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瀚斯农化行政管理制度瀚斯农化HansiAgrochemicals行政管理制度Administrationsystem[行政人事部编制][2011年8月第1次修订]瀚斯农化行政管理制度222.1XZGL01办公环境管理办法..................................................................32.2XZGL02（拟）工装管理规定.................................................................62.3XZGL03文件管理制度........................................................................72.4XZGL04商业机密管理制度................................................................112.5XZGL05安全管理制度........................................................................142.6XZGL06印章使用管理规定................................................................152.7XZGL07固定资产管理制度....................................................................182.8XZGL08办公用品管理规定................................................................222.9XZGL09电脑使用管理规定................................................................242.10XZGL10档案管理制度......................................................................252.11XZGL11差旅费管理制度..................................................................322.12XZGL12公司会议管理办法..............................................................35瀚斯农化行政管理制度332.1XZGL01办公环境管理办法第一章总则第一条为规范办公秩序，创造整洁有序的办公环境，树立良好的企业形象，结合公司的实际情况，特制定本办法。第二条公司行政人事部是办公环境管理的职能部门，负责相关规章制度的制定、落实、监督和检查。第二章管理细则第三条各办公室桌椅、物品、办公用品、绿色植物、电脑、茶几、衣架、档案柜、衣柜等所有物品的摆放应整齐有序，树立公司规范化管理的形象。第四条各办公室的人员在每天早上上班前10分钟内应将本办公室卫生整理完毕，做到地面、墙面及办公家具整洁干净。第五条办公楼公共场所的卫生保洁分工明确，总经理办公室卫生由行政工作人员负责，办公区域由各办公室人员负责，公共区域由行政人事部服务督促相应责任人保持保洁质量。第六条员工在下班或外出办事离开办公室前，应将本人办公桌面整理干净，重要文稿妥善放置，抽屉、文件柜上锁，下班后应将电脑关闭，外出办事前须将电脑调至待机状态。第七条员工在上班时间内应自觉保持办公场所的清洁，不得乱扔烟头、纸屑等杂物。第八条员工应保持办公环境的安静，不得大声喧哗、聚众闲聊或追逐嬉戏，树立良好的职业化素养。第九条员工因工作需要到其他办公室时，应先敲门征得同意后，方可进入，严禁在上班时间无故脱岗或串岗。第十条在办公区域和工作场合不准抽烟，可以到楼梯口或卫生间抽烟。第十一条随时保持桌面上文件的整齐摆放，文件要在每天晚上下班前装入文件袋或者文件夹，文件夹要放入文件筐内，文件筐的摆放要整齐有序。第十二条各部门办公室物品要有秩序的摆放，不得随意摆放。瀚斯农化行政管理制度44第十三条显示器、主机摆放整齐；打印机就近摆放，打印纸要摆放整齐，打印的废纸要自行回收，使用反面，牵涉公司机密要立即销毁；第十四条电脑显示器上不允许放置任何物品，办公桌上所有物品的放置应整齐，不能高于办公位隔断，办公位桌下主机及其他物品摆放要整齐，电源、信号线要捆扎。个人办公位隔断上不允许粘贴电话号码、留言条等纸张。第十五条员工个人办公位下只允许放置一张办公椅，原则上颜色、式样要求统一。个人用垃圾篓在办公桌下面，办公区走道上不得有垃圾篓和办公椅出现。第十六条个人办公位和公共位应按照行政人事部统一规划的标准模板进行标识。办公区域的文件柜上不允许放置任何物品，文件柜的标识牌，部门内应统一尺寸、格式、字体。公共部位物品的整理，部门应指定责任人。第十七条办公现场不允许与办公无关的物品出现。窗帘垂下时，最低处边缘离窗台应有2CM的距离，保持窗帘不皱折。第十八条员工要将自己的文件资料分类归档，并附有目录和标识，做到任何人查询时都有规可循。下班前，凡载有公司保密信息的文件资料要求入柜加锁保存，部门指定人员监督执行。第十九条个人办公桌上不得堆放与工作无关的物品，茶杯要放在办公桌的右侧，并与文件、物品保持一定距离，严禁将水杯放置在电脑旁边。第二十条饮水机要保持干净卫生，上面不得堆放任何物品，公司内部人员一律不得使用一次性水杯。第二十一条员工负责个人办公位的清洁卫生工作，做到计算机、工作台面无灰尘、水渍及多余物品，部门文件柜、公共部位的清洁工作，由部门指定人员负责，要求办公区域无卫生死角。第二十二条办公室不能吃零食，工作时间不得随意走动、聊天、睡觉、浏览与工作无关的书报或网站。第二十三条办公区域不得大声喧哗，电话振铃、手机闹铃要尽量将音量调小，打电话、谈话要尽量将声音放低，以免影响其他人工作（午休）。开会、培训或午休时自觉将手机设为无声状态，并尽量避免会议期间接听电话或回复短信。第二十四条任何人在离开办公桌或会议桌时，应自觉把椅子放至办公桌下瀚斯农化行政管理制度55或会议桌下，以保证整个办公环境的井然有序。第二十五条午餐、午休及上班时间长时间离开座位时将显示器电源关闭，下班前将电脑主机、电灯和空调关闭。第二十六条节约用水、电、气、纸张等公司资源，在不用电、水等资源时，及时关闭水电电源，内部通知、纪要等一般性质的管理文件要使用二次纸。第三章检查与违规行为处理第二十七条行政人事部每天早上上班后10分钟内，检查各办公室环境卫生情况，并及时督促整理，将检查结果予以通报。检查标准见附表：《办公室环境检查标准》。第二十八条对以下影响办公环境的行为，公司行政人事部将给予严肃处理：1、在办公场所打牌、下棋、干私活、上网游戏、炒股等将对责任人处以50——200元罚款。2、在办公场所发生与他人争吵、打架斗殴等不良行为将给予责任人50——200元罚款。3、因行为不当，严重损坏办公设施，除照价赔偿另处以50――200元罚款。4、故意污染办公环境，对责任人处以20——200元罚款。5、没有做到管理细则的任何一项：发现一次扣10――20元。附表：办公室环境检查标准办公室环境检查标准区域项目标准清洁频次责任人公共区域地面地面上无纸屑、无明显灰尘每周一次部门负责人无纸屑、无污迹、无堆放杂物无烟头不定时清扫档案柜柜面无灰尘、柜顶无杂物每周一次部门内勤玻璃隔断隔断无灰尘、玻璃光洁明净每周六全体人员窗台玻璃隔断无灰尘、玻璃光洁明净每周六全体人员墙面无划痕、张贴物干净无灰尘每周一次部门内勤沙发、茶几干净无灰尘每天值日人员个人区域办公桌桌面上文件摆放整齐、无灰尘、无与工作无关的物品随时清理使用人电脑屏幕无灰尘、电脑桌面无杂物随时清理使用人瀚斯农化行政管理制度662.2XZGL02（拟）工装管理规定第一条原则为了树立企业整体对外规范的形象，提高员工的职业化形象，公司要求行政岗位员工穿着统一工装，其他岗位（如司机、厨师等）参照公司公装配置职业装。第二条工装类别1、普通工装：男员工为深蓝色西装、衬衣、领带；女员工为深蓝色西装、衬衣。2、特殊工装：工程人员的特殊工装的款式及颜色，由业务部门提出方案，报行政人事部审批。第三条工装购置计划的制定和实施1、公司全体员工普通工装的购置由行政人事部统一做出计划并进行购置。2、后勤人员的特殊工装，由相关部门提交计划，报行政人事部批准，并负责购置。3、全体员工必须着公司统一要求的工装。第四条工装费用1、工装原则上以两年为一个周期，每年夏装和冬装各配两套，购置工装时费用由员工与公司各承担50%。2、员工离职时，工装由员工本人带走；离职时配发工装不满6个月的，退还公司承担的工装费用；不满12个月的，退还公司承担工装费用的一半。第五条着装要求1、在下列场合必须着工装：（1）上班时间内在公司办公场所或外出（周六、日可适当着职业休闲装）（2）公司各种会议、集体活动2、必须保持工装的整洁，不准着污损工装。3、凡未配发工装的员工，在上班时间应参照公司配发工装的式样着职业装，不得穿着与办公场所不相协调的服饰。尤其禁止以下情况：①女士浓妆艳抹，着短裤、超短裙等奇装异服上班；瀚斯农化行政管理制度77②男士不修边幅、发长过耳，穿拖鞋、背心、短裤等奇装异服上班。4、各部门负责人要督促所属员工着工装，并对本部门员工着装、服饰管理负责。5、对上班时间无故未着工装或穿着不符合公司着装要求的员工，由该员工部门领导或行政人事部提出整改要求。6、工装若有丢失、损坏，由员工本人承担重新配置的费用。2.3XZGL03文件管理制度第一章总则第一条为规范行文程序，加强文件管理，确保公司政令畅通，提高工作效率和管理水平，结合公司实际，特制定本制度。第二条行政人事部是公司文件管理的职能部门，负责相关制度的制定、落实、监督、检查、归档和修正。第三条行政人事部是本部门文件内容的第一责任人，必须指派专人负责本部门各种文件的拟稿、收发、存档与管理。第二章文件的分类第四条发文1．一级文件的发文（1）以青岛瀚斯农化有限公司名义对外发布或对内发布的各种红头文件、公司决定、规章制度、重要通知、通报等。（2）对公司发展具有重大意义的各种录音、录像、图片、图表等资料。2．二级文件的发文（1）公司相关职能部门编发的各类关于经营活动的一般性材料如通知、通报、简报、报纸、文摘、图片图表、画册、录音、录像等。（2）各职能部门之间因工作需要编制发放的纪要、备忘录等文件材料。（3）各部门向外界发放的文书、材料，包括发出的各类公文、函件、传真等。（4）其它类型需保存的一般性文件材料。瀚斯农化行政管理制度88第五条收文1．一级文件的收文公司收到的政府有关部门的信函、通知、证书等文件，收到的与经营有关的由外界发来的重要的信函、传真、证书等文件。2．二级文件的收文公司、各职能部门收到的与经营有关的由外界发来的一般性信函、传真、宣传材料等文件。第三章文件的编制、收阅与归档第六条文件编制1．拟稿：公文拟稿遵从规范化原则。（1）对公司对外上报、下发的文件，由相应职能部门拟稿，由对应总监或总经理审核。（2）以部门对外发布、对内下发的二级文件，由各部门自行拟稿，由相应部门经理审核，主管总监或副总审批。其文件的内容，由相应部门总监或副总绝对负责。如在执行过程中发现下发的文件存在问题，文件拟稿部门应负责修订，并重新进行签批。2．文件编号（1）以公司名义上报或下发的一级文件，由行政人事部统一编号。（2）以各部门下发的二级文件，由各部门负责统一编号。（3）文件编号细节请见附件1《文件编号》一览表。3．格式各单位部门公文格式须遵从公司统一规定。具体格式要求见附件4．会签与签发以公司名义上报或下发的一级文件，须由对应经理、总监/副总、行政总监会签，再由总经理签发。5．发文（1）以公司名义上报或下发的文件由公司行政人事部统一发文。（2）以各职能部门名义上报或