Confluence简介及建议

Confluence简介及建议1Confluence简介Confluence是一个企业级知识管理的软件，它能够为组织内部、组织与组织之间搭建一个开放、协作、分享的信息平台，打破不同团队、不同部门以及个人之间信息孤岛的僵局，大幅减少知识丢失的可能性，提高工作效率。1.1产品亮点更快、更智能的编辑器利用Confluence的编辑器，人们可以自由灵活的创建带有超链、图片、多媒体等内容页面和博文。创建方法非常简单，只需将相关文档拖入到页面或者博文中即可，从此，你便可以同邮件文档说“再见”！实现团队和个人的任务管理Confluence可以实现记录详细的会议日程条款、发布任务审核清单以及项目计划。任务管理使团队及团队相关事务的跟踪变得更简单。快速分享和@提及他人功能在Confluence的任何页面、博文或者评论中，使用分享功能和@提及他人功能，你可以轻松地实现将一项工作相关人员拉入到正在进行的讨论中。实时通知Confluence为你的团队提供了公共平台，利用这个平台，你无需不断的来回切换页面，即可跟踪任何与实现工作目标相关的事务。用户可以在Confluence中浏览查看重要通知，从而可以自主决定哪些工作需要立即采取行动，哪些工作需要加入到人力列表中，稍后处理。手机应用Confluence支持手机查阅，这样你可以随时随地浏览最近的活动、管理你的任务、处理你的通知事项。支持快速、模糊搜索利用Confluence的快速导航和搜索，可以快速的查找到相关内容。当你在Confluence搜索栏里输入内容时，Confluence会自动匹配一些页面、博文、附件和人名供你参考和选择。支持企业级权限管理管理员可以为不同的用户设置不同的权限，只要权限许可，你可以自由地创建内容和查看内容。将页面设置成“公开”权限，便可与所有用户分享内容，却并不占用Confluence许可授权用户数。1.2术语定义1.2.1空间（Spaces）空间是Confluence中的容器，包含了你的维基页面（Pages）和博文（BlogPost）。你可以把空间想象为你网站的子站点或迷你站点。空间主要分为两类：网站空间和个人空间。网站空间是公开的，每个用户可以在其上添加和分享；个人空间相对私密，可以开放读、写权限给指定人员，也可以仅让自己可见。每个空间可以指定不同的管理人员。空间不可以嵌套，但是页面可以，所以可以使用页面来配置多层级访问结构。空间可以使用标签来分组。一个空间配置组成如图：1.2.2页面（Pages）页面是空间的两种组成元素之一，它是Confluence的重要组成部分。它可以添加富文本、链接、图片、宏（Macros）等，并可以通过定义模板来记录类似会议纪要、技术文档等特定文件。页面是可以无限层级嵌套的，每个页面有单独的链接。在生成页面时，用户需要定义标签的，便于分类和查找。在Confluence中，页面的修改是被记录历史的，可以通过页面信息查看，如下图。1.2.3博文（BlogPosts）博文与互联网的博客类似，是按照时间线组织的，适合于发布通知公告、日程安排、状态报告等各种与时间相关的信息。博文归属在空间下，每个空间（包括个人空间）下都有博文，可以从左侧边栏中进入查看。2重点功能介绍本章介绍Confluence的一些常用和重点功能。2.1内容分享在Confluence中，内容分享有几种方式：发送页面或者博文的链接在页面、博文、评论或者任务中@提到对页面、博文、评论点赞关注页面、博文导出XML,HTML,MicrosoftWordandPDF当@提到某用户时，该用户将收到一封邮件提醒；当其他人对你发布的内容点赞时，你将收到提醒；当关注的内容发生变化时，你也将收到提醒。2.2历史版本当发布内容发生变化时，Confluence自动记录发布内容的版本，管理人员可以选择回退到任何一个版本，其他人也能看到对应的历史版本信息。同时，Confluence提供版本之间的对比功能，对比时，版本间的内容变化将使用不同颜色进行区分。（绿色表示新增，红色表示删除，蓝色表示修改）2.3内容检索内容检索支持权限范围内的所有内容检索。Confluence使用Lucene搜索引擎，索引范围涵盖：所有空间、邮件、个人信息、附件和空间描述。默认支持的附件类型有WORD、EXCEL、TEXT、PDF、POWERPOINT和HTML。2.3.1快速检索快速检索框位于页面的右上角，可在页面上使用快捷键“/”将键盘焦点切换至检索框。检索列表按照最近更新时间倒序排列，且最多显示3个管理项、6个页面或博文、2个附件、3个用户和2个空间。2.3.2高级检索快速检索框中按下Enter键，则进入高级检索。高级检索功能较为强大，请自行探索或查看帮助文档。2.4RSS源用户可以在Confluence中自定义RSS源，并发布到任何RSS订阅器中。使用页面右上角下的“RSS源建立器”建立RSS源，如下图：创建后，将生成的RSS源拖拽或拷贝到订阅器即可。2.5权限和限制Confluence有三级权限控制：全局权限、空间权限和页面限制。全局权限由系统或Confluence管理员指定，空间权限由空间管理员分配，页面限制由对应空间内拥有编辑页面以及限制/管理页面权限的人完成。权限分配的对象可以是用户，也可以是用户组。当用户拥有多个相冲突的空间权限时，开放优先（即只要拥有编辑或查看权限，即时通过另外一个渠道被限制访问，依然拥有编辑或查看权限）。页面限制优先级高于空间开放权限，即空间允许访问，但对应限制页面无法访问。2.5.1全局权限由右上角一般配置全局权限进入，点击【编辑权限】配置授权对象的全局权限，这里可设置用户组或用户的全局权限。2.5.2空间权限由右上角一般配置空间权限进入，点击【编辑权限】配置默认的空间权限。当新添一个空间时，这些是赋给用户组的默认权限。用户组'confluence-administrators'默认拥有所有空间的所有操作权限，所有这里对他们的权限设置都会被忽略掉。2.5.3匿名用户由右上角一般配置全局权限进入，点击【编辑权限】配置匿名访问的全局权限，建议仅设置“使用Confluence”。2.6手机支持Confluence支持手机网页的登录和使用（所以，不区分苹果和安卓），并可适配手机分辨率，下面是一些截图：2.7用户管理Confluence的用户目录管理支持Microsoft活动目录、LDAP以及Atlassian产品线的Crowd、JIRA等。用户目录配置从一般配置用户目录进入管理页面。Confluence支持多个用户目录，它会按顺序依次读取，建议每个用户只保存在一个目录中。2.8邮件集成经测试，可以集成公司的腾讯企业邮箱，使用一般配置邮件服务器进行配置，建议为Confluence设置独立的邮箱用户，用以通知相关用户（在@或是主题回复时，默认有邮件通知）。配置方法如下图：2.9备份与恢复虽然Confluence提供管理界面的备份（一般配置备份与恢复），可以将内容导出至XML文件，这种备份方法对于规模不大的wiki适用，而对于内容较多的wiki不推荐。推荐分别备份数据库和附件：数据库是系统的内容配置库，配置地址见confluence.cfg.xml（Linux系统在/var/atlassian/application-data/confluence/目录下）。附件可访问页面查看附件的存放地址。备份策略建议每天备份全量，保留7天以上。3建设意见3.1内容组织由于空间不可以嵌套，空间下属的页面可以嵌套，建议空间仅定义几个大方向，具体内容的细分由页面完成。一种是按照知识的具体分类组织，比如：这种情况有利于知识的分享，知识无界限，都可以进行编辑修改和讨论，大家可以寻找自己感兴趣的部分。另外一种是按照公司的具体部门组织，每个部门相对独立可控，可由部门经理来主持管理本部门的信息和知识，这样情况下，在促进竞争的同时，仍然可能存在知识被割裂的情况。综合上述两种方式，可以采用混合的方式，类似于知识的部分依然按照知识的分类去规划，而行政的部分，以部门的方式进行排布。这样的话，部门内部有独立的运行空间，既有利于部门内部的小范围运作，也不耽误知识的整体性积累。3.2权限分配基于Confluence的用户、用户组和权限控制，可考虑如下分配权限：序号用户组/用户全局权限空间权限备注1confluence-administrators组个人空间、创建空间、站点管理默认全部整体上管理所有空间2confluence-users组个人空间全部查看，添加页面、博文、评论、附件普通员工从属的用户组3系统管理员一名个人空间，系统管理员同confluence-users管理所有后台配置等序号用户组/用户全局权限空间权限备注组该人员同时属于confluence-users组4空间管理员多名个人空间全部（在所管辖的空间单独分配）单一空间管理员这些人员同时从属于confluence-users组5匿名使用Confluence访问公司空间3.3安装Questions模块建议安装Questions（问答）模块，该模块也有中文语言包。这个模块类似百度知道，有问有答。这个问题可以开放给所有人，也可以限制在某一个空间内，同时，用户需要标记这个问题的标签，便于归类。同时，问答提供实用的统计功能。3.4实施策略3.4.1实施策略知识管理平台的搭建不是一蹴而就的事情，需要一个漫长的适应过程，过程期间，需要持续的调动全公司的积极性来完成这个事情。从长期考虑，建议分几个步骤进行推广：第一阶段：兴趣累积阶段初识Confluence，日常多一些工作，谁都不会特别喜欢，这个阶段需要让大家知道使用Confluence是对工作和效率有帮助的，可以体现在：能查到想要的东西。这个需要前期初始化一些最常用的内容进去，比如说常用的软件、培训材料、PPT素材等等比之前所用的记事工具方便。这一点基本可以忽略，毕竟没有桌面端，使用起来会相对麻烦获得满足感。比如说越分享越快乐，或者说被别人称为技术牛人的赶脚等等有奖励。可以对分享较多的提供物质奖励，或者划分层级，一个月内分享多少篇的有什么奖励，或者点赞数高的有什么奖励等等第二阶段：日常使用阶段当大家都习惯使用Confluence的时候，也不盲目了，也意识到它存在的意义了，也变成习惯了，但是依然不能放松警惕，这个阶段就像“七年之痒”一样，是有一个煎熬的过程，可能产生一些问题（见后续章节）。这个阶段要注意保持热情，可以考虑：安排专人维护Confluence。这样，可以有效抑制垃圾知识的产生，并能更好的管理知识定期召开知识分享会。促进知识的融会贯通，进一步提升分享和协作水平BOSS们继续保持知识分享和互动购买Confluence产品，独立部署，开发或者购买相应的周边产品，形成体系第三阶段：知识升华阶段当知识管理上升到公司战略层面称为不可替代的一部分时，知识的应用就非常关键了，这个时候，需要：重新规划知识库，重组其中的内容，划分更细致的权限，保证公司无形资产不外泄知识的二次挖掘，汇聚知识的力量搭建完整的知识管理体系，形成全方位的知识汇聚、提炼、应用体系3.4.2激励手段知识的积累单单依赖员工的积极性是很难持久的，需要企业文化和奖惩制度的支撑。企业文化方面一是从BOSS们抓起，要求BOSS们主动的、定期的、不间断的推广、分享心得等；二是以Confluence作为学习的平台，老带新的时候多让其在其上进行学习，并发布自己的心得体会；三是同事之间活跃的分享，对请求和疑问的及时答复；四是安排特定的知识管理人员；五是组织定期的分享座谈会，烘托互相学习、共同进步的氛围。奖惩制度方面可以基于Confluence的数据建立知识学习的KPI指标和打分，一是定期对有重大贡献的员工进行物质奖励，二是以部门或者项目单位进行横向评比，对于知识管理较好的团队给予团队建设奖励，知识管理较差的团队进行全公司的通报等。3.