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memo3实用书写与范例进阶辨析与语法384實用書寫與範例301UnitPoint1(1)(2)(3)(4)(5)(6)(7)(1)(2)(3)(4)(5)(6)Ref.(referencenumber)OurRef:No.AO-5483No.AO-5483关于书写格式书信的必备要素一封正式的书信通常包括以下几个部分：信头；写信日期；收件人地址；称谓；正文；结尾问候语；签名。 “信头”是指一般印刷在公司信纸上的文字。通常包括了：公司名称、地址、电话与传真号码、公司网址与联络的电子邮件地址等。 而除了在信封外写上收件人地址外，在内页书信中也需要附上。写法和信封相同，必须包括收信人姓名、公司或机构名称和地址。除了可以再次确认收件人之外，也能方便收件人归档，一举两得。 此外，有些时候也会视情况在书信中加入其他的要素如：参考文号；经办人；主旨；开头语；结尾语；附件注明等。 “参考文号”的使用是视各公司习惯，依照部门或是商品类别等事先分类归档，以便日后和其他书信作参照使用。通常以“ ”表示，如：参照文号： 即使是在科技发达的今天，传统的商业书信在职场上仍是不可或缺的。不论是寄送文件时所需撰写的附件信，还是应职务所需而撰写的书面报告等，都应该遵行商业书信的格式，才是专业的表现！384實用書寫與範例301UnitPoint1(1)(2)(3)(4)(5)(6)(7)(1)(2)(3)(4)(5)(6)Ref.(referencenumber)OurRef:No.AO-5483No.AO-5483384實用書寫與範例301UnitPoint1(1)(2)(3)(4)(5)(6)(7)(1)(2)(3)(4)(5)(6)Ref.(referencenumber)OurRef:No.AO-5483No.AO-5483385Unit01Attention:Attention:Mr.TonyAllenAttentionofMr.TonyAllen(1)(2)（）(3)（（）（）Point2 “经办人”则是指该信件的特定受理人或是负责的经办人。通常在该人称之前加入“”即可，如：关于书写格式经办人：汤尼·艾伦先生致：汤尼·艾伦先生书信的格式 一般最常见的书信格式有三种：完全齐头式；齐头式或折衷式；半齐头式。 “完全齐头式”的格式是将所有文字向左边靠齐而不缩排，由于不需担心各项要素究竟应该放在那一边，因此撰写上比较有效率。 “齐头式（或折衷式）”的格式则和“完全齐头式”类似，除了将日期、结尾问候语和签名放在中间偏右的位置以外，其他部分均是向左靠齐。对认为“完全齐头式”会显得版面拥挤的人而言，这是一个折衷好用的格式。 “半齐头式”和“齐头式（或折衷式）”的格式类似。除了“齐头式（或折衷式）”的格式内容之外，再加上把内文的每一段起始处都以缩排处理即可。 如果你觉得书信格式的选择过于复杂，那么你只要记得384實用書寫與範例301UnitPoint1(1)(2)(3)(4)(5)(6)(7)(1)(2)(3)(4)(5)(6)Ref.(referencenumber)OurRef:No.AO-5483No.AO-5483实用书写与范例3863LETTERHEAD[Date][Receiver’sAddress][Salutation]:[Body][Complimentaryclosing],[Singnatureline]2Re:ReferenceLineSubject:Point３[][][[][[]]]387Unit01Re:YourrequestforaquotationSubject:ClaimNo.HI-558892HI-558892SaraStillerBenStoneSara,DearSara,Ben,DearBen,DearSaraStiller,DearMiss/Ms./Mrs.Stiller,DearMiss/Ms./Mrs.SaraStiller,DearBenStone,DearMr.Stone,DearMr.BenStone,Mr./Ms./Mrs.DearMrs.MissMs.Ms.Point4“日期”、“结尾问候语”和“签名”这三个要素一定要对齐即可。信头日期收件人地址结尾问候语，寄件人署名主旨的写法 “主旨”的位置是在“称谓”下方空行与内文之间，是属于正文的一部分。主旨的使用让收信人能立刻了解书信的大致内容，不但可以快速处理书信，也容易归档与查阅。正文称谓: 主旨的写法，通常是在前面加上表示“关于”的“”（，说明该信件的内容是与什么相关；或是写表示“主旨”的“”3863LETTERHEAD[Date][Receiver’sAddress][Salutation]:[Body][Complimentaryclosing],[Singnatureline]2Re:ReferenceLineSubject:Point３[][][[][[]]]3863LETTERHEAD[Date][Receiver’sAddress][Salutation]:[Body][Complimentaryclosing],[Singnatureline]2Re:ReferenceLineSubject:Point３[][][[][[]]]387Unit01Re:YourrequestforaquotationSubject:ClaimNo.HI-558892HI-558892SaraStillerBenStoneSara,DearSara,Ben,DearBen,DearSaraStiller,DearMiss/Ms./Mrs.Stiller,DearMiss/Ms./Mrs.SaraStiller,DearBenStone,DearMr.Stone,DearMr.BenStone,Mr./Ms./Mrs.DearMrs.MissMs.Ms.Point4关于：您要求的报价单主旨：索赔信编号收信人的称谓 撰写信件时，出现在正文之前的是对收信一方的称呼。根据你与对方熟识的程度可以有不同的称呼方式。场合\名字莎菈·史提勒班·史东与熟识的通信的场合朋友或同事不论实际认识与否但表示礼貌的场合 以上几种称呼若是有时，之前的可以省略。 称呼女性时，已婚的用，未婚的用，不确定婚姻状况的用。在不确定或是经由第三者得来对方已婚消息的情况时，请务必使用表示礼貌。关于书写格式实用书写与范例3883DearSirorMadam,=DearSirorMadam:Towhomitmayconcern,=Towhomitmayconcern:23Yourstruly,Yoursverytruly,Respectfully,Respectfullyyours,Point5（（（（））））389Unit01Sincerely,Sincerelyyours,Yourssincerely,Bestwishes,Bestregards,Regards,2EnclosureAttachmentEnclosureEnc.Encl.Enc.(2)2Encls:3invoices31Attachment1Attachments:44Point6（（（）（（（））））） 然而，并不是在所有情况下你都会知道收信一方的姓名，这时你可以利用以下的写法。此外，由于是写给不认识的人，在称呼后面除了逗号，也可以使用冒号。亲爱的先生或女士：敬启者：信件的结尾敬词 结尾问候语在书信中的位置，是在正文后空行的位置，与寄件者的签名之间要空行的距离。通常第一个字母要大写，字尾要加上逗号。 和收信人称谓一样，信件的结尾问候语也会因你的选择而显出和对方的关系。以下是最常使用的几种：正式的表现真诚地；谨上；真诚地；谨上3883DearSirorMadam,=DearSirorMadam:Towhomitmayconcern,=Towhomitmayconcern:23Yourstruly,Yoursverytruly,Respectfully,Respectfullyyours,Point5（（（（））））389Unit01Sincerely,Sincerelyyours,Yourssincerely,Bestwishes,Bestregards,Regards,2EnclosureAttachmentEnclosureEnc.Encl.Enc.(2)2Encls:3invoices31Attachment1Attachments:44Point6（（（）（（（）））））普通的表现 敬启 向您问候个人化表现附加文件 在书信中若另附有文件的情况，应该在署名的下行左方以表示“附件”的 或是 标明。另外， 的缩写“ ”或“ ”也经常被使用。附件份附件：张发货单附件份附件份 敬启 ；敬启；最深的祝福 ；诚挚的问候 ；关于书写格式实用书写与范例3903(1)cc/CCcarboncopies(2)Copyto(3)c(4)PCforphotocopycc:Mr.CollinsCopyto:Ms.SandraKandallc:TheWonderfulTradingCo.,LtdPC:Mr.GreenebcblindcopyPoint7391Unit0112-4(1)(2)(3)(4)(5)(6)Mr.JamesBradyPacificTradingCo.,Ltd.555VicarageRd.SanFrancisco,California33820U.S.A.Point8副本注明 当信件要寄给其他相关的第三者，同时也要让收件者知道另外寄送的单位或人物时，可以在书信最后的左下角注明。若是有附件，则写在标明附件之下方。注明的方式有以下几种，其中以第一种和第二种最为常见：副本：柯林斯先生副本：珊德菈·坎道尔女士副本：万德福贸易股份有限公司副本：格林先生 此外，若是在不希望收信人知道该书信寄送给了第三者时，可以在寄送给第三者的文件上注明“”表示此为“隐藏副本”。；；；。3903(1)cc/CCcarboncopies(2)Copyto(3)c(4)PCforphotocopycc:Mr.CollinsCopyto:Ms.SandraKandallc:TheWonderfulTradingCo.,LtdPC:Mr.GreenebcblindcopyPoint7391Unit0112-4(1)(2)(3)(4)(5)(6)Mr.JamesBradyPacificTradingCo.,Ltd.555VicarageRd.SanFrancisco,California33820U.S.A.Point8信封的写法 写西式的信封时，通常从中央偏左的位置开始写起。收件人的名字应占行；地址的部分则是字数通常占行。 国外的地址写法与中式写法相反，须从小的区域写到大的区域，并以左边齐头。以下是地址的撰写顺序：门牌号码街道名称城市名称省、州、郡、县等邮递区号国名 若是要加入机构或部门名称时，应写在收件人姓名的下一行，也就是地址之前。关于书写格式实用书写与范例3923MemoTimeCaller/FromInstitutionTSubjecSignatureTimePoint9Date（）（）（）（）（）（）o/Recver393Unit01MEMODate:____________Time:__________Caller/From:______________Institution:________________To/Reciever:_______________Subject:___________________________________MessagesHere备忘录 备忘录曾是各个公司内部传达讯息时经常使用的书写工具，但现在大多已被电子邮件取代。然而在某些情况下，手写的讯息却仍是不可避免。例如在接听电话要转达讯息时，把听到的话用手写纪录下来才是快速又不会遗漏讯息的方