30时间管理

•拥有明确的人生目标是管理好时间的前提。•掌握时间分配的八大领域：健康、工作、心智、人际关系、理财、家庭、心灵思考、休闲。欲管理时间，先树立原则！案例分析（小组讨论）一天下午，G公司的生产部经理李华正在参加公司召开的企业发展战略研讨会，由于晚上要给他女朋友过生日，心理在盘算这件事。突然收到手机短信，两个同学从外地出差来此，约李华晚上参加校友聚会。这时主持人宣布，由于这次会议时间紧，请全体与会人员晚上要参加分组讨论。刚一散会，五金车间的一名班长满头大汗跑进会场，拉着李华就往外走，原来几名工人与运输部门的几个搬运工发生纠纷，现在打起架来了，车间主任和在场的保安制止不了，因此派一个班长来找李经理。假如你是李华，此时此刻你该怎么办？案例分析1（小组讨论）：M公司是一家生产注塑机械设备的中型企业，由于市场竞争加剧，近来业绩严重下滑，员工士气低落，今天上午竟有两名业务骨干向市场部经理张文斌提出辞职申请。为稳定员工队伍，张文斌已约定今晚同这两人谈话。但下午接到在北京出差的总经理的紧急电话，一位西安的客商今天来本市，晚上六点到机场，因为这是一个跟进了很长时间的大客户，总经理特别强调要张经理代表他亲自去机场迎接并配合办公室搞好接待。其实，张文斌的MBA论文尚未完成，这两天也到了最后的期限，他曾想让在本市某大学工作的妻子帮忙，妻子未同意，这样公事私事便搅得他十分着急。刚过五点钟张文斌就急匆匆地找到司机，开车前往机场。还没走出市区，突然手机响了，里面传来一个女子焦急的声音：“你是张文斌吗？你母亲在菜市场前面的马路上被汽车撞伤，我是路边商店的售货员，你母亲现在被扶到了我店里，她让我给你打电话，你赶快来！”假如你是张文斌，从接到总经理指示到此时此刻，该怎么办？案例分析2（小组讨论）：•越忙越空虚•工作太多，总是做不完•忙得没有时间吃饭和睡觉•努力工作，却感受不到快乐•忙忙碌碌，焦头烂额，却毫无成就感没有原则，往往会。。。时间管理的目的•帮我们厘清自己使用时间的原则，从而不忙乱。•不是为了做更多的事，而是为了有足够的时间享受生活，完成人生的理想和使命，拥有一个既充实又舒畅的人生。时间管理的误区障碍一：“时间管理有什么用，计划赶不上变化”障碍二：“我没有可以用来管理的时间”障碍三：“时间掌握在别人手中”障碍四：“时间管理太麻烦”障碍五：“把自己管那么累干嘛？我可不想变成机器人”障碍五：“时间管理各人有各人的习惯，我的习惯就这样，不好改”写“规划”的一天8：30整理桌面，做卫生，打水。8：40坐下来，开始拟出规划的题目。8：50上级领导召开部门临时会议9：30重新坐在桌边，思考规划的提纲9：40财务部来电话，告诉昨天提交的报销申请单填写有误，要重新填写10：05继续准备规划10：10接听广告合作电话10：15面试10：40人力资源部来电话，要最近半个月所有面试过的简历和面试报告。一个小时之内要报告。11：40递交报告给人力资源，并沟通20分钟。13：30下属提出辞职，沟通半小时，没有什么效果。打算事后再谈。14：00策划专员提交活动方案，审核14：10编辑提交新闻稿件，花了20分钟给编辑讲解修改建议。14：30继续写规划，上网查找一点资料14：40办公室安排物业来修空调，正好修自己顶上那个风口。花了一个半小时。16：10总算坐下来开始继续。但是没有什么思路，什么都想不出来。16：20同事过来请教PPT问题，指导了20分钟16：40老家爸爸来电话，询问工作和生活情况。16：45朋友来电话，确定晚上去哪里吃饭，在哪里见面。17：00到点下班了，才开始静下来有时间思考。18：00写了一点点，感觉饿了，回家吃饭时间管理方法：制定计划•必须事先对工作做出计划•必须按照计划去执行•要预留出多余的时间，以应付突发的事情。•对我们没有准备而且也完成不了的突发事件，要坚决拒绝。各时段工作状态表注意力时间810121315161808：00—10：00：10：00—12：00：13：00—15：00：15；00—16：00：16：00—18：00：分时段安排工作我们一起来填空(1)记录下自己的时间分配情况。分析自己的时间，也是系统地分析自己的工作，鉴别工作重要性的一种方法。(2)划分工作时区。(3)能够很快地找到你要的东西。(4)工作最好一次完成，不可时断时续。(5)事前有准备。(6)不要拖拖拉拉。(7)有策略地安排开会的时间。(8)改进工作方法。(9)充分利用零碎时间。(10)注重劳逸结合。下面的几个时间管理工具或许对你非常有用时间计划表时间事项完成情况备注如果心中有明确的工作要完成，就必须要提前安排，做好时间的提前量。以免时间被各种突发事情所冲击。二、20/80定律我们80％的成果来自于我们20％的行为；换句话说，我们所做的事情中有80％几乎没有产生任何成果！你所花费的努力中，通常有百分之二十已决定了最后的结果。人生中值得夸耀的80%的成绩，是用20%的时间换来的。时间管理方法：要事第一大石头小沙子水小石头工具一：日程管理优先表1.要想把所有事情都做完。2.手边的事情并不一定是最重要的事情。3.每天晚上写出你明天必须做的事情，按照事情的重要性排列。4.第二天先做最重要的事情，不必去顾及其他事情。第一件事做完后，再做第二件，依此类推。5.到了晚上，如果你列出的事情没有做完也没关系，因为你已经把最重要的事情都做完了，剩下的事情明天再做。工作计划-----------------困难•无法辨认事情重要与否•无力确定事情的先后顺序•无力有条不紊地行事•总是被更急迫的事情打断工具二：工作象限分析法紧急不紧急重要A（碎石型的事务）危机急迫的问题有期限压力的计划B（石块型的事务）发掘新机会规划改进产能建立伙伴关系防患于未然不重要C（细沙型的事务）不速之客的接待某些信件、文件、电话的处理某些会议的出席某些必要而不重要的会议、活动D（水型的事务）一些可做可不做的杂事一些不必要的应酬有趣的活动重要不重要IIIIIIIV20-25%65-80%15%1%高效组织的时间分配比率紧急不紧急案例分析3（小组讨论）：张经理是珠海某著名四星级酒店的客房部经理，7月某天上午8：00，他刚踏入办公室，秘书小李就风风火火地跑进来，兴奋地说“国家正式发布，非典得到全面控制，一切警戒全部解除，要将重点转到恢复正常的经济工作上去。”张经理还没好好感受这好消息，一系列的难题就来了：1、上午9点有一个日本旅游团50人入住，其中45人是一家三口组成，需要15间家庭套房，但客房部今天剩余的家庭套房只有10间，12点之前肯定腾不出房。这个问题该怎么解决？2、旅游局通知，今天上午9点召开全市酒店工作会议，会议议题是非典过后各酒店如何恢复生产，迎接可能到来的旅游高峰。总经理要求张经理代表酒店出席并准备发言。3、总经理秘书来电话说，老总明天要出差，希望能有时间与张经理讨论客房部如何完成下半年的营运目标的问题。4、公关部经理来电说，酒店准备与南方航空公司在广州、北京、上海推出“浪漫珠海新感觉，机票+酒店套餐”，广告稿已经设计出来，需要他来定。5、人力资源部来电说，小林昨天提出辞职，原因是另外一家酒店要挖她过去；小林可是他培养了五年的爱将，做事认真负责，对待客人真诚，酒店各项业务都精通。6、老婆来电话，岳母大人上午10点到，要张经理开车去机场接一下。面对这么多的任务和冲突，张经理该怎么办？人的自信，是由你成功的完成了多少事累积成的，不是你的自我感觉决定的。三、目标原则时间的价值可量化年收入（万元）年度时间（天）全日时间（小时）每天价值（元）每小时价值（元）23652454.792.2833652482.183.42436524109.594.59536524136.995.71每个人的时间都是有价值的年收入（万元）年工作时间（天）日工作时间（小时）每天价值（元）每小时价值（元）2261876.639.5832618114.9514.3742618153.2619.1652618191.5723.95序号时间活动工作价值18：30-8：40收拾卫生28：40-8：50收下属工作邮件38：50-9：00一天工作计划49：00-9：10给合作客户发邮件59：10-9：20参加部门临时会议69：20-9：30接合作客户来电79：30-9：45指导策划文案写作89：45-9：50喝水、上厕所99：50-10：30反馈印刷品设计修改意见1010：30-10：50和人事反馈宣讲会材料意见1110：50-11：20准备培训材料1211：20-11：30协调新员工院内培训时间1311：30-11：45协调软件续费忙碌的一上午时间管理方法：结果追踪工具：《周报周计划》要点：分解目标结果定义时间节点奖惩承诺即时兑现养成良好的时间习惯·坏习惯是可以并且是必须要改变的；·好的习惯是可以养成并且是必须要养成的；·时间管理是一种可以改变的习惯，不良的习惯是无意中形成的，良好的习惯可以在有意中形成。time养成良好的工作习惯·消除电话干扰·消除不速之客·消除无效会议·有效计划·克服条理不清·克服经常救火·有效授权·克服想干的事太多·有效沟通·克服拖延·明确职责·学会说“不”·克服工作搁置·克服文件杂陈·克服办公桌杂乱·克服个人混乱·自律时间管理自行诊断表1、今天作了哪些有意义的事？2、今天有哪些事情是适当的时间内做的？3、今天有哪些事情是在不适当的时间内做的？为什么在不适当的时间做了这些事情？4、今天在哪一段时间着手进行最重要的工作？为什么在这段时间做这份工作？这工作是否可以提早进行做？5、今天最有效率的是哪段时间？为什么这段时间最有效率？6、今天最没有效率的是哪一段时间？为什么这段时间最没有效率？7、今天工作中最大干扰是什么？为什么产生过干扰？这干扰是否可以控制或排除？8、今天最严重的三个时间陷阱是什么？以后有无可能遗址这些陷阱？如何跨越他们？9、今天做了哪些不必要的事？10、今天做了哪些不需要亲自动手的事？11、今天花费了多少时间做重要的事？12、今天花费了多少时间做不重要的事？13、今天有哪些事情本来应花费更多的时间去做？14、今天有哪些事情本来可以花费较少的时间去做而不至于减低效果？15、从明天开始，应该怎样做才能改进时间的效果？睡觉21年工作17年个人卫生7年吃饭6年旅游6年排队5年学习4年开会3年打电话2年找东西1年其他3年75岁人的一生浪费时间的隐形杀手•没把自己放在正确的位置上•做出无法实现的承诺•到处问意见，自己没主见•常常半途而废，无功而返•害怕独立，陪别人消磨时间•为做错的事返工时间管理与有效授权什么是时间杀手?我的时间用的有效吗？时间杀手的分类有形(自觉的)接听电话打电话会议打扰官僚作风沟通不足办公室政治资源不足阅读文件及邮件交通堵塞无形的(不自觉)1.欠缺周详计划6.拖延2.不懂分辨缓急先后7.善忘3.过分注重细节8.不懂授权4.犹疑不决9.欠缺组织5.不懂得说不10.健康欠佳时间杀手的分类人最容易掉进的时间陷阱•工作欠目标，优先次序不明确•危机管理能力薄弱•多项工作须同时进行•自我组织问题•外界骚扰•无力拒绝要求•不能有效授权•拖延工作•会议盘点工作时间受老板制约的时间受公司制约的时间受自己制约的时间受下属制约的时间经理自由的时间管理上级和公司时间的方法妥善计划分配时间权衡轻重订立计划以掌握时间运用企划的概念-拟定计划订好长期目标,以及的短期目标根据目标的轻重,安排优先次序搞清楚个人活力周期表,再根据最有效的工作时间,勾勒出“理想工作时间表”以目标,优先次序,理想工作时间表表示这三块积木为基础,想好一天的计划你是怎样编排时间计划？一、年度计划－甘特图二、周计划－执行事项清单史蒂芬·柯维博士－“与时间有约”TODOLIST-执行事项清单本周目标本周任务次序星期一____月___日星期二____月___日星期三____月___日星期四____月___日星期五____月___日星期六____月___日1.今天任务次序2.3.4.5.6.7.约会/承诺8.