企业行政管理的价值

企业行政管理的价值陈映红厦门华融集团人力行政总监2014-10-30诚智楼108陈老师以“那些年，我们选择的专业”开头，选取了几组反差很大的图片——选专业时以为是那样的（图：身穿航海制服，戴着望远镜的英姿）；其实，毕业后是这样的（图：夕阳下抛洒渔网的“英姿”），由此引出三个问题：到底该干什么工作？企业行政管理是打杂的吗？企业行政管理的价值是什么？这次讲座讨论三个方面的内容：1.职业生涯自我认知；2.企业行政管理的素质要求和职责内容；3.企业行政管理的核心价值。一、认知根据莱文森生命周期模型，我们处于18-25岁——准备、选择或参加工作的阶段。第1阶段：职业选择阶段0-25岁（职业教育0-18岁）发展自我意识（喜欢什么？想成为什么？希望怎么样？）收集准确的信息确定有效的目标第2阶段：参加工作18-25岁期望和现实的对比求职者的期望新雇员的实际体验1.自由地决定如何完成工作1.绝大多数情况都是老板决定我做什么，如何做2.工作大多都应该很有趣，很有意义2.看来这辈子就得干这些琐碎平凡的工作了3.老板会给我指导和帮助的3.我真不知道我该怎么干4.能否升迁和加薪就看我干的好坏与否4.升迁和加薪很困难，而且也不大看工作表现5.我能用最新的技术和工作已为组织出力5.明知老办法陈旧无效，也不采纳我的意见6.协调工作和家庭的矛盾并不困难6.工作和家庭常常冲突不现实的期望产生的原因：职业转换招聘过程（信息不对称）对组织先入之见教育过程（受教育阶段的阶段性和目标性都很明确；工作中不然，可能经常得不到回应）缺乏工作经验求职者的错觉（关键：职业初期要坚持1年以上，这反映成熟的职业心理和状态）第3阶段：职业生涯早期25-40岁早期职业的变化立业期的内容成就期的内容适应组织升迁依赖（日本常用，我们常用“联系”）独立学习渴望有所贡献测试能力（上级、平级给予的任务，测试我们的各方面能力；自己寻找测试机会很重要）能力不断增加有不安全感（职业初期需要建立心理契约，自信得到赏识、信任；要通过同事间交流、与上司建立工作关系来消除）寻求他人的承认寻求威信测评你自己的潜能测试你自己的能力推荐工具一般能力测评韦克斯勒测试量表\瑞文标准推理测验特殊能力测验文字能力测试\艺术能力测试\视力测试创造能力测试威兼斯创造力倾向测量表职业兴趣测试霍兰德职业性向测验量表中华英才网职业气质测试综合素质测评（行政管理常是社会型）获取信息的主要途径家庭父母、兄长；有成就的亲人学校招聘网站、政府网站；代表性企业网站；行业政策和咨询社会院校领导；专业教授；同学信息共享陈老师对我们的职业生涯自我认知提出了如下建议：理解：才能、兴趣、价值观、渴望的生活方式考虑：相关需求、机会、报酬完成：工作所需要的教育和培训选择：一项临时工作二、素质职责职业者的素质模型（素质其实是从态度开始的）行政管理人员的素质模型行政管理者的职业素养尊重（融入、接受、满足）责任（承担、职责、信任）标准（流程、制度、步骤）成本（简约、效益、时间）沟通（渠道、方式、目的）服务（形象、满意、惊喜）一些基本工作方法5S（日本企业首创）、PDCA（戴明环）、5W2H（连续问5个相互递推的问题就能找到答案）、4M+1E、脑力激荡法、统计分析、公文写作、制度制定…狭义行政管理：以行政部为主，负责行政事务和办公事务，包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、涉外事务管理，以及出差、固定资产、生活福利、车辆、印章、安全、卫生管理等。例如，行政管理部的部门职责：1.行政管理制度的制定与监督执行；2.规划与执行行政办公、食堂、宿舍、车辆、公共安全、环境卫生等工作；3.管理办公室固定资产；4.办公用品采购与管理及图书、报刊订购与分发；5.文件信（函）件、资料的接收转；6.来访接待；7.消防、污水、安全等环境安全管理；8.负责财务系统、业务系统、劳动人事、法务对外联络资料、票据、文件的往返传递；9.负责办理集团各公司独立法人的印章、证照、资产证书等年检；10.对外关系开拓、协调和维持；11.政策资源的开发利用。广义行政管理：除生产、销售、研发外的一切管理活动，统归为行政管理。包含行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理、财产会计管理四个方面。例如，集团行政管理的部门职责：1.负责企业战略发展的调研，战略规划起草；2.年度经营计划及各阶段工作目标分解；3.协调集团运作与各职能部门内部联系；4.集团网站、局网、OA等信息化建设和信息安全管理；5.集团财务预决算、重要岗位负责人异动审计；6.集团人才资本和人力资源管理体系的构建、变革、优化；7.集团企业文化工作的开展；8.政策资源的开发利用；9.负责外部公共关系维护和建设；10.集团后勤保障、物业设施的保养维护；11.集团各公司独立法人的印章、证照、资产证书的报建、报察、报检、变更；12.消防、心情商事业、积极、热情、阳光性气质开朗、承压、逆境商品道德仁、善、正直、操守智智商知识、文化、思考力、决策能技能专业技能、经营人生信息、财产、员工安全等保障网管理。行政管理的框架结构行政制度邮局电信往来文件快递公共关系维修商证照印章装修装饰办公设备建筑商通讯消防局采购公安局固定资产街道社区车辆管理酒店费用管理交通保洁绿化保险汽修保安保险旅游公司食堂、宴请印刷公司物业维护员工宿舍行政管理人员职业通道第8年*行政副总、行政总监第5年*行政经理*教练级第3年*行政主管*专业指导级第2年*行政专员*专业主管级第1年*行政职员*有经验专业级3-6个月*实习生|试用合格*初进企业沟通、协调内外资源员工管理供应商管理公共关系管理办公设备管理提供、保障优质服务三、价值行政管理的价值人与组织协调控制管理服务安全环境办公商务文化氛围员工士气企业声誉行为流程授权表单企业价值竞争优势人力资源信息资金物资服务满意管理科学箴言：工作若成为乐趣，人生就是乐园；工作若成为义务，人生就是地狱。关注目标流程步骤提升效率食堂、宴请酒店、宿舍车辆、交通、差旅福利、商务礼品、办公耗材、物业消耗、设备消耗费用预算统计跟踪降低成本部门供应商客户政府人力/物资/资金信息/政策竞争优势控制费用协调资源