中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定

1中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定第一章总则第一条为规范中国石油天然气股份有限公司（以下简称股份公司）基本建设项目档案资料管理工作，充分发挥档案资料在工程建设、生产（使用）管理、维护和改建扩建中的作用，根据国家有关法律法规和股份公司档案工作规定，制定本规定。第二条本规定适用于股份公司总部机关、专业分公司、地区分公司、全资子公司和直属科研规划院（地区分公司、全资子公司和直属科研规划院以下统称各单位）。控股公司参照执行。第三条本规定所称建设项目档案是指股份公司在油气田开发地面建设工程项目、炼油化工建设项目、销售建设项目、管道工程建设项目从立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理到竣工验收全过程中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、照片、录像、录音、光盘、实物等各种载体的文件资料。第四条股份公司建设项目档案是项目建设历程的真实记录，是生产、管理、维护、改扩建的真实依据和不可再生的信息资源，同时也是全面鉴定工程质量，查明事故原因，追究事故责任的可靠凭证。第五条股份公司建设项目档案工作实行统一领导、分级管理，凡形成建设项目档案的各单位，都必须按规定向本单位档案2部门移交档案及有关资料。第二章建设项目划分及档案管理职责第六条股份公司建设项目包括：油气田开发地面工程建设项目、炼油化工建设项目、油气管道工程建设项目、销售建设项目等。第七条股份公司总裁办公室是股份公司建设项目档案工作的归口管理单位，其主要职责是：（一）负责对各单位建设项目档案工作进行协调、监督、检查、指导。（二）负责组织股份公司审批管理的项目（详见《股份公司工程建设项目审批管理办法》石油计字〔2004〕338号）竣工资料专项验收。（三）参加股份公司审批管理的项目竣工验收。第八条各单位档案机构主要职责是：（一）负责对本单位建设项目档案工作进行指导、监督、检查。（二）负责组织专业分公司和地区分公司审批管理的项目竣工资料专项验收。（三）参加股份公司审批管理的项目及专业分公司和地区分公司审批管理的项目竣工验收工作。（四）负责检查、接收、保管建设项目档案实体。3第三章建设项目档案管理第九条建设项目档案工作应当坚持“三同步”的原则，即下达项目计划任务书的同时明确项目档案所包括的内容、要求及各相关单位对项目档案的职责；检查施工进度和质量的同时对项目档案资料的收集、整理、审定工作进行检查；工程竣工验收与竣工档案的验收同步进行。第十条建设项目管理机构应当和档案部门密切配合，项目档案管理人员应当参加项目施工交底会、参加项目工程质量和进度检查、参加工程重大设备到货开箱验收、参加项目工程竣工验收；项目申请立项后，即应设立档案资料专人、专岗或专门机构负责进行文件材料的积累、整理、审查工作；应当建立档案工作人员网络和重要档案资料流向网络，对建设项目档案资料实行跟踪管理、动态管理。第十一条建设项目管理人员应当把档案工作纳入工程建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责。建立健全档案管理规章制度，应将档案管理要求列入监理管理和招标承包合同中，明确各方面对档案工作的责任。第十二条应加强对项目执行中形成文档的过程控制，保证项目档案完整、准确、系统，从而保证工程质量鉴定和项目管理的可溯性，为生产、管理、维修、改扩建提供翔实可靠的凭据。档案的完整指按《股份公司建设项目文件归档范围和保管期限表》（附件1）所确定的内容，将建设项目全过程中应当归档的4文件、资料归档，各种文件原件齐全。档案的准确指档案的内容真实反映建设项目竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符，签字手续完备。档案的系统指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。归档的案卷质量应当符合GB/T11822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》。档案保管条件应当符合JGJ25—2000《档案馆建筑设计规范》的有关要求。第十三条股份公司建设项目竣工档案管理应当纳入合同管理和项目管理中，实现合同、项目全过程控制管理。（一）项目在签订设计、施工及监理合同（协议）时，应当设立专门条款，根据建设项目文件归档范围，明确乙方单位应提交甲方单位项目档案（包括电子文件）的名称、内容、版本、套数、费用、时间、质量要求及违约责任，以及对提交文件的整理、归档的责任。合同（协议）会签单必须有档案部门这一条款的签署意见。（二）在合同（协议）中明确竣工档案保证金，保证金或费用预留条款必须经档案部门审核，签订合同（协议）的各专业负责实施。（三）每一合同付最后一笔款项时，必须到档案部门签署意见。档案部门根据合同（协议）对乙方提交档案资料进行验收、检查，合格后，签署同意付款的意见，财务部门才能履行付款手5续。第十四条在项目建设中，项目建设单位要负责组织、协调和指导勘察、设计、施工、监理等单位编制项目竣工文件和项目文件整理，并负责案卷质量的审查（文件材料内容、案卷编目、原件、签名、竣工图）。第十五条项目建设单位应根据《股份公司建设项目文件归档范围和保管期限表》的规定要求，责成勘察、设计、施工、监理等单位和材料（构件）、设备供应单位完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。第十六条建设项目档案资料应按照GB/T11822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》及DA/T28—2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》进行整理。第十七条项目建设单位应根据项目工程的需求，结合本单位的实际情况，制定电子文件归档范围和保管期限表，在移交纸质档案的同时，提交相应的电子文件。电子文件整理依据GB/T18894—2002《电子文件归档与管理规范》进行。第十八条项目建设单位应提交建设项目竣工图电子版（光盘），并编制电子文档目录。电子文件目录包括：项目名称、专业名称、电子文件名称、支撑软件名称及版本号。第四章建设项目档案资料验收第十九条建设项目竣工验收工作均应当进行档案资料的验6收。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。第二十条项目档案验收的组织：（一）受国家发展和改革委员会委托组织验收的项目，由股份公司组织验收，验收结果报国家档案局备案。（二）股份公司审批管理的项目，由股份公司总裁办公室组织验收，或由股份公司出具委托函委托各单位档案机构组织验收，验收结果报股份公司总裁办公室文档处备案。（三）专业分公司和地区分公司审批管理的项目，由各单位档案部门组织项目档案的验收，验收结果由档案部门归档保存。第二十一条档案验收组的成员分别由股份公司和各单位档案机构及建设单位档案机构的档案人员参加。验收组人数不少于5人的单数，验收组组长由验收组织单位人员担任，必要时可邀请有关专业人员参加验收组。第二十二条申请项目档案验收应具备下列条件：（一）项目主体工程和辅助设施已按照设计建成，能满足生产或使用的需要；（二）项目试运行指标考核合格或者达到设计能力；（三）完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作；（四）基本完成了项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。第二十三条项目档案验收前，项目建设单位应组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员，根据档案工作的相7关要求，依照《股份公司建设项目文件归档范围和保管期限表》和《重大建设项目档案验收内容及要求》（附件2）进行全面自检。第二十四条项目建设单位应向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告，并填报《建设项目档案验收申请表》（附件3）。项目档案验收组织单位应在收到档案验收申请报告的10个工作日内作出答复。第二十五条项目档案验收申请报告的主要内容包括：（一）项目建设及项目档案管理概况；（二）保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；（三）项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；（四）档案在项目建设、管理、试运行中的作用；（五）存在的问题及解决措施。第二十六条档案验收应与工程验收的初步验收和竣工验收两个阶段同步进行，重点应放在初步验收阶段。第二十七条初步验收时，在验收主管单位组织下，检查项目档案采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查档案的数量不少于案卷总数的10%-15%，抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。档案部门评价档案资料的完整、准确、系统性情况以后，写出初验意见，对存在的问题提出改进要求，限期解决。建设、设计、施工、监理单位按初步验收的改进意见在竣工验收前加以改进。如果没有各单位档案部门出具的项目竣工档案专项验收意8见，初步验收将不予通过。第二十八条项目档案专项验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行。项目档案验收组全体成员参加项目档案专项验收会议，项目建设单位（负责人）、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关专业人员列席会议。第二十九条项目档案专项验收会议的主要议程包括：（一）项目建设单位（负责人）汇报项目建设概况、项目档案工作情况；（二）监理单位汇报项目档案质量的审核情况；（三）项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况；（四）项目档案验收组对项目档案质量进行综合评价；（五）项目档案验收组形成并宣布项目档案验收意见。第三十条竣工验收时，验收主管单位应当通知本单位档案机构派人参加验收委员会或验收组，根据国家档案局、国家发展和改革委员会《重大建设项目档案验收办法》（档发〔2006〕2号）及股份公司有关规定，参加统一组织的验收工作。第三十一条形成档案资料在1000卷以上的（含1000卷），应有档案情况的项目竣工档案验收报告，形成档案资料在1000卷以下的，则应在竣工验收报告中专章叙述竣工档案的情况，其内容应包括：（一）项目档案资料概况；（二）项目档案工作管理体制；（三）项目文件、资料的形成、积累、整理与归档工作情况；9（四）竣工图的编制情况及质量；（五）项目档案资料的接收、整理、管理工作情况；（六）存在问题及解决措施；（七）档案完整、准确、系统性评价及在施工、试生产中的作用；（八）附表。附表中包括的条目：单项、单位工程名称、文字材料（卷、页）、竣工图（卷、页）。在项目《竣工验收鉴定书》中要有关于竣工档案情况的评价。第五章国家重点建设项目档案登记第三十二条股份公司承担建设的国家重点建设项目应当根据国家档案局、国家计委《国家重点建设项目档案管理登记办法》（档发字〔1997〕15号）的要求实行登记制度。第三十三条股份公司新建、在建、收尾和竣工试生产的国家重点建设项目，由各单位档案机构负责组织填写“国家重点建设项目档案管理登记表”（附件4）。第三十四条登记表共分三种，表一、表二、表三分别于项目开工后6个月内、项目预验收后1个月内和项目正式竣工验收后1个月内填写，一式两份并报至股份公司总裁办公室文档处，由总裁办公室文档处统一报国家档案局。10第六章附则第三十五条本规定由股份公司总裁办公室负责解释。各单位可根据本规定制定实施细则，并报股份公司总裁办公室备案。第三十六条本规定自印发之日起施行。原《中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定》（石油办字〔2001〕213号）同时废止。附件：1.中国石油天然气股份有限公司建设项目文件归档范围和保管期限表2.重大建设项目档案验收内容及要求3.建设项目档案验收申请表4.国家重点建设项目档案管理登记表（表一、表二、表三）11附件1中国石油天然气股份有限公司建设项目文件归档范围和保管期限表序号归档文件保管期限1可行性研究、任务书1.1项目建议书及其报批文件永久1.2项目选址意见书及其报批文件永久1.3可行性研究报告及其评估、报批文件永久1.4项目评估（包括借贷承诺评估）、论证文件永久1.5环境预测、调查报告，环境影响报告书和批复永久1.6设计任务书、计划任务书及其报批文件永久2设计基础资料2.1工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明永久2.2地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录永久2.3水文、气象、地震等其它设计基础资料永久3设计文件3.1总体规划设计永久3.2方案设计永久3.3工艺设计包永久3.4初步设计及其报批文件（基础设计）永久3.5技术设