行政公文写作――公告、通告、通知

行政公务文书写作公告、通告、通知公告写作一、公告的用途、特点与类型公告适用于：1.向国内外宣布重要事项2.向国内外宣布法定事项（注：法定事项，即法律法规规定使用公告宣布的事项。）公告属于法规性、知照性下行文。（一）公告的特点1.内容重要。公告宣布的是“重要事项”或“法定事项”。2.知照广泛、形式公开。公告向国内外发布，可让全世界都知道。公告不用“文件”下发，而是通过媒体或印刷张贴的公开发布形式实现知照的目的3.受文对象非特定。公告发布范围、对象没有限制，也就没有特定的受文对象，所以公告没有确定的主送机关，因而不写主送机关。4.发文级别高。发布机关多为较高级别的行政机关或权力机关。如县级以上的人民政府和人大等。其他单位必须依法发布公告。（二）公告的类型公告可分为告知性公告和祈使性公告两类。1.告知性公告，即指向国内外宣布重要事项的公告。这种公告只向公众知照事项，无须公众遵守或执行某种规定。2.祈使性公告，指向国内外宣布关于某一事项的规定和要求的公告。这种公告不仅向公众知照公告事项，而且还要求遵守或执行。例如《关于启用新版〈广东省人民政府行政执法督察证〉的公告》。二、公告的写作格式标题，有三种写法。①发文机关＋事由＋文种，如《中国人民银行关于国家货币出入境限额的公告》。②发文机关＋文种，如《中华人民共和国国务院公告》。③单用文种。这种公告一般内容非常简单。公告一般由标题、文号、正文、落款和成文日期组成。文号，公告编号有两种形式。人大公告多用编顺序号，即“第×号”的形式；政府机关及其职能部门公告多用机关发文字号。如《广州市地方税务局登记分局关于限期申报办理税务登记的公告》用的就是“穗地税〔2002〕×号”。正文，一般要写明公告的依据，公告的事项和结语三个内容。若公告事项较复杂，则应分项列点行文。公告的结语常用“现予公告”或“特此公告”等惯用语。落款，标题上出现了发文机关名称，可不再落款；标题上没出现发文机关名称，则应在正文右下方署明发文机关名称。成文日期，写在落款的下方，用汉字写明年、月、日。登报的公告也有把成文日期标注在标题下的括号内的。写作注意事项1.正确使用公告文种。公告是一种很严肃的文种，有它特定的适用范围和使用对象。切忌公告、通告、通知、广告、启事、告示、海报不分，事无巨细、庄谐，滥用公告。2.写作要简明扼要。公告主要是借助媒体和张贴广而告知重要或法定事项，具有广泛的知照性，其受体是广大民众，因此，公告写作既要庄重，还要简明。【特别提醒】知识连接公文的主送机关，是指公文的主要受理机关或单位，要用全称或规范化简称、统称表示。明确主送机关是为了明确办事的责任。主送机关的标注大体有以下情况：公文的主送机关1.上行文一般只能有一个主送机关，特别是“请示”。2.下行文涉及面广的非特定公文通常有多个主送机关。如《国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》的主送机关是“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”，就有多个主送机关，且用的是统称。3.普发性的公文如公告、通告和有些命令、决定等，一般不写主送机关。知识连接1.结构层次序数必须规范。公文行文的显著特点是：讲究层次条理。层次序数：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。这种规范必须严格遵循，不得违反。2.引用公文应当先引标题，后引发文字号，且发文字号用圆括号括起来。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。公文行文书写的有关规范3.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。4.应当使用国家法定的计量单位。如长度用“米（m）”、质量用“千克（kg）”等。5.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和定型的词、词组、惯用语、缩约语、具有修辞色彩词语中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。通告写作【案例精选一】关于确保重阳节登高活动安全的通告穗府〔2001〕44号为确保重阳节白云山登高活动安全，现将有关事项通告如下：一、为避免人流过度拥挤，10月24日17时至10月25日18时，禁止全市各单位组织集体登白云山。二、10月24日17时至10月26日7时，除执行任务的车辆外，其他车辆禁止上白云山。上山执行任务的车辆应按规定的路线行驶，在规定地点停放。三、重阳节期间，上白云山的游客只允许攀登摩星岭、山顶广场，其他山峰不得攀登，并要按指定的路线登山游览。禁止攀爬无路可走的山坡；要遵守秩序，不得争先恐后；不得在人多拥挤狭窄的地方聚集；不得滞留在道路两旁和进出口；要看管好携带的儿童和财物。【案例精选一】四、游客要遵纪守法，文明礼貌，互让互爱；要讲究卫生，不得随地吐痰、便溺或乱丢果皮杂物；要爱护公物，不得损毁公共设施，不得攀折树木或践踏花草。五、严禁携带枪支弹药、管制刀具等危险品上山；禁止携带烟花、爆竹、氢气球、香烛、灯笼、荧光棒、打火机、火柴等易燃易爆物品登山。六、严禁登山时追逐打闹、起哄、滋事斗殴；不得进行封建迷信活动。七、除白云山管理局辖内的商店和摊档可在核定的场内营业外，其他商贩一律不得在风景区和上山路口摆卖。一经发现，即予取缔。营业的商店和摊档要切实保证食品卫生和质量，搞好周边环境卫生。要严格执行物价部门的有关规定，不得随意提高物价和收费标准。八、提高警惕，严防山火和各种破坏、捣乱事件发生。发现破坏捣乱者，应立即向公安执勤人员报告，或将其交由公安执勤人员处理。如发生意外事故，要听从工作人员指挥，积极配合有关部门做好处置工作。广州市人民政府二○○一年十月二十三日【案例解读】这是一份刊登在报纸上的祈使性通告。文章层次清晰，语言简明，特别是用“不得”、“严禁”等词语，语气肯定，增强了祈使性。因标题上未出现发文机关名称，所以在落款处落款。【案例精选二】关于设立中国建设银行股份有限公司的通告根据国务院的决定，并经中国银行业监督管理委员会批准，中国建设银行将以分立重组的方式进行股份制改革，设立中国建设银行股份有限公司（暂定名）。改制后的中国建设银行股份有限公司继续经营中国建设银行包括本外币存款、贷款、银行卡、结算、证券代理等在内的商业银行主营业务，并承继相应的权利义务；中国建设银行总行及各级分支机构的商号、商标、互联网域名和咨询服务电话等保持不变，将由中国建设银行股份有限公司继续使用；对外所订立的各项合同，现客户持有的存单、存折和银行卡等均效力不变。分立前后，各项业务照常进行，广大客户无需因分立而额外办理手续。【案例精选二】中国建设银行股份有限公司将严格遵循有关法律法规，参照国际惯例健全公司治理结构、转换经营机制、强化内部管理，逐步发展成为资本充足、内控严密、运营安全、服务和效益良好、具有国际竞争力的现代商业银行，坚持以客户为中心的服务宗旨、勤勉尽责、真诚回报广大客户和社会各界。中国建设银行二○○四年六月十日【案例解读】这份知照性通告，是中国建设银行因体制改革而向广大客户和社会各界知照改制后的有关信息。该通告文字较简练，语言较准确。一、通告的用途、特点与类型通告适用于：1.向社会各有关方面告知应当周知事项2.向社会各有关方面告知应当遵守的事项（注：“有关”是指与通告告知事项有关的单位或群体）通告属法规性、知照性下行文。（一）通告的特点1.公开性。通告以向社会公开发布的形式来实现让社会有关单位或人员知晓其事项为目的。2.知照性。通告的目的就是要求有关人员知晓通告内容或遵守执行其有关事项。3.规定性。通告的规定性，即祈使性，表现在有的通告不仅仅在于让公众了解情况，还要求遵守有关规定。4.紧迫性。通告有时限定生效和失效时间，因而具有时限性，故常需借助大众媒体为其迅速传播。（二）通告的类型根据内容性质和要求，通告可分如下两类。1.知照性通告，即公布当周知事项的通告。如《关于调整我省中国电信移动电话入网费的通告》。2.祈使性的通告，即公布当周知且当遵守有关事项的通告。如《关于确保重阳节登高活动安全的通告》。二、通告的写作格式标题通告标题有四种表达形式，可根据实际选择一种。1.发文机关＋事由＋文种，如《深圳市建设局关于对建筑企业进行资格年审的通告》。2.事由＋文种，如《关于确保重阳节登高活动安全的通告》。3.发文机关＋文种，如《中华人民共和国公安部通告》。4.只用“通告”文种的，这样的通告，正文一般较简短。通告一般由标题、发文字号、正文、落款和成文日期组成。发文字号印刷张贴的通告的发文字号标注在标题之下，一般靠右。登报的不一定在报上登出发文字号，但存档中一定要编发文字号。正文。通告正文一般分缘由、事项和结尾三层写。缘由扼要写明原因、依据和目的等；事项写明通告的具体内容，内容较多或较复杂时最好分点写；结尾若有具体要求，则写出具体要求；若没有具体要求，通常用“特此通告”来作结，也可省写结语。落款。标题上若出现了发文机关名称，可不再落款；若标题上没有出现发文机关名称，则应落款成文日期。用汉字小写数字写全年、月、日。写作注意事项1.不能公告、通告误用。例如某报纸经常刊登《××市房地产管理局城市房屋拆迁公告》，这是误用了文种，因为“城市房屋拆迁”这种事情，所要知照的对象毕竟有限，用不着广告天下，再是“房屋拆迁”之事，也并非重大与庄肃之事。2.注意行文格式。通告跟公告一样，属泛发文，因而没有具体的主送对象，也就不法确定主送机关。【特别提醒】3.发文目的要明确。发布通告的目的或原因一般要在原由部分扼要交代清楚，让人一看就知道为何发此通告；不写缘由部分是不规范的。4.要符合政策法律规定。通告的事项，应符合法律、法令和有关政策规定，不能违反法律政策。例如有一家房地产公司发出通告，告知回迁户在期限内来办手续，逾期不办理手续，视为自动弃权，按原面积安置。这是不符合有关政策规定的。要符合法律政策，关键是起草者就要熟悉法律政策。5.语言要通俗简洁。通告是周知性公文，一般用张贴和登报的方式发布，使社会有关人员知道其内容，因此语言必须通俗、简明，篇幅不宜过长，以便于张贴和阅读。知识连接通告与公告二者都有告知性，但又有使用上的严格区别，其主要表现在：1.宣告的范围、对象不同。公告宣告范围是国内外，对象是全社会公众，范围大对象广，可通过《人民日报》、中央人民广播电台、中央电视台等新闻媒体公布；通告是向国内或局部地区、某一系统内与某项事情有关人员宣告，范围小对象有限，可登地方报纸、在地方广播电台、电视台公布或在公众场所张贴。公告与通告的使用区别2.公布的内容性质不同。公告公布的多为“重大事项”或者“法定事项”；而通告告知的多为行政规章或业务事项。3.发文机关级别不同。公告多为国家和地方政府机关或政府有关职能部门以及各级人代大会使用，企业使用公告必须是法律规定的事项；通告则不受级别的限制，人民政府、职能部门、企事业单位都可使用。通知写作【案例精选一】教育部关于印发全国普通高等学校体育课程教学指导纲要的通知各省、自治区、直辖市教育厅（教委），新疆生产建设兵团教委，有关部门（单位）教育司（局），部属各高等学校：现将《全国普通高等学校体育课程教学指导纲要》（以下简称《纲要》）印发给你们，请各主管部门转发所属高校。《纲要》自2002年新学期开始先在教育部直属高校中施行，以取得经验。2003年新学期开始在全国所属普通高校中施行。各地、各校在施行中有何意见和建议请及时告我部体育卫生与艺术教育司。已经施行《纲要》的学校即不再施行教体〔1992〕11号文件。附件：全国普通高等学校体育课程教学指导纲要中华人民共和国教育部二○○二年八月六日【案例解读】这是一份印发通知。印发的是本机关制订的《全国普通高等学校体育课程教学指导纲要》。因这是一份普发性的下行文，所以主送机关用统称。通知结构层次分明，语言朴实简明，非常规范。【案例精选二】广西壮族自治区人民政府办公厅关于举办2005年广西科技活动周的通知各市、县人民政府，区直各委、办、厅、局：根据自治区党委、自治区人民政府关