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全员素质提升训练2020年7月3日星期五page1/50实用文体写作技巧及注意事项《全员素质提升训练》之七讲师:刘件贵(HR/GA)全员素质提升训练2020年7月3日星期五page3/50实用文体写作技巧及注意事项提纲课程大纲1.文书写作的特点、要求和程序2.常用工作文书写作规范工作总结专用工作报告会议记录备忘录电子邮件内部联系单3.文书写作注意事项全员素质提升训练2020年7月3日星期五page4/50第一部分：文书写作概述1、文书写作特点2、文书写作要求3、文书写作程序全员素质提升训练2020年7月3日星期五page5/501、文书写作特点1、使用广泛，对象明确2、约定俗成，格式固定3、内容真实，实事求是4、讲究时效，重视办理5、语言明确，风格独特全员素质提升训练2020年7月3日星期五page6/502、文书写作要求意思明确——明白无误，让人一目了然文理通顺——即流畅表达，又显示写作水平观点正确——有道理，不搞歪理实事求是——真实，不掩饰，不夸张及时迅速——讲效率，讲效益，不拖拉误事简明生动——增加可读性，防白话、套话、干巴巴层次分明——有先有后，段落清晰，不转圈标点规范——正确运用，防一逗到底格式适宜——不同文种用不同格式全员素质提升训练2020年7月3日星期五page7/502、写作要求A、意思明确•明白无误地把要说的话写出来，让别人一目了然，看得懂，这是最起码的要求。B、文理通顺•这无论对于准确表达或对于你个人写作都是极其重要的。C、观点正确•表达的东西要有道理，不要强词夺理，更不能讲歪理。全员素质提升训练2020年7月3日星期五page8/502、写作要求D、事实求是•是什么说什么，不掩饰、不夸张，按事实本身描述与表达。E、及时迅速F、简明生动G、层次分明H、格式规范全员素质提升训练2020年7月3日星期五page9/503、写作程序自我提问：A.写什么？B.要达到什么目的？C.采用什么文本？D.给谁看？E.要求对方做什么？明确文书写作主旨全员素质提升训练2020年7月3日星期五page10/503、写作程序自我提问：A.需要哪些资料信息？B.有哪些收集渠道？C.怎样收集？D.达到什么目的？收集资料信息全员素质提升训练2020年7月3日星期五page11/503、写作程序A、拟订提纲B、起草正文C、反复检查全员素质提升训练2020年7月3日星期五page12/504、写作内容•A、有事而发，言之有物•B、目的明确，为了解决某件事•C、内容真实，不能虚拟•D、内容实在，主要内容有：–a.标题–b.题注–c.收件单位或个人–d.正文、导语、主体–e.结束语–f.附件或说明–g.落款、日期全员素质提升训练2020年7月3日星期五page13/50一份文稿大致包括：我将说(写)什么说(写)告诉别人我说(写)了什么全员素质提升训练2020年7月3日星期五page14/50第二部分、常用工作文书写作规范1、工作总结2、专用工作报告3、会议记录4、电子邮件5、备忘录6、内部联系单7、电话留言全员素质提升训练2020年7月3日星期五page15/501、工作总结•用处——对前段工作的回顾检查，找出经验教训而形成的文字材料•分类——可按内容、时间、部门、性质区分•结构：1.标题2.正文-----基本情况、经验体会、问题教训、今后努力方向和工作意见3.署名（日期）全员素质提升训练2020年7月3日星期五page16/502、工作报告的写法1.用意-----写的原因、写给谁2.程序-----收集信息的步骤，如会见、调查等3.发现-----找到本报告的相关信息4.结论-----总结“发现”中的关键要点5.建议-----推荐应该采取的行动全员素质提升训练2020年7月3日星期五page17/503、会议记录•用处——真实客观反映会议内容和进程，为日后存查备考提供历史依据•种类：摘要记录、详细记录、音像记录•格式：1.开头（名称、时间、地点、出缺人员、主持人、记录人）2.正文（按会议进程记录内容）3.结尾（主持人总结、记录人和主持人签名）全员素质提升训练2020年7月3日星期五page18/503、会议记录会议记录顺序会议描述与会者姓名•会议类型•时间•日期•地点•主席名在前•办事员名在后缺席者和缺席原因会议结果宣读上次会议记录其他事项•通过议案•新提议•会后落实决议•按会上顺序记录下次会议日期记录人签名主持人签名会议记录整理日期全员素质提升训练2020年7月3日星期五page19/503、会议记录•做好会议记录准备–提前到达会场，安排会议记录位置–准备足够会议记录笔、纸张–准备录音机和磁带以补充手工记录•会议记录三要素–完整–简洁–准确•会议记录技巧–一快–二要–三省–四代全员素质提升训练2020年7月3日星期五page20/504、电子邮件的注意事项1.邮件收件人选择合适的对象/收件人：要明确邮件是发给谁：不同的收件人，语气不同。写给朋友的可用一些俚语或缩写词语，但正式的邮件就不能用俚语或缩写词语。注意选对人：TEChina的邮件地址中有很多同名同姓的，所以在输入地址时一定要注意是否是你要发件的那个人。如，Wang,Amy就在两个人：Wang,Amy(86)021-61067470RN2Wang,Amy(86)755-2762088742泰科电子（东莞）有限公司的代码为F41全员素质提升训练2020年7月3日星期五page21/502.抄送/密送对象抄送抄送的英文缩写为CC，抄送就是在发给收件人的同时让相关人也知道有这件事，抄送对象不是信息接收的关键或主要对象。选择合适的抄送对象：密送密送的英文缩写为BCC，由于某种原因或出于某种考虑，你不希望收信人知道你把这封邮件还发送给了另外的人，则可将这位幕后的人的信箱地址放在密送一栏。4、电子邮件的注意事项全员素质提升训练2020年7月3日星期五page22/503.转发邮件转发邮件的原则:只转发必要的内容和信息,没有必要转发所有的内容例如:一封邮件下面有10多封内容了,而其中只有2-3封对现在的这位收件人有参考意义,所以只转发相关的2-3封的内容,把其它的删掉.保密性:有些邮件的内容是保密的,就不能随便转发.例如:一封邮件经转发已有20多封内容了,但其中有一些内容是保密的,是不能透露给无关人员的,此时应将这其中涉及到保密的内容删掉.4、电子邮件的注意事项全员素质提升训练2020年7月3日星期五page23/504.邮件的回复如果没有极其特殊的情况，需要回复的E-mail最晚在48小时内一定要给回复，无论有无具体的答案。4、电子邮件的注意事项全员素质提升训练2020年7月3日星期五page24/504、电子邮件的注意事项主题:一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。YES：NewE-mailAddressNotification；DetailedcalculationNO：detailedcalculation视邮件的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（ForYourInformation，供参考），如：URGENT：Submityourreporttoday!全员素质提升训练2020年7月3日星期五page25/504、电子邮件的注意事项附件大小我们公司的邮件附件设置大小为3M,所以在传送附件时注意不能大于3M,若大于3M,有可能阻塞邮件的通道.全员素质提升训练2020年7月3日星期五page26/504、电子邮件的注意事项打印邮件时注意:有些邮件是转发的,内容很长很多,而你只需要当前页的内容,所以打印时要注意选择打印范围。如果需要打印的内容比较多，为了节约纸张，您可以在打印时作一些设置，用更少的纸打印出所需要的内容。设置方法如下：PrintProperties或PreferencesFinishingPagespersheet选择每张纸打印的页数即可。打印时,有些邮件超出打印边界,可以将邮件COPY至WORD后作适当调整后再打印。全员素质提升训练2020年7月3日星期五page27/50总结:电子邮件写作的八项注意：1）一个主题一份邮件——不要将不同的主题放在同一份邮件中。这便于收件人回复、存档或删除。2）主题明确——要想让你的消息在收件人拥挤的信箱中引起注意，就要在主题行上做清晰的说明或明确的请求。3）FIRSTTHINGSFIRST——把最重要的内容放在开始部分。4）3个C——用最少的空间传达最多的信息的“3C原则”：用词要准确（Correct），表达要清晰（Clear），内容要简明扼要（Concise），特别是写英文邮件时。全员素质提升训练2020年7月3日星期五page28/50总结:电子邮件写作的八项注意：5）保持段落简短（三至四行）——如果需要传送长篇文件，应使用分标题、项目符号、表格、图形及其它格式以便使你的信息易于阅读或理解，并附件形式发送。6）不要在生气时写电子邮件——电子邮件作为一种永久性的记录，愤怒和嘲讽的语句常常比当面讲的话显得更具有破坏力。7）写英文邮件时，不要全部用大写字母，因为这看起来好像你在喊叫或抗议。8）认真校读——按“发送”按钮之前一定要检查你的“4个A”，即：正确的地址（Address）、正确的附件（Attachment）、正确的态度和语气（Attitude）、你希望收件人采取什么行动（Action）。全员素质提升训练2020年7月3日星期五page29/505、备忘录的写法1．发自何人2．发给何人3．日期、时间4．主题5、内容全员素质提升训练2020年7月3日星期五page30/506、电话留言来电人姓名要找人姓名来电人的联络号码来电时间来电内容记录人姓名放到适当位置（防丢或需保密）确认及时收到留言再次提醒当事人全员素质提升训练2020年7月3日星期五page31/50第三部分文书写作注意事项全员素质提升训练2020年7月3日星期五page32/501、实用文体写作的六个C要求：1.正确（Correctness）涉及权力、义务、利害关系，必须正确贯彻上司的意图。2．清楚(Clearness)思路、表达要清楚，让人一目了然看明白，且遵循一文一事。3．具体(Concreteness)忌一般化、抽象化、表达清楚做什么？要求什么？全员素质提升训练2020年7月3日星期五page33/501、实用文体写作的六个C要求：4．完整(Completeness)表达（意图、缘由、措施、建议、要求、希望、时间、地点、人物等）完整，不可遗漏。5．简洁（Conciseness）文字简炼，力戒修饰语堆积，函件冗长、拖沓。6．礼貌（Courtesy）态度诚恳、亲切，措词妥贴得体，谦恭有礼。全员素质提升训练2020年7月3日星期五page34/502、通用公文惯用语一、开篇起首的惯用语根据……、遵照……、按照……、兹将（因、有、介绍、证明、就派）……为了……、关于……、敬悉……等。二、终篇收束的惯用语此致敬礼、特此……、恳请……；妥否，请……、当否，请……、以上……如无不当请……、……为盼、……为荷、……为感等。全员素质提升训练2020年7月3日星期五page35/503、通用公文的格式•1、排版——自左至右•2、单位——国家法定计量单位•3、字体——发文单位初号宋体标题2、3号宋体•4、用纸——A4、B5•5、文头——套红，占首页三分之一全员素质提升训练2020年7月3日星期五page36/504、公文标准序码标示第一层----------一、二、三、四第二层--------（一）、（二）、（三）、第三层----------1、2、3、4、第四层--------（1）、（2）、（3）、第五层--------①、②、③、④全员素质提升训练2020年7月3日星期五page37/505、公文的写作注意事项1、称呼规范2、数字规范3、计量单位的规范全员素质提升训练2