存货管理制度

目录第一章总则.........................................................................................................................2第二章存货跌价准备的计提.............................................................................................3第三章存货的采购流程.....................................................................................................3第一节办公用品的采购.....................................................................................................3第二节采购物资的付款流程.............................................................................................4第四章货品入库流程.........................................................................................................5第五章货品的领用.............................................................................................................5第六章存货堆放和日常管理.............................................................................................6第七章存货盘点管理.........................................................................................................7存货管理制度第一章总则一、为规范公司存货进出管理、堆放管理，确保存货账实相符，以及加快存货盘活管理等，特制定本制度。二、存货是指企业生产经营过程中为销售或者耗用而储备的物资，包括低值易耗品、办公用品以及其他小额耗材等。三、存货管理岗位的职责分离(一)订货人员与复核、审批人员的岗位分离；(二)订货人员与验收、存货保管人员岗位分离；(三)存货保管人员、会计记账人员岗位分离；(四)存货的盘点应由存货保管人员、会计记账人员及独立于这些岗位之外的人员共同进行。四、存货应当制定各品种最高库存量，明确责任人。同时，凡是库存已达到最高库存量的存货，仓管员应当拒绝收货。五、仓库的设置应严格按照公司的相关规定，不得私自设置仓库，部门未使用或剩余的物质必须及时退回仓库，不得以任何理由私藏存货。六、仓库进出物资必须办理入库手续和出库手续，涉及的所有票据都必须经仓管员签字确认才是有效的单据；没有经过仓库的物资，仓管员不得给予开具票据，也不得给予签字确认。七、仓库所有票据的内容必须填写完整、书写工整、不得涂改。否则，视同票据无效。会计收到仓库传来的票据，必须认真审核，发现不符合要求的必须及时退回和纠正，确保票据书写规范。第二章存货跌价准备的计提企业会计制度规定，由于存货遭受毁损、全部或部分陈旧过时或销售价格低于成本等原因，使存货成本不可以收回的部分，应按成本与可变现净值孰低计量，对可变现净值低于存货成本的差额，计提存货跌价准备。一、计提条件：1、市价持续下跌，并且在可预见的未来无回升的希望；2、其他足以证明该项存货实质上已经发生减值的情形。二、计提的依据计提的依据主要有两点，即计提台帐各项数据的客观来源和企业内部审批流程。台账汇总表至少体现账面价值的金额，公允价值的金额；公允价值来源于市场客观同步估值，并提供相关数据来源的证明。三、审批流程：由主办会计编制存货跌价准备计提表，并作为附件发起申请报告，由部门经理审核计提的金额是否准确，理据是否充足等，最后由财务负责人核准，审批流程作为计提依据的附件。第三章存货的采购流程第一节办公用品的采购一、为使库存资金最小化，公司办公用品原则上实行零库存管理，办公用品的采购，应本着节约与需要相结合的原则，货比三家。办公用品原则上由综合管理部负责采购。二、办公用品的采购原则上每月采购一次，由各部门根据实际需求，于每月的5日前填制〈办公物资请购单〉，报部门经理和分管副总审批后，上报综合管理部汇总购买。三、因特殊原因须临时性购买的，也应填制〈办公物资请购单〉，经相关领导审批后，报综合管理部购买。第二节采购物资的付款流程一、物资采购一般执行先票后款原则，特殊情况采取预付款方式采购物资，注明预付款。对常用生产物资的采购，应建立合格分供商，根据供应商的资信，设定合理的付款周期。物资采购后，采购人员办理检验、入库手续，填制报销单，附发票、入库单，经签批流程到财务管理中心挂账。每月28日由采购部门发起下月采购资金支付计划给财务部，经分管财务领导审批后决定付款明细，并通知采购部门办理付款手续。由采购人员完整填写《付款申请单》上各要素（申请部门、时间、用途、付款金额、收款单位全称、银行资料等），并附请示报告等款项支付证明资料，报部门负责人、分管副总、总裁审批，交财务负责人审核后支付。采购结算以现金方式支付的，单次500元以上，收款人必须开具现金收据（或在发票上注明现金收讫），采购人员报销时随发票一同提交财务管理部。对预付款方式采购的，付款申请人应及时催收发票，要求在款项支付后10个工作日内取得相关发票及收款凭据，填制报销单到财务冲账。二、所有物资采购均应取得发票，特殊情况无法取得发票的，需经总裁批准同意。发票报销时，附入库单、验收单，由采购人员签经办人，逐级经采购部门负责人→分管副总审批→财务主管（财务负责人）审核→总裁签批。第四章货品入库流程一、货品的验收：仓库凭采购人员的采购通知单或订单和供应商的送货单或发票按品种、规格型号、数量与供应商当场点清数量后，会同质检员或采购员对货品进行验收，验收无误后可直接进入以下“入库程序”办理入库。二、货品入库：质量检验合格后，仓管员凭质量检验报告确认的品种、规格型号、数量填制“入库单“，并由质检员和采购员签字确认。质量检验报告由仓管员负责保管，采购通知单（或订单）和供应商的送货单、发票随同“入库单”报送财务部门。入库单一式四联，一联存根，一联交采购人员附发票后报销，一联本单位会计记账，一联交会计稽核。三、退货程序：质量检验不合格的物资应及时通知采购部门及时退货，退货前放入退货区。同时，仓管员要跟踪管理退货。第五章货品的领用一、低值易耗品的领用必须建立领用登记簿，就领用的时间、部门、物品名称及数量、领用人进行登记，否则不准领用。部门负责人对部门内领用的低值易耗品数量及使用状况负责。二、公司所有物品领用出库时，必须先由领用人填制〈物品领用审批表〉，经相关领导审批后，仓管员凭审批后的〈物品领用审批表〉开具“出库单”并发货。出库单一式四联，一联库管留存根，一联交领用人，一联交本单位会计记账，一联交会计稽核。三、贵重办公用品须经公司主要领导批准后才能领用。对配备给个人使用的低值易耗品，要建立领用交还制度，并督促使用人爱护所用物品。工作人员工作调动时，应在其办理所用物品交还手续后，方可办理调动手续，否则按规定折价赔偿。四、耐用性低值易耗物品报废时应由使用保管部门出具报废申请，交主管、财会部门审核注销。第六章存货堆放和日常管理一、仓库必须设置消防设施，通道必须宽敞，门窗必须符合防盗要求，电力设施必须符合消防部门的要求，以确保存货安全。二、切实做好“防火、防霉、防锈、防蛀、防爆、防潮、防烂、防盗、防鼠、防毒”等“十防工作”。仓管员必须经常巡查，如发现问题应及时上报上级主管并会同有关部门及时采取防范及补救措施。三、物资堆放要讲究科学、合理，区域要分开、清晰，摆放要整齐、有序，高低要适当、均衡。四、公司应由财务部门牵头组织相关人员于年末到仓库现场清查不良存货，并在相关的制度范围内盘活处理，或将情况及处理意见报送分管领导审批。第七章存货盘点管理一、仓库物资盘点方法一般采用日常盘点法。日常盘点法是指在不影响存货进出管理的前提下，每月组织有关人员随时对存货进行盘点的一种方法。二、每次仓库物资盘点结果，应当确认存货盘盈或盘亏，提出处理意见和明确责任人，并按相关流程处理或审批，由财务部门于月终进行账务处理。仓库物资盘点盘盈或盘亏，根据截至存货盘点日期的财务账面结余数和实际盘点数的差数进行确认。因存货过期变质霉烂或因公司业务的变更不再使用的物资的报废应由库管人员发起，经相关部门鉴定确认后报负责人审批。三、对于盘盈、盘亏、毁损以及报废的存货应当及时查明原因，分别情况及时处理。盘亏、毁损和报废的存货，扣除过失人或者保险公司赔款和残料价值后，计入管理费用。存货毁损属于非常损失的部分，扣除过失人或者保险公司赔款和残料价值后，计入营业外支出。由于仓管员工作失职导致的存货盘亏或毁损，应根据损失金额予以一定比例的处罚。四、仓库物资盘点时，仓管员、财务人员及参与盘点的人员应当同时在现场。盘点工作由存货管理部门负责组织，由财务人员进行监盘和业务指导。盘点结束后，参与盘点的人员应当在盘点表上签字确认。五、盘点的一般流程：1、财务经理下发仓库物资盘点通知，并做好各项盘点准备工作。2、财务人员和仓管员对需盘点的存货进行账面确认，必须在账账相符的前提下才能盘点。3、盘点时，仓管员和财务人员应当独立记录，经核对双方记录数一致后，才能确认为盘点数。盘点应尽量采用精确的计量器，避免用主观的目测方式，每项存货数量应予确定后，再继续进行下一项盘点。盘点确认后不得更改。4、盘点结束后，应当整理盘点材料（即盘点表），并由参与盘点的人员在盘点表上签字确认，同时报财务负责人。5、财务部门根据有关惩处制度对盘点结果出现的盘盈或盘亏提出处理意见，并按规定的流程上报审批。6、财务人员和仓管人员对盘点结果出现的盘盈或盘亏进行账务处理（调整），仓管人员的账务处理应当在财务人员的指导下进行。第八章附则一、本制度由财务管理中心负责解释；二、本制度自颁布之日起执行。