公司文件管理制度

-1-河北源泰文化传播有限公司文件文件编号OURREF：HBYT-13-D001拟文日期DATE：2013-12-17文件类别CATEGORY：制度规范拟文人FROM：黄翠萍审核/日期VEREFED/DATE：田杰批准/日期APPROVED/DATE：张发志收文人TO：源泰全体员工收文部门TO（DPT）：SIS抄送CC：//附件ATTACHMENT：附件文头格式说明□传阅CIRCULAR□阅后存档FILIG□保密/期限CONFIDENTIAL/TERM□其他OTHERS□页数NO.OFPAGES：6河北源泰文化传播有限公司文件管理制度一、目的1、规范源泰公司文件管理流程。2、明确公司、部门及地区不同文件层级的规则。3、规范行文及编号规则。二、名词解释文件是指公司各机构在经营管理过程中形成的规范性文书。三、适用范围适用于河北源泰公司。四、文件管理职责建立河北源泰公司文件管理体系，负责贯彻执行、修订，并对公司文件进行管理。五、文件层级根据文件涉及范围不同，文件分为：1、公司级文件：即源泰公司文件。2、部门级文件：即人力资源部文件、市场部文件、财务部文件等；3、地区级文件：即**地区文件（如：保定地区文件）”；4、联合行文：即两个及以上单位联合文件。5、每一层级文件一经发布，即产生效力。其内容不得与上一层级文件有原则性抵触。六、文件格式根据文件内容不同，文件格式分为：1、请示/申请类文件格式2、普通文件格式（非请示/申请类文件格式）七、文件种类根据文件内容不同，文件种类分为：1、决定（代码A）：一般是指传达上级决定的事项，起决定的事项。2、通知（代码Z）：指通告事情的文字或口信。3、通报(代码B)：指上级机关把有关情况以书面形式通告下级机关。例如：通报批评。4、制度规范/管理流程（代码D）：指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。-2-5、请示/申请(代码E)：指向上级或有关部门申述理由，请求批准。6、报告（代码C）：指向上级或群众就调查、观察的结果提出详细书面材料或作口头叙述。7、会议纪要(代码G)：纪录会议重点内容及需要跟踪解决的问题。8、其他(代码I)：例如策划案等活动相关文件。八、行文规则1.公司级文件：源泰公司文件行文。1.1.适用范围：面向全体员工的重大战略、组织架构、干部任命、通用管理制度、奖罚通报、总经理室决策内容的通报、其他重要通知等使用公司级文件格式。涉及公司职能管理的文件可使用公司级文件格式。1.2.签字权人：公司级文件由总经理或其授权人批准签发。1.3.公司级文头格式：分普通类、请示类。（见附件1、附件2）2.部门级文件：各部门级文件行职责范围内布署的文件2.1.签字权人：部门负责人或其授权人2.2.分部级文头格式：分普通类、请示类。（见附件3――附件8）3.地区级文件：各地区级文件行文。3.1.适用范围：涉及地区整体布署的文件。3.2.签字权人：地区负责人或其授权人。3.3.地区级文头格式：分普通类、请示类。（见附件9、附件10）4.联合文件行文4.1.适用范围：公司同级部门之间就同一问题需协作处理的，可协商一致后联合行文。4.2.联合行文文件头中应列出联合行文部门，主办部门名称应排列在前。4.3.签字权人：部门第一负责人或其授权人；联合行文部门第一负责人或其授权人共同批准签发。4.4.联合文头格式：普通类。（见附件11）九、文件处理程序及规范1.拟文1.1.拟文人是明确行文目的与要求，并具体起草文件的人。1.2.拟文人要遵循拟文三原则：1.2.1.简洁：力求简短、条理，倡导“一页纸文章”；1.2.2.明白：易懂、不晦涩；1.2.3.准确：不模棱两可。1.3.文头三要点：1.3.1.明确标明收文部门，以公司发布的部门英文缩写为准；1.3.2.明确收文人和抄送人姓名；1.3.3.标题应突出,采用“事由+类型”形式（如“关于XXXX的通知”），须明确文件内容的关键字。2.审批（审核/批准）文件审批应遵循业务分管原则及效率原则。2.1.审核人是对文件内容进行初步审查并签字的人，审核人对拟文人的工作质量负责，审核人姓名应手签。2.2.批准人是对文件内容全面负责并签字的人，批准人姓名应手签。2.3.审批人需以效率为原则，一般文件三个工作日内给予明确答复，紧急文件在一个工作日内给予明确答复，审核/批准人需在签字同时标明回复时间。-3-文件内容涉及相关部门业务时，需向该部门主管负责人征询意见，经同意后方可正式发布。3.发文3.1.公司级正式文件须转换为PDF格式，通过公司邮箱发布。3.2.文件管理者审校格式、编号后进行发文，对不符合规范的文件，须要求拟文人修改或重新拟制，责任由拟文人自负。3.3.文件管理者发文时应遵照收文人为文件相关人。不应发给不相关的人，以免造成垃圾邮件。4.存档4.1.文件管理者发文后将原件存档，保留文件电子版，并对已存档文件负责管理。4.2.联合行文由主办部门将原件存档，其他部门保存复印件。5.监督5.1.一级监督：人力资源部负责公司文件管理的执行情况监督。5.2.二级监督：部门经理负责监督部门内文件管理的执行情况。十、解释权限：本规定最终解释权在人力资源部。十一、生效时间：本规定自发布之日起试行。附件：文件文头格式（11个附件）附件1：公司级普通类文件文头附件2：公司级请示类文头公司级文件普通类文件.doc公司级文件请示文头.doc附件3――附件10：各部门普通类文件文头及请示类文件文头部门普通类文件文头.doc部门请示类文件文头.doc附件11：地区普通类文件文头附件12：地区请示类文件文头地区普通类文件文头.doc地区请示类文件文头.doc附件13：联合行文普通类文件文头（例如：HR&CC,文件文头中用部门英文缩写,文件编号只标明主办部门的文件编号。）联合行文文件文头.doc附件14：会签表源泰会签表.doc-4-附件15：附属说明：编号规则见例：一、文件头部分1.编号1.1.通用编号规则：公司英文简写－部门/地区/英文简写－年份（取后两位）-顺序号（三位）。1.2.部门拼音首字母或者英文大写缩写：人力资源部（Humanresources）；简写：HR。财务部（）；简写：ERH。市场部（；简写：WRH。1.3.地区级英文规则：以所在城市汉语拼音第一个字母大写。1.4.联合行文文件编号只标明主办部门的文件编号。1.5.各类文件举例说明：公司级文件：HBYT-13－D001部门级文件：HBYT-HR-13-I001联合文件：HBYT-HR&CC-13-I001地区（如保定地区）：HBYT-BD-13-I0011.6.拟文日期由拟文人填写，采用年-月-日的形式。1.7.文件类别根据文件内容依据而定。1.8.申请类文件、源泰政策类文件（如关于激励方案、操作性或流程类规范文件）签批前一般只能以一个收文人为主送对象，不能以文件或电子邮件形式同时主送多位领导；由3人以上（含3人）签批意见的申请类文件需附加会签表。见附件14《源泰会签表》签批后应将文件主送经办部门。1.9.审核人如没有，则划“//”。1.10.收文人是对所收文件需承担第一直接办理、答复责任、参照执行的上级或相关部门人员；抄送人指对所收文件无需承担直接办理、答复责任，只需-5-了解文件内容的上级或相关部门人员。1.11.收文部门的英文缩写按收文人、抄送人的顺序填写。1.12.如有附件必须列出附件顺序及标题，如无则划“//”。1.13.拟文人必须注出文件是属于传阅或阅后存档或保密，如是保密，必须标注保密及期限。1.14.文件页数用阿拉伯数字标注，如有附件则标注一个总页数。二、正文内容1.字号：标题采用宋体3号粗体，正文采用宋体小4号字；2.段落：采用单倍行距。3.重点标示：对需强调的重要内容可用加粗、下划线或颜色字来突出，不改变字体字号。4.结构层次顺序：4.1.数字排序：第一层为“1”、第二层为“1.1”、第三层为“1.1.1”，以次类推。4.2.罗马符号排序：第一层为“I”、分层级时用“A”,“B”……以此类推。从第五层开始为“V”、“VI”“VII”“VIII”“IX”“X”……以此类推。5.制度规范类文件应在标题后注明制度版本号。制度版本号采用V（Version）+年度代码（取最后二位）.发布月份的形式。如2006年12月发布的文件管理规定标题应为：《源泰公司文件管理规定V06.12》。6.面向全员发送的关于向全员发送的邮件：7.“授权通知”禁止以邮件形式向全员发送。发布公司主页上。8.“管理规定”可以放在主页或公用文件夹数据库中，通过邮件向全员发送一个文档链接。9.“喜报、通报、离岗通知、活动报道”等，除公司重大消息由人力资源部统一发布外，严禁通过邮件向全员发送。10.秘密文件10.1.拟文人必须界定文件内容是否保密及发放范围10.2.审核人、批准人审核文件内容是否需要保密。10.3.保密文件应标注保密及期限，电子文件发布时必须在“邮递选中选择“加密”、“禁止拷贝”、和“机密”邮戳。（机密邮戳是必选项）。10.4.保密文件的纸版必须由文员加盖保密文件戳。10.5.密件应与普通文件分开保管，电子密件及其存放目录应采用技术手段加密。----------------------------------------------TheEnd---------------------------------------------