工程造价档案管理制度

工程造价档案管理制度第一条为规范XXX工程咨询有公司工程造价咨询业务档案工作底稿的编制、复核、使用和管理，强化咨询质量，降低咨询风险，促进提高整体水平，保证咨询资料的完整性、统一性、实用性，制定本制度。第二条业务档案是指注册造价工程师和概预算人员在执行工程造价咨询业务中，对规划咨询工作实施咨询程序，形成咨询意见，出具咨询报告中形成的工作底稿，并对其进行综合整理，分类归档后形成的档案资料。第三条工程造价咨询档案是指咨询企业从接受委托、调研、取证、编审、合议、复核、审批到出具报告书全过程中形成的具有查考和保存价值的文件和材料。工程造价咨询企业完成咨询业务后必须逐项建立档案。第四条工作底稿编制应做到资料详实、重点突出、简繁得当、结论明确、要素齐全、格式规范、标识一致和记录清晰。第五条工程造价咨询档案原则上由项目负责人负责整理归档，项目负责人必须在咨询报告出具后30日内将完整的档案资料移交档案室；档案管理员负责造价咨询档案的接收、装订立卷、保管、提供查阅等工作，档案管理人员必须在档案移交后90日内将档案装订归档，并保证归档后档案的完整、安全。第六条工程造价咨询业务档案立卷必须遵循以下原则：1、遵循工程造价咨询文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的系统联系；2、确保文件材料的真实性，委托人对所提供资料的正确性、可靠性负责，委托人所提供资料凡从第三方获得的，必须经委托人确认其真实可靠；3、保证资料的充分性，委托人按咨询企业要求提供的项目资料应满足咨询工作的需要，资料应完整、充分；4、档案文件的整理应规范，按委托项目分别立卷，卷内文件材料应完整，审批和签章手续完备，卷内文件材料的制作和书写必须规范、清晰，益于长期保存和查阅。第七条工程造价咨询业务档案所需归档材料工程造价咨询档案归档材料应按照造价咨询业务操作的业务准备、业务实施及业务终结三个阶段的咨询成果报告、咨询依据文件、其他文件分类进行组织。一、业务准备阶段归档材料：（一）工程造价咨询合同及廉政协议书；（二）湖北省建设工程造价咨询相关资料交接清单（附表三）；（三）建设工程造价咨询工作方案（附表四）；（四）项目操作人员配置一览表（附表五）；（五）项目建议书或批件（投资估算编审）；（六）设计方案及初步设计文件（设计概算编审）；（七）送审工程概、预、决算书。二、业务实施阶段归档材料：（一）工程招标文件（含工程量清单）、设计交底纪要、招标答疑（工程量清单、招标控制价、投标报价、结算编审）；（二）工程承包合同、中标通知书、补充协议（结算编制、造价控制）；（三）建设工程项目预结算协调会议纪录（附表七）；（四）施工现场勘察纪录（附表六）；（五）建设工程预结算材料价格签证单（附表八）；（六）施工单位送审的工程结算书（结算审核）；（七）设计变更单、施工签证（结算编审）；（八）甲供材料、设备明细单（结算、决算编制）；（九）会议纪要、文函；（十）其它影响工程造价的有关咨询资料：各种调查材料、采集数据、取证资料等。三、业务终结阶段归档材料：（一）建设工程造价咨询报告书（附表九、附表十参考）；（二）造价咨询项目校审纪录表（附表十一）；（三）建设工程造价编审确认表（附表十二）；（四）与咨询成果文件相关的计算底稿（各类分析说明文件、计算书、工料分析表等）（五）成果文件交付登记表及签收单（附表十三）；（六）造价咨询项目征询意见回访纪录表（附表十四）；（七）武汉市建设工程造价计价监管通知书；工程施工图和竣工图一般不纳入归档范围，可用清单形式归档，原件由委托方保存。第八条业务档案资料整理归档基本要求：一、编目要求：（一）编写档案资料页号：正面在页面右下角编写，背面在左下角编写；单面书写的文件材料，空白面不编页号；封面、目录不编页号；（二）档案资料封面的格式（附表一）；1、咨询企业全称；2、咨询业务类别：（A类）建设项目可行性研究投资估算的编制、审核及项目经济评价报告；（B类）建设工程概算、预算、结算、竣工结（决）算的编制与审核；（C类）建设工程工程量清单、招标标底、投标报价的编制与审核；（D类）工程洽商、变更及合同争议的鉴定与索赔；（E类）编制工程造价计价依据、项目实施阶段造价跟踪控制及提供工程造价信息资料等；3、业务资料标题：指咨询项目的全称；4、归档时间：指卷内文件材料所属的起止年月。5、保管期限：工程造价咨询档案一般定为长期；6、件、页数：“件”指卷内文件材料的总件数；“页数”指卷内文件材料的总页数；7、归档号：可按档案立卷年份＋分类代码＋流水号组合成归档号。（三）卷内目录（附样二）：1、序号：以卷内文件排列先后顺次填写序号；2、文件字号：文件制发单位的发文字号；3、文件作者：文件制发单位或个人；4、文件名称：即文件的标题。文件没有标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，但需外加“〈〉”号；5、归档时间：文件归档的年、月、日；6、页号：卷内文件所在之页的页码；7、备注：留待对卷内文件变化时作说明及引索之用。二、装订要求：（一）案卷装订排列：封面－卷内目录－文件材料－封底；（二）卷内文件目录应采用A4规格用纸，封面、封底用公司统一封面、封底纸（白色卡纸），竖装订；（附表一）（三）工程造价咨询业务档案资料厚度超过40mm的，可分册立卷。三、其他要求（一）工程造价咨询业务档案资料整理由该项目概预算专业人员整理并签字，项目负责人复核并签字，公司技术负责人审核并签字后交档案管理人员存档；（二）实行咨询工作档案专人保管、专柜保管、专库保管，保管人员对咨询档案的安全、完整、保密负责；（三）造价咨询成果文件除以纸面形式存档，还需以电子文档形式存入专用电脑或光盘，业务人员一律不准留存。第九条工程造价咨询业务档案资料的保密：（一）对底稿中涉及商业秘密，应严格保守秘密；（二）下列情况应当允许查阅：1、法院、检察院及国家其它部门依法查阅，并按规定办理了有关手续；2、工程造价咨询协会对执业情况进行检查；3、经委托人同意，被咨询单位的后任咨询单位；4、本所认为合理的其它情况；5、查阅业务档案应在档案室就地监视下查阅，不得带出查阅，需复制应经公司总经理批准。本公司咨询工作的业务档案的所有权属于本公司所有，任何单位和个人不得以任何理由据为己有。第十条本制度与法律、法规有抵触者，以法律、法规规定为准。附表一：封面附表二：卷内目录附表三：建设工程造价咨询企业相关资料交接单附表四：建设工程造价咨询工作方案附表五：项目操作人员配置一览表附表六：施工现场勘查记录附表七：建设工程预算结算协调会议记录附表八：建设工程预算结算材料价格签证单附表九：建设工程造价咨询报告书（参考）附表十：造价咨询业务成果文件扉页格式（参考）附表十一：造价咨询项目校审记录表附表十二：建设工程造价便是确认表附表一：（咨询企业名称）武汉市XX造价咨询咨询有限公司（咨询业务类别）B类（案卷标题）武汉市XX公司XX项目标底编制自2006年2月至2006年4月保管期限长期本卷共X件XXX页归档号2006B003立卷人负责人附表二：卷内目录序号文件名称文件字号文件作者归档时间页码备注1XX工程造价咨询合同合咨2006（3）×××2006年X月X日12资料交接清单芦××2006年X月X日203咨询工作方案余××2006年X月X日214操作人员配置一览表余××2006年X月X日225工程招标文件、招标答疑纪要吴××2006年X月X日236施工合同、补充协议吴××2006年X月X日567施工现场勘察纪录余××2006年X月X日1238建设工程项目预结算协调会议纪录余××2006年X月X日1249建设工程预结算材料价格签证单余××2006年X月X日12310工程结算书吴××2006年X月X日23311设计变更单、施工签证吴××2006年X月X日23412甲供材料、设备明细单吴××2006年X月X日23813会议纪要、文函吴××2006年X月X日24014建设工程造价咨询报告书武造字2006（）号余××2006年X月X日24515造价咨询项目校审纪录表余××2006年X月X日25116建设工程造价编审确认表余××2006年X月X日25617成果文件交付登记表余××2006年X月X日25718造价咨询项目征询意见回访纪录表余××2006年X月X日25819武汉市建设工程造价计价监管通知书B060234余××2006年X月X日259附表三：《建设工程造价咨询相关资料交接单》委托单位：武汉××集团(公司)工程名称：××建设工程项目类别：决算审核委托方于2007年×月×日将下列资料交给受委托方：序号资料名称份数序号资料名称份数1施工合同书1份92结算书1份103计算式1份114竣工图1套125签证单×页136招投标资料1套147营业执照、资质证书1份158其他资料×页16委托方经办人：吴××受托方经办人：芦××受托方于2007年×月×日结束项目审核，将上列资料一并交还给委托方。委托方经办人：吴××受委托方经办人：芦××附表四：《建设工程造价咨询工作方案》工程概况武汉××集团××建设工程主要内容是内外墙粉刷,地面垫层、找平、塑钢门窗、实木门、水电安装等装饰工程，该工程由武汉市××建筑集团承建。咨询工作目标和范围为维护建设，施工单位的合法权益，本公司接受委托，遵循客观公正、公平的原则，对报送的工程造价结算进行全面审核，如实确定建设工程造价。咨询业务职责分工根据建设单位报送的审计资料，本公司将指派具有工程造价资格的专职造价师、造价员按不同工程类别安排审计工作。该项目负责人：余××其他审计人员：姚××付××工作程序和处理原则1.收集报审项目的结算和相关资料，全面了解工程施工全部过程。2.根据建设单位提供的结算书，竣工资料，图纸，签证等逐项审核，到现场核实工程量及了解相关情况，进行全面审核。3.审计结果应交公司技术负责人和分管领导复核。4.建设、施工、审计三方对审计结果确认后，再出具审计报告。合同编号领导批示年月日附表五：××建设工程项目操作人员配置一览表项目编号：有关操作人员姓名职称年龄执业资格注册编号项目负责人余××专业造价工程师土建姚××安装吴××市政概预算人员付××吴××校核人员刘××余××审核人员技术总负责人：刘××单位法定代表人：×××年月日附表六：施工现场勘查纪录工程名称××建设工程工程地点武汉市××路×号勘查时间2007年×月×日纪录人××勘查内容外墙涂料工程量现场实测实测结果:勘查上述勘查项目属实结果确认审核单位(盖章)代表(签字)余××建设单位(盖章)代表(签字)××施工单位(盖章)代表(签字)××附表七：《建设工程预算结算协调会议纪录》时间2007年×月×日地点××公司会议室主持人××纪录人××参加会议单位及人员：××委托单位：××建设单位：××施工单位：××造价咨询单位：余××会议议题：关于××建设工程有关事项须协调。1、×××2、×××会议确认意见：最终意见：1、×××2、×××建设单位签字：××施工单位签字：××审核单位签字：××附表八：建设工程预结算材料价格签证单序号名称规格单位定额价审定价备注1外墙涂料㎡37.0036.00建设单位签字:××施工单位签字:××审核单位签字:余××附表九：建设工程造价咨询报告书武造字[200]第号关于XX建设工程造价咨询报告XXXX：：受贵单位咨询委托,对XX工程XXXX决算进行审核。我公司遵循客观、公正、公平的原则，依法维护建设、施工单位的合法权益，如实确定建设工程造价。参与本次咨询工作的造价工程师郑重声明：1、我们在本咨询报告中陈述的事实是真实的和准确的；2、本咨询报告中的分析、意见和结论是我们自己公正的专业分析、意见和结论；3、建设工程造价存在固有的不确定性，本咨询报告的结果仅依据《建设工程造价咨询合同》约定的工作内容负责，对合同范围外的材价等市场变动因素造成的造价变化不予承担责任；4、我们与本咨询报告中的编审对象没有利害关系，也与有关当事人没有个人利害关系或偏见。造价工程师（签章）：执业资格证号：执业资格证号：一、建设单位名称：二、施工单位名称:三、建设工程名称：四、建设时间：五、建设规模：六、建设地点：七、审核责任:八、编制依据：九