论信息系统项目成本管理

论信息系统项目成本管理2015年3月，我作为项目经理参与了某市智慧旅游建设项目的管理工作，负责该项目的全面管理。该项目是为了提升该市旅游的管理能力、营销效力和服务水平而正式启动，项目预算为400万，建设工期为6个月。该项目为用户提供了智慧旅游大数据平台、智慧旅游全域营销平台等多个系统功能。本文以该项目为例，讨论了信息系统项目的成本管理，包括从成本估算、成本预算和成本控制三个方面详细论述了成本管理过程的输入、输出、工具和技术；结合具体的项目管理经历，介绍我是如何进行项目成本管理的。本文最后总结了我在该项目成本管理方面的经验体会和不足。项目于2015年9月顺利通过了用户验收，实施至今系统运行状况良好，得到了用户的高度评价。为深入贯彻国家旅游局《关于促进智慧旅游发展的指导意见》等文件精神，进一步发挥信息化对旅游产业的支撑作用，促进某市旅游业转型升级，推进国际知名旅游城市建设，该市旅游局于2015年3月正式启动了智慧旅游建设项目。项目采用公开招标的方式，我公司参与了投标并顺利中标，项目预算为400万，建设工期为6个月。项目软件系统采用B/S架构，主要以java为开发语言，采用SpringMVC模式开发，数据库采用Oracle10g。项目旨在大数据云平台建设的基础上，通过旅游监督管理、旅游全域营销、旅游公共服务三方面的智慧化建设，提升该市旅游的管理能力、营销效力和服务水平，主要建设内容为：智慧旅游大数据平台，智慧旅游监督管理平台，智慧旅游全域营销平台，智慧旅游公共服务平台共4大平台及17个相关子系统（如准确地找到游客群体和游客兴趣点等信息的智慧旅游大数据分析平台、“一云多屏全媒体”的旅游信息发布推送系统、以该市旅游局为主体的电子政务在线办公系统、互联网信息采集系统、旅游微信公众平台、智慧旅游实景视频互动服务系统等）和相应的硬件集成实施。智慧旅游建设项目具有专业性强，功能多，涉及面广，建设周期性长，涉及干系人众多，实施复杂的特点。作为项目经理，我带领项目全体成员，通过有效的项目管理特别是出色的沟通管理，保证了项目如期完成。下面分别对项目成本管理过程中的成本估算、成本预算、成本控制以及使用的工具技术加以简要论述。1、成本估算成本估算是指对完成项目各阶段活动所必需的各种资源的成本做出近似的估算。鉴于协同办公系统结算项目周期较长，项目干系人众多，项目开发技术复杂，因而我在该项目前期就组织了人员制订了项目成本管理计划，并根据成本管理计划对该项目的成本进行了详细的估算。因为项目估算应该考虑到项目所使用的所有资源的成本，所以在该项目中主要对于项目所涉及人员费用、分包费用、场地租用等费用科目进行了详细的估算。我根据之前中国XX集团公司协同办公系统项目成本发生情况，作为该项目成本估计的重要参考，采用类比估算法，估算本协同办公系统项目的所有资源科目。考虑到项目计划中对于进度和人员的要求，根据项目的WBS结构采用了自下向上的成本估算方法，估算总的工作量。成本估算是本协同办公系统项目成本管理的一个非常重要的环节，正是因为在项目前期对可能发生的成本类型都进行了详细的估算，所以项目最终实际发生的成本与前期成本估算偏差很小，控制在10%以内。成本估算工作作为后面的成本预算提供了一个完整的框架和坚实的基础。只有成本估算工作做得全面，成本预算才能更准确。2、成本预算根据成本管理计划，我结合协同办公系统项目特点，以及我公司对项目的要求，制订了切实可行的项目预算。我将得到批准的项目估算总成本，逐项分摊到每一个工作包中，为每一个工作包制订具体的项目预算，并且对于相对比较复杂的工作包还制订了成本控制的标准，确保项目所有工作包预算累加和不超过项目总体预算。在此基础上将每一个工作包的预算再次分摊到每一个项目活动中，以确定项目的每一项预算的支出时间，最终形成项目时间点对应的项目预算累计支出，并形成项目预算支出计划。在项目预算过程中我使用了成本汇总方法，将WBS每一个工作包的预算累计成为WBS上一级的预算金额，最终累计成为整个项目总体预算。在进行成本预算时，考虑到了项目在管理上的储备，尤其对于比较复杂的工作包，按照5%~10%的额度设定了管理储备。成本预算既是成本估算进行细化，结合项目具体活动将项目成本进行预告的演练；同时又要考虑成本控制的标准，在项目的各个里程碑确立成本控制的指标。因此说，成本预算是成本控制的基础。3、成本控制成本控制的目的就是使项目活动按照成本管理计划完成，对项目实施过程中项目活动所发生的项目实际成本与项目预算进行对比、检查、纠正，尽量使项目的实际成本控制在成本计划和成本预算之内的管理过程。为了便于在一个更为综合的角度审视项目绩效，在每一个里程碑阶段，我们都对该阶段工作完成情况进行了挣值分析。通过对里程碑总结中汇总的进度、成本等数据，生成项目盈余分析表，并在表中体现了该里程碑的项目进度绩效（SPI）、项目成本绩效（CPI）、项目进度偏差率（SV%）、项目成本偏差率（CV%）、完工估算（EAC）、完成差异（VAC）。通过计算项目挣值，与成本管理计划和成本预算进行比对，找出与项目成本管理计划和预算的差距。在项目实施过程中，我制订了公司级与项目级的两级成本控制体系，根据项目实施过程的绩效测量，当与预算出现3%以内的偏差时，在项目组内部解决，出现3%以上的偏差，报公司解决。当出现项目成本偏差时，通过成本变更申请、成本变更审批以及成本变更执行最终完成成本变更。在项目执行过程中出现过重大工作方式的变更，在工程监理公司主持下经过与用户方进行沟通和研讨，其中涉及到的成本变更最终可以修改成本基线计划，并将修改后的成本基线计划报送项目各方。另外我在项目日常管理中，注意做好项目范围控制、风险管理、质量保证等几方面的工作，尽量将项目因需求漫延、产品质量等原因而引起的各类不良成本及风险损失降至最低，这也是确保协同办公系统项目的最终总成本能够控制在预算范围内的一大关键。经过我们团队的共同努力，项目最终顺利完成，使得集团的管理业务能够运行在统一的系统平台上，提升了集团企业的管控效能，我们项目组也因此赢得了公司与客户的一致好评。回顾而言，项目的成功很大程度上归功于在项目过程中各个阶段对成本的有效管理和控制。当然，在本项目中也存在一些不足之处，比如成本预算很大程度上还是依靠对以往项目的经验，还有在项目前期需求分析时没有充分考虑到各干系人对需求存在的差异性，导致需求开发里程碑进度成本偏差较大，不过，经过我后期的纠偏，并没有对项目产生什么影响。通过本项目的成本管理，使我实战中积累了经验，也使我深深地体会到对于项目时间长，地点分散，结构复杂的大型项目，有效的项目成本管理对项目顺利实施至关重要。