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如何写好报告和演讲报告BriefingSkillFacilitator:高长伟北大纵横商学院Nov09课程大纲建立报告的基本概念构思：撰写报告的准备落笔：撰写报告的技巧开口：报告的呈现技巧建立报告的基本概念报告的目的报告的种类报告很重要报告四要素了解你的汇报对象一份出色报告的标准八股文式的报告报告的目的使重要信息在组织中得到顺畅地传达，从而使工作任务顺利完成。报告是保障工作周期顺畅运作的重要因素。报告的周期工作开始工作进行工作结束报告的种类任务总结报告任务下达报告任务进度报告例行工作报告答复性报告报告的重要性沟通渠道备忘录档案报告四要素准确地报告迅速地报告信息量充足让上级放心准确地报告保持报告的客观性数据引用务必准确禁用模棱两可语言迅速地报告工作完成后发生了错误时间需延长发现新问题有价值信息信息量充足七何分析法（5W2H）WhyWhatWhoWhenWhereHowHowmuch练习：培训总结报告学到什么感想如何对工作的帮助是否有启发性方案是否希望再次参加类似培训推荐其他同事参加吗？让上级放心速度优先质量优先换位思考考虑成功的案例考虑失败的案例口头和书面组合影响上级信任的因素诚实忠诚责任能力公文开头1.依据开头政策依据惯用模式：根据……，据……。事实依据惯用模式：……以来，……。但是，……。2.目的开头惯用模式：“为了…...”“为…...”等。可将目的与依据结合使用。3.背景开头：交代基本情况，常用文种有会议纪要、总结、情况报告、调查报告等。4.说明开头：用于决议、公报、议案等。如：……会议听取并审议或讨论了……报告或议案、提案……5.引文开头：用于批复、复函、决定、批转转发通知等。如：“你×《关于××××的请示》（××〔××××〕×号）收悉。”“《××××××》已经……，现……，请……执行。”6.提问开头：常用于讲话稿、调查报告等。7.结论开头：常用于总结、决定、请示等。8.祝贺开头：常用于礼仪性文体，表示祝贺或慰问等。公文主体1.层次与段落2.过渡与照应公文根据需要使用过渡语句，如：“现……如下：”，“特……如下：”等。公文结尾1.概括或总结2.要求或希望3.号召4.祝贺5.惯用语句。如“特此××”“当否，请批示”“以上报告如无不妥，请批转执行”等。6.自然结尾了解你的汇报对象数学家福尔摩斯艺术家首长一份出色报告的标准内容充实形式标准三段式的报告结构开场白主体结尾结论开场白7月份销售任务同比增长7％。向您报告一下各业务单元具体完成情况。主体A业务单元同比增长11％B业务单元同比增长11％结尾我们将努力完成8月份的目标。请问您有何新的指示？八股文式的报告1.破题2.承题3.起讲4.领题5.题比6.出题7.中、后、束比8.落下小组讨论：报告的基本原则构思：撰写报告的准备设定报告的进度计划调研的方法材料的收集（数据、图表、案例）了解你的报告对象主题和主线的思维方法思维导图法围绕主题设计框架结构金字塔法选择报告的格式敬语和落款报告范例思路分析设定报告的进度计划APDCADCPPDCAAPCD大环套小环爬楼梯提高新水平用Gantt图控制进度2天60天60天5天7天20天14天7天01-20-0302-19-0303-21-0304-20-0305-20-03考察房子学习装修知识选择装修公司选择装修方案签订装修合同施工阶段装修监理装修验收报告进度的里程碑调研资料整理报告大纲撰写报告校对呈交调研的方法FTF访谈抽样问卷FTF访谈法FTF访谈法的脚本营造氛围（环境、微笑、问候、自介、目的）访谈对象简述工作内容提问（以开放式为主）记录（如需记录需先征得同意）致谢抽样问卷封面信指导语题器主题和主线的思维方法思维导图法金字塔法雪莉吾友：我俩是多年老友了，共渡过许多好时光……但一个月前你说了些令人难受的话……上两星期你又没来参加我办的宴会……后来……主题突出中心思想明确，体现了金字塔原则。因为①一个月前说了不高兴的话②没来参加我办的宴会③后来……雪莉吾友：我恨你！因为……从后面说起（金字塔写作原则）雪莉吾友…我恨你#1第一个理由#2第二个理由#3第三个理由解决问题事实结论分析建议方案沟通解决问题的办法建议方案行动/步骤/理由事实/分析该做什么？为什么该做这些？如何做？怎么知道这建议方案是完善的？如何建构[从后面说起]的报告中心思想利润下滑成本上升，竞争激烈导致价格下降本地纸，不用进口从96-97年下滑多少点96年下滑多少点97年下滑多少点96-97年成本分析整个市场价格趋势本地低价格本地低质量进口低价格进口低质量支撑思想的主要理由支撑理由支撑理由中心思想的要诀TOPS瞄准观众讲演的内容要针对听众，抓住听众的注意力周延完整中心思想必须全面概括，要包含下面的说的东西掷地有声证据有力言之有据有支撑点检验中心思想是否合乎标准？本公司在甲、乙、丙三个市场具备发展潜力。本公司应积极打入新兴起的市场区隔之中，以及早占有优势竞争地位。论证式组合式中心思想中心思想主要理由小学优秀中学优秀大学优秀品德优秀工作成绩突出非常聪明举例动物园近来人数下降因此，①每月安排新的主题活动②和其它园联合搞宣传“吸引”因为没有新的活动，而且附近又开了三家新的游乐园动物园增加人数逻辑论证式架构（演绎推论）中心思想以无可争议的说法来陈述情况对情况的评论情况所代表的涵意及评论（“因此”……）主要理由逻辑论证举例贵公司必须立即采取行动，研拟并实行明确对象的营销计划，以改善L×20产品的销售正如你所料想的，生产过程的瑕疵对新产品L×20的销售造成损害然而，真正使得销售不振的主要原因则在于贵公司市场营销的重点不集中因此，贵公司应立即研拟一份更明确强调重点对象的营销计划并开始实行部份逻辑论证模式需有X才能成功你无法作到X因此，建立作X的能力需有X才能成功你的重心不在X因此，转移重心到X你正朝X发展但Y比较有利因此，转向Y前进你认为X是问题但调查显示Y才是问题因此，转移重心到Y绩效不如预期问题出在X因此，设法解决X构筑内容-逻辑论证主线利弊以无可争议的内容来陈述情况对情况加以说明阐述情况的意义并加以说（“因此”……）•证明内容的必然走向（没有第二条路可走）•对有拒绝心理的听众尤为有效•如听众对“情况”或“说明”有异议，该论证即失去了说服力•听众在听到最后的“所以”结论时，先要记忆大量信息中心思想中心思想逻辑组合式架构（归纳结论）主要理由①客户价格弹性高②购买新机器①新的竞争者加入压低价格②使用本地材料①目前公司成本结构不合理②加强研发替代材料同类想法：•原因•例子•行动逻辑组合举例贵公司必须立即采取行动，研拟并实行明确对象的营销计划的改善L×20产品的销售确实找出高优先性的客户群及其需求发展针对目标客户设计的促销活动及工具建立合宜的客户联系及追踪制度该部门应采取多种措施改善利润转变战略重点重新检视销售队伍的原动力改进计划对公司而言有重要的意义这是一个好的组合或论证吗？未来的筹划推行建议的计划体系，花费很高，而且很费时新系统是否能够克服原系统的主要弱点还不是很清楚好好作出规划重要性会计系统需要调整零售店没有大幅度的利润下降生产线可赢利性的变化没有被很好地意识到南部地区只是增加了少量利润现有构筑内容-逻辑组合主线利弊中心思想论据1或措施1论据2或措施2论据3或措施3•便于记住要点•对注重具体措施的听众极为有效•一点被否定，其余各点仍能支持说服力•对一些听众有勉强之嫌敬语和落款降低自己的位置提高对方的位置使用礼貌的语言落款首尾要呼应紧急情况不太敬手写签名表达敬报告范例思路分析落笔：撰写报告的技巧从框架结构开始写分三部份的撰写方法用分条列举法做简洁说明短句成章专业术语的处理技巧归纳书面报告的重点使用图解做易懂报告避免模棱两可的表达报告要以行动结尾（凡报告必行动）报告范例分析从框架结构开始写中心思想章节段落句子报告的基本模式日期收件人报告者标题分条列出附件落款用分条列举法做简洁说明“KISS”原则条目字号字数统一序列号统一序列号分层分页需提示举例有三件紧急事情向您汇报：1.A事情是……，请您尽快联络。2.B事情是……，请您确认。3.C事情是……，请您批准。以上三件事情报告完毕，麻烦您了。短句成章不要使用过多连词，易造成不明确。（因此、但是、另外）不要一个句子表达过多的事情。减少指示名词。（这个、那个）举例虽然有点辛苦，但是您指示的任务总算能大概按照当初的预订方案进行了，有那么一小部分赶不上原定计划了，但是也没有什么大问题。现在，已经没有什么事儿了，顺利结束了。任务＋结束了＝简洁报告任务＋原计划＋顺利＋结束＝礼貌的报告专业术语的处理技巧关键词法注解法括号法外语的问题归纳书面报告的重点要件为重，突出重点结论。有效使用小标题突出逻辑重点。使用图解做易懂报告效果表现力`PACSERPCRMEIPMailingB2EmallIntegrationDevelopersWebServiceEnterpriseSolutionContents华东区域各个批号物品销售情况饼图分析11-12月份华东区域销售产品明细情况华东区域各个批号物品销售情况柱形图分析分析销售差异的原因制定合理有效的营销方案产品销售情况分析返回目录源数据各个批号物品的销售总额￥348,500.00￥3,261,850.00￥2,656,000.00￥65,250.00￥4,000,000.00销售总额￥2,000,000.00￥0.00￥1,000,000.00￥3,000,000.00￥1,724,360.00使观众的视线随作者思路移动实施方案综合收集的各类数据，建立中央数据库1确立数据汇总原则，实现财务报表的自动生成2通过SQLServer把来自Excel等数据源的数据集中管理起来，帮助使用人员及时准确的在系统中有效的利用数据库中的数据，并为今后的应用打下坚实的基础。建立统一的报表分发和管理平台3按照三类实际汇总需要，建立报表汇总模板和汇总原则，并使整个汇总过程自动化，从而减少使用人员的手工操作，提高编制的效率。通过使用TF软件，为用户创造一个灵活而丰富的报表使用体验，实现报表的自动分发，并且进行有效的权限审核和控制，提高数据的安全性。突出重点20022003200420052006Product5,0006,8005,5008,0006,5005,500ExtensionFrontendBackend•B2C/e-Community/CyberIR•WebBusiness/e-Marketing•System(HW)/Network(LAN,WAN)•Solutions/Applications9,0005,0004,5007,500eBizService&Solutions10%15%20%55%2004WebService&SolutioneBizConsultingSIService&SolutionNetworkIntegration报告要以行动结尾罗列结论对应行动后续报告报告范例分析开口：报告的呈现技巧Verbal(词汇法)Vocal（语音法）如何听取报告的反馈Verbal(词汇法)专业词汇感性词汇理性词汇情境词汇Vocal（语音法）有条理的描绘形象的语速恰当的发音清晰的前后关联的如何听取报告的反馈用积极的态度听取反馈眼神肯定语言恰当记录SWOT分析矩阵工具表优势（Strengths）S1S2S3S4弱点(Weaknesses)W1W2W3W4机遇(Opportunities)O1O2O3O4SO战略组合1.2.3.4.WO战略组合1.2.3.4.威胁(Threats)T1T2T3T4ST战略组合1.2.3.4.WT战略组合1.2.3.4.演练：高效语言表达培训总结