档案管理学

名词解释1、来源原则所谓来源原则就是：“把同一机构、组织或个人形式形成的档案作为一个整体加以管理的原则。”对来源原则可以简单理解为，产生于一个特定机构或组织的全部档案应集中保存，不能把它与其他来源的档案相混合。2、全宗原则全宗原则是来源原则的具体化，全宗原则是将一个全宗的档案看作一个有机整体，并以这一有机整体的不可分散性作为基本的管理原则提出。3、档案价值的鉴定工作所谓档案价值的鉴定工作，就是档案馆（室）按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保管期限的一项工作。简单地说，就是判定档案价值，决定档案存毁（生死存亡）的工作。它是档案工作的业务内容之一，是档案馆（室）的一项专门业务。4、档案保管期限表（必考)档案保管期限表，是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性文件。它是档案室、档案馆鉴定档案价值和确定档案保管期限的依据和标准。5、全宗全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的档案整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。6、立档单位立档单位是构成档案全宗的国家机构、社会组织、个人或生产建设、科研项目的组织者，通常称为“全宗构成者”。7、个人全宗个人全宗是社会知名人士（如社会活动家、科学家、艺术家、教育家、企业家、英雄模范等）在其一生活动中形成的档案整体。8、档号档号是档案馆（室）在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的代码。档案通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。9、档案代理卡档案提供利用和档案馆（室）内部工作，有时需要将库房中已排架分类的档案，暂时移出库外。为了便于库房管理，工作人员掌握档案流动情况和进行安全检查，可以填制一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是通常所说的代理卡或代卷（件）卡。10、全宗卷全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，以全宗为单位，由说明全宗历史情况的有关情况的有关材料组成的专门案卷。包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、档案管理新技术应用等方面的材料。全宗卷就是档案之“档案”，就是管理档案形成的档案。11、全宗名册全宗名册是用来统计档案馆保存的全宗数量，并固定全宗顺序号的登记册。12、全宗单全宗单是档案馆比较重要的一种综合性登记文件，具体地反映了每个全宗档案的全面情况。它是统计全宗情况最基本的原始资料。13、全宗卡片全宗卡片是全宗单的简化形式，它用来统计每一个全宗档案的情况。卡片由档案馆填写，并向档案行政管理部门报送，其格式和内容国家档案局已有统一规定，应由各级档案行政管理部门统一印制全宗卡片，下发所属档案填报，卡片由档案行政管理部门管理使用。14、档案著录档案著录是指在编制档案目录时，对档案的内容和形成特征进行分析、选择和记录的过程。所谓内容特征，就是对档案主题的揭示，表现为档案的分类号、主题词、提要等纪录项。所谓形式特征，包括档案的作者、形成时间、地点、档号、文种、载体等。15、索引索引是将文件或案卷中所反映的某一内部或外部特征分别摘录、注明出处，以一定的顺序编排而成的检索工具。16、档案目录中心档案目录中心是指按照一定历史时期、区域、专业系统汇集档案目录信息，以统一的目录体系提供各种档案目录信息服务的工作实体。17、大事记大事记是按照时间顺序记载一定范围内（地区、领域、系统、人物），在一定时期发生的重大事件和重要活动的参考材料。18、人事档案人事档案是组织、人事、劳动（或人力资源管理）部门在人事管理活动中形成的，记述和反映人员经历、德能勤绩和工作表现的，以个人为单位集中保存备查的各种方式和载体的历史记录。19、档案信息化档案信息化是指应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程，亦有档案信息化工作、档案信息化建设、档案管理信息化、档案工作信息化等称谓。档案信息化是国家信息化、地区信息化、行业信息化和机构信息化的重要组成，也是当代档案学理论和实践的核心任务。20、电子文件电子文件，又称数字文件，是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。各章考点绪论1、苏联的档案工作的理论与实践，对我国档案学的建立与发展起到了至关重要的作用。2、1958年，中国人民大学历史档案系翻印了新中国成立前出版的有关档案学旧著13本。3、1956年4月16日国务院颁发了《关于加强国家档案工作的决定》，把档案学列为该规划的独立学科之一。4、陈兆祦主编的《档案管理学》的出版，标志着具有中国特色的档案管理学著作的问世。5、档案管理学研究的基本内容：（1）以档案收集为重点的档案馆（室）藏建设；（2）档案的日常管理、整理、鉴定、保管的业务原则、技术与方法；（3）档案的检索与编研；（4）档案的利用服务；（5）档案的综合管理与组织；6、1985年8月国家教委和国家档案局在成都召开的全国档案专业教育改革座谈会上正式确定把“档案学概论”从“档案管理学”中分离出来，作为高校档案专业的一门独立的基础理论课。第一章1、档案实体管理是指针对处于实体状态的档案所进行的一系列管理工作。（填空）2、档案实体管理的内容主要包括档案的收集、整理、鉴定、保管和统计。（填空）3、在档案实体管理过程中应遵循来源原则、全宗原则、有机联系原则以及保管和利用方便原则。（简答）4、遵守来源原则是档案实体管理的理论与实践的基础，如不遵守来源原则，全部档案工作只能是任意的、主观的和缺乏条理的。5、档案实体管理的主要方法就是历史的方法。6、面对数量众多，内容、形式、来源复杂多样的档案，要实施有序化管理，大体上可以归纳为（历史的）和（逻辑的）两种方法。第二章1、档案具有凭证作用和情报作用2、档案价值鉴定工作的基本内容：（简答）（1）制定档案鉴定的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等。（2）具体判定档案材料的价值—有用性及有用程度，确定其保管期限。（3）剔除本无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或做相应的处理。3、档案价值鉴定是决定档案生死存亡的基本手段。因为档案价值鉴定工作担当的特殊使命，使其成为现代档案管理的核心，直接关系到档案工作其他各环节的开展，所以它也是一项难度最大的工作。4、从档案方面分析，文件（来源、内容、）时间与时效及形式特征可作为鉴定档案价值的标准。5、文件的内容所记录的信息和反映的情况，是分析判定档案价值的最重要、最本质、最关键因素，因为文件的用途和内容联系在一起的。6、早在20世纪初，普鲁士的（迈斯奈尔）就提出（“高龄档案应受到尊重”）的思想。7、档案价值的时效性，表现为档案可以在不同时期满足人们不同需要的阶段性，即现实的使用价值、历史的参考价值和鉴赏的文物价值。8、（一）定性分析与综合的方法是判定档案价值的重要方法。（二）定性分析与定量分析相结合是档案价值鉴定方法发展的必然趋势。量化方法：（1）比例鉴定法（2）选样鉴定法(3)系统优化法(4)模糊综合评价法9、档案保管期限表的类型:（1）通用档案保管期限表（2）专用档案保管期限表（3）同系统机关档案保管期限表（4）同类型机关档案保管期限表（5）机关档案保管期限表10、档案保管期限表的结构，包括顺序号、条款、保管期限、附注以及说明等部分。条款与保管期限是最基本项目。11、保管期限的划分是鉴定档案价值的主要任务。保管期限划分得是否正确，是衡量档案价值鉴定工作做得好坏、质量高低的重要标准。所以，确定保管期限是编制档案保管期限表最核心的问题。12、保管期限分为永久、定期两种。13、确定文件的归档范围与具体的保存期限是鉴定工作的关键性阶段，其工作主要是由机关文书人员具体实施的。14、所谓“标时法”，就是根据档案价值的大小，具体给档案标明保管年份，如3、5、10、15、20、30、40、50等具体年份。15、档案价值鉴定工作的制度：（简答）（一）确立统一的鉴定原则和标准《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《文书档案保管期限表》就是鉴定工作的指导性文件、统一的鉴定标准。（二）鉴定工作的组织领导（三）销毁档案的批准与监销制度（四）制定档案保管期限表，实行审批制度16、档案销毁就是经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。为了便于机关领导人审查批准应销毁的档案，必须编制档案销毁清册。第三章1、档案收集工作不是一项简单的（事务性）工作，而是一项(政策性、业务性)很强的工作。2、档案收集工作是档案业务管理工作的第一个工作环节，是档案馆（室）工作的起点。3、档案收集工作的基本要求：（简答）（一）及时、全面地把档案收集进馆（室）档案工作人员应根据《中华人民共和国档案法》的上述规定，及时、全面地将属于收集范围的档案收集到档案馆（室）之中，杜绝档案的私人占有和分散保存，应该实现归档、接收工作制度化。（二）加强馆（室）档案来源的调查研究与指导工作（三）推行入馆（室）档案的标准化档案工作的标准化，是档案管理现代化的基础。档案工作标准化，应该从档案收集工作开始推行。（四）保持全宗的不可分散性和全宗群的相对完整性4、内容标准是检验馆（室）藏质量高低的最基本的标准。5、档案与资料之间的比例不能失调。档案馆作为国家永久保存档案史料的基地，应当确立“档案为主、资料为辅”的馆藏建设政策。6、资料的收集范围，包括各种文件汇集、资料汇编、统计资料、大事记、组织机构沿革、传记、回忆录、报纸、本民族的民间习俗、风土人情、宗教信仰、文物古迹等方面的资料。7、馆藏结构以档案形成时期划分为古代档案（1840年以前）、近代档案（1840-1949）、现代档案（1949年以后）。现代档案是馆藏结构的主要成分。8、馆藏结构按档案内容可以划分为文书档案、科技档案、专门档案和人物档案四大类。9、归档是办理完毕的文件经系统整理归档案室保存的过程。10、文书立卷归档是文书部门的任务，它是文书工作的终结，又是档案工作的起点。11、试述归档制度的内容（论述)书P92~9612、移交档案时，交接双方还应填写交接清单或移交清单。13、现行机关是各级各类档案馆馆藏档案的主要补充源。14、按照《档案馆工作通则》等文件的规定，现行机关档案中具有长远保管意义的部分，需要定期向档案馆移交。接收现行机关档案室移交的档案，是各级档案馆的经常任务。15、现行机关档案在本机关保管的期限，《机关档案工作条例》、《档案馆工作通则》规定为省级以上机关将永久保存的档案在本机关保存20年左右，省辖市（州、盟）和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右。16、所谓历史档案，通常是指中华人民共和国成立以前形成的档案。第四章1、档案整理工作的内容主要有：区分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷排列和编制案卷目录。2、档案整理工作的基本任务，是把档案组成一个（体系），通过（编目）使其固定下来，为利用档案提供方便条件。3、档案管理工作的原则是：充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。（简答）4、文件之间的历史联系，主要表现在来源、时间、内容和形式等几个方面。5、我国档案全宗的类型，按形成全宗的单位和全宗内容的性质，分为机关组织全宗和个人全宗两种；按全宗的范围和构成方式，分为独立全宗、联合全宗、全宗汇集和档案汇集四种。（填空）6、档案为什么必须以全宗为单位整理呢？（简答）（一）按全宗整理档案，能够揭示档案内容的实质;（二）全宗是档案管理的基本单位，对档案管理有重要的组织作用;（三）按全宗整理档案，不仅仅是个方法问题，而且也是一个理论问题;7、按全宗管理档案，是档案管理区别于图书管理及其他文献管理的重要特点之一。8、全宗从其形成者角度看有（组织和个人）两大类，组织全宗是全宗的主体部分，在现实中占绝大多数。组织全宗的构成者就是（立档单位）。9、确定一个机关、组织、单位是不是立档单位，主要是应该分析它是否能够独立行使职权，并能以自己的名义对外行文。10、构成立档单位的具体条件是：（简答）（1）可以独立行使职权，并能以自己的名义对外行文。（2）设有会计单位或独立的核算单位，自己可以编造预算或财务计划。（3）设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。11、各机关、企业、事业单位共产党组织的