对多媒体数据的管理和检索。可灵活设置打印模板，实现对档案目录、案卷封面、案卷脊背等各种文件的打印。具有灵活的权限设置功能，可灵活地分配档案管理、使用的权限。4）知识管理：建立多级、结构化的文档库，实现对各类文档的结构化管理和综合查询。55）行政事务：实现会议管理（会议室管理、会议安排预约、会议通知、会议确认等）、车辆管理（车辆资料、驾驶员资料、保养记录、车辆预约、车辆使用记录等）、合同管理（合同申请审批、合同查询、合同收付费、合同关联、合同执行计划等）、签报管理（签报的申请审批）等行政事务的管理。6）个人协同：提供协作日历（便于安排自己及工作组的日程）、项目计划（在线管理项目进程，通过甘特图了解项目进度）、文档共享（拥有个人的“网络硬盘”，并可在公共的文档空间中查看共享文件）、个人任务等功能。7）信息发布：发布公司的通知、公告、新闻、消息等。可灵活地建立信息档目。8）财务管理：管理预算、报销、各种费用的申请审批流程。9）人力资源：在线考勤及考勤状态查询统计、请假申请审批流程、出差管理流程、各种休假的申请审批流程等，并建立人力资源档案库，管理敏感的人事资料。10）客户关系：管理客户、合作伙伴、供应商的资料，包括其公司信息、联系人、销售机会、市场活动、合同及订单、服务记录、财务记录、通讯记录等。2．1．3管理定制工具IntelligentOffice是成熟的通用软件套件，通过定制，可以满足不同用户的个性化需求。这些定制功能包括：1）组织机构管理：建立部门、人员、职位体系、角色，并通过角色分配权限。2）工作流管理工具：通过图形化、可视化的界面，直观地设计流程、表单，以及各种流程条件，满足各类行政办公管理流程。它甚至能够与多种业务数据库集成，实现各种业务流程的处理。3）应用数据集成工具：连接多种数据库，实现数据的交换和集成。4）内容管理工具：实现信息栏目定制、信息发布、内容搜索。2．1．4应用架构平台应用架构平台为所有上述功能的实现提供了坚实的基础，它是一套由分布式组件和服务程序构成的应用服务体系，主要包括：1）内容服务：内容的定制、发布、管理。2）工作流服务：驱动流程的运转，并进行有效的监控。3）安全认证服务：满足安全登录、统一登录和目录集成的要求。64）统一通讯服务：提供多种通讯手段，包括邮件、短信、即时消息等，服务于各个应用模块。5）数据集成服务：提供同步和异步的数据集成服务，连接多种数据库系统，实现数据的交换和集成。2．2应用系统平台IntelligentOffice首先为用户提供了应用系统平台，然而才在该平台的基础上建立了办公自动化系统。应用系统平台提供企业IT应用中的公共组件，可以服务于包括办公自动化系统在内的各种应用系统，帮助用户实现整合、集成、一体化的IT架构。2.2.1门户IntelligentOffice提供的“门户”功能，包括用户桌面、个性化定制、内容管理等，实现集成化的信息入口。当用户登录到系统后，可在“门户”上看到来自各个系统的最新和最常用的信息。门户的特点是：可定制可扩展与工作流集成与数据中心集成与通讯中心集成IntelligentOffice应用系统平台门户（Portal）工作流平台统一安全平台数据集成中心IntelligentOffice平台功能结构统一消息平台72.2.2工作流引擎IntelligentOffice的工作流引擎是一个以过程为中心的、满足管理型工作流和生产型工作流双重需要的、完全基于Web的工作流管理系统。它实现了工作流的设计、运行和监控，并提供了与业务数据库连接和交换数据的手段。IntelligentOffice工作流引擎的主要特点：图形化流程设计和建模方便直观的使用、管理界面业务数据集成可编程的系统扩展方法2.2.3数据中心“数据中心”提供了完整的企业数据集成