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第2章数据库和数据表2.1数据库操作2.22.3数据表的基本操作创建数据库2.1数据库操作要创建Access数据库，首先应根据用户需求对数据库应用系统进行分析和研究，全面规划，然后再根据数据库系统的设计规划创建数据库。创建数据库应遵循以下规则。（1）明确建立数据库的目的。确定数据库进行哪些数据的管理，有哪些需求和功能，再决定如何在数据库中组织信息以节省资源，怎样利用有限的资源发挥最大的效用。（2）确定需要的数据表。在明确了建立数据库的目的之后，即可着手设计数据库中的每一个表。（3）确定所需要的字段。确定在每个表中要保存哪些信息。在表中，每类信息称做一个字段，在表中显示为一列。（4）确定关系。分析所有表，确定表中的数据和其他表中的数据有何关系。必要时，可在表中加入字段或创建新表来明确关系。（5）改进设计。进一步分析设计，查找其中的错误创建表，在表中加入几个实际数据记录，看能否从表中得到想要的结果。需要时可调整设计。（6）创建数据库中的其他对象。例如，创建查询、窗体、报表、页、宏和模块等对象。2.1.1创建数据库Access数据库是以磁盘文件形式存在的，文件的扩展名为.accdb。Access提供了两种创建数据库的方法，一种是使用数据库模板来完成数据库创建，利用模板向导建立相应的表、查询、窗体、报表、宏、模块和Web数据库等对象，从而完成一个完整的数据库；另一种是直接创建一个空的数据库，之后建立相应的表、查询、窗体、报表、宏、模块等对象。1、利用模板创建数据库为了方便用户的使用，Access提供了一些标准的数据框架，又称模板，如图2-1所示。这些模板不一定完全符合用户的实际需求，但在向导的帮助下，对这些模板稍加修改即可建立一个新的数据库。另外，通过这些模板还可以学习如何组织构造一个数据库。也可通过Office.com模板在线查找所需要的数据库模板，如图2-2所示。P34【例2-1】2、建立一个空数据库启动Access后，在Access窗口右侧窗格中选择“新建”下的“空数据库”选项即可创建一个空数据库。P35【例2-2】2.1.2打开及关闭数据库1、打开数据库数据库可以根据不同的用途以只读、独占及独占只读方式打开。关闭数据库就是关闭数据库窗口。在对数据库进行维护之前，必须先将数据库打开。打开数据库的方法有以下两种。1）启动Access时打开启动Access时，可以选择打开已有数据库文件，打开所需窗口。【例2-3】P362）使用“打开”命令在菜单栏中选择“文件”→“打开”命令，或单击“常用”工具栏中的“打开”按钮，在弹出的“打开”对话框中可以指定预打开数据库文件所在文件夹、类型及文件名。【例2-4】P362、关闭数据库数据库使用完之后要及时将其关闭。关闭数据库主要有以下几种方法。（1）单击数据库窗口右上角的“关闭”按钮。（2）选择“文件”→“关闭”命令。（3）单击数据库窗口左上角控制菜单按钮，在弹出的下拉菜单中选择“关闭”命令。（4）双击数据库窗口左上角控制菜单按钮。（5）按〈Ctrl+F4〉组合键，关闭数据库窗口。2.2创建数据表Access数据库是所有相关对象的集合，包括表、查询、窗体、报表、页、宏、模块等。每一个对象都是数据库的一个组成部分。其中，表是数据库的基础，它记录数据库中的全部数据内容。2.2.1数据表的基本概念1、建立数据表规则设计一个数据库，关键在于建立数据库中的基本表。数据表的操作是最基本的操作。通过对数据表的操作还可以对数据库进行浏览、修改和更新等。下面先学习表的基本概念。关系型数据库不管设计如何，都可以存取数据，但不同的数据库在存取数据的效率上有很大的差别。为了更好地设计数据库中的表，应遵循以下原则。1.字段唯一性。表中的每个字段只能含有唯一类型的数据信息。在同一字段内不能存放两类信息。2.记录唯一性。表中没有完全相同的两个记录。在同一个表中保留相同的两个记录是没有意义的。要保证记录的唯一性，就必须建立主关键字。3.功能相关性。在数据库中，任意一个数据表都应该有一个主关键字段，该字段与表中记录的各实体相对应。这一规则是针对表而言的，它一方面要求表中不能包含与该表无关的信息，另一方面要求表中的字段信息要能完整地描述某一记录。4.字段无关性。在不影响其他字段的情况下，必须能够对任意字段（非主关键字段）进行修改。所有非主关键字段都依赖于主关键字，这一规则说明了非主关键字段之间的关键字段是相互独立的。2、表的结构表的结构是指数据表的框架，包含表名和字段属性两部分。1）表名表名是该表存储在磁盘上的唯一标志，也可以理解为是用户访问数据的唯一标志。2）字段属性字段属性即表的组织形式，它包括表中字段的个数，每个字段的名称、数据类型、字段大小、格式、输入掩码、有效性规则等。在Access中，字段的命名规则如下。①长度为1~64个字符。②可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符，但不能以空格开头。③不能包含句号（．）、惊叹号（！）、方括号（[]）和单引号（'）。④不能使用ASCII码为0~32的ASCII码字符。3、Access数据类型在设计表时，必须定义表中字段使用的数据类型。Access提供了文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超链接和查询向导10种数据类型。对于某一具体数据而言，可以使用的数据类型可能有多种。例如，电话号码可以使用数字型，也可使用文本型，但只有一种是最合适的。在定义表中字段所使用的数据类型时应主要考虑以下几个方面。①字段中可以使用什么类型的值。②需要用多少存储空间来保存字段的值。③是否需要对数据进行计算，主要区分是否使用数字，或者文本、备注等。④是否需要建立排序或索引。备注、超链接及OLE对象型字段不能使用排序和索引。⑤是否需要进行排序。数字和文本的排序有区别。⑥是否需要在查询或报表中对记录进行分组，备注、超链接及OLE对象型字段不能用于分组记录。各数据类型及用途如表所示。4、字段属性设置完字段的“数据类型”，就需要设置字段的“属性”。字段属性用来控制字段的操作方式和显示方式。表设计视图的下半部分都是用来设置表中字段的“字段属性”的，字段属性包括有字段大小、格式、输入掩码、有效性规则、输入法模式等。不同的数据类型字段其属性也有所不同。2.2.2创建数据表结构创建数据表就是建立一个新的表文件。创建表之前，需要对表进行分析，确定准备在表中存储哪些数据。数据表的创建可分为两步：首先创建数据表的结构，即确定数据表的字段个数、字段名、数据类型、字段宽度及小数位数等特征；然后，根据字段特征输入相应的记录。在Access中，系统提供了多种创建表结构的方法。可以通过“数据表”视图创建表结构，也可以通过表向导创建表结构，或者通过设计视图创建表结构。下面分别介绍这几种创建表结构的方法。1、利用“数据表”视图创建表结构“数据表”视图是按行和列显示表中数据的视图。在“数据表”视图中，可以进行字段的编辑、添加、删除和数据的查找等各项操作。【例2-5】P412、利用表设计视图创建表结构利用表设计视图创建表结构，具有随意、直观和方便的特点，所以这是最常用的方法。【例2-6】P423、通过数据导入创建表将Excel数据表导入AccessAccess提供了导入Excel数据表的功能，可以采取直接导入法和建立链接法来完成。【例2-7】P444、表结构的操作无论是利用表向导，还是利用表设计视图建立的数据表结构，如果发现表结构有问题，还可以利用表设计视图进行添加、删除和修改字段及字段属性等操作。1）添加/删除字段建立表结构后，在需要时还可以向表中添加新的字段或删除不需要的字段。P48【例2-8】2）修改字段建立表结构后，当字段的某些属性无法满足实际需要时，就必须进行修改。例如，可以按下面的步骤在“专业表”中修改相应的字段属性。3）调整字段顺序单击某字段左侧的小三角按钮，向上或向下拖动鼠标即可调整字段顺序。2.2.3设置字段“常规”属性完成表结构的设置后，还需要在字段属性区设置相应的属性，如字段名、字段类型、字段宽度及小数点位数等。表中的每一个字段都有一系列的属性，不同的字段类型具有不同的属性。当选择了某一字段，字段属性区就会依次显示该字段的相应属性。字段的属性随其数据类型的不同而不同，常见的字段属性如下：1．字段大小该属性用来指定字段的长度。日期/时间、货币、备注、是否、超链接等类型不需要指定该属性。2．格式该属性为该数据类型指定一个标准，以预定义格式显示字段中的数据。用户也可以输入一个自定义的格式。3．输入掩码与格式类似，该属性用来指定在数据输入和编辑时如何显示数据。对于文本、货币、数字、日期/时间等数据类型，Access会启动输入掩码向导，为用户提供一个标准的掩码。P50【例2-9】4．标题该属性用来指定在“数据表”视图中该字段名标题按钮上显示的名称。如果不输入任何文字，默认情况下将字段名作为该字段的标题。5．默认值该属性用来为该字段指定一个默认值。当用户增加新的记录时，Access会自动为该字段赋予这个默认值。默认值是新记录在数据表中自动显示的值。默认值只是初始值，可以在输入时改变设置，其作用是减少输入时的重复操作。6．有效性规则数据的有效性规则用于对字段所接受的值加以限制。有些有效性规则可能是自动的，如检查数值字段的文本或日期值是否合法。有效性规则也可以是用户自定义的。7．有效性文本有效性文本是在输入的数据违反该字段有效性规则时出现的提示。其内容可以直接在“有效性文本”文本框内输入，或光标定位于该文本框时按〈Shift+F2〉组合键，在弹出的“显示比例”对话框中输入。P51【例2-10】8．必填字段如果设属性设为“是”，则对于每一个记录，用户必须在该字段中输入一个值。9．允许空字符串如果该属性设为“是”，并且必填字段属性也设为“是”，则该字段必须包含至少一个字符。注意，空引号（）和不填（NULL）是不同的。该属性只适用于文本、备注和超链接类型。10．定义主键主键又称主关键字，是表中唯一能标示一条记录的字段，可以是一个字段或多个字段的组合，使用主键有以下几个优点：在主键上可以设置索引，这样可以提高查询的速度。系统默认按主键的升序方式显示数据。主键可以保证记录的唯一性。在一个表中加入另一个表的主键作为该表的一个字段，此时这个字段又称为外键，这样可以建立两个表间的关系。P52【例2-11】11．建立索引Access中除了“主键”外，还提供了“索引”功能。通常在一个表中，选择一个能唯一识别记录的字段作为“主键”，其他字段可以设定为“索引”。建立索引可以提高记录的查找及排序速度。如果设定为不可重复的索引，在输入数据时可以自动检查是否重复。实际上并不是每一个字段都需要设定索引。一般来说，如果当该字段作为查找记录的依据或作为排序的依据时，设定索引可以提高处理速度。索引可以分为“可重复”和“不可重复”两种。为某一字段设定索引的方法很简单，在字段属性区的“索引”项中选择无（有重复）和有（无重复）中的一个即可。P53【例2-12】2.2.4设置字段“查阅”属性我们在表中输入数据时，经常会遇到需要重复输入的内容，这些内容如果直接录入不仅会浪费时间，而且极容易出错。为了方便用户录入重复性的数据，可以借助Access提供的查阅列的功能。其中常用属性的意义如下：1.显示控件从显示控件右侧的下拉列表框中可以看到该属性可以设为复选框、文本框、列表框或组合框。如果设为文本框，则数据只能接受从文本框中的录入，查阅的其他属性都不可用。我们需要重点掌握的是列表框和组合框的使用。组合框和列表框的使用基本相同，只是列表框除了可以从列表中选择还可以接受录入，相当于列表框各文本框的组合。2.行来源类型行来源类型是指控件中的数据来自于何处，有三处选择：表/查询、值列表、字段列表。如果选择“表/查询”，则列表框或组合框中的数据将来源于其他表或查询中的结果。如果要录入其他表中已经存在的数据，或录入从几个表中查询得到的结果，选择该选项最为