第12章_Access数据库综合实例

第12章Access数据库综合实例本章通过一个综合应用实例将前面所学习的建立各对象的方法有机的联系起来，构建一个完整的Access数据库应用系统。12.1总体设计12.1.1需求分析12.1.2数据库设计原则12.2库存管理系统的设计12.2.1系统分析12.2.2系统设计12.3库存管理系统实例制作12.3.1创建新数据库12.3.2创建表12.3.3设置各表间的关系12.3.4填写入库/出库单12.3.5维护入库/出库单信息12.3.6查询入库/出库单信息12.3.7报警处理12.3.8报表设计12.4库存管理系统的集成12.4.1系统主控界面设计12.4.2系统开始界面设计12.1总体设计•在使用Access2003建立数据库的表、窗体和其他对象之前，设计数据库是很重要的。合理的设计是创建能够有效地、准确地、及时地完成所需功能的数据库的基础。没有好的设计，数据库不但在查询方面效率低下而且也较难维护。•在进行数据设计之前必须清楚这个系统需要实现什么样的功能，然后再细化到数据库各个组件的设计上。一般来说，设计的过程是如图12-1-1进行的。规划系统设计流程了解用户需求并设计基本结构分析与设计数据库设计基本表设计窗体、报表等其他组件最后测试、完成图12-1-1数据库设计过程12.1.1需求分析•在开始设计数据库之前，需要确定数据的目的以及如何使用，尽量多了解一些有关数据库的设计要求，弄清用户需要从数据库得到什么样的信息。•1．数据库设计的主要步骤•正式实施数据库设计时，主要的过程具体有以下几个步骤。•（1）确定数据库中需要的表。•（2）确定该表中需要的字段。•（3）明确每条记录中有唯一值的字段。•（4）确定表之间的关系。•（5）输入数据，创建其他数据库对象。•要实现上述目标，最好的方法就是与将使用数据的人员进行交流，集体讨论需要解决的问题，并描述需要生成的报表；与此同时收集当前用于记录数据的表格，然后参考某些设计得很好并且与当前要设计的数据库相似的数据库。•2．创建数据库时要做的准备•在创建一个数据库之前必须明确的有。•（1）数据库必须能够管理用户期望的输出和打印输出所有必须具备的信息。•（2）数据中不保存不必要的信息。•（3）弄清数据应该为用户所做的操作和应解决的问题。•（4）明确用户通过什么样的界面来操作数据库中的数据和输出。•3．数据库用户的分类•数据库设计完成之后，所面对的是数据库的用户，不同的用户对于同一个数据库会有不同的使用，因此明确谁将使用数据库是很重要的。•通常数据库的用户分为以下3种情况使用数据库。•（1）将数据添加到数据库中。•（2）编辑、操作和整理输出数据库中的数据。•（3）查询数据中的数据。•从设计角度来看，应按不同类型的用户设计数据库的表、窗体和报表。12.1.2数据库设计原则•一个好的数据库必须在开发时使数据库结构满足一定的条件和原则。简化一个数据库结构的过程被称为“数据标准化”。该理论最早在20世纪70年代提出来，在此后的许多年中，该理论得到不断的发展和扩充。•标准化数据库设计的一些原则如下。•（1）减少数据的冗余和不一致性：如果数据库存在冗余和不一致问题，用户每次向数据库中输入数据时，都有发生错误的潜在可能。例如，人事信息数据库中，如果在多个不同的表中都包含姓名的输入，那么用户在多次输入时，就有可能发生错误。•（2）简化数据检索：数据库中保存的信息必须能够根据需要快速地显示出来，否则，使用计算机自动化的数据库系统将没有任何意义。•（3）保证数据的安全：数据库中的数据，必须具有一定的安全性，输入数据库中的数据在输出显示时，必须对应显示原有的数据。•（4）维护数据的方便性：数据库中的数据在每次更新或删除时，都必须将数据库中所有出现与它相关的地方做出改变，并且在设计数据库时，要考虑到数据的修改，最好在尽量少的操作步骤中完成。12.2库存管理系统的设计•在市场经济中，销售是企业运作的重要环节，为了更好地推动销售，不少企业建立了分公司或代理制，通过分公司或代理商把产品推向最终用户。销售公司的增加和销售渠道的复杂化促使了物流业的发展。•进入信息化时代以及电子商务的发展，对库存管理的要求更高。传统的库存管理，一批产品从入库到出库，要经过多个环节，而且具有如下几个弊端：手工处理入库、出库造成产品供应效率低，影响企业发展；手工完成大量的入库、出库和库存统计，造成库存产品汇总困难，使库存结构难以掌握；仓库与管理部门之间信息交流少，造成库存积压，使资金周转缓慢。建立计算机化的库存管理系统可以对解决这些问题提供有效地帮助。•一般来说，利用库存管理系统可以在以下方面提高企业管理的水平。•（1）提高管理效率，降低人工成本。•（2）降低采购成本。•（3）减少仓储面积，提高房产综合利用。•（4）降低储备资金占用。12.2.1系统分析•根据商业企业库存管理现状进行分析，库存管理系统要能处理库存中大量的数据并完成繁琐复杂的统计计算；库存管理系统要能及时提供准确、适用的库存信息，可以使管理者合理安排库存，加速资金周转。•根据库存管理的业务流程和要求，库存管理系统数据流程图如图12-2-1所示。入库单库存入库处理出库处理入库统计出库单库存统计出库统计报警处理催货处理报表统计图12-2-1库存管理系统数据流程图12.2.2系统设计•完成了库存管理系统分析，确定库存管理系统的数据流程和功能后，就可以进行系统设计了。主要包括数据库设计和模块设置。•1．数据库设计•根据库存管理系统分析，库存管理系统处理的数据涉及的表有入库表、出库表、库存表以及商品信息等。要使所有表既无数据冗余，又无传递依赖，可将库存管理系统数据库定义为5张表，包括商品入库表、商品出库表、库存表、商品信息表和仓库表。•商品入库表以“入库ID”作为主键，记录商品入库单信息，其结构如表12-2-1所示。字段名称字段类型长度允许空值备注入库ID数字长整型必填主键入库日期日期/时间长日期商品代码文本20必填入库数量数字长整型必填单位文本4组合框仓库文本10组合框标志文本1入库数量修改差数字长整型表12-2-1商品入库表•商品出库表以“出库ID”作为主键，记录商品出库单信息，其结构如表12-2-2所示字段名称字段类型长度允许空值备注出库ID数字长整型必填主键出库日期日期/时间长日期商品代码文本20必填出库数量数字长整型必填单位文本4组合框仓库文本10组合框标志文本1出库数量修改差数字长整型表12-2-2商品出库表•库存表以“产品代码”作为主键，记录当前库存中每种产品的实际库存量，其结构如表12-2-3所示。字段名称字段类型长度允许空值备注商品代码数字长整型必填主键商品名称文本50仓库文本10组合框单位文本4组合框库存数量数字长整型必填默认值：0最高储备数字长整型必填最低储备数字长整型必填表12-2-3库存表•商品信息表以“商品代码”作为主键，记录企业所有商品的基本信息，其结构如表12-2-4所示。字段名称字段类型长度允许空值备注商品代码文本20必填主键商品名称文本50必填条形码文本20必填商品拼音编码文本10必填单位文本4必填组合框规格文本10必填产地文本20必填类别文本10必填进货价数字单精度必填默认值：0仓库文本10必填表12-2-4商品信息表•仓库表以“仓库ID”作为主键，记录企业库房的基本信息，其结构如表12-2-5所示。字段名称字段类型长度允许空值备注仓库ID数字长整型必填主键仓库名称文本10仓库位置文本50仓库类型文本50安全等级文本50仓库用途文本50仓库容量数字长整型默认值：0表12-2-5仓库表•2．模块设计•根据前面的分析，并依据系统设计，对整个系统进行模块设计，得到如图12-2-2所示功能模块。库存管理系统入库处理出库处理报表统计库存控制填写入库单维护入库单入库信息查询入库信息显示维护出库单填写出库单出库信息显示设置库存限量库存查询报警处理催货处理月入库统计月出库统计库存统计出库信息查询图12-2-2功能模块图12.3库存管理系统实例制作•完成系统的数据库设计和功能划分后，就可以对“库存管理系统”实例各功能模块进行详细设计和实现。12.3.1创建新数据库•（1）启动Access2003，选择“文件”→“新建”菜单命令或单击工具栏上的【新建】按钮，调出任务窗格，如图12-3-1所示。•（2）在任务窗格中单击“空数据库”项，调出“文件新建数据库”对话框，如图12-2-2所示。图12-3-1任务窗格图12-3-2“文件新建数据库”对话框•（3）在对话框中选择保存的位置，并在“文件名”文本框中输入文件名“库存管理系统”，然后单击【创建】按钮，Access系统将创建新数据库“库存管理系统”并进入该数据库的操作界面，如图12-3-3所示。•至此，“库存管理系统.mdb”空数据库创建完成。现在可以进行创建数据表的操作了图12-3-3创建的“库存管理系统”数据库12.3.2创建表•根据实例设计，实例系统共需5张表，主要表的结构在前面已介绍，按照表的结构设计来创建表。•1．创建“商品信息”表•（1）在数据库“表”容器窗口中双击“使用设计器创建表”，调出数据库表的设计视图，如图12-3-4所示。•（2）在“字段名称”列输入字段的名称“商品代码”；在“数据类型”列设置字段相应的数据类型为“文本”类型并设置为主键；在“说明”列中可做适当注释，如图12-3-5所示。图12-3-4创建表的设计试图图12-3-5设置表中的字段•（3）重复上述步骤，如表12-2-4所示“商品信息”表的结构，创建该表所有字段及相关数据类型，结果如图12-3-6所示。选中“单位”字段，在“字段属性”栏内选中“查阅”选项卡，把“显示控件”属性设置为“组合框”，把“行来源类型”设置为“值列表”再参照图12-3-6设置把“行来源”属性为“箱、盒、支、个、袋、包、瓶”。•（4）所有字段创建完成后，在窗口标题上右击，在调出的快捷菜单中选择“数据表视图”命令，调出“另存为”对话框，输入表的名称“商品信息”，然后保存，如图12-3-7所示。图12-3-6创建“商品信息”表字段结果图12-3-7保存表•单击【确定】按钮，创建的表由“设计”视图切换为“数据表”视图，选中“单位”字段所在网格时的效果如图12-3-8所示。•至此，“商品信息”表已经创建完成。•2．创建“商品入库表”表参照表12-2-1使用“使用设计器创建表”创建“商品入库表”表。用创建“商品信息”表的方法创建“商品入库表”表。•（1）双击“使用设计器创建表”进入“设计”视图。•（2）输入各个字段的名称，设置各字段的数据类型。•（3）设置“入库ID”字段为表的主键。•（4）“单位”字段属性设置同“商品信息”表；“仓库”字段中，在“字段属性”栏内选中“查阅”选项卡，把“显示控件”属性设置为“组合框”，把“行来源类型”设置为“值列表”，再参照“仓库表”设置“行来源”属性。图12-3-8“单位”字段的组合框效果•（5）创建完成，如图12-3-9所示。保存表为“商品入库表”。•3．创建“商品出库表”表按照表12-2-2的数据创建表“商品出库表”，参照创建“商品入库表”的方法创建表“商品出库表”。•设置字段“出库ID”为主键。其他设置同表“商品入库表”，如图12-3-10所示。图12-3-9创建“商品入库表”图12-3-10创建“商品出库表”•4．创建“库存表”表按照表12-2-3的数据创建表“库存表”。参照创建“商品入库表”的方法创建表“库存表”。•设置“商品代码”字段为主键，如图12-3-11所示。“单位”和“仓库”字段参照“商品入库表”设置“显示控件”属性为“组合框”。•5．创建“仓库表”表按照表12-2-5的数据创建“仓库表”。参照创建“商品入库表”的方法创建表“仓库表”。•主键设置为“仓库ID”字段，如图12-3-12所示。图12-3-11创建“库存表”图12-3-12创建“仓库表”•这样就初步完成了表的设计。在数据库窗口中，在数据库“对象”列表框中选中“表”，显示如图12-3-13所示。图12-3-13创建数据库中的表12.3.3设置各表间的关系•完