HSE管理体系文件编写指南

QHSE管理体系文件编写指南赛宝(天津)认证中心二○○八年十月二十七日自我介绍:•姓名:陈明珍•供职单位：赛宝(天津)认证中心•现任职务：审核员•专业资质：采油工程师•核心业务：ＱＨＳＥ体系建设、体系咨询、通讯地址:中国.天津邮编:300280办公电话:[phone]传真:[phone]现场电话：Eail:[e-mail]手机:[phone]第1页主要内容一、体系文件概述二、管理手册编写三、程序文件编写四、作业文件编写一、管理体系概念HSE管理体系，是指由实施健康、安全与环境管理活动的组织的机构、职责、程序、过程和资源等构建的管理系统。需明确：（一）体系建立是对原有管理的补充、整合和提升，体系改进需持续进行。（二）体系建立不仅是强化健康、安全、环境的专业管理，而是要构建一个管理系统，体系将覆盖组织的所有管理活动。一、体系文件概述第2页二、公司体系设计公司通过HSE管理体系的建立，实现管理活动和体系标准的充分融合，以提升公司的管理水平。公司管理体系适用于公司本部，覆盖所有管理活动，并对所属单位和下属单位体系建立预留接口。（一）体系板块设计公司进行体系开发，将所有管理活动划分为四大板块：1、综合管理：包括除生产运行管理、项目管理、天然气营销管理外的所有管理活动，如规划计划、投资管理、科技信息、预算管理等。2、生产运行管理3、项目管理4、天然气营销管理四大管理板块是体系文件开发的重要基础。一、体系文件概述第3页第4页二、公司体系设计（二）体系文件设计体系文件是描述公司体系结构、工作职责、业务流程及过程控制的一整套文件，由不同层次的文件组成。1、体系文件作用编制文件是体系建立的核心内容。体系建立过程集中体现为体系文件的制定、执行、评价和不断完善。文件的主要作用为：（1）有利于明确处室和岗位职责；（2）有利于系统培训和贯彻执行；（3）有利于宣传公司的经营目标和方针；（4）有利于内外部对公司进行管理评价；（5）提供管理缺陷的改进依据，提升管理水平。一、体系文件概述二、公司体系设计（二）体系文件设计2、体系文件结构体系文件根据公司管理活动的四大板块进行开发，采用管理手册、程序文件和作业文件三层文件的结构设计，如下图所示：一、体系文件概述第5页第6页支持性文件标准作业指导书制度等相关文件管理手册程序文件作业文件体系文件结构图一、体系文件概述（1）管理手册：是公司体系管理的纲领性文件，位于体系文件的第一层次。重点描述为实施体系宗旨、目标及标准要求所做的原则性规定，是制定程序文件的依据。（2）程序文件：是管理手册的支持性文件，位于体系文件的第二层次。重点描述实施体系所涉及的公司各部室的管理活动，是制定作业文件的依据。（3）作业文件：是程序文件的支持性文件，位于体系文件的第三层次，根据管理手册和程序文件的要求，描述具体岗位及工作现场完成某项工作的具体做法。二、公司体系设计（二）体系文件设计2、体系文件结构一、体系文件概述第7页二、体系设计（二）体系文件设计3、文件结构的优点（1）易于将不同文件整合；（2）层次清晰，接口明确，便于查询；（3）避免遗漏管理内容，易于管理活动协调统一；（4）各层次文件可单独或整体使用，便于操作。一、体系文件概述第8页第9页三、体系文件编写原则（一）管理要求的要写到；（二）标准要求的要写到；（三）文件写到的要做到。一、体系文件概述第10页四、体系文件编写依据（一）管理体系标准1、GB/T19001-2000《质量管理体系-要求》2、GB/T28001-2001《职业健康安全管理体系-规范》3、GB/T24001-2004《环境管理体系-要求及使用指南》4、Q/SY1002.1--2007《健康、安全与环境管理体系-第1部分:规范》（二）公司适用的法律、法规、规章制度、办法细则、标准规程等（三）公司选定的其他标准。一、体系文件概述第11页五、体系文件编写思路体系文件采用自程序文件向两边扩展的编写方法：即先编写程序文件，再编写管理手册和作业文件。此方法的实质是以识别公司生产经营管理活动、确定活动程序为基础进行文件编写，不仅有利于标准要求和公司实际的紧密结合，而且可以缩短编写时间，提高效率和效果。一、体系文件概述第12页六、体系文件编码（一）编码范围需编码的文件包括：管理手册、程序文件、作业文件、流程图及记录和表单。（二）编码规则编码是体系文件的标识,每个文件编码具有唯一性，由若干标识符号组合而成。现阶段起草文件时，暂按流水号自行编码，后由体系建设项目组统一调整。一、体系文件概述第13页管理手册的内容一般由三部分组成：第一部分批准页与前言1、批准页：手册发布令、管理承诺、QHSE方针和战略目标、管理者代表任命书2、前言：目录、公司概况、体系网络图、手册使用说明及管理规定。第二部分手册正文根据体系标准，概括性描述管理过程、职责、权限及相互关系、手册的评审、修改及控制要求等。第三部分：附录程序（与作业）文件清单、记录清单、体系条款与标准要素对照表、体系职能分配表。注：管理手册在程序文件编制完成后，由体系建设咨询单位进行编制，此处不再赘述。二、管理手册编写第14页整套程序文件由封面、目录、单个程序文件和修改控制页四部分组成。一、封面（一）格式参见“doc附录3-1：程序文件(总)封面-模板”。三、程序文件编写第15页一、封面（二）内容1、公司标志。中国石油LOGO；2、公司名称。公司全称：“神华集团乌海西来峰煤化工有限责任公司”；3、文件类型。“程序文件”；4、发布版本。英文字母“A”为首版，“B”为第二版，以此类推；5、受控状态。分为“受控本”和“非受控本”；6、发放编号。按体系文件发放顺序连续编号，如：001，002……；7、发布日期。格式为“××××－××－××”，如：“2010－05－31”；8、实施日期。格式为“××××－××－××”，如：“2010－06－01”。三、程序文件编写第16页二、目录为确保程序文件编制的完整性，在编制前需制定“程序文件目录”，目录的格式及内容参见“附录3-3：程序文件(分)－模板.doc三、程序文件编写第17页三、单个程序文件单个程序文件采用文字说明加流程图的模式编写。文件内容用文字表述，工作流程用流程图描述。如果不采用流程图形式,文字描述应符合流程的顺序单个程序文件由封面、文字说明、固定样式的记录和表单及流程图四部分组成。三、程序文件编写第18页三、单个程序文件（一）封面1、格式：参见“附录3-3：程序文件(分)－模板”。2、内容：(1)公司标志。中国石化；(2)公司名称。公司全称：“神华集团乌海西来峰煤化工有限责任公司(3)文件名称。如：“文件管理程序”；参见“附录3-2：程序文件目录－模板”；(4)文件编码。暂按流水号自行编码；(5)发布日期。格式为“××××－××－××”,如:“2010－05－31”；(6)实施日期。格式为“××××－××－××”,如:“2010－06－01。三、程序文件编写第19页三、单个程序文件（二）文字说明1、编写原则（1）逻辑上相对独立在管理体系中，程序文件的内容在逻辑上应相对独立，既可涉及体系标准的某一条款或其部分，也可涵盖多个相关条款。（2）内容详略得当程序文件描述管理活动的实施方法和步骤时，如涉及工作细节且内容繁杂不便表述，可在作业文件中加以明确。（但是,在此部分应指出执行《XXXX》作业文件的路径）（3）语言简练精准程序文件的编写用语应力求简明扼要、避免赘述、便于操作，措辞准确，意思表达具有唯一性，避免歧义。三、程序文件编写三、单个程序文件（二）文字说明2、编写要求（1)人员要求编写人员应熟悉所编写文件的内容和要求，具有足够的编写胜任能力。（2)内容要求编写时应站在公司的高度，对文件所涉及管理过程的各个环节顺序描述，做到不缺项、不冲突、不重复，能够清晰描述5W1H（谁执行、执行什么、何时执行、何处执行、为何执行、如何执行）。三、程序文件编写第20页三、单个程序文件（二）文字说明2、编写要求（3）构架要求文件的格式和结构按模板要求保持一致。（4）接口明晰文件条款涉及某制度、办法等相关文件时，可直接引用相关文件，但须写明被引用文件的名称、编号（若有）及引用条款。三、程序文件编写第21页三、程序文件编写三、单个程序文件（二）文字说明3、编写过程程序文件的编写一般分为策划、编制、审查和批准四个阶段。（1）策划根据程序文件目录制订编制方案，明确各程序的目的、范围和内容要求，统一文件的格式、体例、章节编排、术语，按编、审、批三个环节确定责任人员、工作进度及完成期限。（2）编制每个程序文件在编写前应先进行结构设计，将构架作为大条款并进一步细化确定分条款。程序文件由相关职能处室根据策划方案分工起草。第22页三、程序文件编写三、单个程序文件（二）文字说明3、编写过程（3）审查文件初稿经编制处室负责人审核后，交质量安全环保处；质量安全环保处组织相关人员进行文审，协调统一各处室意见后，由编制处室进行修改；相关处室会签后，由质量安全环保处提交公司QHSE委员会进行审定。一份较完善的程序文件，往往需在本阶段进行多次修改。（4）批准程序文件由公司管理者代表签发批准，质量安全环保处组织汇编成册并发布。第23页第24页三、单个程序文件（二）文字说明4、格式和内容参见“附录3-3：程序文件(分)－模板”（1）刊头程序文件的刊头自动添加，内容包括：◆文件名称。参见“附录3-2：程序文件目录－模板”；◆发布版本。英文字母“A”为首版，“B”为第二版，以此类推；◆修改码。按程序文件的修改第次顺序编号，如：00,01,以此类推；◆文件编码。暂按流水号自行编码。三、程序文件编写第25页三、单个程序文件（二）文字说明4、格式和内容（2)正文内容◆目的。简要说明开展此活动的作用和重要性。◆范围。简要说明文件管理的主题事项和适用的管理范围。◆术语。程序文件中涉及并需要做出解释的专门用语和名词。◆职责。指明程序归口管理处室和相关业务部门的职责和权限。三、程序文件编写第26页三、单个程序文件（二）文字说明4、格式和内容（2)正文内容◆程序内容。此部分是文件的重点，清晰表述文件涉及管理活的具体过程、步骤、内容及要求，包括5W1H（谁执行、执行什么、何时执行、何处执行、为何执行、如何执行），以及各处室之间的工作衔接，明确管理过程所涉及的记录或表单、引用的相关制度等文件的名称。三、程序文件编写第27页三、单个程序文件（二）文字说明4、格式和内容（2)正文内容◆相关文件。列出与程序相关的其他程序、管理制度及办法等相关文件；描述格式为“文件编号＋《文件名称》”，不需单独标注条款号。◆记录和表单。列出程序使用的所有记录、报告、表格等，记录和表单包括固定样式与非固定样式两类。非固定样式的记录和表单直接描述记录和表单的名称，固定样式的记录或表单的描述格式为：记录或表单编码＋记录或表单名称，并后附空白表样。注：在“程序内容”部分，非固定样式的记录和表单直接描述记录和表单的名称；固定样式的记录或表单，描述格式为：“记录或表单名称”（记录或表单编码），如：“HSE管理体系信息反馈单”（**－**－**－**）三、程序文件编写第28页三、单个程序文件（二）文字说明4、格式和内容（3）刊尾在每个程序文件的末页底部加刊尾，内容包括：◆本程序文件起草部门。文件的编制处室，如：“质量安全环保处”◆本程序文件主要起草人。文件的主要编制人员。◆审核人。文件编制处室的负责人。三、程序文件编写三、单个程序文件（二）文字说明5、排版要求（1）使用软件：MicrosoftWord。（2）标准模板：参见“附录3-3：程序文件(分)－模板”。（3）纸张类型：统一采用A4纸张，纵向排版；（4）页面设置：Word默认设置；（5）字体、字号:◆刊头：文件标题－采用方正小标宋，三号；其他部分－中文采用方正书宋，五号，西文采用TimesNewRoman字体，五号。◆正文：内容标题－采用方正黑体，四号；其他部分－中文采用方正书宋，四号，西文采用TimesNewRoman字体，四号。◆