公文处理与公文写作

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公文处理与公文写作技巧文书学(理论基础)研究——文书和文书工作的一门学科→→→→文书工作文书处理行文规则公文格式公文写作发文收文文件归档——文件依据——1.《党政机关公文处理条例》——2012.4.16中办发〔2012〕14号2012.7.1实施2.《党政机关公文格式》GB/T9704-20122012.7.1实施两个文件自2012.7.1起施行原《中国共产党机关公文处理条例》(1996.5.3)和原《国家行政机关公文处理办法》(2000.8.24)停止执行;党\政两个系统的文件规定合二为一。一、公文概述1、公文的概念:——是公务文书的简称,指各个单位在进行公务活动中所制作、使用、传递的文件。——具有规定格式、普遍通用、一定效用三个基本要素。2、公文的基本特点(1)政策性(2)实用性(3)真实性(4)权威性(5)交流性(6)时限性3、公文的作用与功能(1)领导与指导作用;(2)规范作用;(3)公务联系作用;(4)凭证依据作用;(5)宣传教育作用;(6)研究参考作用……4、公文的种类——不同角度的分类(1)按使用范围分(2)按作用分(3)按来源分(4)按行文关系分(5)按处理要求分(1)按使用范围分——通用文书专用文书(司法、经济、会计、外交、军事…)科技文书(图纸、图表、说明书…)信访文书(2)按作用分——行政类法规类计划类总结类记录类会议类(3)按来源分——收文发文内部运转文件(4)按行文关系分——上行文下行文平行文(5)按处理要求分——内容:需办文件参阅文件时间:平件急件保密:普通件秘密、机密、绝密5、行政性正式公文的种类(15种):(1)决议;(2)决定;(3)命令(令);(4)公报;(5)公告;(6)通告;(7)意见;(8)通知;(9)通报;(10)报告;(11)请示;(12)批复;(13)议案;(14)函;(15)纪要。常用事务性公文1.计划(规划)2.方案3.总结4.情况汇报5.调研报告6.简报7.会议主报告8.领导讲话9.典型材料10.规章制度……二、公文处理工作1、公文处理的主要任务——科学、合理、有序地进行文件(公文)的制作、传递、使用、管理和归档。2、公文处理的基本原则实事求是准确规范精简高效安全保密基本原则3、公文处理的重要任务(1)收文处理(2)发文处理(3)整理归档收文程序(1)签收(2)登记(3)初审(分送)(4)拟办(批办)(5)承办(6)传阅(7)催办(8)答复(9)整理(立卷归档)(10)清退、销毁催办普通文件正常催办重要文件重点催办紧急文件盯人定时催办发文程序(1)撰稿(2)审核(3)签发(4)登记(5)印制(6)用印(7)核发(8)封发(9)整理(立卷归档)(1)文书档案的来源:一般由公务文书(文件)转化而来;(2)公文与档案的关系:文件是档案的前身,档案是文件的归宿。文件归档——(3)文档一体化——档案工作应与文书工作紧密结合,不能分家,努力做到“文档一体化”。实行前端控制和全程管理:将归档环节嵌入OA流程,在文件的生成和接收时就在网络的流程中,实现在线归档的关联操作。避免文件失控和重复劳动。文档一体化:(1)思想理念上——(2)管理体制上——(3)工作制度上——(4)操作流程上——(5)网络运行上——(6)时间安排上——(7)人员配置上——4、公文处理工作的特性要求(1)确定性(2)连续性(3)规范性(4)快捷性(5)细致性(6)安全性5、公文处理工作的重要作用公文处理工作不是简单的收收发发,而是:(1)上通下达、内外联系的手段与途径;(2)正常、高效运转的纽带和中枢;(3)积累史料、形成档案的基础与保障。三、行文制度(规则)——各个单位之间公务文书往来运行的统一规定。1、行文方式——3种行文方向:(1)上行文(2)下行文(3)平行文4种基本形式:(1)逐级行文(2)多级行文(3)越级行文(4)直接行文2、主要的行文规则——(1)一事一文,或一文一事;(2)明确主送对象,不要多头主送;(3)一般应逐级行文,不要越级行文;(4)《报告》与《请示》分清,《报告》中不得夹带请示事项;(5)不得乱用抄报、抄送;(6)向上级的重要行文,负责人签署;(7)各个单位之间要多用《函》;(8)内设机构向外发文,应以单位办公厅(室)名义;(9)单位内部机构之间相互行文,一般应告知单位办公厅(室);(10)有双(多)重领导关系的,应视具体情况,一个主送,另外的抄送;(11)经批准在报刊上公开发表的文件,应视为正式公文,具有效力;(12)不同单位为同一事项发文,应先协商;政策不一致时,不应各自行文,否则上级应责令纠正;(13)根据需要,两个以上的平行机关可联合行文。四、公文的一般格式和标记(1)文头处——(2)文尾处——从上到下由前至后1.份号、2.密级和保密期限、3.紧急程度、4.发文机关标志、5.发文字号、6.签发人、7.标题、8.主送机关、9.正文、10.附件说明、11.发文机关署名、12.成文时间13.印章、14.附注、15.附件、16.抄送机关17.印发机关和印发时间、18.页码——注意——1、发文机关标识——用全称或规范化简称加“文件”组成,红色。2、发文字号——由机关代字、年份和序号组成,3仿,居中,六角括号〔〕,在红色分隔线之上。3、字号字体——发文机关用小标宋,标题用2号小标宋,内文用3号仿宋,文尾版记用4仿。4、标题——三个要素都应齐全(机构+主题+文种),尽量不出现标点符号,根据需要可用《》。若文字长可换行,居中,但应注意不要切断词意。5、正文——公文首页必须显示正文。文中层次结构顺序为——一、(3黑)(一)(3楷)1.(3仿宋)(1)(3仿宋)6、成文时间——应为领导签署同意之日,用汉字将年、月、日标全,“零”应为“O”。7、发文印章——印章端正、居中,下压机关署名和成文时间。为保障档案长久存放,请用红色印泥。8、末页处理——采用调整行距、字距的办法,将印章与正文文字同处一页,不得采用“此页无正文”方法。五、《党政机关公文处理条例》、《党政机关公文格式》新的变化与主要区别1、这是我国全新的首次统一党政机关公文处理的规范标准。2、公文处理的原则确定为:实事求是、准确规范、精简高效、安全保密。3、在文种方面,在原有行政机关13个文种基础上,增加了党委的“决议”和“公告”。4、在格式方面,(1)再次明确,文件标题由发文机关名称﹢事由﹢文种组成;(2)公文用纸统一采用国际标准A4型;(3)文尾处取消了“主题词”的标注;(4)文件落款处应署发文机关名称,并与印章内容相符一致。5、在行文规则方面,不得:(1)以机关名义向上级个人报送公文;(2)以个人名义向上级机关报送公文。6、在公文拟制方面,(1)机关负责人应主持、指导重要文件的起草工作;(2)上行文由主要负责人签发,以示慎重;(3)领导签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;只圈阅或只签名的,视为“同意”。6、在公文管理方面,(1)绝密件不得复制;机密、秘密级文件复印件应加盖复制单位印章;(2)公文被撤销的,视为自始无效,公文被废止的,视为自废止之日起失效;(3)工作人员离岗离职时,应督促其移交、清退公文;(4)新设机构,应向本级党委、政府的办公厅(室)提出发文立户申请。六、公文写作基础1、公文的体式——公文的体例与格式的简称,包括文体、结构、标记、格式。2、公文文体——使用应用文体,兼有说明文、叙述文、议论文的表达形式。3、公文的主要结构——(1)标题(2)主送单位(3)正文(4)附件(5)落款作者(6)日期(7)签章4、公文写作的基本要求——(1)合法——(2)求实——(3)合体——(4)简明——(5)严谨——(6)及时——(7)准确——七、公文写作方法与技巧我的文笔如何?↙↓↓↓↘→→→→→→→→公文写作(五阶段)一、撰拟前准备二、文稿撰写三、修改润色四、审核五、定稿(一)撰拟前准备工作1、明确发文的目的与要求;2、领会领导的指示与意图;3、确定文件的主题与内容;4、确定发文的对象;5、选定文种;6、确定发文的其他要求;7、温习相关政策和文件8、收集和积累有关资料和信息……(二)文稿撰写1、安排结构;2、拟写提纲;3、落笔起草;4、筹划开头与结尾;5、表述充分,条理清晰;6、注意层次、段落的转换与衔接。增删改调全面检查(三)文稿审核修改1.公文核稿的原则层层把关分级负责多级审核2.审核的责任分工(1)出文部门领导审核;(2)办公室文秘审核;(3)办公室领导审核;(4)单位负责人审核。3.公文核稿的内容(7关)把好政策关;把好业务关;把好内容关;把好结构关;把好文字关;把好格式关;把好行文关。4.公文核稿的要求(9看)看文件标题;看主送单位;看文件开头;看各层中、小标题;看行文表达;看数据、事实、依据、看理由;看文件收尾;看前后格式;看字数篇幅……

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