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目录第一章秘书事务------------------------------------------------3第一节来访接待及电话接听规程---------------------------3第二节办公请示管理------------------------------------4第三节办公会议管理------------------------------------4第四节公文的管理--------------------------------------7第五节法律事务管理------------------------------------8第六节合同处理规程------------------------------------10第七节月行例事管理------------------------------------11第八节档案管理----------------------------------------12第九节印章、介绍信管理--------------------------------15第十节通讯管理----------------------------------------17第十一节公司客车管理----------------------------------18第十二节名片、报刊、复(油)印管理----------------------19第十三节计算机使用管理--------------------------------20第二章督察审计-----------------------------------------------21第一节内部审计----------------------------------------21第二节内部督察----------------------------------------22第三节信访管理----------------------------------------24第四节礼品、礼金的管理--------------------------------25第三章公共关系------------------------------------------------25第一节信息的管理--------------------------------------26第二节检查采访的接待----------------------------------26第三节形象、宣传类文章的管理--------------------------28第四节新闻节目的编辑----------------------------------29第五节来宾的接待--------------------------------------29第六节关系人档案的管理--------------------------------30第七节公关宴请----------------------------------------31第四章组织协调-------------------------------------------------32第五章保密规定-------------------------------------------------33第六章员工举报和合理化建议、意见的奖励规定---------------------332总则为规范办公程序，明确职责，充分发挥办公室的规划、协调、督审、信息反馈职能，提高公司整体的管理水平，特制定本制度。第一章秘书事务第一节来访接待及电话接听规程一、来访接待规程㈠预约来访的接待程序1.对按约来访者，可请示总经理(副总经理)确定会见地点，并按规格接待。2.对提前的来访者，可请其在接待室等候，以茶水、果品招待；在总经理(副总经理)不忙的情况下，可请示是否提前会见。3.遇总经理(副总经理)召开重要会议或会见重要宾客且时间较长时，应请示是否延期会见，以便及时通知。㈡未预约访问的接待程序1.礼貌询问来人姓名、单位及来访目的。2.判别来访目的，需总经理处理的来访，请来人在接待室等候，可以说：“您请稍等，我去看看某总在吗?”；非总经理处理的来访，电话告知有关部门做好接待准备，可陪同或指引来访者前往。3.敲门进入总经理(副总经理)办公室，汇报来访者的姓名、单位和来访目的。4.总经理(副总经理)同意会见，按总经理(副总经理)意见安排。5.总经理(副总经理)不予会见或来访者不肯告知姓名、单位及来访目的，应婉言告知来访者，“对不起，某总外出不在，有什么事我可以转告吗?”(请下次预约后再来，好吗?)。二、电话接听规程1.接听电话，首先问好，并自报部门：“您好！华宇购物中心，请讲。”2.倾听对方讲述，如对方要求与总经理(副总经理)通话，则了解对方姓名、工作单位及来电目的。3.判别来电目的，属总经理电话，记清单位、姓名及来电意图后，请对方稍等，可以说“请稍等，我去看某总在吗?”；如非总经理电话，则将电话转至有关部门，可以说“对不起，您这件事属于某某部门管理，请拔打#######”。4.敲门进入总经理(副总经理)办公室，汇报来电人的姓名、工作单位及来电目的，并请示是否接转。5.总经理(副总经理)同意接听，则将电话转接总经理(副总经理)办公室。6.如总经理(副总经理)不在、不予接听或对方不肯讲出自己的姓名、工作单位及来电目的，可婉言拒绝：“对不起，某总不在，您有什么事可以转告吗(请留下您的电话，等某总回来给您回电话好吗?)”，并记下对方留言、电话号码转呈总经理(副总经理)。3三、其它1.对于无理取闹或怀有不正当目的的来访者，可直接与物业保卫部联系；情形严重者，可拨打110报警。2.未经同意，不得擅自向来访、来电者提供总经理(副总经理)直拨电话、移动电话、无线寻呼机号码和名片及家庭住址、电话；不得擅自回答来访、来电者有关公司经营管理和其它未公开情况的询问；不得擅自带领来访者进入总经理办公室或允许来访者在公司机密区域驻留，取阅办公材料、物品。如有违反，按公司有关规定惩处。3.总经理来访、来电接待要做到规范、得体，态度既不冷漠，也不过分谦卑，充分体现公司的良好形象。第二节办公请示的管理一、办公请示的范围1．制度无规定或规定不明确的事项；2．需经上级审批的工作或事项；3．需经上级阅批的工作计划、工作报告；4．非本部门可以独立处理的工作或事项；5．超越本岗位职责职权范围的工作或事项；6．难以确定性质、分清责任、作出判断的问题。二、办公请示的处理程序和要求1.办公请示处理包括提出和受理(研究、答复)两种情况，实行有直接隶属关系的下级向上级提出或上级向下级答复的程序。2.办公请示须以“请示报告”的形式提出，内容包括：⑴请示事项的概况及需解决的问题；⑵请示人的处理意见或建议；⑶相应的依据、必要的附加材料。3.受件人接到请示后，在保证科学、准确和有效的基础上，在二日内予以答复(因公出差或法定休假不予计入)，答复应意见明确、条理清楚、便于理解和执行；超过二日未给予答复，受件人应负相应责任，对于重大事项可越级反映。4.对有特定时限要求的请示，应遵循迅速、快捷的原则，尽快做出处理。5.需向总经理和副总经理提出的请示，由办公室做好登记工作，同时转呈总经理或副总经理。第三节办公会议的管理公司会议由办公室负责管理，有关部门配合。一、会议类别1.总经理办公会议4是总经理为研究和处理公司日常经营管理而定期举行的会议；参加人员有总经理、副总经理、总经理助理、办公室主任、秘书、各部经理等；办公会议一般每星期召开一次(星期二)，遇紧急事项可随时召开。2.经营会议由总经理或分管副总经理主持召开的一个部门或几个部门参加的会议，共同分析、策划业务活动，进行业务沟通，达到加强管理，实现经营目标；一般每半月召开一次或根据需要随时召开。3.部门会议由部门经理主持召开的对本部各项工作进行沟通、策划和决策的会议；参加人员为本部门主要课员和有关人员，一般一周或两周举行一次。4．专题会为讨论某一专项问题，或为了解某一现状，而邀请有关人员参加的会议，目的是了解情况，倾听意见，沟通信息，解决问题；会议的规模、时间视会议要求而定。5．其它会议公司职工代表大会以及联欢会、茶话会等文娱交流性会议、临时性会议等。二、会议的组织工作⑴会议预案会议前必须周密地制定会议预案，即会议的筹备方案。a.会名：明确开什么会；会名与内容要相符，妥贴恰当。b.议题：对会议要讨论的问题应心中有数，确定议题；会议一般不讨论没有列入议题的问题。c.会期：会议时间长短要和议题内容联系起来考虑，提倡开短会。d.出席范围：出、列席会议的成员要根据议题来确定。e.议程和程序：规模较大或较为严肃的会议都需要有一定的议程和程序；开会时；主席台上人手一份，并将议程告知与会人员。f.会场布置：包括坐席安排、会标、标语、花卉置放、音响效果、照明通风控制、录音录像、摄影、茶水供应等；会场的布置应与会议的规格、规模等有机结合起来，并营造一定的气氛。⑵材料准备准备会议材料，做到与会人员人手一份；大型会议，应准备总经理发言文稿。⑶会议通知会议通知要明确六个要素，即会名、议题、会期、起始时间、地点、出席范围、议程，通知要提前发出。⑷会前检查会前，按会议议程逐项检查会议的准备工作，重点是材料的准备和大型会议会场的安排以及意外情况的应急。⑸会间服务发放会议资料，做好签到和会议记录；对于中型和大型会议，还要考虑安排供应餐饮等服务；如会议中临时调整议题，临时增加与会人员，或发生其它特殊情况，要采取应急措施，做好会议调度工作。⑹会后工作5a.编写会议纪要或简报，上报或下发。b.向未到会的同志传达会议概况和决定。c.会议文件立卷归案。d.对于会议形成的决议，要协调有关部门进行落实，并将执行情况上报总经理。三、会议的文字工作一般有拟订会议预案，起草会议通知，撰写会议工作报告，做好会议记录，编发会议简报和撰写会议纪要等。1.会议记录是会议真实情况的反映，也是检查会议决定事项执行情况的依据，包括两部分的内容：⑴记载会议的组织情况：会议名称、时间、地点、主持人、出席者、缺席者、列席者、记录人；上级来人要注明其职务。⑵记载会议的内容：会议议题、议程、讨论发言、形成的决议，特别是主持人的结论性意见要如实记录。会议记录的注意事项：a.会议记录必须真实、准确、全面、完整(会后应及时检查、补正、核对)，不得随意增删改动。b.遵守保密制度，不得随意泄漏会议内容；记录本必须妥善保管，不得外传或遗失，并定期归档。C.记录文字做到字迹清晰，条理通顺，规范一致，便于阅读。2.会议纪要会议纪要应根据会议的宗旨和议程，用准确而精炼的语言概述，内容包括：⑴会议情况简述：会议类型、时间、地点、出列席者和主持人等，也可在这部分提及会议所讨论的议题。⑵会议的主要精神：对某项工作情况的分析，取得的成绩，存在的问题，对会议讨论问题的结论性意见，解决问题的措施、办法和要求等；如会议讨论议题较多，可分条列出，写明讨论结果和决定事项。四、会务设施、设备和用品管理会务设施：会议室、其它场地。会务设备：会议室内的桌椅、家具和各种电器、音像设备、照明设备。会务用品：会议用茶具、水瓶、烟缸及装饰用品。会务设施、设备和用品的管理权归属办公室，借用会务设施、设备和用品应事先提出申请，由办公室统筹安排；未经同意任何部门或个人不得擅自动用。五、对于外来性会议的管理经批准召开的外来性会议，由办公室负责提供会务设施、设备和用品，并协助会议管理工作。六、公司会议的管理1.办公室按照会议的日程安排和既定的与会人员名单，于会议召开前一日通知有关会议召开的具体时间、地点及应准备的材料等事项。2.办公室于会前1小时，完成会议场地的布置工作，根据会场布置要求和参加会议人数，安排好桌椅数量、摆放次序，并落实、调试好话筒等会务设备。63.办公室会务人员于会议开始前15分钟到达会场，做好会议考勤工作，登记到会人员姓名、到会时间。4.出席会议的人员必须于会议开始前5分钟，在会议考勤表上签名报到；无特殊情况不得迟到。5