公文基础知识

公文基础知识2012年2月27日一、概念及特点（一）概念公文是公务文书的简称，它是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面材料。（二）特点1、权威性。首先，由法定的作者制成和发布；其次，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定；第三，公文是机关、团体、组织的喉舌、意图，是其开展工作的依据。2、规范性。公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等等，都有一套规范化的制度。另外，公文具有特定的体式。其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都有统一的规定。3、工具性。公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学最正规的方法是利用公文。二、主要作用（一）指导作用。公文是上级机关对下级机关的工作进行领导与指导的一种工具，上级领导机关通过制发公文来部署工作，对下级的工作进行具体的领导与指导。（二）管理作用。公文具有管理公务的基本职能。各机关通过制发公文来表达意图，传达组织、协调、指挥、控制等各方面的意向，实现其管理职能。（三）规范作用。首先，公文是法律规范的体现形式，而法律规范是人们的行为准则。其次，法规文件是我们进行各项工作、开展各项活动的基本依据。（四）沟通作用。上下级或平行单位利用公文开展工作、交流信息。（五）凭证作用。公文具有法定效力，可以作为办事的依据、工作的指针，俗话说：“按红头文件办事”就是这个意思。同时，公文也是机关工作的记录和保存。三、公文种类（一）根据行文关系划分1、上行文。下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如报告、请示。2、下行文。上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。如命令、决定、指示、批复等。3、平行文。同级机关或者互不隶属机关之间的行文。函是最典型的平行文。三、公文种类（二）根据2000年8月24日，国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定划分1、命令（令）。适用于依照有关法律公布行政法规和规章、宣布实行重大的强制性行政措施、嘉奖有关单位和人员。2、决定。适用于对重大行动或者重要事项作出安排、奖惩有关单位和人员、变更或撤消下级机关不适当的决定事项。3、公告。适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。4、通告。适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。5、通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。6、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。7、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。三、公文种类（二）根据2000年8月24日，国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定划分：8、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。9、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。10、批复。适用于答复下级机关的请示事项。11、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。12、函。适用于不相隶属机关商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。13、会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。三、公文种类（三）根据1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》规定划分：1、决议。用于经会议讨论通过的重要决策事项。2、决定。用于对重要事项作出决策和安排。3、指示。用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。4、意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。5、通知。用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。6、通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。三、公文种类（三）根据1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》规定划分：7、公报。用于公开发布重要决定或者重大事件。8、报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。9、请示。用于向上级机关请求指示、批准。10、批复。用于答复下级机关的请示。11、条例。用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。12、规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。13、函。用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。14、会议纪要。用于记载会议主要精神和议定事项。四、构成及格式（一）构成要件由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记共17部分组成。（二）格式要求1、份号。是同一件公文印制份数的序号，标注于公文首页左上角，用阿拉拍数字表示，有利于公文的分发、清退、查对、借阅和统计。2、密级。是公文的秘密等级，秘密公文分为绝密、机密、秘密三个等级。标注于份号下方位置，同时在密级后注明保密期限，如“机密★**年”。3、紧急程度。紧急文件应标明“特急”、“加急”。县级一般不标注。县级机要部门收到的紧急文件，一般都盖有“特急”、“加急”印章。四、构成及格式（二）格式要求4、版头。用套红大字居中印在公文首页上半部，表示机关的正式行文，故称“红头文件”。如：“中共宁陕县委文件”（宁发文头）、“中国共产党委员会”（宁字文头），“中共宁陕县委办公室文件”（宁办发文头）、“中共宁陕县委办公室”（宁办字头）。联合行文，可以用主办机关一家文头，也可以联署机关名称。5、发文字号。由机关代字、发文年度、发文顺序号三部分组成。机关代字要准确、无歧义，固定使用。发文年度用全称，用小方括号括起来，不能使用“（）”，发文顺序号用数字表示，不能写成“01”号。6、签发人。发文字号的右侧标注签发人，一般用于上报公文，主要强调领导负责制。签发人只标注姓名，不标注职务。7、标题。是公文内容的高度概括，具有画龙点睛的作用。一般由发文机关名称、公文主题和文种三部分组成。公文标题，要有助于大家对公文的制发机关、内容、性质有一个简要的了解，便于进行登记、办理、立卷、查找。因此，公文标题一定要准确、鲜明、简练，既能概括公文的主要内容，点出公文的中心思想，又要选准文种。四、构成及格式（二）格式要求8、主送机关。即主要受理公文的机关，也称公文上款或台头。除决议、决定、条例、通报、公报、会议纪要等公文外，都应当用全称或规范化简称，或同类型机关的统称。这里需要注意的是，使用简称一定要规范、准确；使用统称，包括所属地区、部门、单位要齐全，称谓要准确。9、正文。是公文的主体和核心所在。一般来讲，首页要有两行以上的正文。末页若无正文，只有落款，应通过改变行距的办法进行调整，一般不采用“此页无正文”的方式处理。10、附件。是正文的补充材料或参考材料。公文若有附件，应在正文之后、落款之前，一般是在正文空一行写明附件的名称。有的在正文中涉及附件内容的地方，加括号注明“见附件”或“附后”。11、发文机关署名。应当用全称或规范简称，标注于正文右下方位置。公文一般以机关名义署名，特殊情况需要由机关领导人署名的，应当写明职务。四、构成及格式（二）格式要求12、成文日期。一般署领导人签发日期或者会议通过日期。联合发文，则以联署机关最后一个签发日期为准。成文日期要完整地写明年月日，位于发文机关署名右下方。需要注意的是，党委系统成文日期用数字，政府系统成文日期用汉字。13、印章。根据机关公文的特点，除普发性有固定格式的文件和会议纪要外，一般应加盖发文机关印章。特别是请示、报告件，一定要加盖印章。印章要盖在发文日期中间偏上位置，上不压正文，下不压日期。14、印发传达范围。根据公文内容、密级和工作需要确定。一般普发性公文需在成文日期的左下方标注印发传达范围，并要注意表述准确，如中央和省委文件一般标有：“此件发至县团级”，“此件公开发表，少量印发供县以上单位存档”。县级公文只需标注主送、抄送单位，不必标注印发传达范围。15、主题词。主题词与抄送机关之间用横线相隔。公文标注主题词要准确反映公文主题，以达到便于检索和利用的目的。四、构成及格式（二）格式要求16、抄送机关。除主送机关以外需要告知公文内容的上级、平级、下级及不相关隶属机关。抄送机关标注于主题词下方、印制版记上方位置，抄送机关与印制版记之间用横线相隔。公文的抄送范围应当按工作需要和保密要求确定，既不能滥抄，又不能错抄或漏抄。17、印制版记。也叫印发说明，包括公文印发机关名称、印发日期和份数。印发机关名称和日期位于公文末页下端同一行的两端，份数标注于印发日期下方，此两行之间用横线相隔。县委及办公室文件印制份数一般为25份，县委办、政府办联合发文印制份数为30份，乡镇、部门发电子公文不在其内。18、用纸。公文用纸幅面规格可采用16K型（长260毫米，宽184毫米），也可采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）。19、字体。发文字号3号仿字，标题2号小标宋，正文3号仿宋，主题词3号黑体，词目3号小标宋，印制单位和日期4号仿宋，印发范围和印制份数5号宋体。目前，公文字体设置不规范问题普遍存在。县级公文标题使用的是小2号黑体，正文3号仿宋体，主题词及词目3号黑体，印制版记3号仿宋。20、页面设置。上边距3.5厘米、下边距3厘米，左边距3厘米，右边距2厘米，行距29磅，每页22行，每行28字。五、注意事项（一）关于文件标题1、标题发文单位的排列方法。在两个或两个以上机关联合发文的文件标题中，应将发文机关名称平行排列，中间空出一格，不加标点符号，或上下对齐排列。2、标题标点符号的用法。标题中尽可能不用标点符号（书名号、括号除外）。可充分利用分行进行隔意的方法。在印发“意见”、“规定”、“办法”等文件标题中，“意见”、“规定”等应加书名号。3、标题“关于”的用法。文件主题要用“关于”引出。文件标题中一般只能出现一次“关于”的字样。例如：“县委办公室关于印发关于开展学习型党组织建设实施方案的通知”，“关于”使用重复，去掉第一个“关于”。五、注意事项（一）关于文件标题4、层层转发文件标题的处理。比如县上要转发市上转发的省上的文件，如果市上没有明确要求，那么可以直接转发省上文件。如果要转发，就要注意标题。例如：“县纪委转发市纪委关于转发《省纪委关于严明案件查办工作纪律的通知》的通知的通知”。这个标题有两个问题，一是为了强调转发文件加了书名号，二是出现了“通知的通知的通知”这样的累赘。标题可以写成“县纪委转发省纪委关于严明案件查办工作纪律的通知”或者“县纪委转发市纪委转发省纪委关于严明案件查办工作纪律的通知”。（二）关于主送机关1、主送机关的确定。主送机关是行文的对象，是办理或答复公文的单位。主送单位根据行文的需要，可以是一个，也可以是多个。普发性公文主送单位表述要固定，一般按照机构改革文件确定。主送单位可以是上级、下级、平行机关，要根据文种来确定。特别要强调，请示公文一般为一个主送机关，如果两个，可以使用“并”。例如：市委并市政府。五、注意事项（二）关于主送机关2、主送机关的格式。决定、意见、规定、办法、会议纪要等类型文件，应在主题词下方标明印送单位。其他文件主送机关应在标题下方位置顶格排印。3、抄送机关的确定。一般是需要告知公文内容的机关。公文一般不抄送领导个人。现行公文“档（二）”等一般不标注。（三）关于正文1、文件小标题。文件正文内一级小标题一般用黑体，二级小标题用楷体或仿宋加粗。文件正文内小标题中可以使用顿号、逗号、引号、书名号等，一级小标题后一般不用标点符号。但在文件正文内小标题之后未另起行而紧接文字叙述的，应使用句号。五、注意事项（三）关于正文2、文件结构层次序数。行政机关通用规定，文件结构序数一般是：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”或“1、”，第四层为“（1）”，第五层为“①”。在文件层次不多情况下，第一层用“一”，第二层可用“1.”或“1、”，但不能用“（1）”。