进销存管理系统需求分析

进销存管理系统需求分析需求说明书Version1.0文档编号ESD***2012-8-21文档历史版本标题内容作者时间v1.0需求说明书xx2012-8-211．背景在市场经济中，销售是企业运作的重要环节。为了更好地推动销售，不少企业建立分公司后实行代理制，通过分公司或代理上把产品推向最终用户。这些分公司或代理商大多分布在全国各地，甚至是在过为，远距离频繁的业务信息交流是这些企业业务活动的主要特点。在传统方式上，公司之间通常采用电传、电报、电话等方式传递订货、发货、到货、压货、换货、退货等信息，总公司的商务部门在接到分公司或代理商穿来的定单和银行汇款单据传真件后，开具产品出库通知，然后再把相关的进、销、存信息手工存档，再对这些信息进行统计分析，才能了解到整个公司的生产、销售和库存情况。进销存管理是商业企业经营管理中的核心环节，也是一个企业能否取得效益的关键。如果能做到合理生产、及时销售、库存量最小、减少积压，那么企业就能取得最佳的效益。1．1问题的提出传统的信息传递和管理方式不仅效率低,可靠性、安全性和保密性也无法满足要求,而且数据统计时间严重滞后,往往是当领导了解到企业的“进、销、存”出现问题时,早已产生了严重的后果。即使是没有分公司的企业，使用传统的手工放肆管理也存在同样的问题：信息化不足，计算机使用率低，大量的日常工作皆是手工处理，导致工作效率低落，企业内部沟通不良等等问题很难克服，仓库管理很不合理，不能及时根据需要调整库存。而且在手工管理的情况下，销售人员很难对客户做出正确的供货承诺，同时企业的生产部门也缺少一份准确的生产计划，目前的生产状况和市场的需求很难正确反映到生产中去。这在激烈的市场中是非常不利的。所以公司迫切希望解决的问题是：1．缺少一个集成的信息平台和信息系统，而各个业务部门之间缺少信息沟通（即重复劳动）和共享是传统库存管理中资金占用过大的主要原因之一。2．解决企业内部统一的物料编码管理，物流管理中的信息流通。库存积压与物料的配套问题。4．销售部门能方便地根据预测信息、各仓库的库存信息和客户的要货情况作出货物的调拨计划和改制计划。5．随时了解供应商的供货（原材料和外协加工）执行情况、制造车间的加工（合格、报废、返工等）执行情况及公司的各仓库库存情况，以便随时协调或采取合适的补救措施6．管理供应商，在供应到货的到期日前，主动与供应商联系，检查及时到货的可能性；同时在物流和信息流上允许供应商的部分零件直接发货到客户处。对供应商的考核从质量、交货及时程度和价格上给出统计数据。7．计划过程不太理想，无物料清单，凭经验办事；对计划的执行率未作统计。8．现有量、在制品、再途库存和历史记录等多方位查询需求。9．库存信息与供应和生产等各部门的及时反馈和共享问题信息查询与决策，对公司的各种资源与信息进行查询，包括销售、采购、生产、质量、人事、财务等信息数据进行查询、统计与分析，对根据信息作出快速合理的经营决策，增强应变反应能力。1．2问题分析以订单为依据进行生产的实业公司的主要流程是：接到一张销售订单，由销售部门转化为采购订单，转给采购部门，采购部门根据订单上的产品、数量，技术部已经配好的物料清单，及各车间半成品储存量，汇总材料需求，然后根据库存情况决定请购及预约情况，采购部门根据请购单下采购单，然后材料入库，在手工操作的条件下，各个部门之间的沟通困难，比如，当采购部下完采购订单之后，仓库是否如期到货，必须去仓库询问，而且即使询问了，有时候因为订单较多材料有可能重复，而无法确定是哪一张采购单到货，哪一张没有到货，再例如，销售部门下过内部订单之后，就容易了解到这个单子上的这批货物到底处于什么状态，是已发完，还是未发，生产是否完毕等，要无数次的询问仓库和生产部门才能了解到部分情况，等等，这一系列的问题迫待解决，随着经济的全球化以及中国经济改革的逐渐深化，制造业面临着越来越激烈的竞争，改善企业内部以及整个供应链各个环节的管理、调度及资源配置，迅速适应客户的新需求和市场新机遇的能力，是中国企业赢得竞争胜利的决定性因素，如何快速有效地实现跟单，如何有效的控制库存，这一切都是本进销存管理系统所力求实现的功能。从根本上说，企业就是一个利用资源（人、财、物、时间），为客户创造价值的组织，企业资源计划就是对这些资源进行计划、调度、控制、衡量、改进的管理技术和信息系统。现今的企业并不只是人力资源、资金和产品的组合，它还应该包括供应、销售、市场营销、客户服务、需求预测，以及其他更多的东西。如果一个企业资源计划系统系统真正想要最大限度地提高其生产能力，它必须能够非常融洽地和其他关键性的商务领域进行交流。2．系统设计目标2．1系统设计的长远目标1．系统运行集成化：这是系统成功在技术解决方案方面最基本的表现。系统是对企业物流、资金流、信息流进行一体化管理的软件系统，其核心管理思想就是实现对“供应链（SupplyChain）”的管理。软件的应用将跨越多个部门甚至多个企业。为了达到预期设定的应用目标，最基本的要求是系统能够运行起来，实现集成化应用，建立企业决策完善的数据体系和信息共享机制。一般来说，如果系统仅在财务部门应用，只能实现财务管理规范化、改善应收帐款和资金管理；仅在销售部门应用，只能加强和改善营销管理；仅在库存管理部门应用，只能帮助掌握存货信息；仅在生产部门应用只能辅助制定生产计划和物资需求计划。只有集成一体化运行起来，才有可能达到：降低库存，提高资金利用率和控制经营风险；控制产品生产成本，缩短产品生产周期；提高产品质量和合格率；减少财务坏帐、呆帐金额等。这些目标能否真正达到，还要取决于企业业务流程重组的实施效果。2．业务流程合理化：这是系统成功在改善管理效率方面的体现。系统成功的前提是必须对企业实施业务流程重组，因此，企业资源计划应用成功也即意味着企业业务处理流程趋于合理化，并实现了企业资源计划应用的以下几个最终目标：企业竞争力得到大幅度提升；企业面对市场的响应速度大大加快；客户满意度显著改善。3．绩效监控动态化：企业资源计划的应用，将为企业提供丰富的管理信息。如何用好这些信息并在企业管理和决策过程中真正起到作用，是衡量企业资源计划应用成功的另一个标志。在企业资源计划系统完全投入实际运行后，企业应根据管理需要，利用企业资源计划系统提供的信息资源设计出一套动态监控管理绩效变化的报表体系，以期即时反馈和纠正管理中存在的问题。这项工作，一般是在企业资源计划系统实施完成后由企业设计完成。企业如未能利用企业资源计划系统提供的信息资源建立起自己的绩效监控系统，将意味着企业资源计划系统应用没有完全成功。4．合理改善持续化：随着企业资源计划系统的应用和企业业务流程的合理化，企业管理水平将会明显提高。为了衡量企业管理水平的改善程度，可以依据管理咨询公司提供的企业管理评价指标体系对企业管理水平进行综合评价。评价过程本身并不是目的，为企业建立一个可以不断进行自我评价和不断改善管理的机制，才是真正目的。这也是ERP应用成功的一个经常不被人们重视的标志。2．2系统设计近期目标(1).在提高企业经济效益、增强企业市场竞争力方面：提高客户服务效益,降低客户服务成本；提高物料管理效益,降低物料管理成本；提高生产管理效益,降低生产管理成本；提高质量效益,降低质量成本；提高采购效益,降低采购成本；提高生产效益，降低生产成本；提高用料效率，降低用料成本；提高库存效率，降低库存成本。(2).在系统应用方面：降低企业信息系统的总体拥有与使用成本，增强企业活力：提高处理效率，降低硬件成本；提供友好界面，降低培训成本；提供灵活接口，降低扩充成本；提高使用效率，降低作业成本；提高沟通效率，降低沟通成本；提高维护效率，降低维护成本；加强系统纠错，降低失误成本；提高数据安全，降低保密成本。系统设计近期的目标是实现企业进销存管理系统的系统化，规范化和自动化。1．建立基本资料信息库，规范所有资料信息。2．物料控制半自动化，加强了各个部门之间的联系。3．高库存管理的服务水平，最大限度地降低库存量，包括中间库存和在制品的库存，以减少在库存上的资金积压。4．最大限度的保证订货任务的按期完成。5．提高计划的可能性，实现均衡生产：6．集成管理职能，提高管理效率。3．系统总体设计3．1系统设计思想●尽量采用公司现有软硬件环境，及先进的管理系统开发方案，从而达到充分利用公司现有资源，提高系统开发水平和应用效果的目的。●系统应符合生产、销售、库存的规定，满足公司日常工作需要，并达到操作过程中的直观、方便、实用、安全等要求。●系统采用先进的两层体系结果，Client(客户端)负责提供表达逻辑、显示用户界面信息、基本操作；Server(服务器端)负责实现数据服务。●系统采用模块化程序设计方法，既便于系统功能的公众祝贺和修改，又便于未参与开发的技术维护人员补充、维护。●系统应具备数据库维护功能，及时根据用户需求进行书记的添加、删除、修改等操作。能够对数据库表格进行备份。3.2E-R图3.3系统功能设计在系统功能分析的基础上，得到如图1-1所示的系统功能模块图：各个功能模块分析：一．资料管理:企业经营的基础资料是一个企业最基本和最重要的信息，包括商品资料、供货商资料和客户资料等，脱离了基础资料聊，进销存系统就无法运行。“资料管理”用于维护这些基础资料，包含的功能模块如图所示：进销存管理系统销售管理库存管理订单管理应付款管理应收款管理采购管理账务管理资料管理1．商品编码设置：用于设置商品编码的方法。进销存系统的一条商品信息都具有唯一的一个编码，作为该商品信息的关键，一般该编码具有一定的规律。该功能设置商品编码分类的方法，从而实现商品资料维护中自动生成编码的功能。2．商品资料维护：用于维护（增加、修改、删除、查询）企业经营商品的基本信息，内容包括货号、条形码、品名、拼音编码、规格、单位、产地、类别、进货价、销售价（销售价、最低售价）等。3．客户资料维护：用于维护（增加、修改、删除、查询）企业客户的基本信息，内容包括客户编号、拼音编码、简称、名称、邮编、地址、电话、传真、开户行、开户行邮编、银行帐号、税号、性质、联系人、业务部门、授信额度等。4．供货商资料维护：用于维护（增加、修改、删除、查询）企业供货商的基本信息，内容包括供货商号、拼音编码、简称、名称、联系人、邮编、地址、区号、电话、传真、地区、电报、开户行、开户行邮编、银行帐号、税号、性质、库房地址、库房电话、业务员、业务部门等。（长期供货商资料管理商品编码设置商品资料维护客户资料维护供货商资料维护仓库信息维护采购合同管理销售合同管理和临时供货商）5．仓库信息维护：用于维护（增加、修改、删除、查询）仓库的基本信息，内容包括仓库编号、仓库名称、仓库负责人、联系电话、仓库地址、是否为默认仓库、备注等，如果选择中“默认仓库”在所有单据打开窗口的时候显示的为该仓库，默认仓库只能有一个。（入库、出库的原因设置）（货物报损类型设置）6．采购合同管理：用于维护企业与供货商签订的采购合同，内容包括供货商号、货号、进价、付款方式、账期、签订日期、合同期限等。合同的内容对业务可以产生影响，例如合同规定了进价，在填写采购单时系统会自动生成进价。7．销售合同管理:用于维护企业与客户签订的销售合同，内容包括客户编号、货号、售价、付款方式、账期、签订日期、合同期限等。二.采购管理:用于管理企业的采购业务，包含的功能模块如图所示：1.进货单：用于录入公司的进货单。采用主从两张表来存放数据。主表内容包括编号、供货商号、进货日期、进货仓库、经办人（业务员）、制单人、采购管理进货单退货管理历史查询验收员、保管员、应付总金额、实付总金额、状态（是否执行）等。从表是编号、进货单号、货号、进货数量、单价、折扣、总价、仓库等。如果把当前定单置为“执行”，即表示所采购的货已经到了，则必须进行入库操作，填写入库单等等。如果置为“未执行”，则当所采购的货全部入库后，就把定单的状态置为“执行”。2.退货管理：用于录入企业退货单。采用直接在进货单中填写负数的进货量。要实现的功能是：对哪个供货商的商品进行退货，