公司文件格式管理规定

**-CS-BG-01-20161/11公司文件格式管理规定1总则1.1为规范公司文件管理，提升企业形象，使公司经营管理类行文、资料处理工作，规范化、制度化、科学化，特制订本办法。1.2本办法适用于公司内部所有正式文件、文档及资料，如体系文件、管理文件、制度、通知、通报、红头文件等；1.3本办法不适用于技术文件，技术文件格式由工程技术中心出具；2职责权限2.1办公室负责本办法的制定、修改、解释和实施。2.2总经理负责本办法的审批。2.3各部门负责本办法的宣贯与实施。3文件格式排版3.1纸张3.1.1公司的文件纸张用标准的A4打印纸；3.1.2体系文件页眉左上角为文件编号，中间为文件名称，右上角为版本号；3.1.3企业管理文件页面左上角为公司logo，右上角为文件编号。3.2结构层次及编号3.2.1文件在结构层次上由章、条、段、列项、附录组成。章是文件内容划分的基本单元，条是章的细分。段是章或条的细分。列项由一段后跟冒号的文字引出；3.2.2章：每一章均应有标题。使用阿拉伯数字从1开始对章编号，编号应从“目的”一章开始，一直连续到附录之前；3.2.3条：同一章节或层次下，有2段或以上的内容时方可以设条。使用阿拉伯数字对条编号，第一层次的条（例如4.1,4.2）可分为第二层次的条（例如4.1.1,4.1.2等），需要时，一直可分到第四层次（4.1.1.1.1）；3.2.4段：段不编号；3.2.5列项：列项应使用数字编号（后带半圆括号的阿拉伯数字）或字母编号（后带半圆括号的小写拉丁字母）在各项之前进行标识；**-CS-BG-01-20162/113.2.6附录：按照条文中提及附录的先后次序编排附录的顺序。每个附录应有一个编号。附录编号由“附录”和随后表明顺序的大写拉丁字母组成，字母从“A”开始，例如“附录A”。如果只有一个附录仍应标为“附录A”。附录编号后跟附录标题。3.2.7文件编号规则见附录A《公司文件编号规则》3.3字号、字体3.3.1标题编号及标题字号及字体a)文件标题为三号黑体，居中；b)章标题置于编号之后，编号和标题均为四号黑体；c)条标题置于编号之后，编号和标题均为小四号黑体；d)条文字置于编号之后，编号和文字均为小四号宋体；e)列项及其编号均为小四号宋体；f)附录编号及标题均为小四号黑体；3.3.2正文字号及字体a)正文中字体为宋体小四号字，无特殊要求字体颜色均为黑色；b)图表大小可根据需要设定，图表标题用宋体，加粗，小四号字体；图表内容中，标题栏需用宋体，五号字体，加粗；图表其它正文内容文字用宋体，五号字体；c)图表及正文的说明、注解文字用宋体，五号字体；3.4行距、缩进3.4.1文件标题为2倍行距；3.4.2章的编号顶格编排，章的编号与其后的标题之间空一汉字间隙，章编号及标题为2倍行距；3.4.3条的编号顶格编排，条的编号与其后的标题或文字之间空一汉字间隙，回行时顶格编排，条编号及标题为1.5倍行距；3.4.4段的文字空2个汉字起排，回行时顶格编排。除编号外，其他各项均应另起一行空2个汉字起排。例如段、列项，均应该另起一行空2个汉字起排。段的文字为1.5倍行距；3.4.5列项的字母编号均应空2个汉字起排，列项字母编号与其后的文字之间空一汉字间隙，回行时与上一行文字对齐。列项编号及文字为1.5倍行距。**-CS-BG-01-20163/113.5页边距页面的页边距：上为2.5厘米，下为2厘米，左为2厘米，右为2厘米，页眉顶端距离为1.5厘米，页脚底端距离为1.2厘米；文件应左侧装订，装订线0.5厘米；3.6页眉页脚3.6.1页眉字体为黑体小四，页眉的文件编号下方应标注本文件所代替的文件的编号，若为新增文件，则不标注。可参见本文件；3.6.2页脚的中间设置页码，页码需体现当前页数和总页数，使用“当前页数/总页数”的格式，字体为TimesNewRoman五号数字，居中。3.7封面3.7.1单一文件可以不设置封面，文件汇编、体系文件需要设置封面；3.7.2封面格式要求：a)左上角为文件类别，宋体，小四号字，加粗；右上角为文件编号，黑体，小四字，加粗；b)若文件为修订升级版本，需在文件编号下方标注代替旧版本文件的编号。如本文件“代替RR-HTS-BG-01-2015”；c)如需说明“保密等级”“紧急程度”，在文件编号下方标注“保密等级”“紧急程度”，字体为黑体，小四号字，加粗，1.5倍行距；d)文件标题是宋体，一号字，加粗，居中；e)标题下方标注：“编制”“审核”“批准”，楷体，三号字，居中；f)企业管理文件封面下侧标有：执行部门、抄送部门、责任部门、印发时间，字体为宋体，四号字，加粗；g)体系文件封面下侧标有：发布时间，实施时间，字体为宋体，四号字，加粗；h)体系文件封面格式标准见附录A；i)企业管理文件封面格式标准见附录B。3.7.3无封面公司内文件格式要求：a)在文件末尾处增加“编制”“审核”“批准”，字体为四号，宋体，居中，加粗，编制前空2个汉字起排，编制、审核、批准两者之间留8个汉字的空格，与正文保持2行距离；**-CS-BG-01-20164/11b)企业管理类文件最后设置“执行部门”“抄送部门”“责任部门”“印发时间”，宋体，加粗，小四号字体；c)企业管理类文件落款标注时间并加盖公章，字体用宋体小四号字，右边对齐，年月日要标识清楚，年份用4位数表示，日、月用两位数表示；d)如需说明“保密等级”“紧急程度”，在首页右上角标注；e)本文件为无封面公司内管理文件，无封面公司内文件格式可参照本文件。4附注4.1本规定由综合办公室中心起草、归口管理并负责解释；4.2本规定自下发之日起开始执行，原RR-HTS-BG-01-2015《规章制度管理办法》和原RR-HTS-BG-02-2015《行文管理办法》同时废止；4.3附录：附录A：公司文件编号规则；附录B：文件格式模板；附录C：请示/审批表；附录D：红头文件；附录E：体系文件封面规范模板；附录F：文件汇编封面规范模板。编制：审核：批准：执行部门：公司所有部门抄送部门：无责任部门：综合办公室2015年10月16日印发**-CS-BG-01-20165/11附录A：公司文件编号规则1)公司文件编号规则：***-CS-DN-NO-YYYY***-CS：代表公司名称DN：代表部门名称，部门名称简写代码如下表NO：部门文件的流水号编号，按部门所编文件总数自定，如01、02等按顺序给出。YYYY：代表本规章制度发布的年代号，例如2015.2)部门代号表3）各部门文件的记录（表格）统一编号规则公司文件的记录（表格）编号规则：***-CS-DN-NO-NO公司全称部门名称简写代码部门文件表格的编号部门文件的流水号编号4）各部门申请文件的统一编号规则公司各部门申请文件的编号规则：***-CS-DN-NO公司全称部门名称简写代码部门文件流水号编号5）各部门红头文件的统一编号规则卡卡中文简称字〔20××〕第××号序号部门名称简写代码/DN中文全拼中文简称12345公司司**-CS-BG-01-20166/11附录B：文件格式模板XXXXXXXXXX（黑体三号，居中）1目的（章：黑体四号，顶格编排，编号与标题间距1个汉字符）1.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX；（条：宋体小四，顶格编排，编号与标题间距1个汉字符，回行时顶格。）1.2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX；2范围本规定适用于XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX;不适用于XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（段：宋体小四，段前空2个汉字符起排，回行时顶格。）3职责3.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX；3.2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX；3.3XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX；4工作程序4.1XXXXXXXXXXXX(条标题：黑体小四，顶格编排，编号与标题间距1个汉字符)4.1.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX；（条,也是正文，宋体小四，顶格编排，编号与标题间距1个汉字符，回行时顶格，1.5倍行距）4.1.2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。4.1.2.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX；**-CS-BG-01-20167/114.1.2.2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。4.2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。4.3XXXXXXXXXXXXXXXX:（列项，由冒号引出）a)XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX；b)XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。5相关文件（可不要）5.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX；5.2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX；6相关记录（可不要）6.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX；6.2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX；编制：审核：批准：执行部门：XX抄送部门：XX责任部门：XXXXXX年XX月XX日印发**-CS-BG-01-20168/11附录C：请示/审批表申请/审批表申请/审批主题申请人部门编号执行/责任部门抄送部门申请/审批事由：年月日部门主管意见日期：主管副总意见日期：综合办公室意见日期：总经理意见日期：**-CS-BG-01-20169/11附录D：红头文件*******公司文件****XX字[20XX]第XX号关于XX：*******公司XX年XX月XX日10/11附录E：体系文件封面规范模板（编号+名称）体系文件***-CS-DN-NO-YYYY质量手册版本:A/B受控号:归口部门:编制:审核:批准：XXXX年XX月XX日发布XXXX年XX月XX日实施***************公司11/11附录F：文件汇编封面规范模板***企业LOGO***-CS-D