公司档案管理办法(试行)

—2—档案管理办法（试行）第一章总则第一条为加强公司档案管理，实现档案管理规范化、制度化、信息化，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》等文件的有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。第二条档案工作是管理工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法利益和历史真实面貌的一项专业技术工作。公司档案实行分级管理原则。第三条公司档案是指公司在生产、经营和管理各项活动中形成的对国家、社会和企业具有利用和保存价值的各种文件材料（包括不同的载体形式）。第四条本办法适用于公司所属各部门（单位）。第二章档案管理体制第五条档案管理工作涉及生产、经营、建设等各项活动，涉及党、政、群各个部门，公司应将档案工作列入企业发展规—3—划和年度工作计划，制定企业档案发展规划和年度计划，并确定一名单位领导分管档案工作。第六条公司总经理工作部归口管理公司档案工作，职责如下：（一）贯彻执行国家有关法律、法规、规章和标准，建立健全公司各项档案管理制度。（二）对公司所属各单位的档案管理工作进行业务指导和检查。（三）公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案。（四）负责公司档案资格、评优等方面工作的申报。（五）档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。第七条公司所属各部门（单位）范围内的档案管理工作，职责如下：（一）参照公司的有关管理规定做好档案管理工作。（二）负责收集、整理、归档、保管本部门或本单位的档案资料。第八条公司所属各部门（单位）要配备专或兼职档案工作人员，负责本部门形成的应归档文件材料的积累、整理和归档工作。第九条档案工作人员应认真贯彻国家档案工作法律、法—4—规，健全企业档案工作各项规章制度。遵纪守法，忠于职守，具备相应的档案专业知识和业务能力，熟悉和了解企业的各项管理活动。第十条档案部门的主要责任人应具备中级及以上专业技术职务的水平和工作能力。第三章归档范围和归档要求第十一条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片等）均属归档范围。上级企业文件材料应归档的有：（一）上级企业召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料。（二）党和国家领导人及上级企业有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。（三）代上级企业草拟并被采用为文件的定稿和印本。（四）其他文件材料。第十二条公司文件材料应归档的有：（一）公司颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。（二）公司的请示与上级企业的批复文件，公司基层单位报给公司的请示与批复文件。—5—（三）公司及各部门的工作计划、总结、报告。（四）公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料。（五）公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，从外单位带回的与公司有关的文件材料。（六）公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本。（七）反映公司经营和管理的专业文件材料，如投资项目、设备购买、贸易、重大课题、信贷、租赁等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等。（八）公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）。（九）公司及各部门(单位)成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料。（十）公司及各基层单位制定的规章制度等。（十一）公司的历史沿革（包括公司简介）、大事记、年鉴，反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料。（十二）公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本。—6—（十三）公司干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料。（十四）公司干部、工人、党员、团员名册、报表。（十五）公司干部、工人转移工资、行政、党、团关系的介绍信存根。（十六）公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等。（十七）公司解决法律纠纷问题形成的文件材料。（十八）公司或部门与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料。（十九）公司固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证。（二十）公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。第十三条不归档文件材料的范围（一）上级企业的文件材料1．上级企业任免、奖惩非本企业工作人员的文件，普发供参阅、不办的文件材料；2．上级企业发来供工作参考的抄件；3．上级企业征求意见的未定稿文件。（二）本企业的文件材料1．重份文件；—7—2．无查考利用价值的事务性、临时性文件；3．未经会议讨论、领导审阅、签发和未生效的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要制度性文件，定稿除外），打印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；4．从正式文件、电子邮件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；5．无特殊保存价值的信封或信件，一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建议或意见的人民来信；6．各部门互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；7．本企业负责人兼任外企业职务形成的与本企业无关的文件材料；8．为参考目的从各方面收集的文件材料。（三）同级企业和非隶属企业的文件材料1．参加非主管企业召开的会议不需要贯彻执行和无参考价值的文件材料；2．非隶属企业抄送的不需要办理的文件材料。第十四条对归档文件材料的基本要求（一）归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完备。（二）归档的文件材料应为原件。（三）重要的电子文件，应另外形成纸质文件材料归档保存。—8—归档的文件材料如不符合上述要求，档案室有权要求有关人员进行重新整理和补充。第十五条对归档文件的质量要求（一）归档文件应全面系统地反应本单位的历史面貌。（二）一份文件、一个事由其内容完整无缺，已破损的文件予以托被、修复。（三）应永久、长期保存的文件，如用易于退变的材料书写，要予以复制，复制件附于原件后一并归档。（四）整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装订材料、装具等要符合档案保护要求。第四章文书归档文件材料的整理方法第十六条本章所称归档文件专指文书归档文件。（一）归档文件：本单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。（二）件：归档文件整理的单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，签报及有领导批示或有处理结果的文件处理单为一件，正文与附件为一件，转发文与被转发文为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，动态信息，简报等材料一期为一件，来文与复文可为一件。—9—（三）归档文件整理：将归档文件进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之成为有序化的过程。第十七条整理方法（一）分类：将归档文件按某些特征分别归类。归档文件的分类按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类，并保持分类方案的稳定。凡内设机构比较健全、职责分工比较明确的，采用年度—机构—保管期限分类法；内设机构比较简单或职能交叉不便于按机构分类的，采用年度—问题—保管期限分类法。一个全宗内应采用统一的分类方案。按年度分类：将归档文件按其形成的年度分类。对计划、总结、统计等归入文件签发的年度；请示与批复等来往文件，归入文件的批复（有结果）年度；跨年度形成的文件材料，如专项工作、专案、多年的统计表，归入事项的办结年度；会议文件归入闭幕年度。按机构分类：将归档文件按其形成或承办的机构分类。涉及部门形成的归档文件，归入承办部门或综合部门。按问题分类：将归档文件按其内容所反映的问题进行分类。按保管期限分类：将归档文件按划定的保管期限分类。（二）排列：归档文件以件为单位，按照事由结合时间、重要程度排列。在一份文件中，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文件在前，被转发文件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，—10—其他文本在后。会议文件、统计报表、刊物、简报、处理信访及审计、纪检监察案件形成的材料要分别集中排列。（三）装订：归档文件要按件装订。采用左侧装订的，应将左、下侧对齐；采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。（四）编号：归档文件要逐件编号，在文件首页上端的空白处加盖归档章并填写相关内容，文件首页无法加盖归档章的要另外附空白纸，填写文件题名后加盖归档章。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、类别、页数等项。1.全宗号：公司给立档编制的代号。2.年度：文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2003。3.保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。即永久、长期、短期。4.类别：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。5.件号：归档文件的排列顺序号。在同一年度、同一类别内，按保管期限分别从“1”开始编制顺序号。6.页数：每一份归档文件的页数。（五）编目：归档文件依据分类方案和件号顺序编制归档文件目录。1.归档文件应逐件编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数等项目。多家单位联合发文的，只对—11—本单位的编目，无本单位的只对第一责任者编目。1）件号：填写归档文件的排列顺序号。2）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。3）题名：文件标题。没有题名或题名不能客观反映文件内容的，要自拟题名，题名字数不宜超过50个字，自拟题名外加“[]”号。会议记录需重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。4）日期：文件的成文日期。以八位阿拉伯数字标注年月日，“月”、“日”是一位数的在一位数前面加“0”,如“19990802”。5）页数：登记每一件归档文件的实际页数。文件中有图文的页面为一页，空白页不计。6）备注：注释文件需要说明的情况。2.归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型297mm×210mm〈长×宽〉。3.归档文件目录按年度装订成册，并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度等项目。全宗名称即立档的名称，应使用全称或规范化简称。归档文件目录要编制目录索引，置于目录前面，其内容包括：类别、保管期限、起止件号、所在页数、备注等项。（六）装盒：将归档文件按件号顺序转入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊等项目。—12—1.档案盒：外型尺寸为310mm×220mm〈长×宽〉，盒脊厚度可以根据需要分别设置为20mm、30mm、40mm。2.档案盒盒脊设置全宗名称（选择项）、全宗号、年度、保管、期限、类别、起止件号、盒号。起止件号填写盒内第一件文件和最后一文件的件号，中间用“—”好连接。盒号为档案盒的排列顺序号。3.档案盒采用337克以上无酸纸制作。（七）归档文件整理说明：归档文件整理完毕，应按年度填写“年度归档文件整理说明”。主要说明分类方案、年度归档文件的总数量、不同类别与保管期限归档文件的数量，该年度归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，并填写各类归档文件的整理人、检查人。“年度归档文件整理说明”填写完毕后置于归档文件目录册封面后，同时放入全宗盒中。1.整理人：负责整理归档文件的人员姓名。2.检查人：负责监察归档文件整理之类的人员姓名。第五章档案的分类管理第十八条选择对归档文件材料进行系统整理的分类方法，要符合国家有关标准和规范的要求。公司按照年度—机构—保管期限的分类方法进行分类。声像、照片或其他非纸质载体形式的档案，可采用与纸质档案统一分类编号的办法。—13—第十九条文书档案实施国家档案局的《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）。第二十条在工作中形成的电子文件，根据实际情况做好归档的统一管理。第二十一条档案的编目与编制检索工具（一）公司档案部门编制档案总目录、档案分类目录、文图目录和专题目录。（二）根据实际需要编制检索工具，并进行档案著录工作，著录方案按照《档案著录规则》（行业标准DA/T18—1999）执行。第五章