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第0页共39页长春人民药业U8+医药行业解决方案关键词：制药、财务、供应链作者：孔祥志提交日期：2015年03月25日第1页共39页四、U8+医药行业业务解决方案4.1整体应用规划上图是我们为医药企业提供的一个整体应用框架，希望能帮助医药企业打造一个全面应用的信息化管理平台。本着“整体规划，分步实施”的原则，建议医药企业的信息化分为以下三个阶段来进行：第一阶段：实施范围：财务管理、库存管理、销售管理、采购管理、质量管理、GMP基础应用、生产管理、供应商/客户资质管理、成本管理等预期目标：将采购、销售、生产和库存等企业的核心业务全部打通，全面共享企业各种业务信息，减少重复劳动，有效协同各业务部门的工作，建立高效的内部供应链，快速应对市场变化，并可以进一步提高成本核算的效率。从而全面实现企业内部财务业务流程的一体化管理，满足企业精细管理的要求。第二阶段：实施范围：渠道管理、销售结算、费用管理、CRM管理、OA等预期目标：进一步深化营销管理信息化应用的深度和广度，构建一个比较全面的营销管第2页共39页理平台，实现精细化的营销全过程管理。第三阶段：实施范围：车间管理、GMP生产过程控制、商业智能、集团管理等预期目标：生产部分实现GMP控制级应用，实现精细的生产质量管理，并构建一个可全程高效追溯的质量安全系统；应用商业智能提供的各种灵活的分析模型为企业经营决策提供科学合理的依据，帮助企业管理层实现透视经营，科学决策。4.2医药企业供应链协同应用方案4.2.1采购业务管理我们可将医药企业的采购业务根据采购对象和流程的不同，可主要划分为两大类：一是原辅料、包材采购业务，二是五金件、办公用品和其他物资的采购。在用友ERP-U8产品中可自定义采购业务类型，并根据采购业务类型自定义其在系统中的业务处理流程，以便根据不同类型的业务灵活又不失规范的处理公司的各种物资的采购业务。第3页共39页原辅料、包材采购业务原辅料、包材采购业务流程仓库质量部财务部价格审计委及相关领导采购部制定/修改合同采购询价UFIDA采购订单采购合同合同下达到货验收UFIDA采购到货单到货请验UFIDA来料报检单UFIDA来料取样单来料取样UFIDA来料检验单来料检验放行入库UFIDA采购入库单不合格品处理UFIDA不良品处理单不合格品处理流程采购发票登记UFIDA采购发票其他不合格通过在线审批通过合格？否决合格或让步接收不合格在线复查否决发票审核UFIDA应付帐款UFIDA付款申请单付款申请付款处理UFIDA付款单审批否决通过抵消询价过程在系统不记录1、取样环节在系统中是可选环节2、可通过取样单安排QC工作1、启用审批流，审核价格、金额、品种、数量等2、支持系统消息、邮件和手机短信三种提醒方式，还支持通过邮件和手机进行单据进行实时审批按公司模板打印系统中的采购订单即可成为书面合同1、收货完成后及时在系统记录2、自动控制是否可超订单数量到货及其超量比例3、自动检查和控制供应商的资质及其可供货品种范围4、记录内部批次、原始批号、生产日期和有效期等重要信息5、实时、自动更新库存表，体现在待到货/在检库存中1、自动检查和控制供应商的资质及其可供货品种范围2、订单可参照计划生成，也可直接新增1、检验单记录检验报告内容，并可随时按品种和批次追溯查询2、水分、含量等车间需要参考的重要指标可记录到批次档案中，供随时按内部批次或原始批号查询使用3、检验结果出来后及时生成检验单根据到货单自动生成，并可直接打印1、检验报告出来后及时办理入库2、自动检查和控制供应商的资质及其可供货品种范围3、实时、自动更新库存表，体现在可用量中因一般采购发票无需走审批流程，若要满足价格审计委确认采购价格的需要，需要二次开发1、参照采购入库单生成，价格不一致时可调整2、月末发票未到可做暂估处理，支持月初回冲、单到回冲和单到补差三种处理方式1、这里付款申请单可参照发票生成。供应商、采购员、金额等信息自动带入2、预付款申请可参照采购订单自动生成预付款参照降级UFIDA库存台帐增加存货核算UFIDA采购计划流程说明：采购计划以后医药企业原辅料的采购计划主要由用友ERP-U8系统根据销售计划及/或销售订单的需求，同时考虑产品配方和现有库存可用量、待检库存和在途采购订单等信息，通过MRP运算自动生成精准的采购计划。对于低价值的，可随时取得的物料或采购周期很长的物料（如进口物料）也可不参与MRP运算，而采用在订货点（ROP）的方法生成ROP采购计划。采购订货采购员询价比价确定合适价格和厂商后，可录入采购订单，标明需要采购的原辅料数量、价格及拟采购的供应商等信息，提交审批，订单提交后不能再修改。采购订单可参照MRP生成的采购计划、ROP计划或请购单生成，也可直接手工新增。如果启用了供应商资质管理，订单保存时会自动检查供应商资质的合法性，并按供应商存货对照表控制可从每家供应商采购的物料范围。第4页共39页系统有专门的工作流平台，在工作流平台可设置哪些业务单据需要走审批流程及需要参与审批的人员和审批条件、顺序等，并提供配置向导，方便用户简易操作。单据的审批提醒、审批意见等都可以系统消息、电子邮件和手机短信等三种方式通知相关用户，用户除了可直接登录用友ERP-U8系统审批业务之外，也可通过邮件或手机登录的方式来查看和审批单据，给经常出差或不在电脑旁边的用户而言，带来了极大的方便，也可大大提高日常业务的整体处理速度。采购到货供应商根据公司采购要求把货送来之后，验收员可根据系统中的采购订单及实际到货情况进行验收，如果启用了采购选项中设置了“普通业务必有订单”，则不能直接新增采购到货单，而必须以采购订单为依据验收货物。验收时清点货物数量、生产日期、批次等信息。为了便于区别和追溯，公司内部批次使用系统中的批号来表示，最好控制每个物料的批次不要重复，而供应商的原始批号启用一个批次属性来记录，这样将来需要时就可以按内部批次或供应商原始批号方便的进行质量追溯。为了能让采购、计划、质量、车间及物流部相关人员及时了解采购到货情况，要求验收员在验收货物之后及时在ERP系统中处理到货信息，并及时向质量部发出请验。发出请验后其他业务部门查看库存报表时可实时看到在“到货/在检”一栏中处于待检的库存量，而无需在电话咨询仓库或质量部，采购人员也不需要手工再记录一下到货情况了。采购检验请验：验收员登记采购到货单后点击“报检”按钮即可自动发出请验，并自动记录发出请验的时间，标明需要检验的物料的编码、品名、规格、数量、批号等信息，而无须再手工填写请验单，也可随时监督QC是否按时完成相应物料的检验工作，大大提高工作效率。取样：QC办公室每天可根据业务部门的请验要求来安排QC去取样，并可根据取样单、检验单等单据方便的统计QC每天的工作量。取样可定量取样，也可按比例取样、按国标取样或自定义规则取样。检验：检验合格即可办理入库，不合格部分做不合格品处理单记录，如果不是影响产品质量的不合格，可降级使用，而影响产品质量或印有文字的包材不合格，则必须销毁。经检测得到的水分、含量等重要指标信息每次可记录到批次属性中去，既方便业务部门查询使用，也为业务部门快速配比提供了参考。验收或检验发现不合格需要拒收的部分，建议也记入系第5页共39页统，以便将来全面、完整的评估供应商供货质量。采购入库由库管员参照检验单确认的合格数量办理入库，也可由验收员制单，库管员复核来确保入库物料、批次和数量的准确性。采购入库单将作为公司与供应商结算的重要依据。确认入库之后，系统将自动更新库存余额表。原则上采购入库的数量不能超过订货数量，但由于农副产品经常是大宗物料采购，到货数量比订货数量多或少都很频繁，若要方便业务处理，可针对每种物料设置入库超额上限，则入库时允许到货和入库的最大值为订货数量＊（１＋入库超额上限），注意这里上限只支持百分比，不支持绝对值。若要从严控制，超订单到货如果接收，就必须依据超量部分补一张订单再办理入库手续。采购发票一般情况下供应商应当依据订单价格和双方确认的供货数量开票，当收到供应商发票之后，采购员或财务人员可参照以确认的采购入库单登记发票，入库单明细会自动带入系统发票中来，检察确认一下明细物料、价格、数量、金额和供应商等是否一致，一致就保存确认，否则需要分析一下原因。系统支持一家供应商的多笔采购业务合并登记一张采购发票，也支持一笔采购入库业务登记多张发票，但累计数量不能超出累计到货数量。由于公司对价格管控较为严谨，当采购发票的价格与订单价格不一致时，一般要求采购人员提供由供应商出具的调价函，否则不予报账。如果以后这个流程继续保留的话，需要对采购发票启用审批流，价格审计委审核通过之后财务才能记账。由于一般企业采购发票都不需要走审批流程，而是直接登记入账，U8标准产品中工作流没有支持采购发票，这里需要适当的开发予以支持。采购结算采购结算即采购报账，是指采购核算人员根据采购发票、采购入库单核算采购入库成本。采购结算的结果是采购结算单，它是记载采购入库单记录与采购发票记录对应关系的结算对照表。采购结算从操作处理上分为自动结算、手工结算两种方式；由于医药企业采购一般是按到货价结算，因此这里无需处理运费发票的结算。自动结算是由系统自动将符合结算条件的采购入库单和采购发票进行结算。系统按照三种结算模式进行自动结算：入库单和发票、红蓝入库单、红蓝发票。第6页共39页手工结算则包括：入库单与发票、红蓝入库单、红蓝发票、溢余短缺处理、费用折扣分摊等，手工结算时可拆单拆记录，一行入库记录可以分次结算；可以同时对多张入库单和多张发票进行手工结算。手工结算支持到下级单位采购、付款给其上级主管单位的结算；支持三角债结算，即甲单位的发票可以结算乙单位的货物。采购付款可以利用系统的付款申请功能逐笔提出付款申请，付款申请经相关领导审批通过之后可自动或手动生成付款单，提高付款处理效率。付款申请对于应付款可由采购发票下推生成，也可手工直接录入，对于预付款则可以参照尚未开票的采购订单直接生成，预付款以后也可以方便的利用系统提供的预付冲应付等功能进行核销。此外，用户也可方便的利用系统提供的付款预测制定付款计划，可按供应商汇总制定付款计划，也可按每笔业务明细确定付款计划。采购进度监控与分析第7页共39页通过用友ERP-U8采购预警系统，可提前通过系统发的邮件或短信了解到，哪张采购单临近到货期了，据此可以及时安排采购业务员向供应商催货，保证企业经营业务的正常进行。另外采购员或采购经理还可以随时通过采购订单执行情况分析，掌握各自负责的采购订单的到货时间、到货数量、到货地点、付款时间等采购业务执行进度，这些数据自动来源于物流、质量和财务等部门的日常业务处理，而无需采购人员逐个去统计或在自己平时手工登记。通过用友ERP-U8采购管理系统，不但可以了解供应商存货价格、交货情况、交货质量等情况，还可以进行综合分析，判断供应商对企业的重要性，优先安排采购付款，将有限的资金用到刀刃上。有了这些基础，采购员就可以将更多的精力用于帮助企业选择价格最优、质量最好、供货及时的优质供应商，而不是将大多时间用于价值不大的数据处理上。五金件、办公用品及其他物资采购业务五金件、办公用品及其他非生产直接耗用的物资的采购可参考以下流程，医药企业也可第8页共39页根据需要将这些不同类型的物资的采购业务流程进一步区别开来，系统支持按不同业务类型定义不同的采购业务流程和管控要求。五金件、办公用品及其他物资采购业务流程财务部物流或使用部门采购部总经理及相关领导物流或使用部门通过抵消UFIDA付款申请单UFIDA付款单UFIDA应付帐款付款申请采购合同UFIDA采购入库单采购发票登记办理入库制定/修改合同UFIDA采购订单付款处理UFIDA采购发票审批采购询价发票审核在线审批合同下达制定月度需求计划UFIDA请购单紧急需求计划UFIDA请购单否决否决预付款到货验收UFIDA采购到货单打印、传真在线审批否决通过参照否决1、根据业务类型或单据类型区分月度计划和紧急计划2、单据可复制，便于快速制定计划3、可随时按请购单追溯计划执行进度可设置条件自动