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科技档案管理学武汉市档案局盛银芳一、科技档案（一）科技档案概念：企事业单位和国家机构、社会组织及其个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。另：它是直接记述和反映科技活动的归档保存的科技文件材料。档案的定义揭示了其本质属性，包含了有三个方面的含义：1.揭示了科技档案的产生领域和内容性质，正确区分科技档案同其它档案的区别。2.明确了科技档案是科技活动的直接记录，正确区分科技档案与其它科技文献的区别。3.明确了科技档案是归档保存的科技文件材料，指出了科技档案同一般科技文件材料的区别。（二）科技档案的特点：1.专业技术性2.成套性3.现实性4.复用性5.多样性的特点(三)科技档案的基本种类：1.生产技术档案2.基本建设档案:简称基建档案，是指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的勘察、设计、施工、管理和维护等活动中形成的科技档案。3.设备档案4.科学技术研究档案5.专门科技档案，（又分为8种）即地质、测绘、水文、气象、天文、地震、环境保护、医疗卫生档案。（四）科技档案的价值与作用：科技档案最本质、最基本的价值是：科技档案是生产力的存在形式，它是构成第一生产力的重要因素，是一种潜在的生产力。1.最基本的价值其过程是：资料——档案——信息——生产力2.作用：是科技管理工作的依据；是生产建设活动的凭据；是科技研究的必要条件；是科技交流的重要工具。3.科技档案价值与作用的特点：潜在性、集成性、共享性。二、科技档案工作（一）科技档案工作的内容：科技档案形成管理科技档案实体管理科技档案信息资源开发利用（二）科技档案工作的基本任务：按照一定的原则和要求，完整地保存和科学管理科技档案，大力开发科技档案信息资源，为我国的社会主义事业服务。（三）科技档案工作的性质：科技管理性、专业性、服务性、机要性。（四）科技档案管理原则：1.集中统一管理科技档案——组织原则2.维护科技档案的完整、准确、系统、安全——基本要求3.实现科技档案的有效利用——根本目的三、科技文件材料（一）科技文件的概念：科技文件材料是记录和反映科学技术活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。（二）科技文件材料的基本类型：科技图样、科技文字材料、目录、表格材料。（三）科技文件材料的形成：1.科研文件材料的形成2.工业产品科技文件材料的形成3.建筑工程科技文件材料的形成4.设备仪器科技文件材料的形成（四）科技文件材料的积累是指按照一定的要求和方式，将科技文件材料及时集中和妥善保管起来。1.积累的要求：明确积累的职责、积累的范围、确保积累的质量、完善积累的条件。2.积累的方式：由科技人员个人积累、由专兼职资料员积累、由科技或档案部门代为积累。（五）科技文件材料的鉴别1.完整性的鉴别2.准确性的鉴别3.属性的鉴别4.密级的鉴别5.保管期限的鉴别（六）科技文件材料的立卷1.案卷：是由互相联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。2.组卷原则：遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的系统联系，并要便于利用和保管。3.组卷的要求：案卷内科技文件材料内容必须准确反映生产，科研、基建、设备及其管理活动的真实情况。4..组卷的方法：按部件、按结构、按阶段、按专业、按问题、时间、地区、作者、文件名称5..装订的要求：案卷可采用装订和不装订两种形式。不同幅面的一般采用国际标准A4型（297cm×210cm）6.案卷内科技文件材料的排列案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列；案卷内排列一般文字在前，图样在后，译文在前，原文在后。7.案卷的编目（1）编页号：以有书写内容的页面编写页号。以阿拉伯数字编写在右下角。（2）填写内目：（见卷内目录格式）（3）填写备考表：（见备考表格式）（4）编制封面：题名的拟写：应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等。（七）科技文件材料的归档1.归档范围：划定归档范围的标准是：凡是直接记述和反映本单位科技活动的，具有现实和长远查考价值的科技文件材料，都应归入归档范围。2.归档时间：大体有：按项目、按阶段、按子项、按年度、随时归档。3.归档份数：一般归一份或一套。4.归档要求及手续：归档工作由科技部门和有关人员承担，科技档案部门给予检查和协助。归档的科技文件材料，应当做到书写材料优良、字迹工整，图样清晰、签署完备，有利于长远保存。归档的科技文件材料，必须收集齐全完整并加以整理，组成案卷，由科技部门和科技项目负责人审核后，及时归档。归档时要办理必要的手续，如编写归档材料简要说明，填写移交目录一式两份，双方交接后签字，各留一份备查。四、科技档案的收集收集就是按照有关规定，接收和征集科技档案，把分散形成的科技档案分别集中到科技档案室和科技专业档案馆的一项具体业务工作。（一）科技档案收集的意义（二）科技档案室的收集方法1.疏通各种渠道，定向、定内容收集2.抓住重要环节和关键阶段进行收集3.采取“四结合”的方法进行收集“四结合”即：同计划管理、定期接收和现场收集、集中和随时、内部和外部收集想结合。五、科技档案的整理（一）整理工作的内容和意义1.整理工作的内容：主要是指对科技文件材料归档后进行的整理工作，主要内容包括：对收进的科技档案案卷进行科学的分类、排列和编制科技档案号。2.意义：是科技档案业务建设的中心环节是开发利用科技档案信息资源的基础和前提条件（二）整理工作的原则遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的系统联系，并要便于利用和保管。（三）科技档案分类及分类的基本要求科技档案的分类，就是根据科技档案的内容、性质和相互联系，把科技档案划分成一定的类别，从而使全部库藏科技档案形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级的关系。分类的基本要求：要符合形成档案的专业和单位的科技活动的性质与特点；在一个单位内部或一个专业系统内部，同一种科技档案的分类标准要一致；分类应力求按专业系统实现标准化；分类层次要力求简明。（四）分类方案的编制1.编制规则：分类分案类目体系的可包容性、严整性、相对稳定性。2.编制方法掌握库藏科技档案的内容构成和形成特点确立明确的分类标准和分类方法划定类目体系，编制分类分案（1）划分大类确定类列（2）划分属类，形成列系（3）确定列别排序（4）明确代字、代号（5）制成文件或图表（6）撰写分类分案编制说明（五）科技档案的分类方法最基本的分类方法有六种：按工程项目、按型号、按课题、按专业、按地域、按时间分类。（六）案卷排列和编号1.排列方法即分类排列法和流水排列法2.科技档案号的编制科技档案案卷编号简称为档号，它是用来反映科技档案分类层次和案卷排列顺序的一组符号，是科技档案分类号和案卷顺序号的组合体。六、科技档案的鉴定（一）科技档案鉴定的内容主要内容包括对科技档案价值的鉴定、对科技档案质量的鉴别。（二）科技档案鉴定工作的意义（三）科技档案鉴定工作的组织（四）科技档案价值的鉴定1.确定保管期限的原则2.规定和影响科技档案价值的因素：技术因素、功能因素、时间因素、典型因素、作者因素、名称因素。3.编制科技档案保管期限表科技档案保管期限表，是鉴定科技档案价值，划分保管期限的标准和依据性文件。（1）类型（基层单位科技档案保管期限表）（2）结构文字说明部分、条款部分（顺序号、条款名称、保管期限、备注）、4.鉴定的程序和方法：鉴定前的准备工作、鉴定工作（第一步，个人初步鉴定；第二步，集体审查）、组织销毁和善后处理工作。七、科技档案信息资源的开发利用（一）科技档案信息资源开发利用内容：主要包括三个方面：科技档案的检索、科技档案的编研、科技档案的提供服务。（二）开发利用的意义：是发挥科技档案作用的直接手段是科技档案管理系统自我完善的动力是科技档案事业取得社会支持的有效措施（三）档案信息深加工――编研常见的科技档案编研材料：信息汇编、重要信息摘要、手册、图册、产品简介、工程介绍、用户反映等。（四）科技档案的检索科技档案检索，是指对科技档案信息进行加工存贮，并根据用户的需求予以索取的全过程。1.检索体系：是指为进行科技档案检索而建立的完整的检索系统，由四个部分组成：检索语言、著录、标引规则、检索工具、检索设备。2.检索工具：手工检索和机器检索常用的手工检索有总目录、分类目录、专题目录。（五）科技档案的提供服务是指科技档案部门采用多种有效的方式，直接提供科技档案及其信息加工材料，及时、准确地满足用户地需求。1.提供服务的方式：借阅、复制供应、科技咨询、信息交流、陈列展览。2.查准率、查全率(年度内)准确提供利用查到的次数查准率＝——————————————————×100％提供利用总次数提供利用查到的次数查全率＝———————————————×100％提供利用总次数