从小行政到大行政的职能转变

1从“小行政”到“大行政”的职能转变立足行政机制创新构建全新管理体系创新是企业的灵魂，创新是社会前进不息的动力。没有创新，企业核心竞争力就难以提升。乐山电力是一个以电力为支柱,兼营自来水、燃气、宾馆、旅游等多领域发展的上市公司。公司18年的发展史，是从无到有,从小到大，依靠自主创新、管理创新不断发展的历史。特别是进入21世纪的今天,管理创新和技术进步在公司跨越发展中发挥了越来越重要的作用，更是公司可持续发展的源泉和动力。随着公司改革的深入推进，“2+3”事业部制管理模式的不断完善，为公司行政系统的改革及功能优化发挥，带来了机遇和活力，使公司行政管理工作开始从传统的事务性工作，向现代企业全方位行政管理方向迈进。今年上半年,公司行政部以建立健全现代企业行政管理体系为基础，对行政工作管理各要素进行了科学的规划、组织、监督、控制、协调，实现了从“小行政”到“大行政”的现代企业管理职能转变，有效促进了企业管理流程的简明优化，提高了效率，降低了管理费用，为公司的生产经营工作提供了有力保障。行政部正式成立半年多来，不断创新管理，构建、整合、实施，行政部管理工作取得了良好的成果，现向大会汇报如下：行政部创新成果展示2一、通过构建行政“事业部”制体系，创新行政管理机制企业行政管理是企业行政部门从事管理企业行政事务的有效活动。经过长期企业行政工作管理的实践，我们主张公司行政管理就是以全面提高组织效能，为生产经营工作提供必要保障为目的，并对公司内部办公事务等构成要素及其流程进行全面的规划、组织、监督、控制和协调的管理活动。在行政部成立以前，公司行政管理工作主要是进行日常的文书收发、会议接待、联络等文秘工作及后勤事务，这是企业传统的“小行政”工作管理模式。这种工作管理模式偏离了公司的主营业务，成为了一个职能单一，纯粹事务性工作的单元；行政管理职能不知不觉被弱化，一方面横向协调和有效沟通不畅；另一方面，纵向管理不到位,下属各分厂、分公司在最大限度地使用了总公司的资源同时，却又最大限度地摆脱了总公司对它的监控。行政管理的监督、协调乏力，管理执行不力，从而导致行政管理工作在公司中担负的组织效能、公关协调、参谋助手、企业管理等功能不能达到真正发挥,不利于企业的集中管理和效率的提升。2005年，在公司机构改革的进程中，行政管理系统的机构改革提上了议事日程。在机构改革中，我们认识到，公司的行政管理体系不应局限于专门的行政部门，现代大型集团化公司比较理想的行政体系是全面构建行政事业部体制。是以总经理为最高首长、由主管副总分工负责、由专门行政部门具体实施、操作，3其触角深入到公司的各个部门和下属单位内部方方面面的一个完整的网络系统。它的作用就是承担公司的经营管理指挥，对外对内宣传，上下左右协调，各种内外事务处理等全面行政管理工作，推动和保证公司生产经营工作及其信息流的有效运行和相互协调。即“扁平化”管理模式，该模式使组织结构简单，权限下移，行政管理的范围更加宽广，职能进一步健全，功能更加完善，这符合现代企业行政管理系统的职能描述。为此我们按“事业部”制的要求，对原总经理办公室进行了重新构建。即按现代企业管理“大行政”的模式，将行政管理流程进行了再造，对行政部的职能进行了全新定位，这就是以“参与决策、做好协调、科学管理”为宗旨，按专业分工对公司各单位上情下达，把原单一的文秘工作扩展为五个职能中心，即：文秘档案中心、公关传播中心、信息化中心、法律事务中心、综合管理中心，从而强化了企业管理功能，增强了为生产经营服务理念，使行政部与人力资源部一同构成了乐山电力的行政管理体系，并在公司组织机构改革中率先拟定了行政部岗位职能描述，建立起了行政管理工作的“法治”秩序，使新组建的行政部不再仅仅停留在日常事务的层面上做好领导的“参谋与助手”，而是积极参与公司的经营理念、管理策略、企业文化等重大问题的决策和建设，并且在实际工作中认真加以贯彻落实，管理执行力得以提升。二、通过整合，行政部在全新管理体系运行中的效率提升行政部在公司内部起着管理和信息的枢纽作用。半年来，行4政部工作达到了有效运转，特别是在公关传播、办公资产、法律事务等方面卓有成效，这些工作成绩的取得，使行政部的组织效能得到了很大提高，内部事务管理的功能得到了放大，“参谋助手”的作用得到了真正发挥。（一）注重行政工作“法治”建设，强化执行力度。制度是企业管理的基石，“没有规矩不成方圆”。但以往行政管理工作则侧重“管”和偏重于制度的制订，执行力较弱，随意性较强。新的行政管理体制，更加侧重“理”。行政部成立半年来，不断加强行政管理工作的“法治”秩序，共制订或修订完善了12个制度，加大了对制度的执行力度，着力优化资源配置、整合资源，控制生产经营成本，努力实现公司资产的保值增值。（二）全面实行工作流程化管理，再造管理流程。行政工作总是千头万绪，更多“人治”的色彩，制度只是基础，但光靠制度是达不到目标的，行政工作的许多环节需要靠清晰流程来实现，全新流程的建立使行政工作环节和关键点更加简单明了，即“分工清晰、责权明确”，使行政的各项工作条理清楚，有利于工作效率和工作质量的提升。加强了各单位的信息化网络管理建设和指导，重点实施了公司OA办公系统的建设，为公司最终实现网络无纸化办公打下基础。目前，公司OA系统的硬件配置、流程规划、信息数据初始化等工作已基本完成，通过对系统工作流程的简化，系统内部的网络测试运行正常。现已进入公文传递、公告信息发布以及公司5机关分级进行“两点一线”式公文流程的试运行阶段，相关培训工作也陆续铺开。该系统基于广域网技术，具开放性，能适应公司下属各单位点多、分布较广的特点，克服了公司原局域网在地理、区域上的限制，真正实现了远程无纸办公，并满足了公司各单位的日常办公、事件处理、内部信息及刊物发布等需求。(三)运用表格管理工具，细化基础管理。表格化管理使工作流程的责、权、利明确，具体的实施就靠表格实现，表格是行政工作中的一个非常好的工具，许多复杂的工作只要用表格完全能说清楚，特别是一些需要有追溯性的工作，通过简单的表格就可以实现。(四)加强行政工作的“协调与指导”。“协调”实际上也是行政工作的定位之一，行政工作归根到底是为企业生产经营服务的。通过对公司各级单位的协调与指导，来完成行政工作的管理；同时促进了公司各部门、各单位之间的合作。提高了公司行政管理工作的质量和效率，促进了企业的健康发展。（例：在莱佛士帝景项目建设危及自来水公司市政供水设施安全事项中，行政部发挥协调作用，配合水公司与政府协调，为公司挽回损失80多万元。）(五)从注重过程向重视过程管理与绩效评估相结合的绩效管理转变。过去，行政管理只注重过程管理，绩效管理缺失，造成执行不力，而现在行政部的管理工作，不仅注重过程，更加重视管理6绩效。通过对各项行政管理工作的绩效目标考核，最终实现公司利益最大化的目的。三、通过实施绩效管理，实现行政管理创新公司“2+3”事业部制管理模式，为行政建立集中统一的管理体系创造了条件，为规范和细化管理提供了组织保证。行政管理创新为企业管理者和生产者提供了动力机制和风险机制。（一）创新综合管理，降低公司办公成本通过对公司办公资产进行优化配置，有效监控，实行了统一的集团采购，从而降低成本；而旧流程的核心只是保障供给，因而缺乏有效的管理、监督、控制，资源浪费和流失大，采购成本高。今年1-6月，通过加强对公司综合财产保险、车辆保险、办公设备及耗材、车辆运行等管理，共节约经费为118.61万元。（二）创新宣传工作,提升公司整体形象。公司过去的宣传工作，管理散乱，归口管理部门众多，信息披露不准确，时效性差，资源无法共享。行政部按照公司信息披露条例对全公司进行了统一管理和指导，建立起了对内对外宣传工作的管理体系,扩大了捕捉企业信息的触角,简化了信息审批流程,实现了信息披露集中管理,全力维护和树立公司在社会上的形象。行政部创新传播手段,建设了乐山电力网站和《乐电通讯》，改版了《乐山电力报》，创建了《乐山电力报》（电子版）；建立健全了公司宣传信息网络，在各部门、各单位中发展了50余名基层信息通讯员，加强了培训和7指导。行政部依靠这些全新的载体大力做好公司的宣传工作。特别是在传统报纸的基础上，同步推进现代的网络新传媒，实现了“报纸+网站”新模式。利用报纸和网络在方便程度、受众面大小、地域宽度、版面限制、传播速度、视觉效果等方面的各有优势，实行了“报网”捆绑，促进两者互补、互动，网站点击量4万余人次（改版前达到2.7万人次，改版后达到了1.56万人次）。而且，报网信息相互利用，节约信息成本，提高了宣传效率。对内,为员工鼓劲，营造团结、拼搏、务实、和谐的经营、工作氛围；对外，大力开展多形式的宣传，积极树立公司新形象，特别是我公司作为上市公司，公司的未来发展规划和重大生产经营工作等都是广大投资者非常关心的重点和对象，加强公司形象宣传，对广大投资者进一步增进对公司的了解，扩大公司的影响，树造公司形象起到了很好的作用。通过强有力的确宣传报道，公司舆论氛围良好，企业形象得到提升，同时也促进了公司的企业文化建设。（三）创新法律事务，维护公司合法权益。行政部成立后，将原有的法律事务管理职能从董事办分离出来，把全公司的法律事务工作专门归口到公司行政部法律事务中心进行管理。为进一步规范法律事务工作，行政部逐步建立和完善了以事前防范为主，事中控制和事后补救为辅的法律保障体系，实现了专人专案负责制，权责明晰，避免互相推诿；从而降低法律风险，维护公司声誉，依法保护了公司利益。8同时，进一步明确了合同的审批流程及审批权限，积极配合公司各部门、各分厂、分公司、控股子公司做好法律保障工作，并对其提供法律咨询，对违反法律法规的行为提出纠正意见，督促有关部门予以整改。通过规范法律事务工作，为公司领导提供了决策依据。半年来，行政部法律事务中心修改、审核各类合同、协议60余份，参与办理诉讼案件10起，为公司挽回经济损失总计222.45万元人民币。例：公司诉青岛变压器集团成都双星电器有限公司变压器供需合同纠纷一案，峨眉山市人民法院判决青岛变压器集团向公司支付违约金11.5万元。黄泥埂煤矿股本权益确认纠纷一案，确认了公司在黄泥埂煤矿出资额210.95万元股权，占总股本的54.23%，并签订了黄泥埂“执行和解协议”和“经济补偿协议”，进一步保证了公司在黄泥埂煤矿的控股地位。（四）创新档案管理，服务公司生产经营行政部成立后，加大公司档案管理力度，围绕服务公司生产经营工作，开发和利用好档案资源，将文书、人力资源、财务、工程科技、声像档案纳入统一管理，从而结束公司长期混乱的档案管理局面，扩大了行政部档案管理的工作职能。综合档案室在成立的半年多时间里，交接并整理了各类别档案，督促和指导下级各分公司（厂）、控股子公司档案工作逐步规范化管理；建立完善了《档案借阅制度》、《档案保密制度》、《档案室工作职责》，9并积极修订和完善《公司档案标准》。同时，为适应公司信息化建设的需要，提高档案保存时间和档案检索效率，积极开展了电子档案和电子目录的建立。四、结论综上所述，行政部成立半年来克服了部门分割、行政无力等问题，充分、有力地发挥了其全局性、统摄性的管理功能，建立科学合理的分权体系、充分合理利用资源，减少了内耗和重复劳动，提高了工作效率,统一了内部工作标准；极大地提高了公司行政管理工作的执行力，改变了行政工作在公司各项生产经营活动中的形象和地位，真正实现了其在公司现代企业管理中应有的作用。附：PPT演示模块行政部二○○六年七月三十一日