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办公自动化系统解决方案一、系统概述本系统适用与大中型企事业单位、政府机关、科研院所使用，完全支持Intranet与Internet。我们经过调研后发现，尽管用户对于办公自动化系统的需求也存在差异。但一般而言，办公自动化系统均以公文处理和事务管理为核心，同时提供信息通信与服务等重要功能，因此，典型的办公自动化应用包括收发文审批签发管理、公文流转传达、信息采集与发布、内部请示报告管理、档案管理、会议管理、领导活动管理、政策法规库、内部论坛等应用模块。如果我们从系统功能角度对上述办公自动化应用做一粗浅的分析，就会发现办公自动化应用需求以及办公人员对信息处理的操作方式方面有着以下共同特点，这些功能需求是我们选择办公自动化应用系统的开发与使用平台时必须考虑的判断依据：1、经常使用的电子邮件功能信息是办公自动化、决策科学化的基础。电子邮件系统（以及更加广泛意义上的报文传递系统）作为信息传递与共享的工具，满足办公自动化系统最基本的通信需求。换言之，电子邮件系统是办公自动化的基础通信系统。每一个用户通过关注自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作，而不必经常性地来回检查不同的应用系统，看看哪些是需要处理的工作。2、强大的数据处理和查询功能办公自动化对很多信息的表达与处理方式的要求，是不同于传统数据类型的。办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现，因此办公自动化系统是典型的文档处理系统。虽然文档数据库一般都包含了对传统数据类型的存储、处理运算能力，但是大量、高强度的数据统计和运算、分析能力往往是其不足之处。系统针对办公自动化的具体需求，提供对各种数据的高效率存储，检索和管理功能。3、工作流自动化应用几乎所有的业务过程都是工作流，特别是办公自动化应用系统的核心应用--公文审批流转处理、会议管理等。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的，通过数据库管理工作流信息，通过电子邮件推动工作流程，主动与被动相结合，并对协同工作和移动办公方式完全支持。4、强大的安全保密功能安全性的完整实现依赖于制定和执行严格的规章制度与管理规范。办公自动化系统所处理的信息一般涉及单位的机密，而且不同的办公人员在不同的时刻对办公信息的处理权限也是不同的，因此安全控制、保密功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密以及电子签名。这些手段必须足够强大，难以被攻破，而且也必须足够灵活，方便使用者掌握和利用。5、与其它软件系统的集成办公自动化系统决不是独立的应用系统。在任何一个单位内部都存在着其他业务应用系统，办公自动化系统作为企业内部网（Intranet）的重要应用已经跨越到与Internet相连接，包括电子邮件、Web发布等等，与外部网络世界实现沟通和共享，对外宣传展示自己，还可进一步提供网络服务，为下一步电子商务的全面实施打好基础。二、系统特点1、简单易用系统具有具有易用性，非常容易实施。无须专业的技术人员就可操作、维护。从而更易为使用者所接受，降低推广难度，减少培训的工作量，在最短的时间内让非专业人员轻松上手。系统强调的用户界面的友好性和易用性。2、高度灵活性与可自定义性系统提供了高度的灵活性和可扩展性。用户可以进行工作流设置，使所有使用人员能够按照自己的业务流程随心所欲的设置各种工作流，包括发文、收文、审批、签发等通用工作流和结合自身业务特点的业务工作流。3、全面支持Internet/Intranet基于B/S架构的系统，面向Intranet/Internet，具有内在的支持协议的功能，能够通过该系统轻松的实现随时随地的移动办公。同时，利用Web服务和TCP/IP协议，实现跨地区办公，整合系统的资源，实时在线办公，提高办公效率。4、严密的多级管理权限功能根据操作人员的等级，实现多级权限管理员，保证了多层次的系统安全等级。三、功能模块介绍一、日常办公日常办公模块是各个员工共有的办公管理模块，全面真实的结合了当前单位办公中的主要事务处理的过程和内容。1、公文管理：¨用户根据需要定制公文样式与流程；¨文档自动编号生成体系：可让用户定义任意的文档号模式（包括缀字、年、月、流水号的任意组合）；¨提供所有公文（如收文、发文、申请、呈报等），从拟稿（登记）开始直至办理完毕后自动归档全过程的自动流转管理功能；¨提供催办、改发、收回等全过程实时流转监控功能；¨根据本单位情况定制安全控制机制，保证文件不被未授权的人处理；¨根据人员出差情况，做出提示，并提供所有工作流、文件处理的替代方案。(1)收文管理模块内容：包括收文登录（包括全息信息）、收文拟办（自动形成拟办意见）、收文的跟踪运转以及办毕文件的归档处理。可通过网络接收其他单位发来的文件，自动录入数据库，避免数据的重复录入。提供方便、灵活、直观的文件批示处理。模块概述：根据单位收发公文及处理规程，来文由机要室（通过浏览器方式）登记、采集，再（通过浏览器方式）由办公室领导填写拟办意见、会办意见及阅知单位等，发送给拟办人办理。拟办人在填写完办理意见后可以按照缺省的办理流程提交公文，也可以自己填写协办人及阅知人。在公文的整个审批流程结束后，将被自动发送到档案室由档案员归档入库。收文管理模块在网上实现来文的签收、批分、圈阅、批阅、承办、会办等工作，并由系统自动完成办理过程中的超期提示、催办、办结通知，以加快办理过程。从来文登录到归档立卷，系统为您减轻工作负担，真实记载公文办理的轨迹，提高了工作效率。同时，利用数据库自动保存整个处理流程，并提供方便的全文检索功能，既保证所有数据都记录在案，又解决了历史文档难以追朔的难题。(2)发文管理模块功能：包括文件起草人拟稿、部门领导审稿、单位秘书核稿以及单位领导签发文件，可自动生成发文号，形成红头文件。在上述发文的整个形成过程中任何人对文件的修改均记录在案，每个人修改的部分都以不同颜色显示，并可打印出修改人和修改时间。形成的发文可作为电子公文，发往各地任何一个联网的单位。模块概述：根据单位发文规程，各处室（通过浏览器）在起草完文稿后填写公文拟稿单，在拟稿单中需填写会签处室、公文密级、附件数及拟稿人等，填写完毕后文稿将被发往会签处室或办公室（办公室一般先由秘书审稿，再由主任审核）。会签处室或办公室填写意见，或在原稿中用不同的笔色披阅编辑，选择或填写会办人名单，将文稿发送到各会办人。会办人会签完毕后，文稿被发送到负责领导处签发，签发后的文稿将发送到打字室打印及发送到档案室归档入库。发文管理模块利用网络优势，在网上实现各种公文的起草、拟稿、核稿、会稿、会签、审核、签发、文印工作，最后由系统自动完成发文的登记、编号、归档、立卷。办公人员只须完成草拟、更改、审阅、评论等工作，系统自动记录每一个流程的责任人、时间和改动信息。我们的研发小组经过长期的实地调查，实现了发文办理从拟稿、核稿、会签、送审、签发、编号打印、用印、登记和分发等全过程的自动化；对多媒体信息如文字，扫描文件、图纸、声像等，均提供了妥善的处理和管理方案。操作流程和界面环境也更加符合实际流程和协同工作环境，为单位事务的电子化处理提供了切实有效的解决方案。(3)传真管理模块功能：传真登记、传真发送、传真查询、传真收取、传真分发、传真设置、传真归档模块概述：集中式处理大量收发的传真内容，把传真纳入标准的公文管理范畴，所有收、发传真信息都保存在数据库中，方便查询和管理。节省话费和人力。保证传真稿件的安全、可靠送达和收取。(4)签名管理功能模块：签名录入、密码设置、信息认证、使用查询模块概述：管理领导的签名及公章，并利用数字认证技术，提供所有签名或者公章的认证查询。通过扫描的方式将领导的手写体签名预存储在系统中，并进行加密处理，当领导签发文件时，将此数据附加在文件上；对需加盖单位公章的文件也可按此方法，经领导电子签名后，公章管理人员输入公章使用口令方可加盖。收文人员点击签名或者公章，利用签名认证功能确认签名和公章的有效性、日期、地点、相关人员等内容。2、档案管理档案管理集中处理所有办理完毕的公文和其它待归档的文件。按照国家档案管理的有关法规，进行标准的档案管理的建档、归档、分卷、索引、查阅等工作。由于采用了强大的数据库索引和存储管理，能够充分利用电子化文档的管理优势，使所有档案的查询、外借和归还等操作变得非常方便迅速。系统提供简单易行的备份机制，使所有资料信息能够完整、安全的得到保存。收发文管理模块归档过来的文件可以直接以任何方式组成案卷，其它文件在登记处理后也可进行同样的案卷操作。丰富的组卷手段：提供了常规的立卷，组卷、分卷、合卷、卷内文件调整等多种案卷操作，根据卷内文件的信息自动拟制案卷标题。提供与分类表内容无关的分类组卷方式，既可以使用国家或行业颁发的分类大纲，也可以使用单位自己定义的分类表。提供丰富的打印功能，可以打印案卷目录，卷内文件目录，案卷封面，卷内备考表以及著录卡片等。支持档案的编研工作。同时利用先进的全文索引技术，能够对所有档案进行非常方便的模糊检索、组合检索、分类检索和条件检索。提供了借阅申请、借阅审批以及借阅监控等借阅功能，使得档案的价值得到充分的体现。并可根据各种数据，比如档案来源以及按照读者借阅情况等的进行统计和查询。利用系统集成档案管理和办公自动化的优势，档案室的档案管理与立卷部门联网，由他们将本部门的文件材料输入计算机，档案室工作人员给立卷部门编一个密码，当部门需查阅管辖范围内的档案时，输入密码即可调阅，其他部门则不能查看，既符合保密规定，又从根本上保证了部门立卷制度的落实。2、考勤管理明确每个人的出勤率、请假事由，同时结合出差管理、（公文流转中的）状态查询等功能。可以使整个办公协作达到一个流畅的境界。利用数据库查询和统计的功能，考勤结果直接和单位的工资管理系统结合起来，减少手工因素造成的错误和效率低下的问题。所有人员上班进入系统登记，同时人员状态改为在岗。下班退出登记，人员状态相应地改为离线。如果请假审批通过，在请假时间内，会反映出对应状态中的请假事由、时间等内容。如出差在外，则反映出出差地点、出差时间、联系方式等内容。便于领导和下属了解职工的目前状态，安排相关的工作代办等事宜。3、会议管理会议管理实现了会务信息、会议纪要、会议资源的统一安排和管理，提供会议计划、人员、时间、地点、会议通知、会议纪要管理、会议资源网络预定等会议全过程的管理功能。其功能包括：会议计划：根据特定主题和需要，发起一个会议计划，安排参加人员、时间、会议资源、会议材料等内容，形成会议申请，呈请相关领导审批。会议审批：有关领导审批会议申请，进行回复。会议通知：根据审批通过后的会议申请，自动生成会议通知，发送给与会人员。会议安排：根据被通知人员的反馈，形成会议安排，加入到待召开会议列表中。同时，自动在所有与会人员、领导的日程安排中添加相关内容。会议室管理：根据会议安排情况，对每个会议室进行会议室大小，相关资源（比如幻灯机，麦克风，投影仪等资源）、相关负责人、后勤支持等方面的管理和设置。避免会议冲突、会议资源冲突等引起会议延迟、取消等情况。同时，向会议发起人员和领导报告会议室情况。会议记录：由会议秘书记录会议情况，会议形成的决议、草案、备忘录、共识等内容，输入到会议信息中。会议决议审核：会议记录在会议秘书起草后经过拟稿、核稿等工作流程报领导审批，形成会议决议并下发有关人员。会议记录归档：会议记录归档，由档案室统一存放管理。会议统计：统计所有会议情况、与会情况、形成的决议情况。会议查询：查询所有历史会议情况、相关决议和记录、待召开会议情况。4、出差管理在企事业单位的公文流转过程中，对人员的管理是一个关键部分。人员出差管理系统不仅完善了系统的管理机制，而且避免了由于人员的变更或出差而引起的文件流转的不畅。功能模块：出差申请经费预估出差目的出差结果报告出差期间的事务处理出差审批在公文管理系统中，无论是