保密管理制度实施细则

保密管理制度实施细则根据南方家居《保密管理制度》制定本细则。各分子公司、各职能部门依据本细则，结合具体工作，实施各类保密措施。公司本部及各分子公司的全体员工都有保守公司秘密的义务。第一条本细则中“公司本部”指坐落于成都华阳的成都南方家俱有限公司及所辖部门。“各分子公司”指南方家居的各分公司、子公司。分公司指没有独立法人资格的部门级名义公司，如营销公司及各省区所设营销分公司。子公司指按属地原则设立有独立法人资格的南方家居持股的公司，如河南新南方家居有限公司公司（清丰）、湖北南方家具有限公等。“各职能部门”指负责保密管理或具有保密义务的部门，如本部总经办及保密部、人力中心、信息计划中心、财务审计中心、研发中心等，各分子公司的人力行政部、财务部等。“保密措施”指为实现保密而采取的行为方式与提供的条件，如进行保密教育培训、签订保密协议、识别密级、密级标注、文件档案室、复印审核、碎纸机、入网控制、文件加密设置、标示密级的文件入袋入柜加锁、禁止拍照录像等。“保密义务”是指自身须履行保密工作职责，发现有泄密可能或他人正在泄密时应采取措施制止或报告保密管理部门。对涉密事项实施“不听、不问、不说”三不原则。“涉密人员”指接触或产生密级文件信息的人员。如参加涉及密级的会议的人员、参与谈判签订合同协议的人员，打印复印机密文件的人员，财务、设计研发、网络管理、掌握雕刻机软件等现场作业的机操手、软体样版师、营销系统策划订单管理等人员。第二条南方家居及各分子公司的全体员工都有保守公司秘密的义务。主管级（含）以上人员和涉密人员应签订保密协议。保密协议由公司本部统一版本，分发各部门，依不同岗位和涉密程度不同，约定对应的保密协议。第三条公司总经办和各分子公司人力行政部门每年至少一次对所属员工进行保密义务教育，提高员工的保密意识。各人力行政部门须将《保密管理制度》(含实施细则)列入新进员工培训考核项目。员工绩效考评时，安全与保密单列一条，按月、季、年考核。保密相关的协议、培训、考试记录等，均装入员工个人档案。第四条保密范围保密范围由总经办保密部界定，并负责制定目录清单和定期调整。新进员工部门经理级以下的，在七天试工期内，严禁接触秘密级文件，不得参加涉秘会议，不参加重大项目谈判或讨论。部门经理级（含）以上人员及营销人员试用期内的，由其上级专门就保密作出判断，以确定是否可以涉及秘密，除非已签订保密协议，否则20天内不得接触涉密文件。保密所说的“一定时间”分为长期、短期，是指公司主动解密或向外公布之前的时间，如营销执行提价政策，在提议是否提价，讨论、确定、发布之前的时间，均为保密时间，涉及相关信息的人员，严禁向第三方传递或变相传递相关信息，属于短期保密。而财务数据、技术秘密等，通常是一年、两年或更久，属于长期保密。公司领导和员工的个人信息及隐私均属秘密。第五条保密级别的管理1、定义为绝密的，由董事会、总经办总控，董事长确定股东、总经办成员或部分高管等人可以涉及。形成的文件资料加盖“绝密”章。股东会、董事会会议纪要，投资战略或价格政策等。绝密信息的使用严格控制在最小范围，讨论与会议中不得摄像、不得录音、不得拍照。2、定义为机密的，由总经理管理控，总经办协管，部门经理级可以知晓。如重要会议纪录、公司经营情况等资料信息文件须加盖“机密”章。3、定义为秘密的，由部门经理负责，保证在主管或以上人员中使用。形成的资料加盖“秘密”章。4、机密级以上的，不得交由他人代为保管或传递。文秘人员、清洁工、维修人员等因工作原因进入涉及密级资料环境时，除自身必须遵守保密制度外，应有专人提前清理或陪同，以免泄密。对于试算草稿、打印复印作废纸质文档等，须先用碎纸机粉碎。公司行政办公垃圾处理时，由保安进行检查，不得发现有财务、研发、营销、行政人力等办公文件、表单、票据、合同等垃圾。第六条保密措施1、属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经办保密部、各分子公司总经理及各部门负责人委托专人执行；除委托人外，总负责人、总经办、人力行政与财务负责人是直接负责人。采用计算机技术存取、处理、传递的秘密信息，由各职能部门负责人、负责网络管理的信息部负责保密，并采取软件、密码锁保密措施。密码设置应大于等于六位，以字母加数字组合；密码须定期更换。比如人员岗位变更、移交工作时、新员工进入岗位时、每月或季度进行变更。2、在对外交往和合作中，需要提供公司秘密事项的，凡公司本部确定的保密事项，应当事先经董事长批准，凡各分子公司确定的保密事项，应事先经本公司总经理批准。否则，在采访、报道中不得提及，发布新闻通稿前，须提交上级进行保密审核，对敏感事件与数据进行处理。一旦对方提出需要获取时，一概回复：“因涉及商业机密，我无权发布。”3、对公司的经营规划、经营项目、各类合同、协议、策划宣传信息的收发、传递和外出携带，必须交由专人执行，并进行加封、贴封条、盖印章。4、对秘密物品和重要物品如：企业营业执照、生产资质证书、企业公章、财务专用章、财务发票、土地使用证书、规划许可证书、施工许可证书、银行帐号与密码等，要指定专人保管，并在有锁的箱柜中保存。5、通用的保密措施：1）、公司管理人员在使用相关数据、图片时，除合同协议等需要明确标示外，均不应以可视的方式传递，确实需要的，比如内部沟通讨论、会议等，也应采用“缩位”、字母代替、“局部”等方式加密。如亿、千、万分别用Y、K、W代表，不得将整体图片或文件在非使用者间传递。2）、属于内部公开使用的文件资料，也须保证不能轻易落入竞争品牌人员手中。如员工通讯录不得在办公区张贴，电子版只用于人力行政建档，不得在员工间复制传递。3）、涉及经济数据的资料，如产品价格表、应收应付款对账单、采购合同或清单、工价表、工资表等，须由使用者本人持有，使用文件夹、文件袋或入柜，不得任意单页、独立在办公桌面等处放置。4）、专卖店、经销商、分子公司或部门办公室，也应统一使用文件夹方式管理经营管理中的文件、资料、票据、合同等，不得在专卖店等经营现场随意放置有价格信息的单证。5）、产品图册、营销政策、培训资料、促销宣传资料，除可以散发给公众的外，均须在公司内及相关部门内控使用。领取应签字，培训手册、企业文化手册等在离职时应收回。6）、涉及公司经营方向、经营规划、经营项目、经营决策和战略性调整的可能变化趋势，在未公开信息前，相关参与过讨论或会议的管理者个人，不得在微信、微博或中提及。6、具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，公司本部、各分子公司及各职能部门负责人，应采取下列保密措施：1)、选择具备保密条件的会议场所，开会并要检查是否可能存在通讯录音录像设施；2)、根据需要，限定参加会议人员的范围。在会议通知中明确会议保密级别和列席人员的限制，比如股东会议时，会议服务人员或其他高管是否参加及如何参加予以规定；3)、管理会议文件，对涉及公司绝密、机密的会议文件要及时回收，不得带出会场；没有必要时，不在会议上使用可视化数据或音像视频。4)、涉密会议开会流程中前置宣布保密要求，要明确是否传达，以及传达范围。7、公司本部中、高级管理人员和员工应禁止下列事项：1)、不准在私人交往和通信中泄露公司秘密；2)、不准在公共场所谈论公司秘密；3)、未经批准不准谈论和传递公司秘密，如不得互相询问工资、不得传播他人隐私制造流言蜚语；4)、不得使用个人U盘和其他存储介质存储公司经营项目信息及其他涉及公司秘密的信息资料等，更不能将公司秘密信息资料拷贝带出公司；5)、不得对外单位人员谈论涉及公司经营规划、经营战略、具体的事项等信息，也不得把自己推测的涉及公司经营信息的事项告诉其他人员（离职一年内有效）；6)、不得通过其他方式传递或泄露公司秘密。8、集团公司总经办及各分子公司行政部门应结合各部门具体工作分别采取相应的保密措施。如公司发出的文本文件应全部转化为PDF/JPG格式；ERP/SAP等信息系统在有条件时使用非常规系统平台，让内部信息失去外部生态系统；网站页面应不可复制；工作与营业区域应限制拍照；下班后不再许可员工带非公司人员进入办公去；有同行业工作背景入职试用考察期员工在工作未满20天时，不得接触机密信息。第七条公司员工发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时向上一级领导或行政部门报告，公司领导或行政部门接到报告后，应立即做出处理，采取保密措施。如公司重大商业秘密泄露，应立即上报董事长并及时采取补救措施。第八条有下列情况之一者，给予警告、记过等行政处分，并给予200元以上500元以下扣款：1、泄露公司一般秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；2、已泄露公司秘密但采取补救措施的。第九条出现下列情况之一的，给予记大过、留用察看、开除等行政处分并给予500元以上1000元以下扣款，给公司造成经济损失的，依法追偿相应经济损失：1、违反本实施细则第六条规定情形之一，给公司造成不良后果或经济损失的；2、故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；3、违反保密管理制度，为他人盗取、刺探、收买或违规提供公司秘密的；4、利用职权强制他人违反保密规定泄露公司秘密的。第十条其他：本实施细则可由集团公司总经办管理、组织各分子公司行政部门根据具体工作情况修订完善。自董事长签发之日起生效。编制部门/人审核批准