搜索
第2章轻松创建和编辑工作表2.1工作表文件属性设置如何为活动工作簿创建自定义文件属性具体操作步骤如下。1打开需要创建自定义文件属性的工作簿文件，然后在菜单栏上选择“文件｜“属性”命令，弹出“属性”对话框，单击“自定义”标签，切换至“自定义”选项卡下，如图2.1所示。2.2所示。图2.2设置“自定义”选项卡图2.1“自定义”选项卡2在“名称”文本框中为自定义属性键入一个名称，或者选择列表框中的一个名称。3在“类型”下拉列表框中，单击需要添加的属性的数据类型。4在“取值”文本框中输入属性的值，输入的值必须与在“类型”下拉列表框中选择的类型相匹配。例如，如果在“类型”下拉列表框中选择“数字”选项，则必须在“取值”文本框中输入一个数字，而与属性类型不匹配的值将存储为文本，如图5单击“添加”按钮，便将自定义的属性添加到“属性”列表框中，如图2.3所示。图2.3添加属性如何将工作簿文件设置为只读模式有两种方法如下：方法一：建议用户只读方式打开文件，具体操作步骤如下。1启动Excel后，在菜单栏上选择“文件｜“另存为”命令，弹出“另存为”对话框，单击“工具”按钮，弹出下拉列表，选择其中的“常规选项”选项，如图2.4所示。・1・图2.4选择“常规选项”选项EXCEL1000个小技巧2在弹出的“保存选项”对话框中选择“建议只读”复选框，如图2.5所示。图2.5选择“建议只读”复选框3单击“确定”按钮，返回“另存为”对话框，在“查找范围”下拉列表框中选择保存工作簿文件的文件夹，然后单击“保存”按钮。4以后用户再打开此工作簿文件时就会看到以只读方式打开的建议，如图2.6所示，用户如果要对工作簿文件进行编辑或保存更改，也可以读、写方式打开，即单击“否”按钮。图2.6提示打开方式方法二：将工作簿文件设为只读属性，具体操作步骤如下。1在“我的电脑”中打开保存工作簿文件的文件夹。2右击需要设置只读属性的工作簿文件，在弹出的快捷菜单中选择“属性”命令。3在弹出“属性”对话框中单击“常规”标签，切换至“常规”选项卡下，然后选择“只读”复选框，如图2.7所示。图2.7选择“只读”复选框4单击“确定”按钮即可完成设置。如何使用快捷键激活已经打开的Excel的各工作簿用快捷键“Ctrl＋F6”可以方便快速的依此激活已经打开的Excel的各项工作簿。首次保存工作簿时如何自动显示“属性”对话框具体操作步骤如下。1在菜单栏上选择“工具｜选项”命令2弹出的“选项”对话框，单击“常规”标签，切换至“常规”选项卡下，在“设置”选项区选择“提示输入工作簿摘要信息”复选框，如图2.8所示。图2.8“常规”选项卡3单击“确定”按钮，即可完成设置，此后用户在首次保存工作的时候就会自动弹出“属性”对话框供用户进行属性设置。如何快速选择某一个工作表第1章初识EXCEL2.2数据错误的更正・33・在Excel中，要在一个有很多个工作表的工作簿中快速的选择某一个工作表，只需将鼠标指针移到工作薄左下角的工作表滚动轴(SheetTabs)，然后单击右键，弹出快捷菜单，选择你想要的工作表。如何使用快捷键快速在多个工作表中切换按下“Ctrl+F6”组合键可以在多个工作表中切换。如何使用快捷键快速隐藏行或者列1选定行或者列。2按下快捷键“Ctrl+9”可以隐藏行，按下快捷键“Ctrl+0”可以隐藏列。如何使用快捷键快速选定可见单元格1选定单元格。2按下快捷键“ALT+；”就可以快速选定可见单元格。如何使用快捷键快速移动选定单元格1按“Ctrl+上下左右箭头”可快速移动到数据清单的顶端、底部、最左边及最右边。2按“Ctrl+Shift+上下左右箭头”可快速选定数据清单的各个部份。如何快速完整复制工作表先打开两个工作簿，在要复制的工作簿中，右击左下角需复制工作表的名称，单击“移动或复制工作表（M）”在工作簿栏中单需要复制到的工作簿，在下一栏中选复制到工作簿的位置，在“建立副本”前打钩，按确定即可。为何按下Excel键时单元格中输入了错误可能是因为没有取消粘贴状态造成的，也就是用户刚刚使用了“编辑”菜单上的“复制”命令，或者单击“复制”按钮，这时在复制的单元格区域周围有可能仍然存在活动选定框，如图2.9所示。图2.9活动选定框如果动态的活动选定框仍旧存在，也就是复制的单元格内容仍旧保存在剪贴板上，这样如果按下Enter键，系统就会将这些内容粘贴到活动单元格中。按下Esc键或者双击其他任意空白单元格即可消除动态选定框。就可以避免这样的错误。移动或复制单元格后，单元格引用为何出现错误有3种可能的情况。具体如下。1绝对或相对的单元格引用如果复制的单元格中包含单元格相对引用，那么Excel将自动调整这些相对引用或者混合引用中的相对引用部分所指向的单元格。如果复制的单元格中包含的是单元格绝对引用，则复制后公式中的引用不会改变。2单元格中含有公式如果对单元格进行移动，其中的公式是不会自动调整的。但是那些引用将进行相应的调整，从而将引用指向这些单元格的新位置。3可能需要重复移动或复制如果滑得到预想的计算结果，应该相应地修改原始公式的相对或绝对引用，然后重新复制单元格。・1・EXCEL1000个小技巧“查找”和“替换”命令为何找不到所需数据具体解决方法如下。一、取消“单元格匹配”复选框1在菜单栏上选择“编辑｜查找”命令和选择“编辑”｜“替换”命令。2弹出“查找和替换”对话框，如图2.10所示。图2.10“查找和替换”对话框3单击“选项”按钮，使“查找和替换”对话框呈完整状态，然后取消“单元格匹配”复选框的选择，如图2.11所示。图2.11取消“单元格匹配”复选框的选择4重新进行搜索操作。注意：当上图中的“单元格匹配”复选框被选定时，“查找”和“替换”命令会只查找与“查找内容”文本框中指定字符完全一致的单元格，而包含多余字符的单元格就被忽略掉了。二、查找整张工作表在选定了单元格区域后，可以应用Excel中的“查找”和“替换”命令进行查找和替换，但如果要对整张工作表进行搜索，就需要在使用“查找”或“替换”命令之前，单击工作表上的任意单元格，以取消选定的活动单元格区域。三、检查公式和批注如果要查找的字符是常数或公式结果，则在“查找和替换”对话框的“搜索范围”下拉列表框中选择“值”选项，如图2.12所示。图2.12选择“值”选项如果指定的字符包含在公式或单元格批注中，则需在“搜索范围”下拉列表框中选择“公式”选项或“批注”选项。四、隐藏特殊字符如果星号（*）、脱字号（^）、双引号（``）或反斜线（\）出现在编辑栏而非工作表单元格中，说明这些字符为格式代码。由于上面这些字符并非实际数据，因此不能使用“查找”和“替换”命令来查找。如果要隐藏这些字符，则可以在菜单栏上选择“工具｜选项”命令，在弹出的“选项”对话框中单击“1-2-3的帮助”标签，切换至“1-2-3的帮助”选项卡下，然后取消“Lotus1-2-3常用键”复选框的选择即可，如图2.13所示。图2.13取消“Lotus1-2-3常用键”复选框在键入的同时如何更正拼写和输入错误如果需要自动更正常见的输入错误，就要事先给出相应的词汇勘误表，具体操作步骤如下。1在菜单栏上选择“工具”｜“自动更正选项”。2弹出“自动更正”对话框，单击“自动更正”标签，切换至“自动更正”选项卡下，选择“键入自动替换”复选框，如图2.14所示。第1章初识EXCEL・35・图2.14选择“键入时自动替换”复选框3在“替换”文本框中输入经常输错或拼错的词汇，例如输入“Excel”。4在“替换为”文本框中输入对应的修正词汇，例如输入“Excel”。5单击“添加”按钮，如图2.15所示，然后单击“确定”按钮即可。图2.15单击“添加”按钮如何设置自动更正选项1在菜单栏中选择“工具”|“自动更正选项”。2在“自动更正”选项卡中，选择要作更正的类型。也可以单击“例外项”按钮，指定所作选择的例外情况。如何使用“自动更正选项”按钮在键入超链接时“自动更正选项”按钮显示在MicrosoftExcel工作表单元格中。在将鼠标指针放在超链接旁边时，“自动更正选项”按钮首先显示为一个小蓝框，当指向它时就会变为按钮图像。单击此按钮并选择，就可以取消超链接，或者打开或关闭自动更正选项。提示：当显示小蓝框时，可以按下快捷键Alt+Shift+F10来显示“智能标记”按钮菜单。如何让拼写检查器跟踪并创建自动更正1在菜单栏中选择“工具”|“拼写”。2当拼写检查器找到您经常拼错的单词，输入正确的拼写，然后单击“自动更正”。注意：Excel不会自动设置单元格或文本的格式。要设置单元格和文本的格式，可以用右键单击要更改的单元格，单击“设置单元格格式”，然后在可用的选项卡和选项中选择。如何手动创建自动更正项1在菜单栏中选择“工具”|“自动更正选项”。2在“替换”框中，键入经常错误输入或拼错的单词。3在“替换为”框中，键入拼写正确的单词，然后单击“添加”。4为键入快捷方式创建自动更正项5复制要重用的文本，然后在“工具”菜单上，单击“自动更正”选项。6在“替换”框中，为文本键入特定顺序的字符。7在“替换为”框中单击，按下快捷键CTRL+V复制文本，然后单击“添加”即可完成。如何使自动更正停止对特定的缩写文本大写1在菜单栏中选择“工具”|“自动更正选项”。2单击“例外项”，然后单击“首字母”选项卡。3在“其后不大写”框中键入缩写，然后单击“添加”。提示：“句首字母大写”选项只在句号后有效，在每个单元格的开始无效。如何确保自动更正不更正特定的前两个字母连续大写要防止自动更正将第二个大写字母改为小写，具体操作步骤如下。1在“工具”菜单上，单击“自动更正选项”。2单击“例外项”，然后单击“前两个字母连续・1・大写”选项卡。EXCEL1000个小技巧项目或单击“Office剪贴板”上的“全部清空”按3在“不更正”框中键入前两个字母连续大写的单词，然后单击“添加”即可完成。如何取消自动更正具体操作步骤如下。1在菜单栏上选择“工具｜自动更正选项”命令。2弹出“自动更正”对话框，单击“自动更正”标签，切换至“自动更正”选项卡下，取消“键入时自动替换”复选框的选择，如图2.16所示。图2.16取消“键入时自动替换”复选框3如果只取消指定类型的自动更正，则可以取消相应的复选框选项。2.3设置剪贴板如何设置剪贴板向Office剪贴板添加其他项目在Excel中不能向Office剪贴板中添加其他项目，通常有3种可能。1在MicrosoftOffice剪贴板中已经有了24个项目。如果复制的项目超过24个，那么“Office剪贴板”将删除所复制的第1个项目，再收集第25个项目。在关闭计算机上运行的所有Office程序前，所收集的项目将一直保留在“Office剪贴板”中。如果需要再次开始复制项目，则可以删除一些钮，如图2.17所示。图2.17单击“全部清空”按钮2在“Office剪贴板”上的项目过大如果向其中复制了大的项目，即便是没有达到24个项目，“Office剪贴板”也可能会停止添加项目。如果系统内存少于64MB，则“Office剪贴板”可容纳最多4MB的数据；如果系统内存是64MB或更大，则可容纳8MB的数据。如果要再次开始复制项目，则需删除一些项目或单击“Office剪贴板”上的“全部清空”按钮。如果单个项目大于4MB或8MB，则无法将该项目复制到“Office剪贴板”。3所复制项的格式不被支持由于格式不被支持，一些项目将无法被复制到“Office剪贴板”。怎样检查“Office剪贴板”自动出现具体操作步骤如下。1在菜单栏上选择“编辑｜Office剪贴板”命令，打开“剪贴板”任务窗格。2在“剪贴板”任务窗格上，单击“选项”按钮，弹出下拉菜单，在其中选择“自动显示Office剪贴板”选项，如图2.18所示。图2.18选择“自动显示Office剪贴板”选项3此后复制多个项目时，“Office剪贴板”就会自动出现。第1章初识EXCEL如何将项目自动复制到“Office剪贴板”用户可以执行如下操作来实现项目自动复制到“Office剪贴板”中。1在菜单栏上选择“编辑｜