新员工入职培训_档案基础知识部分

北京量子伟业时代信息技术有限公司新员工入职培训——档案基础知识部分北京量子伟业时代信息技术有限公司1什么是档案？23456档案有哪些种类？档案基本术语档案业务工作立卷与立卷改革产品介绍北京量子伟业时代信息技术有限公司1、什么是档案？北京量子伟业时代信息技术有限公司档案（archives）指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。概念北京量子伟业时代信息技术有限公司甲骨档案、金石档案简牍档案、缣帛档案纸质档案、新型档案档案种类北京量子伟业时代信息技术有限公司凭证作用参考作用档案价值北京量子伟业时代信息技术有限公司档案装具密集架北京量子伟业时代信息技术有限公司档案装具档案盒档案卷皮(软卷皮【卷盒】、硬卷皮)档案目录表格北京量子伟业时代信息技术有限公司2、档案有哪些种类北京量子伟业时代信息技术有限公司1.公共档案国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案。2.私人档案私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案。3.文书档案文书档案实际上是指行政管理档案，如请示、批复、决定、决议，法规、法律等等；4.科技档案科技档案是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。如图纸、设计任务书、科研报告等等；5.专门档案专门档案是指除文书和科技档案之外的所在专门活动中形成的档案。如会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等等。6.新型载体档案新型载体档案如照片、影片、录像。光盘档案又称声像或音像档案和电子档案是指由计算机生成并主要在计算机中使用的档案。北京量子伟业时代信息技术有限公司3、档案基本术语北京量子伟业时代信息技术有限公司1、档案管理archivesmanagement档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。2、文件record／document国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。3、原件originaldocument最初产生的区别于复制件的原始文件。4、复制件copy／duplicateddocument与原件内容相同的复制品。5、文稿draft／manuscript文件起草过程中形成的历次稿子，可分为草稿和定稿两种。一般概念北京量子伟业时代信息技术有限公司6、文本text／version同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。7、正本officialtext有规范格式和生效标志的正式文本。8、副本copy／duplicate再现正本内容和形式特征的复本，备存查和通知有关方面之用。9、文种recordtype按性质和用途确定的文件种类的名称。10、档案室recordoffice国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构。一般概念北京量子伟业时代信息技术有限公司11、档案馆archives集中管理特定范围档案的专门机构。11.1综合档案馆comprehensivearchives按照行政区划或历史时期设置的管理规定范围内多种门类档案的具有文化事业机构性质的档案馆。11.2专业档案馆specializedarchives管理特定范围专业档案的档案馆。11.3部门档案馆departmentarchives专业主管部门设置的管理本部门及其直属机构档案的档案馆。11.4企业档案馆businessarchives企业设置的管理本企业档案的档案馆。11.5事业单位档案馆institutionalarchives事业单位设置的管理本单位档案的档案馆。12、档案资料目录中心archivaldescriptiveinformationcentre集中管理若干档案馆、档案室特定范围档案资料目录并提供检索服务的专门机构。13、文件中心recordscentre介于文件形成机构和档案馆之间的中间性或过渡性文件管理机构。一般概念北京量子伟业时代信息技术有限公司1收集acquisition/collection档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的话动。1.1归档filling办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室（馆）保存的过程。1.2移交transfer档案室（馆）等按照国家规定把档案交给接收方档案馆保存的过程。1.3接收accession档案馆、档案室按照国家规定收存档案的过程。1.4征集acquisition档案馆按照国家规定征收散存档案、散失档案和其他有关文献的活动。档案收藏北京量子伟业时代信息技术有限公司2寄存deposit档案所有者在保持其法定所有权的清况下，将档案存放在档案馆的行为。3捐赠donation档案所有者将档案无偿赠送给档案馆的行为。4交换exchange国家（地区）之间，档案部门之间，档案部门与其他部门之间按照法规或协定互换档案和其他文献的活动。5馆藏holding档案馆收藏的档案及其他藏品的总和。档案收藏北京量子伟业时代信息技术有限公司1鉴定appraisal判定档案真伪和价值的过程。2保管期限retentionperiod对档案划定的存留年限。3保管期限表recordsretentionschedule规定档案保管期限的文件。4销毁destruction经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。5销毁清册destructionlist登录被销毁档案题名、数量等内容并由责任人签署的文件。档案鉴定北京量子伟业时代信息技术有限公司1整理archivalarrangement按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。2档案实体分类physicalarchivesc1assification根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。3立档单位fondsconstitutingunit构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。4全宗fonds一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。5联合全宗combinedfonds由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。档案整理北京量子伟业时代信息技术有限公司6汇集全宗collectedfonds由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。7全宗群fondscomplex由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体。8案卷file由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。9立卷filing将若干文件接形成规律和有机联系组成案卷的过程。10卷内备考表filenote卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。11档号archivalcode以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。档案整理北京量子伟业时代信息技术有限公司1检索retrieval存储和查找档案信息的过程。2编目cataloguins／description按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。3条目entry反映文件或案卷内容与形式特征的著录项目的组合。4著录description对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。档案检索北京量子伟业时代信息技术有限公司5标引indexing对档案内容进行主题分析，赋予检索标识的过程。5.1分类标引classifiedIndexing对档案内容进行主题分析，赋予分类号标识的过程。5.2主题标引subjectIndexing对档案内容进行主题分析，赋予主题词标识的过程。5.3受控标引controlledIndexing依据主题词表等控制工具进行的标引。5.4自由标引freeindexing不用主题词表等控制工具而直接使用关键词等自然语言进行的标引。档案检索北京量子伟业时代信息技术有限公司6关键词keyword在标引和检索过程中，取自文件、案卷题名或正文用以表达文献主题并具有检索意义的非规范化的词或词组。7主题词descriptor在标引和检索中用以表达文献主题的规范化的词或词组。8档案主题词表archivesthesaurus由表达档案内容主题的自然语言中优选出的语义相关、族性相关的科学术语所组成的规范化词典。在档案标引与检索过程中，它是用以将档案、标引人员及用户的自然语言转换为统一的主题词检索语言的一种术语控制工具。9检索工具findingaid用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。10目录catalogue由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。档案检索北京量子伟业时代信息技术有限公司10.1案卷目录folderlist／filelist以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。10.2卷内文件目录innerfileitem1ist登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。10.3案卷文件目录file-itemlist；全引目录file-itemlist以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录。10.4分类目录classifiedcatalogue依据分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一种档案目录。10.5主题目录SubjectCatalogue依据主题词表按照主题标识以一定次序编排而成的一种档案目录。10.6专题目录subjectcatalogue按照特定专题以一定次序编排而成的一种档案目录。档案检索北京量子伟业时代信息技术有限公司11索引index指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。11.1文号索引recordnumberindex指明文件编号及相应档号，以一定次序编排而成的一种档案索引。11.2人名索引nameindex指明人名及相应档号，以一定次序编排而成的一种档案索引。11.3地名索引placenameindex指明地名及相应档号，以一定次序编排而成的一种档案索引。12档案馆指南guidetoanarchives介绍和报道档案馆基本情况、馆藏档案和有关文献，指导利用者查阅利用的一种档案检察工具。13全宗指南guidetoanarchivalfonds；全宗介绍introductiontoanarchiva1fonds介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。14专题指南guidetosubjectrecords；专题介绍introductiontosubjectrecords介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。档案检索北京量子伟业时代信息技术有限公司1利用accessanduse利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。2开放opening档案馆将达到一定期限、无需控制使用的档案向社会公开提供利用的活动。3公布Publishing将档案或档案的特定内容通过某种形式首次公布于众。4咨询服务referenceservice档案馆、档案室答复询问、指导和帮助利用的活动。5档案证明archivalevidence依据档案的记载出具的凭证性文件。6档案展览exhibition按一定主题展示档案的活动。7阅览室readingroom档案馆、档案室内供利用者阅览档案的专门场所。档案利用北京量子伟业时代信息技术有限公司8密级securityclassification档案文件保密程度的等级。9降密downgrade降低档案文件的原有保密等级。10解密declassificationg解除已失去保密价值档案文件的保密限制。11编纂compilation按照一定的题目、体例和方法编辑档案文献的活动。12大事记chronicleofevents按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件、重要活动的一种档案参考资料。13组织沿革administrativehistory系统记述一个机构（地区、行业）体制、职能等基本状况变迁过程的一