搜索
目录Page14.数据透视表图3.公式与函数2.常用功能和技巧1.工作簿和工作表5.简述图表应用6.初识宏与VBA培训前言Office是最为流行的办公软件，其家族成员主要有Excel、Word、PowerPoint、Access及Outlook。前三者应用较为广泛，而Excel无疑是最重要的成员。Excel可以制作电子表格、进行各种数据处理及计算分析等，被广泛应用于管理、统计、财务、金融等众多领域。在很多企业和单位,Excel已经成为数据处理和信息化建设的重要工具。无论用户身处哪个行业、所在公司有没有实施信息ERP系统，只要和数据打交道，Excel几乎是不二的选择。Page2培训前言其实市面上有很多关于Excel的书籍写得很不错，如Excelhome网站组织编写的《Excel2007应用大全》、《Excel实战技巧精粹》系列等。出版图书是面向全国不同水平层次的读者，知识点涉及较多或为求全面难免讲解不够深入，学习不知从何入手。有些不常用的功能，花了不少的时间和精力学习，却极少使用。本教材根据公司内部培训资料整理而成，配以电子档实例、动态操作图及配套练习题，力求培训简单有效和快速吸收。Page3培训前言笔者从事财务工作13年，因此主要以财务工作中实际应用较多的操作技能为培训重点，旨在提高财务人员的实操能力，提升工作效率，也适用于统计、数据分析和文职类工作。特别说明：Excel操作通常会有三种实现方式，菜单栏选项、单击鼠标右键和快捷功能键。本着方便快捷的原则，一般只讲解常用的方式。本教材适用Excel2007版本。Page4第1章工作簿和工作表1.1认识Excel1.2工作簿的操作1.3工作表的操作Page5第1章工作簿和工作表1.1认识Excel首先，我们来了解一下Excel几个重要的对象，按照包含关系依次为工作簿、工作表和单元格。工作簿：是指Excel环境中用来储存并处理工作数据的文件，也就是我们常说的Excel文档。它是Excel工作区中一个或多个工作表的集合。受内存影响，每个工作簿最多可创建255个工作表。新建的工作簿默认有3个工作表，如果要改变默认表数量，可以通过Excel选项--常用选项卡进行修改。Page6第1章工作簿和工作表1.1认识Excel工作表：显示在工作簿窗口中、由行列交叉构成的表格,一个工作表可以有1,048,576行和16,384列（Excel2003版本为65,536行和256列）。单元格：工作表中行与列的交叉部分，它是组成表格的最小单位，可拆分或者合并。单元格按所在的行列位置来命名，例如“B5”指的是B列与第5行交叉位置上的单元格。还有其他对象如图形、批注、控件等，在后面的章节涉及时再详细介绍。Page7第1章工作簿和工作表1.2工作簿的操作1.2.1基本操作创建(Ctrl+N)：在Windows窗口空白处点击右键--新建--Excel工作表，也可以在Excel程序已打开时按Ctrl+N新建一个空白工作簿。复制(Ctrl+C)、剪切(Ctrl+X)、粘贴(Ctrl+V)：通过点击鼠标右键或快捷键完成。同一文件夹下复制，按住Ctrl键、同时用鼠标拖曳则效率更高。删除(Ctrl+D)：通过点击鼠标右键、按Ctrl+D或Delete键完成。重命名(F2)：选中工作簿名称，点击鼠标右键或按F2功能键进入修改状态。Page8第1章工作簿和工作表1.2.2直接保存手动保存：点击菜单栏图标或使用快捷键Ctrl+S。工作簿打开后有修改内容或格式（不包括查找），点击关闭会提示是否保存修改内容，否则直接关闭。自动保存：为避免各种意外造成工作簿未能及时保存，Excel提供了自动保存和恢复功能。当发生断电或程序崩溃的情形，Excel重启后会在左侧弹出最后一次保存前的工作簿，但最后一次保存后编辑的内容将不会保存，无法恢复。友情提示：自动保存不能代替手工保存，经常点击保存按钮或Ctrl+S,培养良好的工作习惯。Page9第1章工作簿和工作表1.2.3另存为另存为的作用在于原工作簿修改后不能直接保存时，可以将修改后的内容以其他格式或不同名称保存至同一文件夹中。如保存至不同文件夹，则不受名称重复限制，也不会出现“xx文件已经存在，是否替换现有文件”的提示。另存成功后，当前工作簿切换为新的工作簿。如打开A修改后另存为B，则A自动关闭，B为打开状态。A修改后如果没有手动保存，A的内容不会发生改变。工作簿打开界面，点击左上角图标，另存为选项下有多种文件格式可以选择。Page10第1章工作簿和工作表1.2.3另存为“启用宏的Excel工作簿”是指工作簿包含宏表函数、宏或者VBA代码时，必须以这种格式保存，否则无法正常保存使用宏表函数的定义名称、宏或者VBA代码。“Excel97-2003工作簿”则主要是考虑到版本向下兼容（不能向上兼容，即低版本不能另存为高版本），使两台不同Excel版本的电脑之间可以共享资源。还有其他一些格式可以根据需要进行选择，不过实际使用的概率不大。Page11第1章工作簿和工作表1.2.4工作簿加密和只读工作簿打开界面，点击左上角图标，准备--加密文档，两次输入密码，保存后即可完成工作簿加密。再次打开文档，需要输入正确的密码。解除加密状态：点击左上角图标，准备--加密文档，清除密码后保存文档，加密解除。为防止其他使用人更改文件内容，还可以选择“标记为最终状态”，相当于标记为只读属性。2007版还增加了一种通过添加不可见数字签名的方式，来确保工作簿的完整性。对文档进行数字签名后，文档就变成只读，以防止修改。Page12第1章工作簿和工作表1.3工作表的操作1.3.1基本操作选中工作表标签(以下简称表标签)，点击鼠标右键可以新建、删除、重命名、隐藏或取消隐藏、移动或复制、保护工作表。选中表标签后，按下Ctrl键、按住鼠标左键向左或向右拖动，可以快速地复制工作表；不按Ctrl键，快速移动工作表。移动或复制工作表选项：可以新建工作簿及实现不同工作簿之间工作表的复制或转移。如勾选建立副本为复制，否则为移动。无论复制还是移动,前提是目标工作簿处于打开状态。深度隐藏：即工作表界面无法显示和取消隐藏。选中工作表标签，右键--查看代码进入VBA编辑界面，选择需要隐藏的工作表，将其Visible属性改为2，然后退出即可。Page13第1章工作簿和工作表1.3.2保护工作表依次选择审阅--更改组--保护工作表或者选中工作表标签右键选择保护工作表，两次输入密码，保存后完成表格加密。工作表加密后，允许用户执行哪些操作，可以根据需要对加密内容进行勾选，如图1-1：图1-1Page14第1章工作簿和工作表1.3.2保护工作表勾选“编辑对象”，加密后仍然可以对图形、图表、控件等对象进行选中和编辑，否则只能选中一部分对象。勾选“编辑方案”，加密后仍然可以对数据--数据工具--假设分析下的方案管理器、单变量求解进行编辑。特别提示：如果想在工作表加密后使用自动筛选和数据透视表，必须在加密前标记筛选状态和添加数据透视表，并同时勾选“使用自动筛选”和“使用数据透视表”。即使这样，数据透视表仍然有一部分操作受到限制。Page15第1章工作簿和工作表1.3.2保护工作表设置允许用户编辑区域，是一个非常实用的功能。因为工作表加密后，经常是部分区域锁定，部分区域需要编辑。提示：新建工作表的单元格默认处于锁定状态。如果需要锁定大部分单元格区域，加密前先点击“允许用户编辑区域”按需要添加单元格范围，这部分单元格加密后仍然可以进行编辑。如果只是锁定小部分区域，可以在加密前全选工作表（按Ctrl+A或点击左上角行列交叉的区域），然后右键--设置单元格格式--保护选项卡，去掉“锁定”前面的勾，这样全表单元格取消锁定状态。再选定需要锁定的单元格区域，勾选“锁定”即可。Page16第1章工作簿和工作表1.3.3打印操作点击左上角图标选择打印或Ctrl+P调出打印对话框，根据需要修改打印设置，如打印范围、打印份数、打印内容等。页面布局中，可以设置固定的打印区域、页边距、页眉页脚、纸张大小等。设置顶端标题行，可以在打印多页的情况下，保证每一页都有正文标题和表头字段。插入分页符，则可以根据自己的需要安排每页打印内容，而不必每页都保持一致。Page17第1章工作簿和工作表1.3.3打印操作为提升美感或添加公司LOGO，还可以制作或插入图片作为文档背景。但背景图片不能直接打印，可以在设置页眉或页脚时插入所需图片，即可以实现此功能。特别提示：打印预览空白文档，会提示“MicrosoftOfficeExcel未发现可以打印的内容。”，但只要表格中有一个空格，就不会出现以上提示。如果你遇到明明可以打印成一页却出现两页的情况，就应该考虑是不是存在超出打印页面的空格、格式设置或标点符号之类的无效内容。Page18第2章常用功能和技巧2.1快速录入和快捷操作2.2开始菜单2.3排序2.4筛选2.5查找和替换2.6定位填充2.7分列与选择性粘贴2.8数据有效性2.9其他功能和常见问题Page19第2章常用功能和技巧为了便于记忆和实际应用，本章将按菜单栏分布顺序，选择常用的编辑或操作功能进行讲解。涉及到函数应用和数据汇总分析的，分别在第三章函数和公式、第四章数据透视表图进行讲述，此章暂不涉及。开始本章之前，先来认识一下“快速访问工具栏”，即菜单栏上方长条形区域。右键点击最后的倒三角箭头，可以通过勾选增加和删除现有快捷键。选择其他命令，还可以自定义更多快捷键。如图2-1：Page20第2章常用功能和技巧2.1快速录入和快捷操作2.1.1快速录入自动更新日期与固定日期的输入选取任意一个单元格，输入函数或快捷键：自动更新当前日期—=TODAY（）自动更新当前日期和时间—=NOW（）固定当前日期，按Ctrl+;固定当前时间，按Ctrl+Shift+;固定当前日期和时间，按Ctrl+;然后按空格键，再按Ctrl+Shift+;自动更新，意味着工作表每一次重新计算，单元格内的日期和时间都会发生变化。Page21第2章常用功能和技巧2.1.1快速录入序列填充通过序列填充可以快速输入相同或有序的文本和数字，实现方式一般有三种：①鼠标拖动填充柄输入序列（鼠标左键或右键拖放）；②通过菜单栏“编辑”→“填充”→“序列”；③通过菜单栏“数据”→“数据有效性”→“设置”选项卡→有效性条件选择“序列”；①和②侧重于数字、文本型数字和自定义序列的输入,③主要用于固定内容的文本多次选择性输入，稍后在数据有效性章节讲解。Page22第2章常用功能和技巧2.1.1快速录入鼠标拖曳填充选中单元格，鼠标移到单元格边框右下角，当鼠标变成十字架，按住鼠标左键向下拖曳或右键向下拖曳后根据实际需求进行选择。还有一种更快速的方法，就是当鼠标变成十字架时，双击鼠标左键，但前提是该填充列左边或右边列有相同行数的数据且中间不能断行。拖曳方向不同，填充结果也不一样。向下或向右是数字的绝对值递增，向上或向左是绝对值递减。来看两组动态操作图：序列填充1和序列填充2。Page23第2章常用功能和技巧2.1.1快速录入序列填充1：A列使用鼠标左键拖曳（因为左右列无相同行数的数据），且必须选中两个单元格的数据，否则无法判断等差序列的步长值。B、C、D列都是双击鼠标左键实现快速填充。操作结果显示：B列按自然数顺序填充，C列数字顺序填充、文本不变，D列按自定义序列顺序填充、达到最大值以后重新返回最小值再次顺序填充。序列填充2：拖曳鼠标左键同时按住Ctrl键（鼠标变成大小两个十字架），同样的数据，拖曳以后结果变成了复制。Page24第2章常用功能和技巧2.1.1快速录入特殊情况下的数据输入⑴.输入分数(如1/2),应先输入“0”及一个空格后顺序输入1、/、2，结果显示“1/2”。⑵.输入平方米m2，先输入m2，再双击单元格进入编辑状态，抹黑数字2，鼠标右键—设