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Areyouready?弄清楚簡報的對象是誰簡報的目的---溝通你要向誰做簡報﹖為什么要做簡報﹖他們的背景如何﹖人數多少﹖1為你的簡報對象做專屬簡報2專屬會議/項目報告專屬客戶公司的特色報告讓聽眾感受到你的專業用心準備講義3將內容綱要和重點先列印出來不要讓觀眾為了抄簡報上的字而忽略聽簡報先告訴觀眾會在報告完後發放講義先發講義會使簡報本身失去吸引力節省紙張的講義列印4對你要爭取的重要客戶最好完整列印縮小列印在A4紙上以節省資源重要的數字表格或簡圖不要縮得太小在列印視窗中列印項目中選擇講義選擇你每一頁要包含的投影片張數選擇適當的簡報場地5不要找不能調節光線的場地注意白天場地光源的影響室內光線夠暗簡報才可能清晰選好電腦架設的位置了解會議廳的布置及設備6了解座位與螢幕的距離設法取得簡報場地的詳細情況了解報告位置與螢幕的距離檢查是否有需要的電源等配套設備必要時自行準備工具7如預設的簡報工具為傳統式，可考慮自行準備現代化設備現代化設備增添專業形象筆記本型電腦搭配電子式投影機為重要場合首選輔助工具的應用8紅外線式投影筆可協助報告小的輔助性工具可解決很多問題投影筆不宜在手上劃圈或晃動明確指示需要觀眾知道的內容提早到達會場9提早到達熟悉場地和設備上場才不會慌亂千萬別以為所需都會很自然出現在會場檢查設備和位置是否符合你的要求確認電燈開關的位置和協助人觀眾入場前就將電腦接上投影機10簡報開始了才發現沒辦法投射到螢幕上是很尷尬的事情避免在簡報過程中去調整簡報設備學習利用電腦作簡報11不只是會制作，要懂得加入好的的聲光效果確定電腦設備能夠進行動態簡報12硬體資源不夠時會產生畫面不流暢，或聲音跟不上節奏先確定你使用的播放設備條件夠不夠使用PowerPoint范本十萬火急時也可快速制作專業簡報套用范本和底圖用色彩配置改頭換面按照既有格式依序插入內容13建立自己的范本資料庫多匯集一些范本可派上用場14看到喜歡的都可以存作自用微軟網站有免費下載的PowerPoint簡報范本位置：search.officeupdate.microsoft.com/TemplateGallery/ct92.asp一次不要同時使用所有的招術簡單的設計反而營造專業的感覺15一張投影片一個主題硬擠在一頁會造成閱讀困難盡量讓內容精簡短小以條列的方式列出重點﹑綱要內容多可分几頁處理﹐標明順序16制作簡報制式范本，加強企業形象加深客戶對公司印象，營造專業氛圍17自制簡報范本方式：用產品或代表性建築物制入底圖利用投影片母片功能制作范本用.ppt方式存檔（通常為.ppt)直接在簡報范本形式中選用加入公司logo，增加專業感代表公司出去簡報備忘18善用投影母片功能點擊屏幕上方“檢視”裡“母片”下的“投影片母片”指令，便可直接進入投影片目前的編輯畫面19可以編輯背景圖案可以統一文字格式小心底圖在實際投影中發生差異電腦屏幕和投影會不一樣底圖為漸層圖形時特別注意簡報前測試實際投影效果文字排放避開色差處20簡報內的底圖要統一別讓聽眾只記得底圖保持簡報內的底圖一致避免一份報告中不同底圖清楚底圖的作用是陪襯21底圖的選擇不要太花俏不要喧賓奪主22突顯文字內容容易被閱讀理解顏色太花會分散視覺焦點簡單大方萬無一失加深底圖，使簡報更具質感向專業水準攀升23字體顏色和底圖要呈現對比文字才是應該被突顯的重點24強烈反差和明顯對比可方便閱讀用明亮的字體顏色搭配暗色背景底圖是專家推薦的最搶眼的安排方式不宜將所有文字塞入一張投影片一次只強調一個重點枝節的內容用口述圖片表格不要全擠在一堆太多內容聽眾無法注意報告25標題字體放大簡報字體以能夠讓與會者看清楚為原則內文使用字級不要小於18級字體標題應該用40級上下五級字體一般場合使用PowerPoint預設字體大小926不要使用太多種字型盡力不要過多使用粗體字或斜體字控制在三種字型以內較為合適527加入適當的文字色彩將理想簡報氛圍明確傳達給聽眾藍色：信任、穩定橙色：溫馨、智慧紫色：豪華、懷舊28灰色：中立、深思熟慮切勿以文字填滿報告內容放映投影片是讓聽眾能很快理解因閱讀而分心會覺得你准備不夠每頁文字五到六行為妥每行字數盡量控制在十二字2929用文字不如用數字專業、復雜、比較性的內容用數字作例証進行分析比較可提升內容專業性提升結論的可信度830注意簡報內數字正確與否小失誤會引起聽眾質疑文字排版錯誤數據資料確實圖表意義明確31注意數字落差資料的更新32在出發前再次更新舊的資訊資料過時被發現有損專業性時事、統計數字、報價數字特別Update用數字不如用圖表需要數字資料對比的說明時將數據圖表化330.00%5.00%10.00%15.00%核心職系重要職系支援職系2001'4Q2002目標善用不同形式的圖表不同資料性質用不同形式圖表表達折線圖扇形圖柱狀圖34魚骨圖2%25%59%7%6%博士Doctor硕士Master本科Bachelor专科Pre-college其它Other圖表內的顏色不要超過四種顏色過多造成視覺干擾以不超過四色為原則小物件和細線用明亮的顏色建立色彩規劃，並堅持到底35制作結構化的簡報內容簡報內容的組成模式簡報主題現狀或環境背景建議問題6前言目的總結36利用項目符號將內容分層項目符號讓你的簡報層次分明有助於參與者的閱讀將重點做明顯區分同一點中做層次區分最好以兩層為限737加入插圖豐富版面打破單調呆板，快速靠近聽眾與簡報的距離簡報本身內含圖片圖片與主題相符合考慮視覺吸引力38在簡報中加入動畫效果39Powerpoint本身配置動畫效果觀眾不會因為無聊而昏昏欲睡。外掛動畫軟體增添動態效果40利用外掛的Show3D，可增加更多的過場效果到PowerPoint。讓簡報效果更加出色動人可用Flash制作動畫。一張投影片內動畫效果適度41不要玩酷炫的特效使用過多模糊簡報重點不要用三種以上的動畫效果內容並列的文字保持一種效果放棄不熟悉的工具與特效42在講台上頻頻注視簡報設備會讓觀眾質疑你的能力事先熟悉各項設備操作要領不要去考慮比炫而用根本不會的工具加入聲音強化簡報效果43開啟插入下拉式菜單點選影片及聲音可根據自己的需要選擇音效盡量短、音量保持一致不要忽略聲音的感染力切勿在柔性的訴求中插入慷慨激昂的革命進行曲。用短片、動畫吸引觀眾目光44選擇從檔案插入影片將事先準備好的短片安插進去。從插入中選擇影片與聲音帶領觀眾融入所要表達的環境中拉進你和觀眾的距離在大場地不妨使用麥克風45數十或上百人的簡報請使用麥克風使用之前檢查聲音音量和音效聽不見就沒效果讓觀眾忘了高科技的存在46不要低頭看設備，觀眾會跟著你轉移視線投影機的放置不要遮住觀眾視線簡報的內容和你的表現才是主角盡可能讓設備在觀眾眼中透明化讓觀眾更專心在簡報內容而不是看設備別和電腦音效搶話說47聲音混在一起會讓觀眾覺得現場嘈雜不要浪費你安插影音效果的用意務必讓音效播完再說話別讓音效影響你的聲音表現檔案大的影片另外存檔48必要時將影片另外存檔，在投影片中加入超連接，需要時再點選播放將鼠標點在需要插入超連接的內文從插入中點選超連接輸入要顯示在投影片內的文字輸入檔案位置影片太長會讓觀眾忘了你正在進行簡報備妥備份檔案49為不可預測的突發故障做好充分準備多準備一份檔案碟片或光碟片用檔案中隨身簡報精靈做好現場無電腦安裝PowerPoint的準備。傳統投影片的準備50盡量使用彩色的影印機制作預防現場無法使用筆記本電腦時使用影印出的投影片盡量調整為淺底深字別忘了在投影片上印上頁碼如何消去簡報背景51黑白影印投影片時利用灰基層方式在列印視窗種勾選純粹黑白選項預防現場無法使用筆記本電腦時使用列印背景造成不必要的碳粉或墨水大量浪費不要又用電腦又用傳統投影機52在同一場合中使用不同媒介會讓人感覺簡報制作能力不足盡量讓簡報用的媒介單純化在簡報中更換設備是一個既浪費時間又容易分心的動作學習如何操作、設定筆記型電腦53簡報檔案先存入Notebook硬碟中Notebook已是簡報場合不可缺少的工具之一報告文件存在桌面檢查電源、電池容量和延長線熟悉播放軟體的操作54播放投影片[F5]別因為操作讓表現大打折扣回到第一張投影片[Home]跳到最後一張投影片[End]不要死記簡報內容55好的簡報投影片中所列的只是重點沒有觀眾喜歡台上的人對著螢幕讀內容用說故事或表演的形式準備你的講演內容千萬不要將簡報內容一字不漏的放在投影片上照著讀。不斷練習加上實地演練56不管內容、效果、設備最好事先練習不斷的練習是做好簡報的不二法則模擬正式簡報過程中可能的狀況聽取他們的建議準備數個笑話與案例57注意平時累積話題穿插幾則合適的笑話或例子可調節氣氛注意緊扣簡報的對象和主題網絡電子報也許會有用魅力站你的簡報內容及臨場的態度表現是重要關鍵多媒體效果是讓簡報更精彩的輔助工具想讓自己的簡報吸引人，在心態上就要先把它當作是要進行一場精彩的表演來準備穿著簡單大方的服裝59不要帶花花綠綠的領帶不要用服裝分散觀眾注意力不要有過多或耀眼的裝飾品衣服不能暴露，色彩素淨請微笑注視觀眾60即使電腦當機，微笑也別當機面對觀眾並且注視他們不要像掃描一樣全場或盯著遠方運用EyeContact----看著觀眾說話，很流暢的注視每個人的眼睛，平均停留三秒注視一個人。說聽眾聽得懂的話避免使用過多的專業名詞或朮語找出簡報對象中對簡報結果最有影響力的關鍵人物針對關鍵人物對主題的了解程度和認識來做准備661切忌躲在電腦屏幕後面做簡報62抬頭站出來面對觀眾“只聞其聲不見其人”觀眾會忽略報告人借助多方力量別讓自己被綁在電腦前不要背對觀眾讀螢幕上的內容斜倚在講台或其它設備上不夠莊重不要耍弄手上的物品63小物品會對觀眾造成一定程度干擾耍弄物品會暴露出自己的緊張運用肢體語言排除緊張情緒手不要下意識的機械晃動利用小抄64不要使用摺成好幾摺的紙將段落的重點和關鍵寫在小卡片上以備忘不要把手上的小抄翻來翻去不要用大張紙自己找不到內容設想觀眾可能提出的問題與回答65不要不小心說穿不該透露的消息觀眾很可能對有興趣的問題提出細節疑問做好適當的可融匯貫通的應答準備無法回答時要誠實以告，不要硬撐胡扯在簡報中準備QA時間66在簡報開始時就讓觀眾知道有QA時間預留Q&A和案例分析時間視臨場簡報進行速度QA時間彈性加減案例分析、作品欣賞時很適合的調整時間工具讓我們一起成長!