公务文书的写作与处理

文书工作事关管理效率主讲人朱锴公务文书的写作与处理公务文书的写作与处理目录第一篇公务文书的写作二、行文流程一、文书的分类二、公文的写作1、公文的一般格式2、请示的写作3、报告的写作4、请示与报告的区别5、请示与申请书6、通知的写作7、会议纪要的写作三、其他应用文的写作1、市场调查报告的写作2、备忘录的写作3、计划的写作4、总结的写作5、述职报告的写作四、公文常用特定用语简表第二篇公文的处理一、行文规则（一）行文关系（二）行文准则公务文书的写作公文的处理第一篇公务文书的写作一、文书的分类二、公文的写作三、其他应用文的写作四、公文常用特定用语简表一、文书的分类法定公文党的机关公文行政机关公文决议、决定、批示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要政治性权威性时效性程式性公文的特点二、公文的写作公文的一般格式请示与申请书的异同请示的写作通知的写作报告的写作会议纪要的写作请示与报告的异同1、公文的一般格式公文的结构、要素其他注意事项1）公文的结构、要素结构：文头、主体、文尾要素：发文机关、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等文头部分（眉首）公文的文头，又称版头，包括文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级和份号等项内容。位于公文首页上端，一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。××××文件×××〔2005〕1号签发人：×××特急机密★一年00001文件名称，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。发文字号左空一格，签发人右空一格。“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。只有上行文才需注明签发人。紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”××××文件×××〔2005〕1号特急秘密行政机关公文眉首××××文件×××〔2005〕1号特急秘密★党的机关公文眉首主体部分公文的主体，是公文最主要的部分，其格式包括标题、主送机关、正文、发至级限、附件、发文机关、印章和成文年月日等内容的规定。××××文件×××〔2005〕1号签发人：×××特急机密★一年00001公文标题，红色反线下空2行，2号小标宋体字。主送机关，标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格。××××请示××××：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××附件，在正文下空1行左空2字标识。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识附件成文日期右空4字，中文小写。公文如有附注，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。×××××××。附件：1.×××××2.××××××二○○五年四月二十日（发至××级）加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。○○当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上。×××××××××××××××××二○○三年二月五日当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识此页无正文的方法解决。×××××。（发至××级）二○○三年二月五日联合上报的公文，由主办机关盖印；联合下发的公文，发文机关都应盖印。（此页无正文）（发至××级）二○○三年二月五日此页错误文尾部分（版记）文尾部分包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、附注和页码等内容的规定。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。公文应标主题词，上行文按上级机关要求标注。×××××。（发至××级）二○○三年二月五日主题词：×××××××抄送：××××××，×××××，×××××××××××。×××办公室2005年4月20日印发抄送机关左空1字，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。－2－信函式格式发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗)，两条线长均为17cm。每行居中排28个字，首页不显示页码。××××××××公司30mm×××〔2005〕1号关于××××的函秘密特急20mm会议纪要格式××××会议纪要会议纪要不加盖印章。其他要素与公文的一般格式相同。2）其他注意事项A、公文用纸一般使用纸张定量为60g/㎡－80g/㎡的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%－90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5－9.5。B、公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，。C、印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。××××文件×××〔2005〕1号签发人：王二小特急机密★一年00001××××请示××××：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××D、字体字号3号仿宋体字文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字3号黑体字小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于22mm×15mm（高×宽）3号楷体字2号小标宋体字××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。×××××××。附件：1.×××××2.××××××二○○五年四月二十日（发至××级）3号仿宋体字×××××。（发至××级）二○○三年二月五日主题词：×××××××抄送：××××××，×××××，×××××××××××。×××办公室2005年4月20日印发－2－3号黑体字3号仿宋体字4号半角白体阿拉伯数码请示是下级组织向上级组织或业务主管机关请求指示、批准时使用的公文。2、请示的写作。标题：上款：正文：落款：发文机关+事由+文种（请示）可省略主送机关（只限一个）缘由事项结尾语上级的精神、下面的情况请求的事项妥否，请批复。（当否，请批示。）发文机关时间（中文、全称：二00四年十月十日）请示的写法：例文关于《会计人员职权条例》中“总会计师”是行政职务或是技术职称的请示财政部：国务院1987年国发［1987］××号通知颁发的《会计人员职权条例》规定，会计人员技术职称分为总会计师、会计师、助理会计师、会计员四种；其中“总会计师”既是行政职务，又作为技术职称。在执行中，工厂总会计师按《条例》规定，负责全工厂的财务会计事宜；可是每个工厂，尤其是大工厂，授予总会计师职称的人有四五人，究竟由哪一位负责全厂的财务会计事宜和执行总会计师的职责与权限呢?我们认为宜将行政职务与技术职称分开。总会计师为行政职务，不再作为技术职称；比照最近国务院颁发的《工程技术干部技术职称暂行规定》，将《条例》第五章规定的会计人员职称中的“总会计师”改为“高级会计师”。以上认识是否妥当，请指示。××省财政厅一九八八年×月×日报告是下级组织向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时使用的公文。3、报告的写作标题：上款：正文：落款：发文机关+事由+文种（报告）可省略主送机关（不限一个）缘由事项结尾语上级的精神、下面的情况报告的事项特此报告。发文机关时间（中文、全称：二00四年十月十日）报告的写法：例文关于粮食政策性财务挂账停息的报告国务院：根据中共中央、国务院关于妥善解决粮食财务挂账问题的一系列文件精神，结合各地清理粮食财务挂账的实际情况，经过反复研究，对粮食财务挂账实行停息的有关政策提出如下意见：一、停息的前提条件。……二、停息的原则解决。……三、停息的时间和办法。……四、凡是停息后再新增加粮食财务挂账的省、自治区、直辖市，中央财政将从核定的停息基数中相应扣除新增挂账。五、有关粮食挂账停息的具体财务处理办法由财政部会同有关部门另行制定。如无不妥，请批转各地各部门执行。财政部审计署内贸部中国人民银行国家粮食储备局一九九四年九月二十一日1）行文时间不同；2）行文的目的与作用不同；（有无批复）3）内容不同：请示的上款只有一个，报告不止；请示一文一事，报告可一文多事。4、请示与报告的区别申请书是个人或集体向组织表达愿望、向机关、团体或领导提出请求时使用的文种。1）主体不同。2）反应不同。5、请示与申请书。通知是批转下级组织、转发上级机关和不相隶属机关文件、发布规章、传达要求下级机关和有关单位需要周知或共同执行的事项、任免和聘用干部时使用的文种。6、通知的写作。标题：上款：正文：落款：发文机关+事由+文种（通知）可省略主送机关要素要求结尾语时间、地点、谁、事项等其它要求的事项特此通知。可省略发文机关时间（中文、全称：二00四年十月十日）通知的写法：例文关于召开全省民政工作会议的通知各市人民政府、行政公署，省直各单位：为了贯彻全国民政工作会议精神，省政府决定召开全省工作会议。会议的主要议题是：传达学习全国民政会议的主要文件和领导讲话，讨论研究贯彻的意见和措施，请你们提前做好准备。参加会议人员：各市人民政府、行政公署分管民政工作的领导同志和各市、行署的民政局长，省直各单位的负责同志。会议拟开五天，地点××宾馆，于八月十五日前来报到。××省人民政府办公厅××××年×月×日1）区分公文通知和一般性通知。2）要素交待要齐全。注意的问题：记载和传达会议情况和议定事项时使用的文种。7、会议纪要的写作。1）宣布会议决议的；2）综合会议内容的；3）学术会议的。会议纪要的分类：标题：开头：主体：结尾：时间：会议名称+纪要开会的依据、目的、背景、时间、地点、名称、范围、主持人、参加人员、出席的领导、讲话人、会议基本议程、主要活动、主要收获等。会议研究、讨论的问题和决定事项的内容。希望、号召。中文、全称：二00四年十月十日会议纪要的写法：例文××省人民政府办公厅关于食糖储备工作会议纪要一九××年×月×日，省政府办公厅召集省经委、贸易厅、财政厅、工商银行研究了省级食糖储备问题。秘书长×××同志主持会议。参加会议的有×××、×××等同志。现将会议确定事项纪要如下：一、当前食糖资源短缺，供应紧张，为保证我省市场消费和轻工食品生产正常进行，加强对食糖的调控能力，一致同意建立省级食糖储备制度。二、省级食糖储备暂安排2吨，由省糖酒茶叶公司落实货源。三、……四、……一九××年×月×日例文绵阳市人民政府会议纪要绵府纪要［1997］18号______________________________________________________________________________严厉打击制贩注水猪肉会议纪要1997年4月3日下午，在市政府二会议室，向正副市长主持召开了严厉打击制贩注水猪肉的专题会议。参加会议的有：市政府副秘书长李有全、姜涛，市府财办副主任张德怀，市技术监督局局长张克勤、副局长李方侠，市公安局副局长张梁，市工商局副局长杨纯忠，市卫生局副局长辛林平，市物价局副局长段启华，市畜牧食品局纪检组长邓方培和市中级法院办公室副主任赵永华等。现将会议议定事项纪要如下：一、进一步提高认识，加强组织领导。……二、完善制度，规范行为。……三、加大打击力度。……四、加强宣传。……(记录整理：殷剑川)______________________________________________________________________________发：各县(市、区)人民政府，高新区管委会，市政府有关部门。送：市委办公室，市人大常委会办公室，市政协办公室，市中级法院，市级各新闻单位。1）明确会议纪要的素材和宗旨；2）突出会议中心；3）注意吸收正确意见；4）按不同使用目的恰当使用不同的用语；5）条理化，理论化；6）忠实于会议