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所长令本所依据《质量手册》（第二版）重新编制了《程序文件》（第二版），经所长办公会批准，现予以颁布。本《程序文件》自二年月日起实施。《程序文件》是《质量手册》的支持性文件，本所的一切质量活动必须严格执行《程序文件》，以实现“科学、公正；准确、诚信”的质量方针。所长：二00九年月日程序文件修改记录章节号修改条款修改日期修改人批准人文件控制程序1目的对与质量体系运行有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。2范围适用于本所质量体系文件的编制、审批、发放、修改和归档管理等环节，包括外来文件，如计量检定规程等的控制。3职责3.1所长负责质量手册和程序文件的批准；3.2技术负责人负责组织技术性文件和记录格式的编制和批准；3.3质量负责人负责组织手册、程序文件的编制及审核，批准质量记录格式；3.4业务室负责质量管理体系文件的控制；3.5检测室主任负责本部门技术性文件和记录格式的审核。4程序4.1文件的编号4.1.1文件分类及代号QM：质量手册QSP：程序文件QTD：作业指导书QRD：记录格式4.1.2文件编号规则a、质量手册取二位b、程序文件和记录格式取四位，前二位为对应质量手册章节号，后两位为顺序号；c、作业指导书取四位，第一位为部门代号，第二位为分类代号，后两位为顺序号。4.1.2.1部门代号J：容量室；H：衡器室；S：商品量室；D：电学室；B：业务室。4.1.2.2类别代号：A：质量检定规程B：标准C：标准/检验方法D：操作规程E：量值传递或量值溯源图F：周期检定、校准计划G：比对、验证计划I：检测原始记录J：仪器设备一览表K：检定、校准、检验项目一览表L：计量标准建标技术报告M：其他相关文件4.1.2.3年代号为该文件批准实施的年份。4.2文件的编制4.2.1质量手册和程序文件及管理性质量记录格式由质量负责人组织编制；4.2.2作业指导书等技术性文件和记录格式由技术负责人组织编制。4.3文件的审批4.3.1质量手册和程序文件由质量负责人审核，所长批准，作业指导书等技术性文件和记录格式由技术负责人审核、批准；管理性质量记录格式由质量监督员审核，质量负责人批准；4.3.2所有文件批准后均由业务室负责编号登记。4.4文件的发放4.4.1对于质量管理体系运行起重要作用的各个场所，由业务室及时发放到位，保证有关人员使用现行有效的文件。4.4.2文件发放时要注明分发号和受控状态，并记录于《文件发放回收登记表》，由领用人签收。4.4.3文件发放范围由批准人根据工作需要确定。特殊情况下需要向上级有关部门，认可机构或客户提供有关文件时，要由所长批准。4.5文件的修改4.5.1文件的修改的申请、编制、审核和批准文件的编制、审核、批准的程序相同；一般由原编制部门负责填写《文件修改申请》，并负责办理；4.5.2文件修改后，应将修改的文件或《文件修改通知单》，按规定的发放范围及时发放到位，并收回被修改的作废文件，对于非受控文件不能修改；4.5.3文件修改单项不超过30字的，可由文件持有人根据文件修改通知，用碳素墨水笔划改相应部分，文件作重大修改或两次以上修改，应重新印发；4.5.4业务室应定期对文件修改情况进行核对，编制文件修改一览表，防止误用作废文件。4.6文件的保存4.6.1与质量管理体系相关的文件必须妥善保管，内审时应对各部门文件保管情况进行检查；4.6.2业务室应编制全所和各部门的受控文件清单，以便于检索；4.6.3任何人不得在受控文件上乱涂划改，不准私自外借或复制，确保文件的清晰、易于识别；4.6.4文件编制、审核、批准、发放、修改等形成的记录由业务室整理归档；4.6.5原版文件由业务室登记归档，存入磁盘的文件均应有备份，备份的文件也应标识归档。4.7文件的作废和销毁4.7.1所有作废文件由业务室负责及时从所有使用场所收回，对特殊需要保留的任何已作废文件，都应进行醒目的标记，防止误用。4.7.2对要销毁的作废文件，由业务室填写《文件销毁记录》报质量负责人批准实施。4.8文件借阅、复制4.8.1借阅与质量管理体系有关的文件，应向业务室提出申请，经质量负责人同意后，办理借阅手续；4.8.2复制质量管理体系文件须经质量负责人批准，由业务室办理，并登记编号。4.9外来文件的控制4.9.1外来的法规性文件如国家计量检定规程、国家和行业标准等，经技术负责人组织确认后可直接引用。非法规性文件的引用由技术负责人批准；4.9.2外来文件有业务室负责收集、管理，统一编号，加盖受控章，原件存档，复印件发放相关部门使用，并收回旧文件；4.9.3对法规性技术文件，业务室应随时收集、检索，及时更换有效版本。4.10文件的评审技术负责人、质量负责人应定期组织对现有质量管理体系文件进行审核，必要时予以修改，具体修改执行4.5条款规定。4.11保存在计算机系统内或在网络上发送传输文件，其控制执行，《校准/检测用计算机、软件及网络控制程序》。5相关文件5.1《记录控制程序》5.2《校准/检测发放及方法确认程序》5.3《校准/检测用计算机、软件及网络控制程序》6质量记录6.1《文件审批表》6.2《文件修改申请》6.3《文件发放回收登记表》6.4《文件修改通知》6.5《文件销毁记录》校准/检测用计算机、软件及网络控制程序1目的保护计算机、网络系统、电子存储数据及校准/检测用计算机软件的安全、准确及可靠运行，其过程符合质量手册和有关技术规范要求，保证计算机系统的正常运行。2范围适用于校准/检测用计算机软件、电子存储和传输的控制。3职责3.1业务室负责校准/检测用计算机软件的日常使用、维护和管理。3.2技术负责人校准/检测用计算机、软件质量控制。4程序4.1检测用计算机控制4.1.1用计算机控制的检测设备，必须提供有效软件及其说明，经验证符合有关技术规范要求，由技术负责人批准方可投入使用。4.1.2用于校准/检测的计算机，不得擅自他用，特殊情况的，需报经技术负责人批准。4.1.3用于校准/检测的计算机，不得装未经许可的应用软件。4.1.4检测人员在工作前后应检查计算机或自动设备状况是否正常，软件运行是否正常，如有异常现象应停止工作，并采取必要措施。出现工作异常现象的计算机或自动化设备，在验证无误后方可使用。4.1.5检测人员必须熟悉操作程序，严格按规定进行操作。4.1.6检测人员应做好计算机设备的维护，保证其功能正常。4.2软件控制4.2.1自编软件由技术负责人组织有关人员进行验证和评审，经其批准后使用。4.2.2所内自编用于数据采集、处理、记录、报告、存储的软件应符合质量手册和有关技术规范要求，要保证数据采集完整性和数据处理的正确性。4.2.3软件的修改须经技术负责人授权，修改后软件要重新履行审批手续。4.2.4软件和数据要采取保护和保密措施，无关人员不得接触，未经授权不得修改，必要时应采用加密技术。4.2.5软件编制考核的主要指标是：a、软件成果正确、可靠、实用、先进，符合有关标准规范，无产权争议；b、数据采集的完整性和处理的正确性；c、软件结构清晰，操作方便，可维护性好；d、软件通用性好；e、技术文档齐全。4.2.6所有校准/检测的软件、应用程序、相关文件及数据应备份，并标识存档。4.3网络及保密控制4.3.1任何部门和个人，未经业务室同意不得擅自安置、拆卸或改变网络设备。4.3.2任何部门和个人不得利用联网计算机出事危害本所局域网服务器、工作站的活动，不得危害或侵入授权的服务器、工作站。4.3.3局域网与国际互联网相连的计算机必须在业务室备案。4.3.4严禁在局域网上使用来历不明、引发病毒传染的软件；对于来历不明的可能引起计算机病毒的软件应使用杀毒软件。5质量记录5.1《计算机软件、文件、数据修改申请表》5.2《测量及数据处理软件评审表》要求、标书和合同的评审程序1目的对客户的要求及校准/检测合同（协议）进行评审的过程，以及评价是否具有满足合同要求的能力所做出的程序。2范围适用于对所有客户校准/检测的标书或合同（协议）的评审及客户的沟通。3职责业务室负责校准/检测客户的相关评审，并负责与客户沟通。4程序4.1业务室负责接待和了解客户的需要，必要时，可根据客户需要提供的期望和要求等填写《校准/检测合同书》，并形成文件。4.2合同内容包括：校准/检测方法、工作范围、服务形式、技术规范、价格等。4.3对客户的书面要求及合同的评审，由业务室组织。4.4评审内容应包括：a、客户的要求是否明确；b、技术能力和资源是否满足要求；c、校准/检测方法是否符合技术规范；d、是否需要分包，分包是否为客户接受；e、商定校准/检测时间、费用等相关事宜。4.5通过评审的合同，由业务室与客户签订。4.6对于校准/检测能力范围内的日常校准/检测项目，由相应的检测室负责确认，并签字认可；对于新的、复杂或先进的校准/检测项目的评审执行《新项目评审程序》，对于分包项目的评审执行《校准/检测分包程序》。4.7在评审过程中，与客户的要求、合同之间有差异时，业务室要与客户及时沟通，并在检测工作实施之前得到解决。4.8在合同执行期间，如需进行修改应按上述程序重新进行评审，并将修改的内容及时通知所有受到影响的人员，包括客户。4.9合同或《协议》可采用经双方确认同意的其他书面形式。4.10业务室负责保存《校准/检测合同书》及传真、电话记录等相关文件。5质量记录5.1《新项目评审程序》5.2《校准/检测分包程序》5.3《校准/检测方法及方法的确认》6质量记录6.1《校准/检测合同书》新项目评审程序1目的为了保证本所新开展的校准/检测项目有足够的能力和资源，特制定本程序。2范围适用于计量标准的建立、更新、改造，以适应开展新的校准/检测以及工程测试等工作。3职责3.1所长负责新项目的审批；3.2技术负责人负责组织新项目的论证；3.3检测室负责新项目申请、仪器设备申购、标识、建档；3.4业务室负责编制新项目计划、组织实施和验收，以及申请考核和运行后管理；3.5业务室负责落实所需资金，建立仪器设备固定资产台帐。4程序4.1检测室根据计量科技发展动态、市场需求和客户的期望，不断检索、收集和探索新的检测和校准方法，结合本实验室现有仪器设备的配置情况，提出拟开展的新检测项目或需要新改造的项目申请，填写《新项目申请表》，交技术负责人；4.2技术负责人组织对所申请项目设备的先进性、符合性和可行性进行论证，最终确定新开展项目，由业务室编制新建和技改项目计划申请表，报所长批准；4.3检测室制订计划和实施新项目所需的仪器设施和环境条件；编制操作规程、标准方法等作业指导书，并进行试验、编制、原始记录和证书报告形式；4.4所长组织落实检测人员培训、考核取证；4.5检测室按标准、规程、检验方法等规定的方法进行试验性检测记录，出具检验报告；4.6业务室协调组织对检测过程和结果进行评价，同时对设备的仪器设备、环境设施和条件、方法等进行确认、验收；4.7若完全符合要求，新项目则可以投入试运行，条件成熟后由业务室组织申请考核；5相关文件5.1《要求、标书和合同评审程序》5.2《设备管理程序》6质量记录6.1《新项目申请表》6.2《新项目评审表》6.3《新项目验收表》6.4《更新标准、规程能力评审表》6.5《能力分析表》校准/检测的分包程序1目的对校准/检测分包进行评审，选择合格分包方的各项控制活动。2范围适用于校准/检测工作的分包全过程。3职责技术负责人组织实施，业务室与相关检测室具体执行。4程序4.1检测室根据本所校准/检测工作的需要，提出需分包的工作及分包方，拟定《校准/检测分包协议》；4.2根据分包工作的要求,由技术负责人组织有关人员对分包方进行评审,评审内容主要有以下几个方面：a、分包方实验室的仪器设备状况；b、环境条件；c、人员素质；d、质量管理体系；e、校准/检测能力的验证（必要时）。4.3技术负责人根据分包方评审结果，将拟分包的项目和分包实验室报所长批准后签发《校准/检测分包协议》；4.4业务室将分包评审结果记录于《校准/检测项目分包情况登记表》；4.5实验室在进行校准/检测工作分包时，应通知客户，适当时应书面通知并得到该客