监理档案归档、资料管理办法

1施工监理档案、资料归档管理规定第一章总则第一条依据国家档案法、国家建设工程文件归档整理规范标准（GB/T50328-2001），为了规范公司施工监理档案管理工作，结合本公司工作实际，对公司档案管理办法中基本建设类档案进行修订，制定本规定。第二条施工监理资料分类施工监理资料分为按档案保管和资料管理两类，按工程类别存档期限分为30年、8年、3年。（一）按档案管理存档期限为30年的工程。（1）施工技术要求高，施工难度大、结构复杂的大型公共建筑、列入监理计划单体投资额在5000万元以上（含5000万元）的工程。（2）涉及高温、高压、易燃、易爆的化工、采气及桥梁且投资额在1000万元以上（含1000万元）的工程。（3）列入国家、集团公司、地市级以上且投资额在1000万元以上（含1000万元）的重点工程。（4）每年11月份由工程管理处将本处室拟归档的监理工程填入《监理工程归档类别清单》中，报公司监理档案、资料审查领导小组审查确认归档类别和保存期限，形成公司《监理工程归2档类别清单》，由工程管理处、综合办公室按照公司《监理工程归档类别清单》及时组织存档和接收。（二）按资料保存，保存期限为8年的工程。（1）采用新材料、新技术、新工艺，新设备的单体投资在1000万元以上的工程。（2）施工技术要求高，施工难度大、结构复杂的大型公共建筑、列入监理计划（单体投资额在5000万元以下）的工程。（3）投资额在1000万元以下且涉及高温、高压、易燃、易爆的化工、采气及桥梁的工程。（4）投资额在1000万元以下且列入国家、集团公司、地市级以上的重点工程。（三）按资料保存，保存期限为3年的工程。（1）油田道路、住宅小区综合整治、老区改造及其他维修改造项目工程。（2）未列入1、2项规定的其他项目工程。第二章归档要求第三条归档内容及范围要求（一）尚未存档的所有监理工程资料归档严格执行《大庆仟环工程管理服务有限公司施工监理档案资料归档管理规定》，旁站记录与平行检查记录附在对应的报验单后面，具体内容见附件31、2。（二）在施工监理过程中的监理资料应按监理规范、上级主管部门规定和公司管理办法的要求做好日常管理，以备正常监理验收和业务主管部门、业主、公司考核等各种检查时使用。（三）归档的文件材料应是原件，必须用碳素墨水、蓝黑墨水书写，或用电脑打印。不得用圆珠笔、铅笔、彩色笔、纯蓝墨水等字迹填写内容。（四）要保证卷内文件材料的真实性和准确性，卷内文件材料如有需要签字、盖章的，要保证签字和盖章手续齐全、印迹清晰。第四条组卷要求（一）归档的监理材料应按年度、工程项目种类（民用、市政、化工、管道等）分类组卷。并以案卷形式移交，同时要保证案卷封面、卷内目录、卷内备考表等项目的填写齐全、准确。（二）在对档案材料进行组卷时要以监理合同为依据。一项监理合同可能包含多个单项工程。共用部分（存档目录中第一、二、三大项）按合同项统一组卷，其他部分按单项工程组卷。当一个工程项目的档案材料过厚时（每卷的厚度一般不宜超过25mm），可组成两卷或若干卷。卷内文件材料的排列要遵循工程项目文件材料形成的规律。（三）卷内文件材料要编写页码，页码的编写要符合以下标准：4（1）卷内文件材料凡有书写内容的页面均应编写页号，空白页不编写页号。所编页号采用打号机打印，用阿拉伯数字从1起自然流水开始依次编写。（2）单面书写的文件材料，在右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角、反面在左下角编写页号。（3）漏编页号时，可在漏编页前页号的后面加“-”及所漏页号来表示（如第6页漏编，则在第5页标：“5-6”，同时在卷内备考表中注明“6为漏页”或“5-6页为一页”）。页号编重时，在重页的各页号后面用括号编顺序小号（如第5、第6两页都编成第5页时，则编为5（1）、5（2）页，并在备考表中注明“第5页共两页”）。无论编重页号或是漏编页号，备考表中除有上述说明外，还要说明本卷总共实有页数。（四）每卷档案要附卷内目录，卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前，不编写页号，每卷目录与本卷内容相符，用打印机打印。（五）卷内备考表要注明卷内文件材料的件数、页数以及立卷人监理工程师、检查人总监等项目，排列在卷内文件材料的尾页之后。第五条装订要求（一）档案材料装订时，案卷封皮使用监理档案大卷皮（297mm×210mm），用白色线绳三眼等距装订，文件材料下口和右口取齐，左口和上口可适当切齐，卷内文件材料不得露出卷皮5之外。（二）填写案卷封皮时，文字项目用碳素墨水书写或用打印机打成蜡纸刷印，用碳素墨水书写时要字迹清晰、字体规范。案卷封面各项目的填写要符合以下标准：（1）案卷名称：基本格式为：单位工程名称+文件材料名称。例如：××××工程检验记录土建、电气。案卷题名一行书写不下时可回行书写,但第一行要空两格书写。案卷题名的总字数不宜超过50字。（2）编制单位：填写卷内文件材料的形成单位或主要责任者（使用标准全称或通用简称），即某监理项目部。（3）监理时间：填写工程开、竣工时间（4号字）。（4）保管期限：按第一条规定填写（2号红色字体）。（5）密级（2号红色字体）：无密级。见附件3。第六条移交要求（一）企业归档移交目录填写：案卷题名：第一行填写监理合同名称及单体项目名称。相应卷数。在下一行分别填写本工程或单体项目工程名称本册目录及页数。在工程检验记录后加专业名称。例如：工程检验记录土建或电气、工艺等。以便查档快捷。具体见附件4。（二）编制档案移交目录，交电子版并打印一式两份，由验收组长在移交目录上签字确认后归档，再到档案室办理交接，双方签字盖章。监理部一份，总监保留一份。6第三章附则第七条其它要求（一）各年当年竣工的工程项目要求在次年3月底前必须完成存档工作，以避免因项目人员的变动导致档案不完整情况的发生。（二）工程资料管理执行国标《建筑工程施工质量验收规范》的项目监理档案归档内容按附件1执行。（三）执行省标《黑龙江省建筑工程资料管理标准》的项目监理资料归档内容按附件2执行。（四）监理档案收电子版，具体归档内容目录见附件1。第八条本办法自下发之日起执行，其中条款与公司《管理办法及制度汇编》中档案管理办法条款发生矛盾时，按本规定执行。附件：1.执行国标《建筑工程施工质量验收规范》的项目监理档案归档内容2.执行省标《黑龙江省建筑工程资料管理标准》的项目监理资料归档内容3.档案封皮、备考表填写样本4.档案交接文据75.企业归档目录6.监理业务手册样式7.竣工报告样式附件1执行国标《建筑工程施工质量验收规范》的项目监理档案归档内容[见卷内目录(一)]一、监理项目管理1监理投标技术文件2监理合同3监理规划（纸质和电子版同时归档）4HSE管理规划（纸质和电子版同时归档）5监理实施细则（纸质和电子版同时归档）6监理工作总结（纸质和电子版同时归档）7监理业务手册（原件和电子版同时归档，表格样式见附件6）二、监理指令1监理工程师通知单、监理工程师通知回复单2监理工作联系单3工程暂停令4工程款支付申请表、工程款支付证书三、监理内业1监理月报（纸质和电子版同时归档）82监理例会纪要（纸质和电子版同时归档）3监理日记（包括日常安全监理记录）4其它（包括情况反映等）四、审核签认文件1工程开工/复工报审表2施工组织设计（方案）报审表3分包单位资格报审表4特殊工种人员资质报审表5施工进度计划申报表6进场施工机具报审表7工程临时延期审批表8工程最终延期审批表9费用索赔审批表10工程变更单11经济签证12其它五、工程检验记录1施工测量放线报验单2工程材料/构配件/设备报审表3报验申请表（1）单位（子单位）工程报验申请表（2）分部（子分部）工程报验申请表9（3）分项工程报验申请表（4）检验批报验申请表（5）竣工报告（原件）（索取甲方规定的样式的原件，常用的市政建筑工程为《工程质量竣工验收记录表》，石油天然气工程为《石油天然气工业基本建设工程竣工报告》，表格样式见附件7）附件2执行省标《黑龙江省建筑工程资料管理标准》的项目监理资料归档内容[见卷内目录（二）]一、监理项目管理1监理投标技术文件2监理合同3监理规划（纸质和电子版同时归档）4HSE管理规划（纸质和电子版同时归档）5监理实施细则（纸质和电子版同时归档）6监理工作总结（纸质和电子版同时归档）7监理业务手册（原件和电子版同时归档，表格样式见附件6）二、监理指令1监理通知、监理通知回复单2工作联系单3工程暂停令4工程进度(结算)款报审表、工程款支付报审表三、监理内业101监理月报（纸质和电子版同时归档）2监理会议纪要（纸质和电子版同时归档）3监理日记（包括日常安全监理记录）4其它(包括情况反映等)四、审核签认文件1施工现场质量管理检查记录2工程开/复工报审表3工程技术文件报审表〔施工组织设计（方案）报审表〕4分包单位资格报审表5建设工程特殊工种上岗证审查表6施工进度计划报审表7()月、工、料机动态表8工程延期报审表9工程变更单、设计变更通知单、技术联系（通知）单10工程变更费用报审表、费用索赔报审表11临时签证报审表12其它（包括设计交底记录、图纸会审记录等）五、工程检验记录1施工测量放线报验单2见证取样和送检见证人备案书3工程物资进场报验表（包括进场施工机具报审表、设备开箱检验记录）114报验申请表（1）单位（子单位）工程施工质量竣工预验收报验表（2）分部（子分部）工程施工质量验收报验表（3）分项工程施工质量验收记录（4）检验批施工质量验收记录5旁站监理记录、监理抽检记录6不合格项处置记录7单位工程验收申请报告、单位（子单位）工程施工质量竣工验收记录（包括单位/子单位工程施工质量控制资料核查记录、单位/子单位工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录、单位/子单位工程施工观感质量检查评价记录、单位/子单位工程施工总结）8工程质量评估报告9质量事故处理资料（工程质量事故调（勘）察查记录、工程质量事故报告）10竣工报告（原件）（索取甲方规定的样式的原件，常用的市政建筑工程为《工程质量竣工验收记录表》，石油天然气工程为《石油天然气工业基本建设工程竣工报告》，表格样式见附件7）附件3档案封皮、备考表填写样本一、监理档案封皮填写样本：文字要求黑色打印粉刷，数字12用红色卡号4号数字。卷内页码黑色卡号，页数从1开始在右下角。1.工程名称2.案卷名称3.建设单位4.施工单位5.监理时间年月日起年月日止（数字3号）6.编制单位7.归档时间年月日8.保管期限长期（用红色章卡印）9.密级无秘级（用红色章卡印）10.本监理工程共卷，本卷为第卷，本卷共页（数字3号）二、备考表说明的填写：本保管单位内以编号科技文件材料共份页，其中文字材料份页，图样张，照片张，其它张。1.第一空填写说明：共多少份是指本卷目录里文件份数。如：本卷装监理项目管理1--7目录都有，填写共有7份。以实际装订目录份数为准。2.第二空填写说明：如果没有图纸与上空填写份数是相同。133.本保管单位技术审定人：填写总监。4.本报管单位文件材料变更过程：填写本卷有变更单就按实际填写否则不填。5.在卷脊下卡上本卷号。14附件4档案交接文据档案类别：监理档案交接原因：归档□产权变更□上、汇交□所属年度：年月至年月纸质档案特殊载体档案档案数量（卷/件）：永久长期短期合计：卷电子文件数量：照片：磁带：磁盘：光盘：底图：岩心：岩屑：无实体：其他：附：企业档案目录份页交接说明：1、工程名称：2、移交类别：档案移交单位（公章）：接收单位（公章）：移交人（签字）：总监签字并盖名章接收人（签字）：15附件5企业归档目录序号电子文件关联项题名*起日期*止日期*立卷单位*密级*保密期限保管期限*归档单位*页数件数提要备注互见号存放位置1**道路改造工程监理管理项目、监理指令、监理内业、审核签认文件2007-4-102007-12-20**道路改造工程项目监理部无密级3年**道路改造工程项目监理部2232**道路改造工程审核签认文件、工程检验记录2007-4-102007-12-20**道路改造工程项目监理部无密级3年**道路改造工程项目监理部3063**道路改造工程工程检验记录2007-4-