【案例】纸质档案数字化工程

【案例】纸质档案数字化工程2013年年初，中国档案杂志社承办了国家档案局第二届“全国档案管理与服务创新优秀案例”评选活动，共征集案例183件。由于某种原因，评选活动中途停止了，我们觉得是非常遗憾的一件事情。其中，有不少案例富有创新性、探索性和可推广、可复制性，为了不使它们明珠投暗，我们决定通过微信的方式将其推送出来，供大家参考。案例名称：解放军档案馆纸质档案数字化工程创新理念着眼创新档案管理模式和利用服务手段，全面实现档案存储数字化、管理现代化、利用网络化，和封存档案原件、多套异质异地安全备份的战略目标，着力解决馆藏档案数字化进度缓慢的“瓶颈”问题，采取超常措施，加快建设步伐，全面展开纸质档案数字化工程，完成全部馆藏档案数字化转换，深入推进数字档案馆建设，牵引档案事业向更高层次发展。创新内容一、创新工作模式，集团会战，高速推进，加快馆藏档案数字化进程。面对历经八十多年积累的数量庞大的馆藏纸质档案，面对小规模数字化作业“零敲牛皮糖”速度缓慢的困境，解放军档案馆认真贯彻国家档案局“数字化拉动战略”决策部署，创新突破，采取工程化作业、规模化生产、集团会战等超常方式加速纸质档案数字化建设。调整工作安排，从本馆各岗位抽调干部战士和实习学员，加之外聘专业人员共80多人，组建了数字化攻坚团队；腾退工作用房，改造电源线路，辟出500多平米数字化专用场地；添置硬件设备，研发升级软件，搭建起由100多台（套）计算机、扫描仪等设备构成的数字化转换网络平台；规划时间节点，细化生产进度，量化每日产量，集中人力、物力、财力打了一场“歼灭战”，20个月完成常规方式20年才能完成的数字化任务，彻底解决了档案数字化滞后数字档案馆建设的“瓶颈”性难题。二、创新管理方式，全程控制，系统防范，确保档案信息的绝对安全。把确保档案信息安全作为档案数字化建设的生命线，多法并举，多管齐下，构筑人防技防相结合、制度措施相呼应的安全防护体系。一是制度上环环相扣。针对参与人员多、工作环节多、档案流转多、信息数据多和安全风险大的实际，制定了相互衔接、配套完善的20多项管理制度和工作职责，规章制度涵盖了全部要素，工作职责细化到各类人员，确保了管理责任落实到人，安全责任落实到位。二是人员上“硬性”管理。参加数字化转换的人员实行“裸进裸出”，手机、相机、U盘、光盘等电子设备一律不准带入现场。门前设有安检门，两名干部负责进出人员的审查，现场实行双门双锁，分别由两人保管门禁钥匙，做到一人无法进入数字化现场。三是流程上跟踪监管。成立安全领导小组，不定时地进入现场进行安全检查。由领导干部和骨干担任安全管理监督员，配置在各个工作环节中，既全程参与数字化工作，又全程实施监督管理。四是技术上不留空隙。请军队权威技检部门对所有进场设备逐个进行检测；为每台计算机加装军队专用安全管理系统，物理隔断光驱和USB接口；所有计算机加装军队配发的电磁信号干扰器，实施电磁屏蔽；实行每台计算机专人专用，设置密钥保护，防止相互随意登陆，确保万无一失。三、创新技术体系，研发软件，量化标准，强化提高数字化质量效益。着眼提升效率、扩大效益、确保质量，努力改革完善技术措施。一是研发技术软件。针对数字化建设的业务流程、技术环节、指标要求等特点和需求，研发了基于网络环境下的“纸质档案数字化转换管理平台”系统软件，设有档案前处理、档案扫描、图像处理、质量检查和数据后处理等模块，实现了档案著录标引、扫描图像自主命名、自动纠偏去边、数据检查核对、批量挂接刻录等功能；研发了“批量数据检查验收软件”，可对目录数据和图像数据的批量挂接进行精确检查，最大限度地减少了人工劳动，极大地提高了数字化效率。二是优化技术路线。在档案前处理环节加入整理内容，逐卷、逐件档案进行再检查和再加工，修改存在问题，完善目录信息，修裱破损档案；在数据挂接环节加入注录工作，依据技术标准逐项检查、完善注录项目，目录数据进一步完整、准确；在后处理环节，加入保护技术，用无酸纸袋对档案原件进行封存，达到动用一次档案获得多重效益的目的。三是细化技术标准。参照相关行业标准，制定出台了档案整理（前后处理）、档案扫描、图像处理、数据挂接、光盘刻录等10多项质量标准和操作规范，把数字化质量参数分解到每个工作环节、细化到每个操作步骤，实现了质量标准的全程管控，确保了数字化质量要求。四、创新发展思路，长远规划，持久推进，保证数字化建设永续发展。大规模纸质档案数字化任务完成后，针对后续馆藏增长带来新的数字化需求，保留常态化纸质档案、照片档案小规模数字化生产平台，适时对新近接收和征集进馆档案进行数字化，做到不留存、不积压。针对钢丝带、开盘带和老旧唱片等录音录像档案难于数字化的实际，广泛收集老式播放设备，建成录音录像档案数字化抢救中心，率先展开特殊载体声像档案数字化抢救转换工作，在已数字化馆藏50％声像档案的基础上，两年内完成全部声像档案数字化，届时彻底实现全部馆藏永久档案数字化建设。整合数字化档案信息，分门别类建立起重大战役战斗、重大军事行动和著名军事人物等专题数据库，推动数字档案馆建设向深度发展。效果及影响一是率先实现馆藏纸质档案全部数字化。解放军档案馆以前所未有的创新精神和勇气，在不到两年的时间内完成馆藏XXXX万页的纸质档案数字化任务，闯出了档案数字化“军馆模式”，开创了建设数字档案馆的先河，对全国档案界起到了示范引领作用。国家档案局中央档案馆杨冬权局(馆)长强调指出：“解放军档案馆档案数字化工作率先走在了全国档案系统的前列，为各级各类档案馆在‘十二五’期间完成馆藏档案数字化任务树立了榜样、积累了经验、提供了动力，为全国数字档案馆建设带了好头。”2010年以来，先后有50多个军地档案馆到解放军档案馆学习取经，纷纷表示，解放军档案馆思想观念创新、措施手段完善、管理水平一流、建设成果丰硕，十分值得学习借鉴。二是提升了馆藏档案资源管理的科学水平。档案数字化既是档案管理现代化工程，也是一项档案安全工程。馆藏纸质档案转化为数据形态，实现了计算机检索和查询档案信息，用数字化产品代替原件提供利用，选取可靠的封护技术对纸质档案原件加以封存保护，最大限度地保护了档案原件，延长了其自然寿命。同时，通过档案数据磁盘阵列存储、光盘存储、异地存放等手段，实现档案“多套异质异地”安全备份，全面提高了档案的管理层次和档案馆的容灾抗灾能力，全面提高档案容灾抗灾能力，符合了档案事业科学发展、安全发展的战略需求。三是开启了网络时代利用服务的全新局面。解放军档案馆推进档案数字化建设过程中，同步升级存储服务系统，将全部档案数字化信息上传至利用服务网络，与目录数据精确挂接，初步实现档案存储数字化、管理现代化、利用网络化模式的转变，开启了网络化查询利用档案的全新局面，极大提高了利用服务效率。同步整合档案信息资源，搞好各类专题数据库建设，为军队中心工作和部队建设提供更加及时准确地的档案信息服务，受到了首长机关、基层官兵等广大利用者的普遍欢迎。西部高科数字乐谱库面向传媒集团、报业集团、出版社、图书馆、教育机构和政府机构等单位，提供将历史纸质内容转化为数字内容的加工服务，帮助用户实现历史资料的抢救、发掘和保护。已经形成简体中文、繁体中文、古汉字、少数民族文字和外国文字等多语种加工体系。同时，以数字化内容为中心，以数字网络为平台，将数字内容通过新的介质、新的终端传送给受众，实现用户的数字化转型。具体项目包括报纸数字化、期刊数字化、图书数字化和档案（如地方志、年鉴、单据等）数字化。赞是一种鼓励|分享是最好的支持更多新鲜资讯请关注西部高科数字乐谱库西部高科数字乐谱库西部高科国际研发团队，是国内最早进入云计算虚拟化和文化产业技术开发先行者，目前公共文化产业及文化产业技术市场的成熟度和产品成熟度已经到了关键点。公司所开发的软件、硬件广泛应用于国家公共文化体系建设工程、公共电子阅览室建设工程、社区文化活动中心；数字文化共享、数字音乐图书馆、音乐制谱工程、数字乐谱制作；公共文化产业广泛应用引领新一代技术变革。