第二章档案价值

第二章档案价值的鉴定•案例：新成立的某建筑公司在年末进行文件归档鉴定时，鉴定人员对于一些文件的保存价值产生了不同的看法和争论。•有的人认为：直属上级机关是本单位的直接领导，因此，归档应该主要保留上级机关给本单位的文件；本单位的文件不需要重点保存；下属单位的文件则更没有保存的价值。•而有的人则认为：凡是本单位的文件都是重要的，都需要长久保存；外来的文件则可以少保存或不保存。•还有的鉴定人员提出，凡是对本单位没有查考利用价值的文件都应剔出，作为准备销毁的文件。•为了统一鉴定人员的认识，档案员小周找来《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等文件和一些学习资料，供大家在鉴定过程中作为标准掌握。有了文件的指导，这些鉴定人员对档案价值的判断就有了依据，认识得到了统一，圆满完成了鉴定任务•简析：文件是否具有保存价值？应该保存多长时间？这是由鉴定人员判定的。于是，在鉴定工作中就难免出现上述案例中发生的情况。为了保证档案价值得到准确鉴定，鉴定人员应该掌握档案鉴定的原则、标准和方法，结合实际进行分析，这样才能作出正确的判断。第一节档案鉴定工作概述档案鉴定•（广义）判定档案真伪和价值的过程。•（狭义）对档案价值的鉴定。•档案对国家机构、社会组织或个人的有用性•查考价值、史料价值、文物收藏价值一、档案鉴定工作的内容•档案价值鉴定工作是档案馆（室）按照一定的原则、标准和方法，甄别和判定档案的价值，确定档案保管期限，剔除失去保存价值的档案予以销毁的一项业务工作。•档案价值鉴定工作的内容主要包括：–（1）制定档案价值鉴定的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等；–（2）具体判定档案的价值，确定其保管期限；–（3）拣出本无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或作相应的处理。二、档案鉴定工作的意义•便于查找利用有价值的档案。•便于档案的整理和保管。•便于应付突然事变。三、档案价值鉴定工作流程•文件归档鉴定•划定保管期限•档案价值复审•销毁无价值的档案第二节鉴定档案价值的标准一、档案属性标准1、档案的来源标准档案来源是指档案的形成者，即文件的责任者（作者）和立档单位。其价值的鉴定应遵循以下原则：（1）分析文件的价值，应站在本机关的角度。本机关制发的文件是保存的重点。外机关制发的文件主要看它在本机关的承办处理情况与本机关的关系。要牢牢把握住文件与立档单位的关系这一线索，将一个机关的全部档案材料与本机关的主要职能活动和任务联系起来鉴定其价值。（2）分析文件的价值，应看立档单位在社会上的地位和作用。一般来说，担负的职能和地位重要的立档单位所形成的档案全宗及其所属档案文件，从总体上看具有较高价值。（3）在本机关制发的文件中，具体的撰写者、制发机构也对档案价值产生影响。机关领导人、决策机构、综合性办公机构、主要业务职能机构、人事机构、外事机构制发的文件大多比较直接地反映本机关主要职能活动和基本情况，因而具有长久保存价值的文件比例较高。2、档案的内容标准文件的内容所记录的信息和反映的情况，是分析判定档案价值的最重要、最本质、最关键的因素，因为文件的用途是和内容联系在一起的。分析文件的内容，主要应看以下几方面：（1）看文件内容的重要性。一般说来，反映本机关主要职能活动、基本情况比反映非主要职能活动和一般情况的重要；反映中心工作比反映日常工作的重要；反映全局性的比反映局部性的重要；有针对性、依据性、需要贯彻执行的比普发性、参考性的重要；有效时间长的比有效时间短的重要；典型性的比一般性的重要。（2）看文件内容的独特性实践证明，内容独特、新颖的档案材料有较大的利用价值。凡是具有本机关、本系统、本地区特色的档案，以及特殊事件、特殊产品、特殊人物、特殊成果和具有开创意义的新人、新事、新方针、新政策方面的档案及各种特色档案，应尽可能予以保存，并适当延长保管期限。（3）看文件内容的真实性。文件内容真实可靠才具有利用价值，内容不实则丧失利用价值而应当剔除。只有在特定历史条件下，避免人为造成“历史空白”，才允许保存一些文件本身形成是事实的但内容不真实的文件材料，并谨慎地、批判地加以利用。（4）看文件信息内容和综合性或集中性。分析文件信息内容的综合性或集中性，要与其他文件联系起来进行比较、判断，看它在记录某一事件、活动、主题时，是详细还是简略，是深入具体还是肤浅概况。（1）文件形成时间对档案价值的影响，具体表现在文件形成时间的远近，文件形成于特别时期还是一般时期。一般来说，文件产生的时间越早，保存下来的就越少，就显得越珍贵。3、档案形成的时间与时效标准（2）档案价值的时效性，表现为档案可以在不同时期满足人们不同需要的阶段性，即现实的使用价值、历史的参考价值和鉴赏的文物价值。所谓现实使用价值，就是看档案在现实的工作、生产活动中的行政效力与法律效力。如条约、契约、协定、协议书、合同、法律、指示、方针政策、规章制度、规划、决算等文件材料。所谓历史的参考价值，是指档案是历史的产物，在特定的历史条件下形成的，是前人实践活动的信息积淀。所谓鉴赏文物价值，是指一些年代久远的档案，如甲骨档案、简策档案、缣帛档案、明清档案等，除本身的史料价值外，还兼具文物价值。4、档案的形式特征标准档案的形式特征是指文件的名称、作者（责任者）、文本、载体形态、记录方式等等，这些形式特征在某种情况下，也可能对档案的价值产生影响。（1）文件的名称。文件的名称具有特定的性质，表示着文件不同的作用，也在一定程度上反映出文件的不同价值。比如决定、决议、命令、指示、条例、纪要、报告等，就比一般性的通知、简报、往来函件重要；会计档案中的决算报告、账簿就比凭证的价值大……（2）文件的文本。同一文件在撰稿、研制过程中可以形成各种稿本，如正本、副本、草稿、定稿、底图、蓝图等。不同稿本的文件，其行政效能、凭证作用等方面是有区别的，因此价值亦不能相同。（3）文件的外形特点。有些文件从内容上看并不重要，但它的外形特点影响其价值。如制成材料、书法、图案等方面有科研或艺术价值，或者文件上有著名人物的批示、题词、签字等，也影响其保存价值。档案属性特征的各个方面是互有联系、不可分割的，其对档案保存价值的影响比较复杂。因此，分析档案价值时，要综合地分析和考察文件各个方面的特征及其作用，切忌孤立地、机械地单从某一方面的特征就判定档案的保存价值。鉴定档案的价值，必须根据每份或每组文件的具体情况，以文件的内容为中心，全面联系地分析文件所属立档单位，文件的责任者、产生时间、名称、可靠程度、有效性、外形特点等诸种因素，全面分析文件自身的有关特点，以科学地判定档案的价值。二、社会需求标准从社会的利用需求和利益去评价档案价值，是鉴定工作的核心，社会需求和利用对档案的价值有影响、调节和使用作用。社会利用需求标准，一般包括以下几方面：1、社会需求方向所谓社会需求方向，是指广大利用者需要利用哪些内容和哪些类型的档案，把握住总的发展趋向。档案人员要站在社会需求的高度，把握公民个人、机关以及社会方方面面利用档案信息的需要。从总的方面看，留存档案应满足社会主义物质文明和精神文明建设的需要，满足全面地为政治、经济、军事、科学、文化以及党和国家各项事业发展的需要，满足各研究领域和人民大众维权、丰富业余生活休闲利用的需要等等。2、社会需求面社会对档案的需求是多方面和多层次的。在鉴定工作中决定档案的留存和确定保管期限时，应以一定的社会需求面（即广泛性）为前提，要避免片面地以个别需求为鉴定标准，来考察每份文件的社会意义。3、社会需求时间近期利用需求：是指档案形成机关在一定时期内需要查考利用档案，以及档案进馆初期各方面对档案的利用。长远利用需求：是指鉴定档案价值时，应深入预测未来的潜在的利用需求，通过对既往利用效率、利用效果、利用需求、用户状况等方面的调查分析，仔细剖析影响社会对档案需求的种种因素，探索利用需求的发展规律，从而准确地判定社会对档案的潜在需求，充分发挥档案馆史料基地的作用。三、相对价值标准相对价值标准是通过相互比较来衡量档案保存价值的一种标准。1、相关档案的保存状况（1）看档案的完整程度（2）看档案是否重复（3）看文件的可靠程度（4）看档案内容的可替代程度2、保管条件和费用（1）现有保管条件（2）保管费用档案工作者在鉴定工作中应有效益观念，只有当档案发挥作用所带来的利益超过因保存档案所付出的代价时，档案才具有保存价值。但必须注意，这里所说的效益不仅指经济效益，还包括社会效益。应该全面分析档案的整体效益和局部效益、当前效益和长远效益等方面，对其价值作出准确、与实际相符的评价。第三节档案保管期限表档案保管期限表，是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性文件。一、档案保管期限表的类型1、通用档案保管期限表：2006年12月国家档案局颁发的《文书档案保管期限表》2、专门档案保管期限表:如1998年财政部、国家档案局颁发的《财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表》3、同系统机关档案保管期限表:如《中国人民解放军文书档案保管期限参考表》4、同类型机关档案保管期限表:如《各区人民政府档案材料保管期限表》、《医院文书档案保管期限表》5、机关档案保管期限表:如《XX省人民政府档案材料保管期限表》文书档案保管期限表1本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料1.1请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料永久1.2大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报永久1.3重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料30年1.4讨论未通过的文件10年2本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料2.1公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册永久2.2讨论未通过的文件10年3本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录永久二、档案的销毁档案销毁就是把经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。根据党和国家及档案事业管理机关的有关规定，销毁档案应编制销毁清册，办理批准手续，坚持执行监销制度。1、审批制度：省档案馆销毁档案由鉴定委员会审查后，报请主管领导机关批准；县档案馆销毁档案，也要报请主管领导机关批准；机关销毁档案由机关领导人批准。销毁1949年以前的历史档案，除经主管领导机关同意外，还应同时报国家档案局批准。未经鉴定和批准，不得销毁档案。2、审批手续：申请批准销毁档案的书面报告、销毁清册、销毁档案的简要说明（内容包括销毁档案的主要原因、法律依据、鉴定过程、鉴定人员组成，销毁档案的内容、种类和数量等。）。3、监销制度：销毁档案应注意安全保密，一般要有两人以上监销。销毁后监销人应在销毁清册上签字盖章，并注明销毁方式（焚毁、粉碎或打成纸浆）和日期。第四节、档案鉴定工作的制度与组织1、鉴定工作必须有组织、有领导、有计划地进行。机关档案室一般由办公厅（室）领导人、档案人员、业务人员组成三结合的鉴定小组负责进行。档案馆由馆长、同级档案事业管理机关和档案馆的有关人员组成鉴定工作委员会负责进行鉴定工作。2、机关档案室的档案价值鉴定工作，三阶段：（1）归档——归档的过程是对文件价值的初步判定，是文件能否转化为档案的“资格审查”，是档案鉴定工作的第一个关口。（2）对于归档文件保管期限的确定（3）到一定年限进行价值复审3、档案馆的档案价值鉴定工作：定期复审将保存期满的档案销毁。