石油化工工程质量监督资料档案管理办法

石油化工工程质量监督资料档案管理办法1．总则1.1为进一步加强石油化工工程质量监督机构的资料、档案管理工作，确保石油化工工程质量监督档案的完整、准确、系统和安全，更好地促进工程质量监督工作，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）、建设部《建设工程质量监督机构和人员考核管理办法》（建质[2007]184号）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》（DA/T28-2002）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）和《中国石油化工集团公司档案管理办法（试行）》（中国石化厅[2001]54号）的有关规定，结合《石油化工工程质量监督工作程序》（2008版）的有关要求制定本管理办法。1.2本办法所称的监督资料是指石油化工工程质量监督总站（以下简称总站）及其分站、监督组（以下统称“监督机构”）对项目建设过程实施监督所形成的工作资料。包括：（1）开展工程质量监督工作的启动文件、策划文件及相关资料；（2）实施监督过程中形成的指令性文件、证据性记录和资料；（3）相关责任主体在建设过程中报送的需要监督机构留存审查和核验的资料；（4）其他相关的文件、资料、记录、图片、实物等。1.3本办法所称的工程质量监督档案（以下简称监督档案）是指由总站及其分站建立并进行保存管理的在建设项目实施监督过程中所形成的需要纳入档案管理的监督资料。监督档案具体内容见附件一。1.4凡由石油化工工程质量监督机构实施监督的石化工程，适用本办法。国家或地方有关部门另有要求的，可根据要求进行相应的补充或调整。2．监督资料、监督档案形成过程的管理2.1档案/资料的信息载体形式包括：（1）纸件：以纸质材料作为记录工程质量信息的载体。通常有印刷件、手写件、印刷与手写结合件等。（2）电子版件：以不同格式的电子文档记录、储存工程质量信息的载体。通常有Word、Excel、Powerpoint、pdf等格式。（3）声像资料：以磁带、磁盘等作为记录、储存工程质量信息录音、录像资料的载体。通常有原始录音、录像和整理编辑后的录音、录像等。（4）图片资料：以照相材料作为记录工程质量信息的载体。通常有照片、照相底片等。实物：以与工程有关的实物及对其包含的相关质量信息进行标识与配套说明的资料作为保存、证明工程质量信息的载体。2.2监督资料、监督档案的形成过程及其管理具体是指：（1）产生过程：用适宜的信息载体以文字、图表、声像、电子数据、实物证据等方式如实记录工程质量监督活动或与活动直接有关的事件及收集相关资料的过程；（2）整理过程：在基于保证真实性的前提下，对记录活动或事件的各类载体进行合理剪辑，对记录的活动或事件及收集的相关资料从资料管理和档案保存要求的角度进行筛选、归类、排序、编目的过程；（3）审查确认过程：对整理完毕的各类监督档案进行审查、确认的过程；对未纳入档案管理的监督资料按资料管理要求进行审查确认的过程。2.3监督资料、监督档案的形成过程实行监督组长负责制：（1）工程建设项目监督组组长是监督资料、监督档案形成过程的第一责任人。（2）受理后的监督申报资料及“监督申报表”在项目建设期间由监督申报受理部门保管，并适时告知监督组长；监督组长根据需要进行调阅或复印；在项目完成中交后，由监督申报受理部门向监督组长移交，监督组长负责整理归档。（3）监督组应设专职或兼职档案、资料管理员，负责监督资料、监督档案形成过程的具体管理工作。2.4监督组应根据本办法结合监督项目的监督资料、监督档案管理的需要，制定所监项目监督资料、档案形成过程的管理制度或计划：（1）、明确监督组成员在监督资料、监督档案产生过程、整理过程、审查确认过程中各自的工作责任和工作成果要求；（2）、明确监督资料、监督档案形成过程的运作程序和成果流转传递的控制要求；（3）、建立项目监督资料、监督档案分类编号体系。2.5根据监督资料、监督档案分类编号体系要求，将不同类别的资料、档案按项目、专业（大的项目可以按单项工程、专业）的先后顺序进行分类管理，做好标识，并应及时建立相应监督资料、监督档案的管理目录、台帐。2.6凡需要归档的文件资料，都应做到字迹工整、图样清晰，纸质文件的签字盖章手续完备。为有利于长久保存，手写内容须使用蓝黑、碳素墨水或墨汁等耐久性好的书写材料，纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张（一般用纸规格为A4，有特殊用途或要求的除外）。其内容必须真实、准确，与实际相符合。2.7归档的文件资料必须经过分类整理，并根据《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）中“5.3案卷编目”中的相关要求，进行卷内目录、卷内备考表及案卷封面的编制，组成案卷。监督档案的总封面及目录样式见附件二。监督档案案卷封面及卷内目录样式见附件三。2.8各类监督资料、监督档案均在填写、整理完成后交监督组由档案资料负责人统一管理，个人不得私自保存、擅自涂改、销毁或据为己有。2.9以电子文件形式归档时，要保存一套与其对应的纸件，以确保档案的安全。2.10电子文件、声像资料、图片、实物档案的形成提示见附件五。2.11不设监督组的项目，分站站长应指定一名档案资料负责人，并按2.4~2.9条要求进行管理。1、3．监督档案的审查与移交3.1所有监督档案的汇总整理工作由监督组长（或档案资料负责人）负责组织，所有监督人员参与。对全部监督档案进行清点，并编制监督档案目录及档案整理情况说明。监督组长（或档案资料负责人）对监督档案的齐全性、真实性负责。3.2监督组（或档案资料负责人）应在工程项目中间交接完成后的三个月内向派遣的质监机构移交监督档案。在中间交接完成以后的监督工作中形成的监督档案，应在工程竣工验收后的一个月内进行移交。由总站委托分站监督的限上项目和安排分站监督的管辖范围以外的其它限下项目形成的监督档案，原则上由接受委托或安排的相关分站接收并保存。总站有专门要求的移交内容，由分站按总站的要求进行移交。3.3质监机构的档案管理部门应对监督档案的完整性、与档案管理要求的符合性进行审查，并在《监督档案/资料交接审查表》上签署审查意见。对于不合格的监督档案，监督组必须在10天内整改完毕，并报质监机构的档案管理部门复查。《监督档案/资料交接审查表》及填写说明见附件六。3.4验收合格的监督档案由监督组（或档案资料负责人）向质监机构办理移交手续，移交责任人员在《工程质量监督档案/资料移交清单》上签字。《监督档案/资料移交清单》及填写说明见附件六。3.5移交后的监督档案由质监机构进行档案编号后统一管理。4．监督档案的保存期限4.1根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）和《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）中对不同工程档案进行不同保管期限管理的规定，结合监督档案保存管理的实际需要，制定监督档案保存期限的确定原则如下：（1）以分站或监督组为记录事项核心，记录项目受监状态和监督结论的监督档案应永久保存（A类）；（2）以具体项目为记录事项核心，记录监督过程的关键环节和重要事项的监督档案应长期保存（B类）；（3）以具体项目为记录事项核心，记录监督活动的资料，用于与责任主体之间的流转沟通性的监督档案为短期保存（C类）。4.2本办法对档案保存期的具体时限界定如下：（1）永久保存是指监督档案需要永远保存下去；（2）长期保存是指监督档案的保存期等于该工程的使用寿命；（3）短期保存是指监督档案保存5年以内但不少于一个大修期。列入监督档案管理的文件、资料保存期限详见附件二。4.3对于附件一所列内容中的“其它文件资料、记录、图片等”，需要纳入监督档案加以保存的，应由监督组长（或档案资料负责人）核定，列出清单，报质监机构档案资料主管领导核准，纳入档案管理，并确定保存期限。4.4工程竣工验收后，监督组（或档案资料负责人）向派遣的质监机构移交档案并在移交清单上签字的日期为监督档案保存期的起始日。5、监督档案的保管防护和借阅5.1保管和防护的要求：（1）监督机构应有监督档案存放的库房或资料室，且有防火、防盗、防潮、防虫等措施；（2）存放档案的柜架应清洁牢固，卷盒、卷夹等装具应符合国家标准规范要求且案卷脊背的标识清晰准确。（3）监督机构应具备档案信息化管理和利用保护的基本条件。5.2借阅档案必须经有关领导同意，并履行登记手续方可借阅。5.3借阅分室内借阅和出库借阅两种。出库借阅原则上不允许超过30天。需超期借阅的，须办理续借手续。5.4对于重要的纸质件文字、图表等监督档案，保管过程中认为有必要的可采取复印方式进行备份，复印件必须加盖“监督档案备份专用章”。声像、电子数据等形式的监督档案则应2年进行一次备份并做好标识。6、监督档案的销毁管理6.1保存期满的档案，原则上应适时销毁。因项目出现新情况需要将期满销毁档案中的某些内容的文件、资料进一步延长保存时间或改为永久保存的，由有关责任人员提出要求，档案管理人员负责拣选，经站长批准后，重新编目存放。6.2对于符合销毁条件并准备进行销毁的监督档案，首先必须进行清理，由档案管理人员整理形成销毁档案目录，并对清理出的档案隔离保存。6.3档案销毁必须经站长批准且在销毁档案目录上签字，并经站长指定的监销人核对目录和档案后，在监销人见证下，方可进行销毁工作。6.4销毁的档案必须在档案总目录及卷内目录的对应“备注”栏中加盖“销毁专用章”，并注明销毁日期。7、监督档案管理责任与检查7.1分站应根据本办法，结合本单位具体情况，制定具体的监督档案管理制度。7.2分站应定期对本站和下属监督组的档案管理进行检查。7.3总站不定期对各分站和直属监督组的档案管理工作进行抽查，检查情况纳入年度考核范围。7.4对于因管理不善导致监督档案损坏、失效、被毁的，将根据情况追究档案管理人员和站长/监督组长的责任。8．监督资料的管理要求8.1监督资料按以下原则进行整理归类；甲类：与监督档案相配套或直接关联的支持性资料；乙类：甲类以外的其他资料。监督资料主要内容见附件四。8.2甲类资料的管理：（1）形成及其管理过程与监督档案的要求相同并与监督档案一起管理；（2）移交保存时，应根据对应的监督档案目录编制监督资料的管理目录单独管理、保存。（3）保存时限根据对应的监督档案的保存年限确定。（4）保存、借阅及销毁管理的要求与监督档案相同。8.3乙类资料的管理：在项目完成后应编制管理目录进行集中管理、保存，保存年限原则上均为装置的一个大修期，当工程保修期大于装置大修期限的，按工程保修期。8.4一个大修期（或工程保修期）后，按以下原则对资料进行处理：（1）结合项目运行使用和大修的情况对资料进行再整理，确认具有历史保留价值的资料，纳入项目监督档案永久保存；确认对项目运行使用和检、维修仍具有溯源支持作用的资料纳入项目监督档案并确定其长期或短期保存年限；确认不需要继续保留的资料，进行销毁处理。（2）再整理的工作由项目监督组组长（或档案资料负责人）组织有关人员进行，提出确认意见，经站长核准实施。（3）监督资料的销毁管理要求与监督档案相同。（4）“监督日志”及其他个人工作记录资料，当事人要求由个人继续保存的，可提出申请，经站长批准，在销毁处理期间，由资料管理人员对资料中的涉密内容进行技术处理后退给当事人，并做好相关交接记录。9、附则9.1本办法由石油化工工程质量监督总站负责解释。9.2本办法自公布之日起施行。附件一：工程质量监督档案内容及保存期限序号编号文件名称保存期限备注1JDSB建设工程质量监督申报表永久2ZLWT申报资料审查问题通知书长期3JDZC建设工程质量监督注册通知书永久4JDDG工程质量监督大纲短期5JDJH工程质量监督计划书短期6JDJD工程质量监督交底记录短期7XWJC工程质量责任主体静态质量行为监督检查记录短期8BLJL建设工程质量责任主体不良记录永久9TJBY停监点报验单短期10JDLX监督工作联系单短期11ZLWT工程质量问题整改通知单/回复单短期12ZLCJ工程质量监督抽检通知单/检验报告短期13BWJY监督工作备忘录、质量监督专题会议纪要长期14SGCL工程质量事故处理监督记录长期15