(初稿)办公室工作流程考核机制

圣光医用制品有限公司办公室工作流程考核机制制稿人：核稿人：2012年10月24日一、考核宗旨办公室行政管理工作主要涉及内务管理、会务管理、后勤管理、食堂管理、宿舍管理、小型维修管理、安全消防管理、车辆管理、网络管理以及安全标准化建设等十项管理内容。做好各口的行政管理协调工作非常重要，只有各口的协调工作有序开展，办公室的整个服务监督工作才能有序开展，才能做好公司的服务保障工作。所以，通过实施全面考核机制，对办公室管辖的各口工作进行监督考核，进一步明确责任人的工作职责，量化日常工作执行力度，促进各个口的监督管理工作有序开展。二、办公室各口责任划分及考核情况说明一、办公室各口责任划分1、全面监督管理工作责任人-办公室主管：服从主任，负责各个口的监督管理工作2、内务管理工作责任人-内务管理员：负责内务管理等相关工作3、会务管理工作责任人-会务管理员：负责会务管理等相关工作4、网络管理工作责任人-网络管理员：负责网络管理等相关工作5、后勤管理工作责任人-后勤主管：负责后勤管理、职工食堂、厂区卫、厂区绿化、宿舍管理等相关工作6、后勤小型维修工作：宿舍、后勤维修保障等相关工作。7、安全消防管理工作责任人-保卫主管：负责厂区保卫、安全、消防等相关工作8、车辆管理工作负责人-车辆主管：负责通勤车考勤、核算、办公室车辆维修、年审、车辆安全、大型会务车辆调配等事务。9、安全标准化建设工作责任人-安建管理员：负责公司安全标准化建设等相关工作二、办公室各口责任划分及考核说明二、考核情况说明1、考核对象：主要涉及办公室管辖各口的责任人2、考核要求：本考核机制实行一百二十分制形式，每个责任人一百二十分，然后，根据考核机制，按照责任人实际工作的执行力度进行量化考核打分，每月进行一次考核。如果当月责任人的考核得分为X分，那么核算工资时按照原有固定工资*责任人所得分X分的工资数据就是该月责任人应得的工资。通过对责任人的考核，明确办公室管理工作的推行力度，以及完成度，便于下一步的开展。三、行政各口具体工作流程考核机制办公室主任↓办公室主管内务管理员←网络管理员→＿＿＿↓↓安全标准化↓会务管理员安全保卫主管↓↓车辆管理主管↓后勤管理主管1、办公室主管工作流程考核机制负责各个口的监督管理工作。日常工作的开展，主要负责各个口的工作顺利有序的开展，同时，监督各个口的责任人的执行力度，对责任人及时提醒、警示，严格把控工作开展的质量、进度，及时向办公室主任反馈，确保各项工作有序开展，保质保量完成。1)监督管理各个口的责任人在公司规定时间内完成工作指标。未在规定时间内完成工作指标的，出现一次，扣除办公室主管1分；2)每天巡查各个口，监督落实责任人的工作推进情况，未巡查的，扣除办公室主管1分。3）每周一明确各个口的工作计划安排，每周一上午12：00以书面形式上报至办公室主任，由办公室主任确定后发送至各口责任人。以上工作未在规定时间内进行的，出现一次，扣除办公室主管1分。4）每周四组织卫生督察组进行卫生大检查，并于第二天上午将检查结果公布，归类存单，并颁发奖品，发放流动小红旗。每月的四次检查于下月的三号之前报送至办公室主任。以上工作未在规定时间内进行的，出现一次，扣除办公室主管1分。5）每周六明确各个口责任人工作推行进度，进行量化考核打分，然后于下午5:00之前，将量化考核结果发送至主任腾讯通，未在规定时间完成的，扣除办公室主管1分。6）每周六上午12:00之前，将本周工作总结发送至主任腾讯通，未在规定时间内进行的，扣除办公室主管1分。7)临时性工作在保证保质保量完成日常工作的前提下，根据领导的工作指示，积极接受临时性工作安排，同时，根据指示，认真落实，在规定时间内保质保量完成，未在规定时间内完成的，扣除办公室主管1分。2、内务管理员工作流程考核机制负责内务管理工作。内务日常工作的开展，主要负责公章的保存和使用、档案管理、文案管理、邮件的邮递和发放以及领导安排的其他工作等，各项工作的开展严格按照工作流程进行，并认真做好完整记录工作。1）公章的使用和管理公章的使用、外借要严格按照公章的签批手续进行，并同时作好记录，其中，手续齐全的标准是：部门领导签批的公章使用、外借单；公章使用人、外借人在公章记录簿上签字。公章的管理要严格按照管理要求，仔细管理，要做到公章定期加油，定期维护，做到随时保障公章使用工作。当公章外借时，要在腾讯通上发布，告知各部门，公章已外借，预计何时回来；公章回来时，要在腾讯通上发布，告知各部门，公章已回来，请各部门及时做好盖章工作。公章管理责任人要以良好的服务意识，真挚的服务态度，为各部门提供服务工作。未按上述要求执行的，出现一次，扣除内务管理人员1分。2）档案管理公司档案梳理编码，独立成册，分类摆放。积极配合各部门档案使用外借工作，严格按照档案管理使用规定，做好记录，做到“一用一档”、“一借一档”。档案外借时，要明确归还时间，及时催还归档。及时明确档案的有效时间，即将到期的档案，要提前整理好，反映到相关责任人，并及时跟踪新档案的办理事项。未按上述要求的，出现一次，扣除内务管理人员1分。3）文案管理根据日常工作需要，在领导指示下，及时发布通知或书写文稿等。在对外发布新闻、通知、文稿等稿件时，要认真审核，严禁有错别字出现。红头文件的发布，要严格按照下发流程进行签批，否则，不得下发。来文文件要及时附上来文处理签，及时找行政副总签批，同时，按照来文处理意见，呈递相关责任人，并及时跟踪处理事宜，作好记录。对所有文件要分类整理，按照“重要文件、非重要文件、垃圾文件”及时存档或处理。未按上述要求的，出现一次，扣除内务管理人员1分。4）邮件的邮递与收发信件或包裹等送到公司时，要做邮件好收取登记记录，同时，让邮递员签字确认。已登记的邮件及时送达，同时，做好送达记录，并由信件签收人签字确认。公司需要邮寄的信件或包裹，要及时与邮递公司联系，进行邮递。未按上述要求的，出现一次，扣除内务管理人员1分。5）传真的收发按照领导的指示，及时发送传真。要及时将接收到的传真分类处理，生产类的传真，要及时送到，行政类的传真，要及时请领导批阅，同时，作好记录和跟踪工作。未按上述要求的，出现一次，扣除内务管理人员1分。6）临时性工作在保证保质保量完成日常工作的前提下，根据领导的工作指示，积极接受临时性工作安排，同时，根据指示，认真落实，在规定时间内保质保量完成。未按上述要求的，出现一次，扣除内务管理人员1分。3、会务管理员工作流程考核机制负责会务管理等相关工作日常工作的开展，从几方面进行：会务通知、横幅、水果，桌牌、花草、卫生整理、会务准备及跟踪、会务协助、临时性工作。确保会务正常顺利进行。未按上述要求的，出现一次，扣除内务管理人员1分。1）卫生整理每天彻底打扫接待室，确保卫生干净整洁，物品摆放整齐，茶水供应齐全，且每天的完成时间7:40之前，7：45验收。未按上述要求的，出现一次，扣除会务管理人员1分。2）会务准备及跟踪（未按下述要求的，出现一次，扣除会务管理人员1分。）a、三个会议室的卫生工作三个会议室的卫生工作要做到会前会后两打扫，时刻保持着会议室的干净整洁。b、会务准备工作一旦接到会务通知，会务人员按照会务制度及时作出准备工作：1）明确会务主题；2）明确会务时间；3）明确参会人员范围、人数以及是否需要摆放桌牌，如若需要摆放的，按照医用制品高管排序进行摆放，如有外来领导出席的，及时请示行政副总或办公室主任确认桌牌的摆放次序；4）明确会务地点；5）明确会务人员是否要求就餐，如若就餐，及时与食堂负责人进行沟通，准备就餐工作安排；6）明确会务人员是否需要车辆，如若需要，及时反馈于办公室主任；7）进行电话通知、腾讯通通知、发短信通知，如若与参会领导联系不上的，要及时跟踪，及时联系，同时，及时将信息反馈与崔总、王主任；8）明确是否需要使用接待室，如若需要，及时开放，不得影响公司的会务需求；9）于会务时间至少提前两个小时查看会务地点的卫生是否整洁、音效设备、多媒体是否正常，如有异常，及时与多媒体管理人员联系、桌椅板凳是否够用，如不够用，及时与采购部联系，做好准备工作；10）是否准备水果，若需要，及时与主任沟通，采购水果，清洗、摆放；11）准备茶水、纸杯、抽纸；12）于会务时间开始前十五分钟，打开会议室的门，随时等候参会的各位领导；13）带上笔记本电脑，以作备用；14）会务中，每隔十五分钟给各位领导倒水；15）会务中，根据领导需要，及时、准确地为领导提供方便；16）会务结束后，打扫会议室卫生，关闭电源，关闭门窗，落锁。c、会务跟踪根据公司会务安排，如若遇到公司重要客户参观的，严格按照行政副总、办公室主任的要求，依照参观流程表，及时做好服务工作，同时，要明确会务的主体部门，及时与会务负责人沟通，按照会务负责人的要求，恰当的与相关领导或相关部门对接，做好会务的基本工作。按照会务安排，及时跟踪，提前准备好会务工作。3)会务协调根据公司安排，如需要协助集团或其他分子公司的会议的，会务人员根据崔总、王主任的指示要求，积极配合好会务的召开，另外，根据会务需要，如若有其他需求的，会务人员要及时与会务负责人沟通，及时将信息反馈于行政副总、办公室主任，然后根据行政副总、办公室主任的指示，积极协调，认真落实工作安排。未按上述要求的，出现一次，扣除会务管理人员1分。4)临时性工作在保证保质保量完成日常工作的前提下，根据领导的工作指示，积极接受临时性工作安排，同时，根据指示，认真落实，在规定时间内保质保量完成。未按上述要求的，出现一次，扣除会务管理人员1分。4、网络管理员工作流程考核机制负责网络管理等相关工作日常工作的开展主要涉及：公司网络环境的管理、公司网站的维护和更新的管理、公司电脑的管理、移动电话及固话的管理、复印机、打印机和传真机的管理、固定资产的盘存、会务工作的协助、其他临时性工作安排。1)公司网络的管理日常工作的开展要求，要确保公司的办公软件腾讯通、金蝶软件等正常运行，每周都要定期检查公司网络设备，确保公司网络的正常运行。如若出现问题要积极应对，认真查找，在能力范围内的，要抓紧时间抢修，把为此带来的损失降到最低。如若在能力范围之外内，要及时上报于办公室的领导，及时与集团信息部或公司外部网络技术人员联系，在最短时间内恢复网络的正常运行。同时，网络出现问题时，要及时与各部门沟通，告诉各部门不要着急，网络正在抢修。网络修好后，要及时告知各部门，可以正常运转了，同时，也要将原因给大家说明，给大家一个交代。另外，网络责任人要限制网络端口，限制工作人员在上班时间看电影、玩游戏等。未按上述要求的，出现一次，扣除网络管理人员1分。2）公司网站、名片制作的管理a、根据公司发展要求，要及时完善公司的网站运行，要做到：a、根据公司的要求，完善公司网站的结构和模块，使公司的网站充分成为企业宣传的窗口b、网站定期维护和检查，积极与集团信息部、郑州腾讯通服务总部沟通，确保公司网站的运行，加强网站的管理；c、网站内容的及时更新，根据公司最近的发展动态和公司产品的更新，以及公司发生的重大事件，经领导批示，要及时反馈到公司网站上，加大公司的宣传力度；d、公司网站上的内容要真实、准确，要充分展示公司的实力和形象；e、公司网站的文稿资料的准确要高，杜绝出现错别字，杜绝出现有损于公司形象的负面材料。未按上述要求的，出现一次，扣除网络管理人员1分。b、根据公司需要，公司领导要制作名片时，要严格按照名片制作流程进行审核。以上工作未在规定时间内进行的，出现一次，扣除网络管理人员1分。3）公司电脑的管理确保公司电脑的正常运行，要做到：a、要及时与公司各部门沟通，收集各部门的电脑使用状况，定期检查各部门电脑的情况，提前预防，消除隐患；b、如有部门反映出现电脑故障的，要第一时间赶到，抓紧时间抢修；c、如若有部门因工作需配置电脑，要及时与相关领导反馈，作好记录，并根据领导指示，按照公司请购程序，抓紧时间解决，不能影响正常工作；d、